سیستم مدیریت مدارک مهندسی (MDR)

سیستم مدیریت مدارک مهندسی MDR

با استفاده از سیستم مدیریت مدارک مهندسی می توان کلیه فعالیتهای مرتبط با مدارک مهندسی را مکانیزه کرد و از اتلاف زمان و انرژی و منابع مالی جلوگیری کرد. در این سیستم کلیه اعضای دفتر مهندسی و افراد مرتبط با مدارک مهندسی می توانند در هر لحظه به مدارک مربوط به خود دسترسی داشته و فعالیتهای مجاز خود را در سیستم انجام دهند. با توجه به تعریف پروژه، ابتدا لیستی از کلیه مدارکی که قرار است در پروژه تولید شوند (Master Document Register-MDR)  در سیستم ثبت شده و سپس با تعیین مشخصات هر مدرک و منابع مورد نیاز جهت انجام آن و زمان لازم، پروسه طراحی مهندسی آغاز می گردد.
امکانات گوناگون گزارش گیری برنامه از قبیل تعداد کل مدارک تهیه شدنی ، تهیه شده ،در دست تهیه ، تائید شده و ابطال شده ، منابع صرف شده و منابع مورد نیاز جهت ادامه کار برای هر بخش، ابزار قدرتمند و مناسبی در اختیار مدیران سطوح مختلف جهت مدیریت بهتر و استفاده بهینه از منابع فراهم می آورد.

مشخصات اصلی

• تعریف MDR در سیستم به تفکیک پروژه و زیر پروژه و امکان دسترسی پیمانکاران جزء به مدارک مرتبط
• کنترل زمانبندی تولید مدارک و اعلام اخطار در صورت تأخیر
• تعیین ویرایش داخلی و خارجی مدارک به صورت اتوماتیک جهت جلوگیری از تکرار و یا جا افتادن یک ویرایش
• گردش داخلی مدارک بین دیسیپلین ها قبل از صدور نهایی ترنسمیتال
• صدور و توزیع مدارک از طریق سیستم به همراه تولید اتوماتیک ترنسمیتال
• توزیع مدارک طبق مسئولیت های تعریف شده
• بررسی و اظهار نظر روی مدارک از طریق سیستم
• محاسبه لحظه ای پیشرفت مدارک مهندسی بر اساس وزن مدارک و مقایسه با پیشرفت برنامه ای
• آرشیو کامل مدارک و ترنسمیتال ها
• کنترل و آماده سازی اتوماتیک بسته های خرید
• اطلاع رسانی تغییرات در ضمایم بسته های خرید از طریق سیستم های خرید کالا

مختصری درباره سیستم مدیریت مدارک مهندسی

• تعریف MDR در سطوح مختلف

در این سیستم، با پیش بینی و تعریف مشخصه های مختلف برای هر سند از قبیل پروژه مربوطه، مراحل مختلف مهندسی (پایه، تفضیلی، اجرایی و ...) امکان پیگیری اسناد در بخش های مختلف مهیا می شود. همچنین با تعیین میزان منابع مورد نیاز ، وزن و زمان برآورد شده برای ارایه اولین نسخه هر سند، این سیستم به عنوان ابزاری برای مدیریت مدارک مهندسی و تخصیص منابع انسانی ایفای نقش می نماید.در ضمن با ثبت تمام واقعیات پروژه در این زمینه ها این سیستم به ابزار بسیار کارآمدی برای ثبت دانش فنی و برنامه ریزی برای پروژه های آتی شرکت تبدیل خواهد شد.

• کنترل ارکان پروژه

قابلیت تعریف تمام ارکان پروژه اعم کارفرما، مشاور و پیمانکاران بخش های مختلف و کارشناسان مرتبط با هر یک از این بخش ها در این سیستم وجود دارد و بر اساس وظایف محوله، دسترسی به بخش های مختلف اعطا می گردد.با مشخص کردن زمان های مورد نیاز تهیه اسناد، این سیستم می تواند ابزار مناسبی برای بررسی عملکرد هر بخش یا فرد خاص و مقایسه عملکرد واحد های مشابه از لحاظ کاری باشد. همچنین با ثبت و بایگانی گردش اسناد و تصحیح های انجام شده در هر سند از لحاظ کمی نیز ابزاری مناسب برای بررسی کیفیت کار افراد و بخش های گوناگون می تواند باشد.

• تعیین آخرین نسخه هر مدرک

این سیستم دارای امکان بررسی نوع و شماره نسخه مدرک در هر مرحله ای می باشد و برای نسخه های جدید تهیه شده، شماره نسخه مناسب را پیشنهاد می کند تا از تهیه نسخه های تکراری و نامناسب در سیستم جلوگیری شود. همچنین کلیه نسخ مدارک برای مراجعات بعدی در سیستم ذخیره می گردند.

• کنترل گردش اسناد پروژه

با ثبت مشخصات افراد شاغل در پروژه و نوع شخصیت حقوقی و جایگاه هر شخص، می توان قوانینی برای گردش اسناد در بخش های گوناگون وضع کرد.همچنین سیستم با تلفیق مشخصات، گروه و دیسیپلین هر سند می تواند افرادی را بعنوان گیرنده از بین کارشناسان مرتبط در شرکت های مختلف مناسب بعنوان افراد مجاز برای دریافت این سند پیشنهاد دهد تا فرستنده بتواند گیرندگان مورد نظر خود را در محدوده اختیارات تعریف شده برای او متناسب با هر سند، انتخاب نماید.

• صدور ترنسمیتال

مطابق روال پروژه های مهندسی، هر مدرک مهندسی یا مجموعه ای از مدارک، هنگام صدور رسمی، به پیوست برگه ای به نام ترنسمیتال ارسال می گردند. ترنسمیتال یک سند قابل تعریف در پروژه بوده و دارای اطلاعات عمومی مدارک موجود در آن از جمله شماره، عنوان، هدف از صدور، تعداد صفحات هر مدرک و اطلاعاتی از این قبیل به همراه مشخصات شرکت و فرد گیرنده ترنسمیتال می باشد.این سیستم با بهره گیری از یک لایه هوشمند، به صورت اتوماتیک ترنسمیتال های مورد نظر را با توجه به پیش فرض ثبت شده در پروژه، تهیه نموده و به همراه مدارک به گیرنده مربوطه ارسال می نماید.

• کنترل بررسی و اظهار نظر روی مدارک

هنگام ارسال مدارک در هر مرحله ای با توجه به تعاریف انجام شده در سیستم ، گیرنده/گیرندگان مدرک دستور کار اولیه برای بررسی مدرک را دریافت می نمایند. همچنین در مواردی که نیاز به پاسخ از طرف گیرنده می باشد مهلت زمانی می تواند برای این منظور تعیین می شود. گیرنده/گیرندگان مدرک امکان درج و الصاق اظهار نظر های خود به صورت متن یا فایل به مدرک اصلی و عودت آن به ارسال کننده را دارا می باشند.نا گفته پیداست که ثبت تمامی این مراحل و گردش های کاری باعث شفافیت روند تهیه و بازبینی پروژه شده و از مسایل و مشکلات ناشی از فراموشی افراد و مفقود شدن مدارک در هر کدام از این مراحل که معمولا در پروژه ها با توجه به پیچیدگی نظارت بر اینگونه فعالیت ها رخ می دهد، جلوگیری بعمل می آورد.

• کنترل زمانبندی صدور مدارک

همانگونه که گفته شد، در هنگام ثبت  MDR، تاریخ پیش بینی شده برای صدور اولین نسخه هر مدرک وارد سیستم می گردد. در این صورت سیستم با کنترل زمانهای تعیین شده، به مسوولان صدور مدارک مربوطه، نزدیک شدن به تاریخ صدور مدرک را اعلام می کند.

• محاسبه پیشرفت مدارک مهندسی

با توجه به آنچه گفته شد، سیستم با کنترل زمانبندی اولیه صدور مدارک، زمان واقعی صدور، آخرین نسخه های صادر شده، وزن هر مدرک و آخرین وضعیت مدارک، این امکان را در اختیار کاربران مسوول قرار می دهد تا در هر لحظه بتوانند آخرین وضعیت مدارک را مشاهده کرده و گزارش پیشرفت مدارک را به صورت کلی و یا نسبت به تاریخ مشخص و با امکانات گوناگون دریافت نمایند.

• گزارشات

هر کاربری با توجه به وظایف تعریف شده در سیستم، امکان گزارش گیری از آخرین وضعیت و میزان پیشرفت فعالیتهای خویش و مجموعه تحت مدیریتش برخوردار بوده و می تواند با توجه به تعاریف تعیین شده در سیستم، انواع گزارشات مورد نظر خود را استخراج نماید.از آن جمله می توان به محاسبه پیشرفت کار، میزان منابع انسانی مصرف شده، تعداد مدارک در وضعیتهای مختلف و ... از ابتدای پروژه یا نسبت به تاریخ معین در محدوده کل پروژه و یا در محدوده دیسیپلین و گروه خاص اشاره کرد.