کتابچه نهایی پروژه یا فاینال بوک

تهیه مدرک نهایی فاینال دیتا بوک (Final Data Book)

یکی از مهمترین وظایف بخش  DCC در انتهای هر پروژه انجام می پذیرد، که با توجه به کلیه مدارکی که طی پروژه تولید و تایید شده است، مدرکی تحت عنوان کتابچه نهایی (Final Data Book / Vendor Data Book) در فرمت پروژه تهیه و ارائه می نماید. کتابچه نهایی پروژه متشکل از تمامی مدارک تولید شده و تصویب شده در تمامی فازهای (مهندسی، طراحی، کنترل کیفیت و ...) یک پروژه می باشد که در انتهای هر پروژه به صورت هارد­کپی"Harad Copies" (پرینتی) و سافت­ کپی "Soft Copies" (الکترونیکی) در تعداد نسخ خواسته شده (اعلام شده در قرارداد خرید و یا اسناد و مدارک پروژه) به کارفرمای پروژه ارائه و تحویل می گردد.

پس از ارسال و دریافت ها در فرمت پروژه و اخذ تاییدیه تمامی مدارک موجود در لیست های MDR و VPIS مدرک Final Data Book Index مطابق با دستورالعمل پروژه (Final Data Book Procedure/ Handling Procedure/ Documentation Handling Procedure/ ...) و فرمت ارائه شده (معمولا فایل Excel متشکل از سه پارت) تهیه و ارسال خواهد شد. در نهایت پس از تایید ایندکس، مدارک مطابق با فهرست تایید شده در قالب مدرک فاینال دیتا بوک به کارفرما ارائه خواهند شد.

نکته: لازم به ذکر است علاوه بر مدارک عنوان شده در MDR و VPIS مدارک دیگری نظیر:  Test Reports & Lab. Test ,SRN, Packing List ,IVR, IRN، MCC، MTC, ریپورتها، گواهینامه ها، مدارک حمل، گزارشات بازرسی و ... (با توجه به ITP پروژه و توافقات و ایندکس تایید و بسته شده) به صورت مستقیم در ایندکس و کتابچه نهایی جایگذاری و ارائه خواهند شد.

نکته: با توجه به تعداد و حجم  مدارک (تعداد صفحات) ممکن است یک کتابچه نهایی (فاینال بوک) در قالب دو زونکن با نام های  Volume No.: 1 of 2  و Volume No.: 2 of 2 و یا به صورت  Book 1 of 2 و Book 2 of 2 ارائه گردد. (که با توجه به درخواست و دستورالعمل پروژه هر زونکن می بایست دارای فهرست جداگانه باشد.)

نکته: نمونه لیبل رو و پشت و کناریی زونکن ها که حاوی اطلاعات و مشخصات پروژه و کتابچه نهایی هستند، به نام های Binder Front Cover و Binder Side Cover می باشند و باید قبل از تهیه نسخه هاردکپی و چاپ در فرمت ارائه شده (در صورت وجود) تهیه و به تایید کارفرما و مشاور پروژه برسند (می توان در قالب یک ایمیل تاییدیه آن را گرفت).

نکته: بین هر مدرک با مدرک بعدی و بین تمامی بخش های فاینال دیتا بوک (نسخه هارد کپی) می بایست از جداکننده های مقوایی (Divider) جهت تفکیک و جداسازی استفاده نمود؛ همچنین نام هر مدرک بر روی لیبل های کوچکی چاپ شده و روی لبه های جداکننده ها چسبانده خواهد شد (جهت دسترسی سریع و مناسب به هر مدرک)

توضیحات کامل به همراه نمونه هایی از کتابچه نهایی پروژه در لینک زیر قابل مشاهده خواهد بود:

EDMS Software _ Electronic Document Management Solution _ DMS System

EDMS Software _ Electronic Document Management Solution _ DMS System

Introduction

Document Control is a document management profession whose purpose is to enforce controlled processes and practices for the creation, review, modification, issuance, distribution and accessibility of documents

کنترل اسناد یک حرفه مدیریت اسناد است که هدف آن اجرای فرآیندها و شیوه های کنترل شده برای ایجاد، بررسی، اصلاح، صدور، توزیع و دسترسی به اسناد می باشد.

معرفی سیستم مدیریت مدارک مهندسی/وظائف واحد کنترل مدارک/معرفی برخی دستورالعمل های مهم در مدیریت مدارک مهندسی پروژه

سیستم مدیریت مدارک مهندسی (MDR)

با استفاده از سیستم مدیریت مدارک مهندسی می توان کلیه فعالیتهای مرتبط با مدارک مهندسی را مکانیزه کرد و از اتلاف زمان و انرژی و منابع مالی جلوگیری کرد.

در این سیستم کلیه اعضای دفتر مهندسی و افراد مرتبط با مدارک مهندسی می توانند در هر لحظه به مدارک مربوط به خود دسترسی داشته و فعالیتهای مجاز خود را در سیستم انجام دهند.

با توجه به تعریف پروژه، ابتدا لیستی از کلیه مدارکی که قرار است در پروژه تولید شوند ((Master Document Register-MDR در سیستم ثبت شده و سپس با تعیین مشخصات هر مدرک و منابع مورد نیاز جهت انجام آن و زمان لازم، پروسه طراحی مهندسی آغاز می گردد.

امکانات گوناگون گزارش گیری برنامه از قبیل تعداد کل مدارک تهیه شدنی ، تهیه شده ،در دست تهیه ، تائید شده و ابطال شده ، منابع صرف شده و منابع مورد نیاز جهت ادامه کار برای هر بخش، ابزار قدرتمند و مناسبی در اختیار مدیران سطوح مختلف جهت مدیریت بهتر و استفاده بهینه از منابع فراهم می آورد.

توضیحات بیشتر در بخش برگه ها...

توجه توجه...

با سلام و احترام خدمت بازدید کنندگان محترم

لطفا جهت دسترسی به تمامی مطالب وبلاگ سری به بخش های یادداشت ها، دانلودها و برگه ها بزنید و در صورت وجود هرگونه سوال، ابهام، ناقص بودن مطالب و یا نیاز به مطلب و نمونه مدارک جدید پیام گذاشته تا در یادداشت ها و مطالب بعدی حتما به آنها پرداخته شود...

نظرات شما ما را در ارائه بهتر مطالب یاری می کند.

سپاس فراوان از حسن توجه همه دوستان.

MDR و DCI

MDR یا DCI لیست مدارک پروژه است که در واقع باید در پروژه تهیه یا طراحی شوند. واژه های مذکور در اغلب پروژه های EPC به گوش می رسد. در فاز طراحی پروژه ها ، نقش مهمی برای MDR یا DCI قائل می شوند. مدیران پروژه ، نیز از MDR در مدیریت فاز طراحی استفاده می کنند. MDR مخفف واژه های Master Document Register می باشد. واژه MDR را با نام DCI نیز می شناسند که مخفف واژه های Document Control Index می باشد.

MDR یا DCI چیست؟ نقش MDR در برنامه ریزی در فازهای طراحی یا مهندسی

MDR یا DCI بانک اطلاعاتی مدارک پروژه است که شامل لیست مدارک پروژه به همراه اطلاعات مربوط به نسخ مختلف و وضعیت آنهاست. در پروژه های EPC در ابتدای کار Master Document Register تهیه می شود و تیم طراحی پروژه به دنبال طراحی مدارک بر اساس لیست موجود در MDR خواهند بود. در واقع، برنامه ریزی در فاز طراحی یا مهندسی یا همان Engineering بر مبنای لیست مدارک مهندسی انجام می شود. محدوده (Scope) کار بخش مهندسی ، حول لیست مدارک مهندسی می چرخد و بدون لیست مدارک یا MDR نمی توان برنامه زمانبندی پروژه و جریان نقدینگی پروژه را در فاز مهندسی تهیه نمود.

بخش و مسئولیت تهیه مدارک MDR یا DCI 

MDR یا DCI توسط کار تیمی در بخش طراحی و مهندسی پروژه تهیه می شود. در یک پروژه ، بخش های مختلفی ممکن است ، درگیر فرآیند تهیه و طراحی مدارک مهندسی شوند. این بدین معناست که با توجه به نوع مدارک فاز طراحی یا مهندسی، هر یک از بخش های طراحی یا مهندسی سازمان یا پروژه ، در تهیه لیست مدارک و اطلاعات مربوطه در MDR یا DCI مشارکت دارند. هر بخشی ، پیش از شروع به طراحی مدارک پروژه ، بایستی لیست مدارک خود را ارائه کنند. برای مثال: در ابتدای پروژه ، لیست مدارک برقی پروژه ، توسط بخش برق ارائه می شود و در حین اجرای پروژه ، همان مدارک طراحی می شوند.

 محتویات بانک اطلاعاتی MDR یا DCI 

• نام مدارک مهندسی
• کد مدارک مهندسی
• نفرساعت مدارک مهندسی
• وزن مدارک مهندسی
• بخش طراحی کننده مدارک مهندسی
• زیر فاز یا زیر مرحله طراحی
• وضعیت ویرایش ها یا نسخ مختلف مدارک مهندسی
• آخرین وضعیت مدارک مهندسی
• تاخیرات مدارک مهندسی
• …

 نقش بخش کنترل مدارک یا DCC در شرکت های طراح پروژه ، جهت تهیه MDR 

• تهیه الگو و فرمت فایل MDR
• جمع آوری لیست مدارک از هر یک از بخش های مهندسی
• تجمیع لیست مدارک جمع آوری شده تحت یک فایل MDR
• ثبت وضعیت ویرایش های مختلف هر یک از مدارک مهندسی در حین فاز طراحی پروژه
• تهیه گزارشات مدیریتی بر اساس اطلاعات MDR

>> توجه: DCC مخفف واژه های Document Control Center به معنای مرکز کنترل مدارک یا اسناد می باشد.

 

چه بخش هایی از MDR استفاده می کنند؟

• بخش های مختلف مهندسی پروژه از جمله بخش طراحی عمران، مکانیک، برق و …
• بخش برنامه ریزی و کنترل پروژه
• مدیر مهندسی پروژه
• مدیر پروژه
• هماهنگ کننده پروژه
• بخش کنترل مدارک یا DCC

 نرم افزارهای معمول جهت تهیه MDR و DCI

• Excel
• Access
• Sharepoint
• SQL Server
• Oracle
• …

          >> توجه: در بین موارد فوق ، نرم افزار Excel ، کاربرد و محبوبیت بیشتری در زمینه تهیه MDR یا DCI دارد.

EDMS چیست؟ معرفی سیستم مدیریت مدارک مهندسی (EDMS) - امکانات و قابلیت ها

 EDMSمخفف عبارت Engineering Document Management System به معنی مدیریت اسناد و مدارک مهندسی می باشد. سیستم EDMS ابزار مدیریت مهندسی پروژه های EPC برای مدیریت بهینه و کارای مدارک مهندسی می باشد. سیستم های مختلف EDMS وجود دارد که هرکدام از جنبه ای به مدیریت اسناد و مدارک فنی پروژه نگاه کرده و قسمتی از این فرآیند را اتوماسیون نموده است

قسمت های مختلف سیستم EDMS شامل این موارد می شود:

1.   پایگاه اطلاعاتی برای ذخیره سازی مدارک مهندسی

2.       مدیریت ترنسمیتال ها، کامنت شیت ها و شیت های پاسخگویی (Transmittal-Comment Sheet-Reply Sheet)

3.       گردش های کاری و چرخه عمر مدارک فنی پروژه

4.       سرویس های عمومی برای کنترل مدارک

معمولاً در سازمانها واحد DCC پروژه به عنوان کاربر اصلی نرم افزار EDMS معرفی می گردد و کارشناسان مهندسی کارکرد با سیستم را بر عهده دارند.

لزوم استقرار سامانه مدیریت اسناد و مدارک مهندسی پروژه (EDMS)

امروزه هدف اغلب سازمانهای بزرگ و کوچک، مدیریت اسناد بصورت دیجیتالی و حذف کاغذ بازی های رایج در سازمان می باشد.  اما عدم کنترل روی اسناد دیجیتالی در مقیاس بزرگ می تواند سازمان را دچار مشکلاتی همانند سازمانهای کاغذی کند. یک سیستم مدیریت اسناد کارا می تواند نیازهای اشتراک گذاری، همکاری تیمی روی اسناد، ذخیره سازی و آرشیو، ایجاد سطوح دسترسی مناسب و در نهایت حذف اسناد منسوخ شده را برآورده سازد.

سیستم مدیریت مدارک / اسناد مهندسی (Engineering Documents Management System)

یکی از اصلی ترین فازها در پروژه هایی که با رویکرد EPC اجرا می گردند فاز E یا همان فاز مهندسی و طراحی پروژه است که اولین فاز از فازهای سه گانه با این رویکرد می باشد. در یک پروژه مهندسی با توجه به ماهیت آن که همواره بر پایه و اساس تولید مدارک استوار است، مقوله مدیریت اطلاعات از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. در پروژه های مهندسی، خروجی و محصول  پروژه بر پایه مدارکی استوار است که نهایتا فازهای بعدی پروژه (یعنی P و C) و پس از آن (پیش راه اندازی، راه اندازی و نگهداری) را تغذیه می نماید. در این پروژه ها کلیه تعاملات پروژه بر پایه رد و بدل شدن مدارک و اطلاعات مربوط به آن و مکاتباتی استوار است که نهایتا مدیریت صحیح مجموعه بر این اطلاعات سبب پیش برد صحیح و سریع پروژه می گردد.

حجم کار بخش مهندسی در پروژه‌ها در تمام بخش‌ها از MC و GC گرفته تا شرکت مهندس مشاور، استفاده از ابزارهای تخصصی مدیریت مدارک مهندسی را به نیازی استراتژیک تبدیل نموده است. به همین جهت این سیستم (EDMS) یکی از اولین و مهمترین سیستم‌های نرم‌افزاری در بسیاری از سازمان‌های پروژه‌ای به شمار می‌رود.

تعدد مدارک مهندسی یک یا چند پروژه، نسخه‌های مختلف مدارک و دغدغه در دسترس بودن آخرین نسخه، دست گردانی داخلی، ارتباطات اطلاعاتی بین بخش یا شرکت مهندسی با سایر ذینفعان درگیر، صحت کمی و کیفی مدارک، محاسبه پیشرفت کار مهندسی و … همه و همه بخشی از نیازی است که طی کردن این مسیر را برای هر شرکت مرتبط با مهندسی متوسط و بزرگی را اجتناب ناپذیر کرده است.

سیستم مدیریت مدارک و اسناد مهندسی علاوه بر پوشش این نیازها ضمن ارتباط یکپارچه‌ای که با سایر سیستم‌ها  ایجاد نموده است مزیتی حیاتی در اجرای مجموعه پروژه را به ارمغان می‌آورد. این ارتباط‌ها به خصوص با بخش دفتر فنی مهندسی سایت پروژه، تدارکات و خرید کالا، تسریع بخشی و بازرسی کالای پروژه، کنترل کالای سایت پروژه، کنترل کیفیت، ساخت و نصب و ...  بسیار حایز اهمیت هستند.

برخی امکانات و قابلیت ها (کلیک کنید)

کنترل بر اساس فهرست پایه مدارک . (MDR)

مدیریت همزمان چند فهرست پایه‌ای مدارک (MDR) در یک پروژه.

دستیابی و مشاهده اطلاعات و سوابق همه نسخه‌های مدارک.

کنترل خودکار نسخه‌های مدارک.

محاسبه درصد پیشرفت.

فهرست توزیع مدارک و توزیع خودکار/دستی.

دست گردانی مدارک.

گزارش وضعیت لحظه‌ای دست گردانی.

محاسبه تاخیرها در گردش مدارک داخلی / خارجی.

مرکز کنترل مدارک پروژه – دبیرخانه مهندسی  (DCC).

مدیریت ترنسمیتال‌ های وارده ، صادره و داخلی.

مدیریت نامه نظرات وارده و صادره (Comment Sheets).

مدیریت مکاتبات و رفع ابهام.

دستیابی سریع به اسناد و گیرندگان یک ترنسمیتال.

تولید خودکار ترنسمیتال صادره، نامه نظرات صادره، نامه رفع ابهام صادره.

گروه بندی مدارک مهندسی.

امکان ایجاد سطوح دسترسی متفاوت و تعریف کنترل کننده های مدرک.

کنترل دسترسی مشاهده هریک از فایل‌های مرتبط به مدرک.

ارائه گزارشات و داشبورد های مدیریتی از وضعیت مدارک در سیستم.

امکان بارگذاری و ایجاد آرشیو فنی مراجع و مدارک فنی و مهندسی شامل استاندارد ها مهندسی، هندبوک ها، کتابچه و …

مختصری درباره سیستم مدیریت مدارک مهندسی

تعریف MDR در سطوح مختلف

در سیستم مدیریت مدارک مهندسی توسعه یافته بر بستر شیرپوینت با پیش بینی و تعریف مشخصه های مختلف برای هر سند از قبیل پروژه مربوطه، مراحل مختلف مهندسی ( پایه، تفضیلی، اجرایی و …) امکان پیگیری اسناد در بخش های مختلف مهیا می شود. همچنین با تعیین میزان منابع مورد نیاز ، وزن و زمان برآورد شده برای ارایه اولین نسخه هر سند، این سیستم به عنوان ابزاری برای مدیریت مدارک مهندسی و تخصیص منابع انسانی ایفای نقش می نماید.در ضمن با ثبت تمام واقعیات پروژه در این زمینه ها این سیستم به ابزار بسیار کارآمدی برای ثبت دانش فنی و برنامه ریزی برای پروژه های آتی شرکت تبدیل خواهد شد.

کنترل ارکان پروژه

قابلیت تعریف تمام ارکان پروژه اعم کارفرما، مشاور و پیمانکاران بخش های مختلف و کارشناسان مرتبط با هر یک از این بخش ها در این سیستم وجود دارد و بر اساس وظایف محوله، دسترسی به بخش های مختلف اعطا می گردد.با مشخص کردن زمان های مورد نیاز تهیه اسناد، این سیستم می تواند ابزار مناسبی برای بررسی عملکرد هر بخش یا فرد خاص و مقایسه عملکرد واحد های مشابه از لحاظ کاری باشد. همچنین با ثبت و بایگانی گردش اسناد و تصحیح های انجام شده در هر سند از لحاظ کمی نیز ابزاری مناسب برای بررسی کیفیت کار افراد و بخش های گوناگون می تواند باشد.

کنترل گردش اسناد پروژه

با ثبت مشخصات افراد شاغل در پروژه و نوع شخصیت حقوقی و جایگاه هر شخص، می توان قوانینی برای گردش اسناد در بخش های گوناگون وضع کرد.همچنین سیستم با تلفیق مشخصات، گروه و دیسیپلین هر سند می تواند افرادی را بعنوان گیرنده از بین کارشناسان مرتبط در شرکت های مختلف مناسب بعنوان افراد مجاز برای دریافت این سند پیشنهاد دهد تا فرستنده بتواند گیرندگان مورد نظر خود را در محدوده اختیارات تعریف شده برای او متناسب با هر سند، انتخاب نماید.

تعیین آخرین نسخه هر مدرک

این سیستم دارای امکان بررسی نوع و شماره نسخه مدرک در هر مرحله ای می باشد و برای نسخه های جدید تهیه شده، شماره نسخه مناسب را پیشنهاد می کند تا از تهیه نسخه های تکراری و نامناسب در سیستم جلوگیری شود. همچنین کلیه نسخ مدارک برای مراجعات بعدی در سیستم ذخیره می گردند.

صدور ترنسمیتال

مطابق روال پروژه های مهندسی، هر مدرک مهندسی یا مجموعه ای از مدارک، هنگام صدور رسمی، به پیوست برگه ای به نام ترنسمیتال ارسال می گردند. ترنسمیتال یک سند قابل تعریف در پروژه بوده و دارای اطلاعات عمومی مدارک موجود در آن از جمله شماره، عنوان، هدف از صدور، تعداد صفحات هر مدرک و اطلاعاتی از این قبیل به همراه مشخصات شرکت و فرد گیرنده ترنسمیتال می باشد.این سیستم با بهره گیری از یک لایه هوشمند، به صورت اتوماتیک ترنسمیتال های مورد نظر را با توجه به پیش فرض ثبت شده در پروژه، تهیه نموده و به همراه مدارک به گیرنده مربوطه ارسال می نماید.

کنترل بررسی و اظهار نظر روی مدارک

هنگام ارسال مدارک در هر مرحله ای با توجه به تعاریف انجام شده در سیستم ، گیرنده/گیرندگان مدرک دستور کار اولیه برای بررسی مدرک را دریافت می نمایند. همچنین در مواردی که نیاز به پاسخ از طرف گیرنده می باشد مهلت زمانی می تواند برای این منظور تعیین می شود. گیرنده/گیرندگان مدرک امکان درج و الصاق اظهار نظر های خود به صورت متن یا فایل به مدرک اصلی و عودت آن به ارسال کننده را دارا می باشند.نا گفته پیداست که ثبت تمامی این مراحل و گردش های کاری باعث شفافیت روند تهیه و بازبینی پروژه شده و از مسایل و مشکلات ناشی از فراموشی افراد و مفقود شدن مدارک در هر کدام از این مراحل که معمولا در پروژه ها با توجه به پیچیدگی نظارت بر اینگونه فعالیتها رخ می دهد، جلوگیری بعمل می آورد.

کنترل زمانبندی صدور مدارک

همانگونه که اشاره شد، در هنگام ایجاد MDR، تاریخ پیش بینی شده برای صدور اولین نسخه هر مدرک وارد سیستم می گردد. در این صورت سیستم با کنترل زمان های تعیین شده، به مسئولان صدور مدارک مربوطه، از طریق ارسال پیغام، نزدیک شدن به تاریخ صدور مدرک را اعلام می کند.

محاسبه پیشرفت مدارک مهندسی

سیستم مدیریت مدارک مهندسی با کنترل زمانبندی اولیه صدور مدارک، زمان واقعی صدور، آخرین نسخه های صادر شده، وزن هر مدرک و آخرین وضعیت مدارک، این امکان را در اختیار کاربران مسئول قرار می دهد تا در هر لحظه بتوانند آخرین وضعیت مدارک را مشاهده کرده و گزارش پیشرفت مدارک را به صورت کلی و یا نسبت به تاریخ مشخص و با امکانات گوناگون دریافت نمایند.

گزارشات

هر کاربری با توجه به وظایف تعریف شده در سیستم، امکان گزارش گیری از آخرین وضعیت و میزان پیشرفت فعالیتهای خویش و مجموعه تحت مدیریت آن برخوردار بوده و می تواند با توجه به تعاریف تعیین شده در سیستم، انواع گزارشات مورد نظر خود را استخراج نماید. از آن جمله می توان به محاسبه پیشرفت کار، میزان منابع انسانی مصرف شده، تعداد مدارک در وضعیتهای مختلف و … از ابتدای پروژه یا نسبت به تاریخ معین در محدوده کل پروژه و یا در محدوده دیسیپلین و گروه خاص اشاره کرد.

دوستان می توانید جهت مشاهده 10تا از بهترین نرم افزارهای مدیریت مدارک مهندسی پروژه سری به سایت WP ERP بزنید...

Top 10 Documents Management Systems

The Best Document Management Software and Systems of 2022

قابلیت های نرم افزارهای کنترل مدارک مهندسی (Abilities of EDMS Software)

سیستم مدیریت اسناد مهندسی در پروژه های EPC

هر سازمانی بسته به نوع ساختارش و نحوه کسب و کار خود نیازمند آن است که از MIS (Management Information System) مرتبط با خود بهره گیرد تا بتواند با اتوماسیون فرآیندهای اصلی اش، خروجی هایی قابل رصد را فراهم کند.

برای سازمان های پروژه محور MIS اصلی که فرآیندهای مرکزی سازمان را پوشش می دهد، نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین خواهد بود. این نرم افزار تحت عناوینی چون PMIS (سامانه اطلاعات مدیریت پروژه ها) و یا نرم افزار EPM (نرم افزار مدیریت پروژه سازمانی) نیز شناخته می شود.

یک PMIS می تواند از اجزای مختلفی تشکیل شود که معمولاً بر اساس فرآیندهای مدیریت پروژه شکل می گیرند. هر کدام از اجزا، بخشی از این فرآیندها را احتمالا بر اساس استانداردهای مدیریت پروژه از جمله PMBOK و PRINCE2 پوشش می دهند.

نرم افزار مدیریت پروژه IPMP این امکان را فراهم می کند که با در اختیار داشتن یک هسته مدیریت پروژه تمام فعالیت های پروژه ای خود را انجام دهد و وضعیت آن ها را در سطح پروژه، سبد پروژه ها و سازمان رصد کند. در کنار این هسته که یک نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین است، ماژول های تخصصی نیز به کمک سازمان می آیند. یکی از مهمترین ماژول ها، EMDS و یا سیستم مدیریت مدارک مهندسی است.

در پروژه هایی که فاز مهندسی دارند علی الخصوص پروژه های EPC، معمولاً اسنادی که باید در این فاز تولید شوند در قالب یک فایل اکسل تحت عنوان MDR (Master Document Registrar) یا MDL(Master Document List) تدوین می شود.

هر کدام از ردیف های این اکسل، متناظر با یک سند است و هر یک از اسناد وزنی در پروژه دارند. به عبارت دیگر با تکمیل و نهایی شدن هر سند (Final Issue/Issue For Construction) درصد پیشرفت واقعی پروژه افزایش می یابد.

در کنار هر MDR (لیست مدارک مهندسی) روشی نیز مابین کارفرما و پیمانکار (طراح) تدوین می شود تا بتوان مشخص کرد که در هر مرحله از مراحل فرایند تولید چه پیشرفت واقعی ای مورد پذیرش است. به این روش که در واقع یک دستورالعمل است، PMS (Project Measurement System) گفته می شود.

علاوه بر دو مورد فوق که به عنوان اساس کار مدیریت مدارک مهندسی کار می کنند، این سیستم باید ویژگی هایی دیگری نیز داشته باشد که برخی از آن ها عبارتند از:

• امکان تعریف جریان کار پیشرفت مدارم مهندسی
• مدیریت ترنسمیتال (Transmittal) های داخلی و خارجی
• مدیریت نظرات و پاسخ ها (Comment Sheet, Reply Sheet)
• کدگذاری چندگانه سیستم
• کنترل نسخ (Version Control)

در انتها باید به این نکته اشاره کرد که از آنجایی که مدیریت اسناد مهندسی و مدیریت پروژه دو فعالیت مدیریت در هم تنیده هستند و با عنایت این موضوع که تعداد سازمانی هایی که در این فرآیندها دخیل اند بسیار هستند و توزیع جغرافیای نیز دارند، یک نرم افزار تحت وب که بتواند هر دو فرآیند را به صورت یکپارچه فراهم کند، از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.

سیستم مدیریت مدارک مهندسی (MDR)

سیستم مدیریت مدارک مهندسی MDR

با استفاده از سیستم مدیریت مدارک مهندسی می توان کلیه فعالیتهای مرتبط با مدارک مهندسی را مکانیزه کرد و از اتلاف زمان و انرژی و منابع مالی جلوگیری کرد. در این سیستم کلیه اعضای دفتر مهندسی و افراد مرتبط با مدارک مهندسی می توانند در هر لحظه به مدارک مربوط به خود دسترسی داشته و فعالیتهای مجاز خود را در سیستم انجام دهند. با توجه به تعریف پروژه، ابتدا لیستی از کلیه مدارکی که قرار است در پروژه تولید شوند (Master Document Register-MDR)  در سیستم ثبت شده و سپس با تعیین مشخصات هر مدرک و منابع مورد نیاز جهت انجام آن و زمان لازم، پروسه طراحی مهندسی آغاز می گردد.
امکانات گوناگون گزارش گیری برنامه از قبیل تعداد کل مدارک تهیه شدنی ، تهیه شده ،در دست تهیه ، تائید شده و ابطال شده ، منابع صرف شده و منابع مورد نیاز جهت ادامه کار برای هر بخش، ابزار قدرتمند و مناسبی در اختیار مدیران سطوح مختلف جهت مدیریت بهتر و استفاده بهینه از منابع فراهم می آورد.

مشخصات اصلی

• تعریف MDR در سیستم به تفکیک پروژه و زیر پروژه و امکان دسترسی پیمانکاران جزء به مدارک مرتبط
• کنترل زمانبندی تولید مدارک و اعلام اخطار در صورت تأخیر
• تعیین ویرایش داخلی و خارجی مدارک به صورت اتوماتیک جهت جلوگیری از تکرار و یا جا افتادن یک ویرایش
• گردش داخلی مدارک بین دیسیپلین ها قبل از صدور نهایی ترنسمیتال
• صدور و توزیع مدارک از طریق سیستم به همراه تولید اتوماتیک ترنسمیتال
• توزیع مدارک طبق مسئولیت های تعریف شده
• بررسی و اظهار نظر روی مدارک از طریق سیستم
• محاسبه لحظه ای پیشرفت مدارک مهندسی بر اساس وزن مدارک و مقایسه با پیشرفت برنامه ای
• آرشیو کامل مدارک و ترنسمیتال ها
• کنترل و آماده سازی اتوماتیک بسته های خرید
• اطلاع رسانی تغییرات در ضمایم بسته های خرید از طریق سیستم های خرید کالا

مختصری درباره سیستم مدیریت مدارک مهندسی

• تعریف MDR در سطوح مختلف

در این سیستم، با پیش بینی و تعریف مشخصه های مختلف برای هر سند از قبیل پروژه مربوطه، مراحل مختلف مهندسی (پایه، تفضیلی، اجرایی و ...) امکان پیگیری اسناد در بخش های مختلف مهیا می شود. همچنین با تعیین میزان منابع مورد نیاز ، وزن و زمان برآورد شده برای ارایه اولین نسخه هر سند، این سیستم به عنوان ابزاری برای مدیریت مدارک مهندسی و تخصیص منابع انسانی ایفای نقش می نماید.در ضمن با ثبت تمام واقعیات پروژه در این زمینه ها این سیستم به ابزار بسیار کارآمدی برای ثبت دانش فنی و برنامه ریزی برای پروژه های آتی شرکت تبدیل خواهد شد.

• کنترل ارکان پروژه

قابلیت تعریف تمام ارکان پروژه اعم کارفرما، مشاور و پیمانکاران بخش های مختلف و کارشناسان مرتبط با هر یک از این بخش ها در این سیستم وجود دارد و بر اساس وظایف محوله، دسترسی به بخش های مختلف اعطا می گردد.با مشخص کردن زمان های مورد نیاز تهیه اسناد، این سیستم می تواند ابزار مناسبی برای بررسی عملکرد هر بخش یا فرد خاص و مقایسه عملکرد واحد های مشابه از لحاظ کاری باشد. همچنین با ثبت و بایگانی گردش اسناد و تصحیح های انجام شده در هر سند از لحاظ کمی نیز ابزاری مناسب برای بررسی کیفیت کار افراد و بخش های گوناگون می تواند باشد.

• تعیین آخرین نسخه هر مدرک

این سیستم دارای امکان بررسی نوع و شماره نسخه مدرک در هر مرحله ای می باشد و برای نسخه های جدید تهیه شده، شماره نسخه مناسب را پیشنهاد می کند تا از تهیه نسخه های تکراری و نامناسب در سیستم جلوگیری شود. همچنین کلیه نسخ مدارک برای مراجعات بعدی در سیستم ذخیره می گردند.

• کنترل گردش اسناد پروژه

با ثبت مشخصات افراد شاغل در پروژه و نوع شخصیت حقوقی و جایگاه هر شخص، می توان قوانینی برای گردش اسناد در بخش های گوناگون وضع کرد.همچنین سیستم با تلفیق مشخصات، گروه و دیسیپلین هر سند می تواند افرادی را بعنوان گیرنده از بین کارشناسان مرتبط در شرکت های مختلف مناسب بعنوان افراد مجاز برای دریافت این سند پیشنهاد دهد تا فرستنده بتواند گیرندگان مورد نظر خود را در محدوده اختیارات تعریف شده برای او متناسب با هر سند، انتخاب نماید.

• صدور ترنسمیتال

مطابق روال پروژه های مهندسی، هر مدرک مهندسی یا مجموعه ای از مدارک، هنگام صدور رسمی، به پیوست برگه ای به نام ترنسمیتال ارسال می گردند. ترنسمیتال یک سند قابل تعریف در پروژه بوده و دارای اطلاعات عمومی مدارک موجود در آن از جمله شماره، عنوان، هدف از صدور، تعداد صفحات هر مدرک و اطلاعاتی از این قبیل به همراه مشخصات شرکت و فرد گیرنده ترنسمیتال می باشد.این سیستم با بهره گیری از یک لایه هوشمند، به صورت اتوماتیک ترنسمیتال های مورد نظر را با توجه به پیش فرض ثبت شده در پروژه، تهیه نموده و به همراه مدارک به گیرنده مربوطه ارسال می نماید.

• کنترل بررسی و اظهار نظر روی مدارک

هنگام ارسال مدارک در هر مرحله ای با توجه به تعاریف انجام شده در سیستم ، گیرنده/گیرندگان مدرک دستور کار اولیه برای بررسی مدرک را دریافت می نمایند. همچنین در مواردی که نیاز به پاسخ از طرف گیرنده می باشد مهلت زمانی می تواند برای این منظور تعیین می شود. گیرنده/گیرندگان مدرک امکان درج و الصاق اظهار نظر های خود به صورت متن یا فایل به مدرک اصلی و عودت آن به ارسال کننده را دارا می باشند.نا گفته پیداست که ثبت تمامی این مراحل و گردش های کاری باعث شفافیت روند تهیه و بازبینی پروژه شده و از مسایل و مشکلات ناشی از فراموشی افراد و مفقود شدن مدارک در هر کدام از این مراحل که معمولا در پروژه ها با توجه به پیچیدگی نظارت بر اینگونه فعالیت ها رخ می دهد، جلوگیری بعمل می آورد.

• کنترل زمانبندی صدور مدارک

همانگونه که گفته شد، در هنگام ثبت  MDR، تاریخ پیش بینی شده برای صدور اولین نسخه هر مدرک وارد سیستم می گردد. در این صورت سیستم با کنترل زمانهای تعیین شده، به مسوولان صدور مدارک مربوطه، نزدیک شدن به تاریخ صدور مدرک را اعلام می کند.

• محاسبه پیشرفت مدارک مهندسی

با توجه به آنچه گفته شد، سیستم با کنترل زمانبندی اولیه صدور مدارک، زمان واقعی صدور، آخرین نسخه های صادر شده، وزن هر مدرک و آخرین وضعیت مدارک، این امکان را در اختیار کاربران مسوول قرار می دهد تا در هر لحظه بتوانند آخرین وضعیت مدارک را مشاهده کرده و گزارش پیشرفت مدارک را به صورت کلی و یا نسبت به تاریخ مشخص و با امکانات گوناگون دریافت نمایند.

• گزارشات

هر کاربری با توجه به وظایف تعریف شده در سیستم، امکان گزارش گیری از آخرین وضعیت و میزان پیشرفت فعالیتهای خویش و مجموعه تحت مدیریتش برخوردار بوده و می تواند با توجه به تعاریف تعیین شده در سیستم، انواع گزارشات مورد نظر خود را استخراج نماید.از آن جمله می توان به محاسبه پیشرفت کار، میزان منابع انسانی مصرف شده، تعداد مدارک در وضعیتهای مختلف و ... از ابتدای پروژه یا نسبت به تاریخ معین در محدوده کل پروژه و یا در محدوده دیسیپلین و گروه خاص اشاره کرد.

بخش دانلودها

لطفا جهت دریافت اطلاعات بیشتر و نمونه مدارک به بخش دانلودها سر بزنید...

DOCUMENT CONTROL CENTER.pptx

موضوع ارائه: مرکز کنترل اسناد و مدارک مهندسی

از مهمترین بخش های کنترل مدارک پروژه، می‌توان به

فعالیت های مربوط به بخش DCC  اشاره کرد.

 

---

 فایل pdf و Power Point در قسمت دانلودها در دسترس می باشد.

سوالات تخصصی

در صورت هرگونه سوال تخصصی برای تولید انواع مدارک مهندسی، لطفا پیام گذاشته تا در یادداشت های بعدی در آن مورد توضیح داده شود....

معرفی انواع سند و مدرک در پروژه

•  MDR (Master Document Register) بانک اطلاعاتی اسناد جهت کنترل وضعیت آنها
•  Transmittal فرم ارسال مدارک
•  Comment Sheet فرم نظرات
• Tendering Documents   اسناد مناقصه
•  Fax فکس
• Procurement Documents  اسناد خرید
•  Contract قرارداد
•  Minute of Meeting صورت جلسه
• Technical Documents  اسناد فنی
•  Letter نامه

معرفی واحد DCC در پروژه و سازمان

از مهمترین بخش های کنترل مدارک پروژه می توان به فعالیت های بخش مربوط به DCC اشاره کرد.

تعداد بالای مدارک و نقشه ها در پروژه های بزرگ، بدون داشتن سیستمی برای مدیریت آنها، می تواند بحران آفرین باشد. کنترل پروژه فاز طراحی پروژه ها، بدون کنترل، ثبت و ردیابی مناسب مدارک نمی تواند انجام شود.

یکی از بخشهایی که طی سالهای اخیر در شرکتهای نفت و گاز و پتروشیمی ، فولاد و… مورد توجه زیادی قرار گرفته است بخشی تحت عنوان DCC و یا مرکز کنترل اسناد و مدارک پروژه می باشد. در حقیقت واحد DCC کلیه مراحل چرخه تولید مدارک مهندسی پروژه را از آغاز طراحی تا نهایی شدن و بایگانی آن را ثبت و نظارت می کند.

مرکز کنترل اسناد یا کنترل مدارک یا (DCC: Document Control Center)، نقش مهمی را در این خصوص، ایفا می کنند. به منظور ارتقاء بلوغ مرکز کنترل اسناد،  کارشناسان DCC، نیاز به مهارت هایی دارند تا بتوانند نقش خود را به طور مناسب ایفا نمایند.

 بخش DCC یا همان Document Control Center (مرکز کنترل اسناد و مدارک پروژه) کلیه مراحل چرخه تولید مدارک مهندسی پروژه را از آغاز طراحی تا نهایی شدن و بایگانی آن را ثبت و نظارت می کند.

Documents Control Center (DCC) / A.Mohammadi-DCC Expert

بازگشت به صفحه اصلی