سیستمهای مدیریتی TPS-OAS- MIS- DSS- EIS چیست؟

 TPS (Transaction Processing System) یا سیستمهای پردازش رخداد:

به طور کلی در هر سازمانی یک سری رخداد وجود دارد که برای سازمان حیاتی است، لذا باید از این اطلاعات به نحو احسن استفاده شود. از نظر تنوع، این نوع سیستم­ها بیشترین تنوع را دارند. TPS ها سیستم­های ساده ­ای هستند و پیچیدگی خاصی ندارند و ترکیب بیشتر آنها در جمع­ آوری اطلاعات می ­باشد. سیستم­های پردازش رخداد معمولاً در سازمان­ها برای انجام کارهای ساده و تکراری و اموری که بصورت روزانه انجام می­ گیرند، مورد استفاده قرار می­ گیرد. کار با این سیستم­ها ساده و روتین است و این سیستم­ها بیشتر، رخدادهایی را ثبت می­ کنند که ارتباط سازمان با بیرون از سازمان مطرح می­ باشد. TPS ها معمولاً سیستم­های کامپیوتری هستند. این سیستم­ها کاملاً ساخت ­یافته بوده و اهداف و منابع آنها از قبل تعیین شده می­ باشد. از کار افتادن TPS، گاهی مساوی با ورشکستگی سیستم است. به طور کلی TPS بستری فراهم می­ کند که سایر سیستم­ها بر آن بنا می­ شوند.

عملیات روزانه سازمان­ها بوسیله­ این سیستم­ها انجام می­ پذیرد. از خصوصیات اصلی این سیستم­ها داشتن ماهیت روتین، داشتن داده و اطلاعات حجیم و دارای جزئیات و عدم نیاز به تصمیم­ گیری­ های مدیریتی در حین کار با سیستم می ­باشد.

-نمونه: سیستم دریافت و پرداخت بانک ­ها

OAS (Office Automation System) یا سیستم­های اتوماسیون اداری:

کار اصلی این سیستم­ها مدیریت اسناد و ایجاد تسهیل در نامه نگاری و اطلاعات درون سازمان می­ باشد. در این سیستمها به کمک تکنولوژی ارتباطی و با استفاده از واژه ­پردازها‏‏، فایل­ های الکترونیکی، نامه ­های الکترونیکی، کنفرانس الکترونیکی و ... در جهت اتوماسیون اداری استفاده می­ گردد. از سیستم­های اتوماسیون اداری برای برقراری مکاتبات بدون کاغذ در سازمان استفاده می­ گردد. سیستم اتوماسیون اداری وظیفه­ برقراری ارتباطات داخلی سازمان و همچنین افراد سازمان با خارج از سازمان را عهده­ دار است. این ارتباط به بهبود هماهنگی فعالیت­ها و کیفی کردن کار کمک می­ کند. پردازشگر­ های متن، پست الکترونیک، ارسال صدا، ارسال فکس، ویدئو کنفرانس و کنفرانس صوتی از ابزارهایی هستند که می­ تواند در این مجموعه بکار رود.

MIS (Management Information System) یا سیستم­های اطلاعات مدیریت:

این سیستم­ها وظیفه پشتیبانی از مدیریت میانی و بعضاً مدیریت عملیاتی را بوسیله­ اطلاعاتی که به آن می­ دهند، انجام می­ دهند تا مدیر وظایفش را بهتر انجام دهد. توجه MIS به گذشته و حال است و به صورت مشخص به عملیات داخلی سازمان توجه دارد و به بیرون سازمان ارتباطی ندارد و عملیات وسیع سازمان را خلاصه می­ کند. این سیستم­ها ساخت‌یافته و نیمه ساخت‌یافته می­ باشند. با این حال MIS دارای انعطاف­ پذیری بالایی نیست و توان تحلیل و پردازش وسیع و پیچیده را ندارد. همچنین این سیستم در مقابل اطلاعاتی که به مدیر ارائه می­ دهد بی­ تفاوت است. مدل­هایی که در MIS مورد استفاده هستند، مدل­های ساده­ ای بوده و جهت گذارش­ گیری استفاده می­ شوند.

 سیستم‌های اطلاعات مدیریت(MIS) در سازمان‌ها از طریق مکانیزه کردن کامپیوتری تحقق می‌یابد که ایجاد سیستم اطلاعات کامپیوتری دارای مراحل مختلفی به شرح زیر است (مدل مرحله ای نولان)

1. آشنا سازی: در این مرحله سازمان با دستگاهی به نام کامپیوتر آشنا می­ شود. کاهش هزینه­ ها و کاهش حجم اطلاعات روی کاغذ هدف استفاده از این دستگاه است.

2. سرایت: تعریف کاربردهای جدید برای کامپیوتر انجام می­ شود و تقاضا برای استفاده از کامپیوتر افزایش می ­یابد.

3. کنترل: در این مرحله مدیریت احساس می‌کند که هزینه‌های استفاده از کامپیوتر افزایش پیدا کرده است و سعی در کنترل آن می‌کند که شروع به استفاده از سیستمی با عنوان (DSS) Decision Support System می­ کند.

[DSS] (سیستم پشتیبانی تصمیم): موقعی عمل می­ کند که مسئله بروز شده باشد. این نوع سیستم ادامه یا مکمل سیستم گزارشهای مدیریت است که از مدلهای تصمیم­ گیری و پایگاه داده­ هایی خاص در جهت پشتیبانی از تصمیمات نیمه ساخت‌یافته یا ساخت‌یافته استفاده می کند.

4. جامعیت: سیستم‌هایی که در دومین مرحله بطور مجزا پیاده شده بودند با هم جمع شده به این نحو که داده­ ها از یک محدوده به محدوده‌ی دیگر جریان می­ یابند. سیستم‌های فرعی پردازش داده با هم جمع شده و بین سیستم‌های فرعی اطلاعات، ارتباط برقرار می­ گردد.

5. اداره­ داده: مدیریت داده از اهمیت پایگاه داده برای پردازش داده آگاه می­ شود و نرم­ افزاری با وظیفه اداره داده مطرح می­ گردد.

6. بلوغ: تمام اجزای سیستم‌های اطلاعات مدیریت در جای خود قرار می­ گیرند.

 

(DSS (Decision Support System یا سیستم پشتیبانی از تصمیم:

این سیستم­ها جهت اجرای مدل­های پیچیده‌ی آماری و ریاضی، تحلیل داده­ ها و پشتیبانی از تصمیم مورد استفاده قرار می­ گیرند. ورودی این سیستم­ها حجم داده­ های کم، پردازش همراه با تعامل با کاربر، خروجی تحلیل تصمیم  و کاربران آن پرسنل حرفه­ای سازمان می­ باشند.DSS ها جهت تصمیم­ گیری در مواقعی که سابقه وجود ندارد، استفاده می­ شوند و نتایج بدست آمده از آنها بهینه است که مدیران را در اخذ تصمیمات منحصر به فرد که غیر ساخت‌یافته یا نیمه ساخت‌یافته هستند، یاری می­ دهد و هوشمندی مدیران یا کارکنان حرفه­ای را با قابلیت­های کامپیوتری ادغام کرده تا کیفیت تصمیمات را بهبود بخشد.

 خصوصیات عمده DSS ها:

1. پیوند داده­ های اطلاعاتی و مدل­ها.

2. یاری دادن مدیران که با مسائل غیر ساخت‌یافته روبه­ رو هستند.

3. پشتیبانی قضاوتهای مدیریتی به جای جایگزینی.

4.هدف، بهبود اثربخشی تصمیمات بوده و ملاک کار این نیست.

5. اطلاعات مورد نیاز حتی پس از شناسایی توسط مدیر باید از طریق منابع خاص تفکیک گردد.

6. از ابتدا مشخص نیست که بهترین اقدام در خصوص بهترین تصمیم چیست.

7. برخی از داده­ های DSS از طریق TPS و برخی از طریق MIS تامین می­ شود و بعضی EIS و خارج سازمان بدست می­ آیند.

8. از انعطاف پذیری بیشتری نسبت به MIS برخوردارند.

 برخی از منافع DSS ها:

1.توانایی پشتیبانی و حل مسائل پیچیده.

2.پاسخ صحیح به شرایط غیر منتظره.

3.توانایی آزمایش استراتژی­های گوناگون تحت شرایط مختلف بصورت سریع و بی­طرفانه.

4.درک جدید و یادگیری کاربر می­ تواند به ترکیب مدل­ها تحلیل بهتر منجر شود.

5.ایجاد ارتباط آسان.

6.کنترل و عملکرد بهتر مدیریت.

7.صرفه ­جویی در منابع یا هزینه­ ها.

8.تصمیمات بی­طرفانه.

9.افزایش بهبود.

10.حمایت و پشتیبانی از گروه­ها

EIS (Executive Information System) یا سیستم­های اطلاعاتی اجرایی:

سیستم EIS به مدیر ارشد سازمان کمک می­ کند تا یک تصویر کلی از سازمان را در اختیار داشته باشد. از آنجایی که مدیر ارشد باید با استفاده از کمترین وسایل و اطلاعات، کاملترین و جامع­ترین برداشت را از وضع سازمان داشته باشد و از طرف دیگر مدیر ارشد باید معیارهایی برای ارزیابی داشته باشد و ریشه­ یابی مسائل ممکن است برای مدیر ارشد با اهمیت باشد، این سیستم می ­تواند بهترین کمک را به او برساند. توجه مدیر ارشد بیشتر به خارج سازمان می­ باشد، از این رو باید بتواند فرصتها و تهدیدها را شناسایی کند. سیستم­ های EIS بمنظور کمک به دستیابی مدیران به عوامل کلیدی موفقیت طراحی شده و با معرفی موقعیت­ها و فرصت­ها، امکان تحلیل آن را فراهم می­ سازند.