انواع مدلهای دفتر مدیریت پروژه:
الف – دفتر مدیریت پروژه در سازمانهای غیر پروژه محور
ب- دفتر مدیریت پروژه در سازمانهای پروژه محور
مزایای ایجاد دفتر PMO:
در سطح سازمان:
- ارتقاء و بهبود سطح عملکرد سازمانی و اشاعه فرهنگ مدیریت پروژه در تمام سطوح و لایه های سازمان
- تسهیل و ایجاد اثربخشی ارتباطات درون و برون سازمانی
- مدیریت متمرکز و هماهنگ پروژه های سازمان
- و . . .
در سطح پروژه:
- استانداردسازی رویه های اجرا و مدیریت پروژه
- نمایش بهتر و کارآمد وضعیت کنونی پروژه و تسهیل در مانیتورینگ آنها
- بهبود فرآیند های برنامه ریزی، کاهش هزینه ها
- و . . .
10 ویژگی اصلی PMO در کلاس جهانی:
بسیاری از سازمان ها ، بزرگ و کوچک ، PMO ایجاد کرده اند. اما در واقع چه چیزی PMO متوسط را از PMO کلاس جهانی متمایز می کند؟ اصطلاح PMO ، غالباً برای توصیف و تعریف دفتر مدیریت پروژه استفاده می شود PMO یک مرکز تعالی را ارائه می دهد که نوید می دهد چیزهای زیادی را برای یک سازمان ارائه می دهد ، از جمله یک روش مدیریت پروژه موثر و ثابت و بینش قدرتمند برای کمک به تحویل موفق پروژه ها و برنامه ها. وجود و بلوغ این PMO مطمئناً در طول زمان تکامل می یابد و دامنه کل فعالیت های تجاری را از پروژه های تاکتیکی کوتاه مدت گرفته تا نمونه کارهای استراتژیک و تحول پذیر در سطح شرکت گسترش می دهد.
بنابراین ، ویژگی های اصلی PMO
1. پاسخگویی
داده ها ، (هم تاریخی و هم پیش بینی) البته برای کمک به سازمانها در تصمیم گیری صحیح مهم است. با این حال ، این داده ها باید به موقع و به روز باشند تا تصمیم گیری موثر تقویت شود.
PMO باید اطمینان حاصل کند که آنها به نیازهای سازمان پاسخ می دهند و تصمیمات براساس جدیدترین و مرتبط ترین داده ها گرفته می شوند.
2. استقلال و شفافیت کامل
PMO باید منبع مستقلی از اطلاعات ، پروژه ها ، برنامه ها یا نمونه کارها را ارائه دهد. هیچ دستور کار پنهانی ، هیچ سیاست و گزارش پنهانی نباید وجود داشته باشد.
3. یک رویکرد سازگار و پیوسته از بالا به پایین
این که سازمان یک PMO متمرکز یا یک ساختار PMO پراکنده پیاده سازی کرده باشید ، لازم است از بالا به پایین رویکرد پیوستگی وجود داشته باشد. سازگاری داده ها ، آشنایی با گزارش دهی و به اشتراک گذاری بهترین روش ها در سازمان ، اطمینان حاصل می کند که بررسی ها و تصمیم گیری ها بر اساس داده ها است ، نه اینکه وقت خود را برای تفسیر اطلاعات صرف کنید
4. نمایی از آینده
PMO خوب پیش بینی آینده را فراهم می کند و در صورت لزوم برای اصلاح چشم انداز تحویل و تحقق منافع ، به اقدامات اصلاحی کمک می کند. پیش بینی باید براساس روند انجام شود تا عملکرد پروژه بر اساس عملکرد فعلی پیش بینی شود.
5. حمایت ، مشارکت و پشتیبانی ارشد ذینفعان
یکی از عوامل اصلی موفقیت پروژه ها و برنامه ها حمایت ، مشارکت و پشتیبانی ارشد ذینفعان است و این به همان اندازه در مورد PMO نیز صدق می کند. با مشارکت مناسب مدیریت ارشد ، PMO می تواند با اطمینان از داشتن یک مسیرمناسب برای حل سریع گلوگاه ها و راهی برای حذف بوروکراسی که در آن مانع از تحویل موفقیت آمیز و در نهایت تحقق منافع می شود ، عمل کند.
6. چابکی نه بوروکراسی
PMO که واقعاً تحول آفرین است ، از روش های توسعه چابک و سایر تکنیک های تسریع در تحویل و نتایج استقبال می کند. آنها ترکیبی مناسب از رویکردهای مدیریت پروژه را پیدا خواهند کرد ، و این باعث می شود که تکنیک های سنتی در کنار رویکردهای تسریع شده که امکان واگذاری تدریجی به مشتریان نهایی را دارند ، به خوبی کار کنند. این می تواند اعتماد به نفس و مشارکت مشتری را افزایش داده و تحقق منافع را در پی داشته باشد ، و به پیشرفت در زمینه تجارت کمک کند.
7. بهترین روش را تبلیغ کنید
خواه PMO متمرکز باشد و یا در سازمان پراکنده باشد ، محیطی که بهترین عملکرد و بهبود مستمر را ایجاد می کند یک محیط سالم است. ساده سازی و استاندارد سازی معیارها و گزارش ها ، مبنای کارآمدی برای سازمان فراهم می کند که بتواند سریع تصمیم گیری کند.
8. جامعه مدیریت پروژه توسعه دهید
یک PMO عالی فراتر از یک سرویس ارائه می دهد ، آنها به یک مشاور قابل اعتماد هم برای مدیران پروژه / برنامه و هم برای حامیان مالی سطح بالا تبدیل می شوند. در نهایت ، PMO فقط به اندازه افرادی که آن را تشکیل می دهند و ابزارها ، تکنیک ها ، فرایندها ، گزارش ها و بینشی که آنها ارائه می دهند خوب است. اگر سازمان در مورد به حداکثر رساندن مزایای PMO جدی باشد ، پس سرمایه گذاری در زمینه توسعه متخصصان و رهبران در این فضا مهم است و برای ارتقا و حمایت از این امر اطمینان حاصل خواهد کرد که PMO می تواند به عنوان یک دارایی فزاینده با ارزش برای شکوفا شدن سازمان در مسیر درست قرار گیرد.
9. روی معیارهای اصلی تمرکز کنید
مهم است که تمرکز بر روی معیارهایی باشد که در واقع مهم هستند و نه بر معیارهایی که “ما همیشه پیگیری کرده ایم”. البته ممکن است این موارد از پروژه ای به پروژه دیگر ، از برنامه ای به برنامه دیگر و از نمونه کارها به نمونه کارهای دیگر تغییر کند ، اما همچنین ممکن است برخی از شاخص های اصلی وجود داشته باشد که سازمان برای پیگیری در کل شرکت به آنها نیاز دارد. به راستی PMO تحول سنجش معیارهایی را که برای تجارت مهم هستند و برای مشتریان آنها مهم است ، پیگیری می کند.
10. از ابزار مناسب استفاده کنید
PMO اطمینان حاصل خواهد کرد که ابزارهای مناسب تعبیه شده و مورد استفاده قرار می گیرند...
این امر می تواند ترکیبی از ابزارها ، الگوهای هوشمند ، برنامه ها ، اتوماسیون گردش کار ، گزارش یکپارچه از طریق داشبورد های معنی دار ، گزارش خودکار و ارتباطات و غیره باشد. عامل مهم در اینجا این است که ابزارها باید باشند و استفاده آسان ، نگهداری آسان و یکپارچه سازی صحیح در آنها میسر باشد. اگر آنها نامفهوم ، ابتدایی و استفاده از آنها دشوار باشد ، تیم ها استفاده از آنها را متوقف می کنند ، که منجر به داده های قدیمی (یا نادرست) و بینش ضعیف برای تصمیم گیری مدیریت ارشد می شود.
A.Mohammadi/ DCC Expert