کنترل سوابق

کنترل سوابق در تمامی استانداردهای مدیریتی  نظیر ایزو 9001 ، ایزو 14001 و … الزام می باشد بدین منظور سازمان ها باید سوابق سیستم مدیریتی را کنترل نمایند . در تعریف استاندارد های مدیریتی ، سوابق شواهدی دال بر انجام فعالیت های می باشد  فرم هایی که در سازمان تکمیل می شود نمونه هایی از سوابق می باشد . سوابق می تواند بصورت کاغذی باشد یا بصورت الکترونیکی
کنترل سوابق در سیستم های مدیریتی شامل :
–    شناسایی سوابق
–    نحوه دستیابی سوابق
–    مدت زمان نگهداری فعال و راکد
–    تعیین تکلیف سوابق
–    محافظت سوابق
–    نحوه پشتیبانی گیری از سوابق الکترونیکی

شناسایی و دستیابی سوابق

سوابق از طریق عنوان فرم / کد مدرک / شماره سریال قابل شناسایی می باشد .
بمنظور دستیابی به سوابق ، سازمان ها باید سوابق خود را طوری بایگانی نمایند تا بسرعت قابل دسترس باشد بدین منظور ترتیب بایگانی سوابق از اهمیت خاصی برخوردار می باشد .

جهت دستیابی و شناسایی سوابق می توان از روش های زیر استفاده نمود :

–    استقرار نظام آراستگی 5S
–    استفاده از زونکن های رنگی جهت تفکیک سوابق
–     طبقه بندی سوابق در زونکن ها و کمد ها
–    طبقه بندی سوابق در رایانه

مدت نگهداری

مدت نگهداری سوابق به دو صورت  ، مدت زمان نگهداری فعال و نگهداری راکد ، در سازمان تعریف می شود مدت زمانی که سوابق  در دسترس مسئولین مربوطه باشد مدت زمان نگهداری فعال نامیده می شود و مدت زمانی که سوابق پس از اتمام مدت زمان نگهداری فعال در محل دیگری نگهداری شود بعنوان مدت زمان نگهداری راکد نامیده می شود .

محافظت سوابق

محافظت سوابق سیستم مدیریتی از طریق نگهداری سوابق در زونکن ها ، کاور ها و فایل ها صورت می گیرد .
سوابق الکترونیکی نظیر اطلاعات موجود در نرم افزارهای مورد استفاده سازمان ، در دوره های زمانی مشخصی پشتیبانی گیری می شود و در محل مشخصی نگهداری می گردد.
مثال : سوابق گزارش تولید در یک سازمان بمدت یکسال در بایگانی فعال و پس از آن به مدت دو سال در بایگانی راکد نگهداری می گردد .

تعیین تکلیف سوابق

پس از اتمام مدت زمان راکد سوابق ، تعیین تکلیف سوابق توسط مسئول مشخص شده صورت می گیرد و سوابق در صورت لزوم امحاء می گردد .
در صورتی که در سیستم مدیریت زیست محیطی در سازمان مستقر شده باشد ، در زمان امحاء سوابق به الزامات محیط زیست توجه می شود .

مثال کنترل سوابق

نام سابقه	ترتیب دستیابی	مدت نگهداری فعال	مدت نگهداری راکد	مسئول نگهداری
سوابق آموزشی	شماره پرسنلی	تا زمان حضور پرسنل	ده سال پس از خروج پرسنل از شرکت	مدیر منابع انسانی
گزارش بازرسی	تاریخ	یکسال	دو سال	مدیر کنترل کیفیت
رسید انبار	شماره سریال – تاریخ	یکسال	دو سال	مسئول انبار مدیر مالی

وضعیت کنترل سوابق شامل در دسترس بودن ، خوانا بودن ، نحوه محافظت و پشتیبانی گیری از سوابق الکترونیکی سیستم مدیریتی در ممیزی های داخلی توسط تیم ممیزی آموزش دیده و در ممیزی خارجی توسط ممیزان خارجی ، ارزیابی می شود .