اهمیت مستندسازی و مدیریت مدارک در سازمان و پروژه ها به همراه چند راهکار

پیش تر درخصوص انواع مدارک  در سازمان و روش های مدیریت آن در بخش  مدیریت مدارک و مستندات  مطالبی ارائه گردیده است. لذا دراین مطلب به اهمیت مستندسازی و راهکارهای آن خواهیم پرداخت.

تعریف مستند و مستندسازی چیست؟

مستند به قطعه‌ای از مطالب چاپ شده، ترسیم شده یا الکترونیکی که داده و اطلاعات یا شواهدی را ارائه می‌دهد، اطلاق می‌گردد. (Definitions from Oxford Languages).
مستندسازی تهیه‌ مجموعه‌ای از اسناد و مدارک است که سیر تکوین و تکامل یک فعالیت یا پروژه را از آغاز تا پایان همراه با تحلیل و ارزشیابی نشان می‌دهد. 
  لذا با توجه به اهمیت مدیریت مستندات و مستندسازی در مدیریت دانش، در این مطلب به مدیریت مستندسازی پرداخته‌ شده است.

مستندسازی چرا و چگونه؟ چه چیزی مستند شود؟

اهداف مختلفی برای مستندسازی در سازمان وجود دارد. از جمله پاسخ‌گویی به هر گونه دعاوی مالی و حقوقی، استفاده و بهره‌گیری مجدد از انواع مستندات در تحقق اهداف سازمان، ارتقای سطح دانش فنی، عملکرد و بلوغ سازمانی، توسعه، آموزش و یادگیری و غیره.
انواع مستندات در یک سازمان یا یک بنگاه اقتصادی عمدتا به شکل مستندات اداری، مالی، حقوقی و فنی (پروژه‌ای) تولید می‌شوند. نگاهی دقیق به مدیریت اسناد و مستندسازی نشان می‌دهد که تهیه هر گونه مستند، سند و مدرک در یک سازمان نیازمند مقدماتی است که مهم‌ترین آن‌ها عبارتند از:

1. برنامه‌ریزی برای ثبت و مستندسازی رویدادها و دستاوردها که حاصل نهایی آن، آماده شدن اسناد و مدارک سازمان است.
2. طرح‌ریزی یک سامانه‌ قدرتمند و کارآمد برای نگهداری اسناد و مدارک
3. طراحی یک فرآیند یا سامانه‌ مفید و اثربخش برای بازیابی و دسترسی سریع به اطلاعات موجود در اسناد و مدارک به منظور بهره‌گیری از این اطلاعات در حوزه‌های مختلف تصمیم‌گیری، اطلاع‌رسانی و حل مسئله
4. تکمیل، پردازش و بروزرسانی مستمر اسناد و مدارک و محتوای آن‌ها

از آن‌جا که انواع مستندات پرو‌ژه‌ای و فنی غالب مستندات یک سازمان پروژه محور را تشکیل می‌د‌هند و در واقع مبنای کسب درآمد یک شرکت یا یک بنگاه اقتصادی هستند از اهمیت ویژه برخوردار می‌باشند.
یکی از مهم‌ترین جنبه‌های مدیریت پروژه، مستندسازی و مدیریت مستندات پروژه است. مدیریت مستندات پروژه گاه به دلیل ضعف در انجام آن، مجریان یک پروژه، از هدف نهایی و حتی مسئولیت‌های خود درک دقیقی ندارند و این موضوع زمینه‌ساز دوباره‌کاری و اتلاف وقت و هزینه بسیاری خواهد بود. در ادامه به برخی از جنبه‌هایی که در مستندسازی پروژه موثر هستند، اشاره‌ای گذرا خواهیم کرد:

1. همه جنبه‌های پروژه را بررسی کرده و اطلاعاتی برای پرسش‌های مختلف (چرا، چه کسی، چه چیزی) داشته‌ باشیم.
2. روش مناسبی برای پیاده‌سازی و مدیریت مستندات پروژه داشته‌باشیم که هم اطلاعات مستند شده‌ به سادگی قابل دسترسی باشد و هم مطمئن باشیم همه اعضا تیم پروژه در مستندسازی مشارکت می‌کنند.

مدیریت مستندات چیست و چرا باید مستندات سازمان مدیریت شوند؟

مدیریت مستندات شامل کنترل، برنامه‌ریزی و هماهنگی نظام‌مند تمامی اسناد فیزیکی یا الکترونیکی از لحظه‌ی ایجاد و یا دریافت آن‌ها تا پردازش، توزیع، سازماندهی، ذخیره‌سازی و بازیابی (با استفاده از یک سیستم کامپیوتری) است. هدف از مدیریت مستندات تحویل سند مناسب به فرد مناسب در زمان مناسب با کمترین هزینه‌ ممکن و رعایت اصول و ضوابط امنیتی است.
آن‌چه مسلم است مستندات سازمانی بسیار حیاتی هستند. اما در صورت ناکارآمدی در تولید و استفاده از آن‌ها، منجر به اتلاف وقت و هزینه بسیاری در سازمان خواهد شد.
شاید بسیاری از ما ساعت‌ها به دنبال یک سند از اتاقی به اتاق دیگر و یا در درایوهای مختلف کامپیوترهای خود و یا سایر مخازن نگهداری اسناد، بوده‌ایم که منجر به بروز مشکلات و چالش‌هایی برای خود و سازمان و یا سایر ذینفعان اسناد شده‌است. بنابراین برای رهایی و جلوگیری از این مشکلات و چالش‌های فوق نیاز به یک مدیریت صحیح و مناسب احساس می‌شود.

مهارت‌های مورد نیاز مدیریت مستندات

در اینجا به برخی از مهارت‌های مورد نیاز مدیریت مستندات به صورت خلاصه اشاره می‌شود:

• درک خواندن: درک جملات و پاراگراف‌های نوشته شده در مستندات
• گوش دادن فعال: توجه کامل به آنچه دیگران می‌گویند
• نظارت: ارزیابی عملکرد خود و سایر افراد برای بهبود و یا انجام عملکرد اصلاحی
• تفکر انتقادی: استفاده از منطق و استدلال برای شناسایی نقاط قوت و ضعف راه‌حل‌های جایگزین 
• نوشتن: برقراری ارتباط موثر در نوشتار و متناسب با نیازهای مخاطبان
• حل مشکلات پیچیده: شناسایی مشکلات پیچیده و بررسی اطلاعات مربوط به توسعه و ارزیابی گزینه‌ها و اجرای راه‌حل‌ها
• تجزیه و تحلیل سیستم‌ها: تعیین نحوه‌ عملکرد یک سیستم و تغییرات در شرایط مختلف عملیاتی و محیطی و تاثیر این شرایط به سیستم
• یادگیری فعال: درک پیامدهای اطلاعات جدید برای حل مشکلات و تصمیم‌گیری‌های فعلی و آینده
• مدیریت زمان: مدیریت زمان خود و دیگران
• ارزیابی سیستم‌ها: شناسایی معیارها یا شاخص‌های عملکرد سیستم و اقدامات مورد نیاز برای بهبود یا اصلاح عملکرد، نسبت به اهداف سیستم
• هماهنگی: هماهنگی انجام اقدامات مورد نظر
• قضاوت و تصمیم‌گیری: در نظر گرفتن هزینه‌ها و مزایای نسبی اقدامات احتمالی برای انتخاب مناسب‌ترین اقدام
• درک اجتماعی: آگاهی از واکنش‌های دیگران و درک اینکه چرا آن‌ها این واکنش‌ها را نشان می‌دهند
• آموزش: آموزش نحوه‌ انجام کار به دیگران

دانش‌های مورد نیاز برای مدیریت مستندات چیست؟

برخی از دانش‌های مورد نیاز برای مدیریت مستندات عبارتند از:

1. کامپیوتر و الکترونیک: آشنایی با تجهیزات الکترونیکی، سخت‌افزار و نرم‌افزار از جمله برنامه‌نویسی
2. خدمات کاربران: آگاهی از اصول و فرایندهای ارائه خدمات به کابران. این خدمات شامل ارزیابی نیازهای کاربران، رعایت استانداردهای کیفیت خدمات و ارزیابی رضایت کاربران است.
3. مدیریت: دانش اصول کسب‌وکار و مدیریت در برنامه‌ریزی استراتژیک، تخصیص منابع، مدل‌سازی منابع انسانی، تکنیک رهبری، روش‌های تولید و هماهنگی افراد و منابع
4. زبان انگلیسی: آگاهی از ساختار و محتوای زبان انگلیسی شامل معنی و املای کلمات، قوانین ترکیب و دستور زبان
5. ارتباطات و رسانه: آگاهی از تکنیک‌ها و روش‌های تولید، ارتباط و انتشار رسانه و آگاهی از روش‌های نوین اطلاع‌رسانی
6. تولید و فرآوری: آگاهی از مواد اولیه، فرآیندهای تولید، کنترل کیفیت، هزینه‌ها و سایر تکنیک‌ها برای به حداکثر رساندن تولید و توزیع موثر کالا و خدمات
7. فروش و بازاریابی: آگاهی از اصول و روش‌های نمایش، تبلیغ و فروش محصولات یا خدمات و همچنین استراتژی‌ها و روش‌های نوین بازاریابی 
8. مهندسی و فناوری: دانش کاربرد عملی علم و فناوری مهندسی شامل: اصول، تکنیک‌ها، رویه‌ها و تجهیزات برای طراحی و تولید محصولات و خدمات
9. قوانین: آگاهی از قوانین، رویه‌ها، آیین‌نامه‌ها، دستورالعمل‌های حقوقی و اجرایی.

• توجه شود که این دانش‌ها در صنایع مختلف قابل تعدیل می‌باشد.

نکات قابل توجه در مدیریت مستندات

• تعیین استانداردهای مورد نیاز برای تولید، ذخیره، نگهداری، نام‌گذاری، بازیابی و غیره تمامی مستندات (گزارشات، تصاویر، فیلم، نقشه، درس‌آموخته‌های فردی و سازمانی، تجربیات و غیره)
• از آنجا که مدیریت نوین مستندات در تمامی فرایند مستندات نظارت دارد، بهتر است قالب یا فرمت مشخصی برای هر نوع مستند ایجاد شود.
• ایجاد سطوح دسترسی مناسب به منظور تسهیل در دسترسی آسان با رعایت کامل ضوابط امنیتی به منظور جلوگیری از سرقت اطلاعات و مستندات سازمان
• مدیریت فرآیند تدوین برنامه و رویه مناسب برای تهیه نسخ پشتیبان از مستندات.

سیستم مدیریت مستندات چیست؟

با توجه به تعریف مدیریت مستدات، استفاده از سیستم مدیریت مستندات (DMS)، که نرم‌افزار مدیریت مستندات نیز نامیده می‌شود، در کسب‌وکارها رو به افزایش است و جایگزین روش‌های قدیمی و مبتنی بر کاغذ شده ‌است. اطلاعات ممکن است به روش‌های گوناگون و دستگاه‌های مختلف همچون رایانه‌، تلفن همراه، اسکنر و سایر وسایل به دو صورت فیزیکی (کاغذ) و یا فرمت دیجیتالی تهیه شده‌ باشند.
صرف نظر از منشاء آن، یک چیز مسلم است: مالک می‌خواهد مطمئن شود که در آینده به شکلی ایمن و آسان به تمامی اسناد دسترسی داشته باشد. نه تنها برای مالک، بلکه برای همه افراد مرتبط قابلیت دسترسی حائز اهمیت است.
پیش از این تلاش برای «مدیریت مستندات» در یک کمد یا قفسه بلند و حجیم در سازمان‌ها، با رشد تجارت و بزرگ شدن سازمان‌ها، افزایش روز‌افزون این مستندات نیاز به قفسه‌ها و فضای نگهداری و احتمال ایجاد هرج و مرج و سردرگمی اشتراک‌گذاری با همکاران یا مشتریان مشکلات عدیده‌ای را در پی داشت. همچنین بازیابی این مستندات به صورت دستی  باعث از بین رفتن آن‌ها و نیاز به ثبت مجدد و یا تهیه نسخ متعدد از یک مستند شده و در نتیجه آن سازمان متحمل صرف هزینه‌های هنگفتی می‌شد.
حتی در صورتی‌که انواع مستندات به شکل دیجیتال ولی بدون برنامه و به صورت ساختار نیافته گرد‌آوری و نگهداری شوند نیز هزینه‌های بسیاری را به سازمان تحمیل خواهند کرد.
با این حال، یک نرم‌افزار کارآمد مدیریت مستندات الکترونیکی ابزار مهم و قدرتمندی است که به شما امکاناتی همچون ذخیره‌سازی و نگهداری مناسب، دسترسی آسان، جستجوی سریع، بازیابی و امنیت مناسب را برای شما فراهم می‌کند.
این سیستم‌های مدیریت مستندات به شما امکان افزودن فراداده‌هایی (metadata) را به مستندات می‌دهد که در طبقه‌بندی، شناسایی و بازیابی آن‌ها کمک شایان توجهی به کاربران می‌کند.

نکته: سیستم مدیریت اسناد/مدارک مهندسی (EDMS) سازمان را بر اساس نقش خود در پروژه جهت ارسال، دریافت، بررسی و پی‌گیری وضعیت مدارک مهندسی یاری می‌نماید. با توجه به اینکه در پروژه‌های بزرگ EPC مدارک زیادی می‌بایست تولید و به تأیید کارفرما و یا مشاور برسند وجود این سیستم برای رهگیری تمامی نسخ مدارک (Revision) و نگهداری صحیح تمامی فایل‌ها و سوابق ضروری می‌باشد.

اجزای مهم سیستم‌های مدیریت مستندات

با توجه به تعریف مدیریت مستندات و فرایند مستندسازی، اجزای کلیدی یک سیستم مدیریت مستندات شامل: ثبت و گرد‌آوری، ذخیره‌سازی، فراداده، نسخه، امنیت و نمایه‌سازی می‌باشند که به طور مختصر به آن‌ها می‌پردازیم:

• ثبت و گرد‌آوری: ثبت در مدیریت مستندات به پردازش اسناد کاغذی از طریق اسکن برای فعال‌سازی ذخیره‌سازی در قالب الکترونیکی اشاره دارد. برخی از سیستم‌ها از نرم‌افزار تشخیص نویسه (OCR) برای تبدیل تصاویر دیجیتالی به متن قابل خواندن استفاده می‌کنند. ضبط همچنین شامل پذیرش اسناد در قالب الکترونیکی و سایر فایل‌های مبتنی بر رایانه در سیستم است.
• فراداده: هر سند معمولا دارای ویژگی‌هایی مانند: نوع مدرک، تاریخ تهیه، شناسه‌ سند و غیره می‌باشد که به این ویژگی‌ها، فراداده (metadata) می‌گویند.
• نمایه‌سازی (index): نمایه‌سازی به ردیابی مستندات الکترونیکی ذخیره‌شده در سیستم کمک می‌کند و می‌تواند با توجه به فراداده هر سند،‌کاربران را در روند بازیابی سریعتر، کارآمدتر و دقیق‌تر کمک نماید.
• ذخیره‌سازی: ذخیره‌سازی شامل نحوه‌ ذخیره یک سند در مکان خاصی برای بازیابی می‌باشد.
• بازیابی: عنصر اصلی هر سیستم مدیریت مستندات است زیرا فرایند پیچیده‌ای است که نیازمند رویه و دستورالعملی برای صدور مجوز دسترسی و استفاده می‌باشد. بازیابی با توجه به ایجاد فراداده‌ مناسب برای هر سند و یا در برخی مواقع با جستجوی عبارت خاصی، صورت می‌گیرد.
• نسخه‌بندی: نسخه‌بندی فرآیندی است که از طریق آن یک سند در سیستم یا خارج از سیستم بررسی می‌شود و به کاربران امکان دسترسی به نسخه‌های قبلی یا فعلی سند را می‌دهد. 
• جستجو: سیستم مدیریت اسناد به کاربران اجازه می‌دهد تا اسناد مورد نظر را بر اساس فراداده و یا از طریق جستجو متن، پیدا کرده و بازیابی کند.
• اشتراک‌گذاری: یک سیستم مدیریت مستندات امکان اشتراک‌گذاری و توزیع اسناد را بر اساس مجوزهای مورد نیاز فراهم می‌کند.
• امنیت: اهمیت امنیت اسناد در هر سیستم مدیریت مستندات امری حیاتی به شمار می‌رود. با ظهور تهدیدات امنیتی پیشرفته (بدافزارها، ویروس‌ها و غیره) و احتمال حملات سایبری، ضروری است که سیستم بتواند از مستندات سازمان محافظت کرده و آن‌ها در یک مخزن ایمن ذخیره کند.

تهیه نسخه پشتیبان مستندات

تهیه نسخه پشتیبان از اسناد و مدارک سازمانی جزء مهمی از هر سیستم مدیریت مستندات است. بدون تهیه نسخه پشتیبان و در صورت حملات سایبری، ویروس‌ها و یا بروز حوادث قهری طبیعی، ممکن است تمامی اطلاعات تخریب و یا آسیب ببینند و خسارت جبران‌ناپذیر و هنگفتی رو متوجه سازمان نمایند.

اما مهم‌ترین مزایای استفاده از مدیریت مستندات را می‌توان در موارد زیر خلاصه کرد:

۱-    ذخیره سازی و نگهداری مدرن از اطلاعاتی که برای مجموعه خیلی حیاتی هستند.

۲-    افزایش بهره وری سازمان؛ از بالارفتن سرعت ارتباط بین کارمندان تا کاهش مراحل پیچیده انجام یک پرونده.

۳-    افزایش قدرت کنترل روی زمان و مدیریت کردن آن توسط افرادی که هرکدام به نوعی با اسناد و مدارک درگیرند.

۴-    کاهش هزینه‌های سازمان؛ از کاهش هزینه کاغذ تا هزینه نگهداری از اسناد و مدارک.

۵-    دسترسی بدون محدودیت به اسناد و مدارک. به ویژه در زمانی که از یک EDMS تحت وب استفاده می‌شود.

۶-    ساده‌سازی مراحل ویرایش و ایجاد تغییرات روی اسناد.

۷-    بالارفتن سطح امنیت اسناد و مدارک به دلیل غیر فیزیکی شدن شیوه نگهداری و مراقبت از آن‌ها.

چه موارد و اجزای کلیدی در یک نرم افزار مدیریت اسناد باید وجود داشته باشد؟

• نرم افزار مدیریت مستندات باید روندهای کاغذی انجام امور را کاهش دهد

یک EDMS خوب باید این قابلیت را داشته باشد که کاغذ بازی را در سازمان با ساختار فایل‌های دیجیتالی جا به جا کند. در واقع یک EDMS مناسب یک گردش کار دیجیتالی یکپارچه برای اسناد الکترونیکی را در اختیار سازمان قرار می‌دهد.

نرم افزار آرشیو اسناد خوب به جای استفاده از فرآیندهای دستی و کاغذی، همان کار را به روشی کارآمدتر و مقرون به صرفه تر و البته فضای ذخیره سازی کمتر و به کمک نرم افزار انجام می‌دهد. یک EDMS قابل اعتماد یک رویکرد کابینت-کشو-پوشه ارائه می‌دهد که به راحتی توسط کاربران قابل درک است.

• باید یک آرشیو دیجیتال امن و مطمئن را فراهم کند

یک سیستم مدیریت مستندات قوی باید به اندازه کافی ایمن و مطمئن باشد تا بتواند تمام اسناد حیاتی سازمان را ذخیره کند. نرم افزار EDMS باید بتواند از داده‌های ذخیره شده در برابر افراد خارجی (افرادی که اجازه استفاده از نرم افزار را ندارد) یا هر فرد و نهادی بدون رضایت مناسب برای بررسی سیستم محافظت کند.

• باید تحت وب یا web based باشد

یک EDMS خوب باید تحت وب باشد. این موضوع باعث صرفه جویی زیادی در زمان کارمندان می‌شود. به ویژه برای سازمان‌هایی که با بخشی از کارمندان خود به صورت Remote یا از راه دور کار می‌کنند.

• باید کارکردن با آن بسیار راحت باشد (رابط کاربری ساده)

یک EDMS کاربر پسند زمانی می‌تواند هدف واقعی خود را در افزایش سرعت و چابکی سازمان حفظ کند که پروسه انجام کار توسط کاربر را ساده کند. یک سیستم مدیریت اسناد قوی باید بتواند به پردازش سریع‌تر و دقیق‌تر اطلاعات دست یابد و یکی از ابزارهای رسیدن به این مهم آن است که کار کردن با آن EDMS آنقدر راحت باشد که کاربر دغدغه دیگری به جز سرعت و دقت انجام امور نداشته باشد. این سیستم همچنین باید به اندازه کافی ساده باشد تا هر کارمند بتواند از آن استفاده کند.

• باید بتوان در آن سطوح دسترسی تعریف کرد

یکی از ویژگی‌های مهم در سیستم مدیریت اسناد، امنیت دسترسی به اطلاعات است. یکی از اصلی‌ترین ویژگی‌های یک سیستم مدیریت مستندات خوب این است که بتوان در آن سطوح دسترسی تعریف کرد. این سطوح دسترسی باید در تک تک جزئیات یک پرونده قابلیت اجرا شدن داشته باشد.

نباید امنیت پرونده‌های دیجیتالی شده به واسطه ورود آن‌ها به یک نرم افزار به خطر بیفتد. موضوعی که به سادگی و با قابلیت سطح دسترسی اعمال شدنی است.

• قابلیت گزارش‌گیری داشته باشد

خیلی مهم است که بتوان از اطلاعات پرونده‌هایی که در یک EDMS ذخیره شده، گزارش‌های مستند در قالب‌های متفاوت و بر اساس فیلدهای مختلف تهیه کرد.

• امکان پیوست فایل‌های زیاد روی هرپرونده وجود داشته باشد

ممکن است اینطور  به نظر برسد که یک پرونده حاوی چند برگ اطلاعات است. اما ممکن است پرونده‌هایی وجود داشته باشند که تعداد متنابهی فایل به آن‌ها مربوط باشد. به طور مثال پرونده‌های پرسنلی از نظر ظاهری فقط یک برگ کاغذ با اطلاعات اصلی کارمند هستند. اما در واقع حاوی اطلاعات زیادی از جمله رزومه، پورتفولیو، عکس، نمونه کارها و … باشند. یک EDMS خوب باید امکان ضمیمه کردن تعداد زیادی فایل را داشته باشد.

• شیوه‌های مختلفی برای فایل بندی اسناد و مدارک در آن وجود داشته باشد

مهم است که فایل‌های دیجیتالی سازمان خود را به شیوه‌ای دسته بندی کنید که برایتان راحت است. این شیوه می‌تواند همان شیوه بایگانی اسناد فیزیکی باشد. به هر حال چنین محدودیتی نباید در نرم افزار EDMS انتخابی شما وجود داشته باشد.

در قسمت های دیگر (نرم افزارهای کاربردی) مطالبی درخصوص معرفی برخی از این نرم افزارها ارائه شده است...

لینک ها و مطالب مرتبط:

EDMS چیست؟ معرفی سیستم مدیریت مدارک مهندسی (EDMS) - امکانات و قابلیت ها

قابلیت های نرم افزارهای کنترل مدارک مهندسی (Abilities of EDMS Software)

مدیریت مدارک و مستندات

مزایای مستند سازی

دسته بندی انواع مدارک مهندسی بر اساس میزان اهمیت

معرفی نرم افزار SharePoint تحت وب

برخی از نرم افزارهای پرکاربرد برای کنترل مدارک مهندسی

چرا مستندسازی مهم است؟ پاسخ به چرا های مستند سازی...

تفاوت EDMS و CMS

سیستم بایگانی الکترونیک

سیستم بایگانی مکانیزه

عناوین یادداشت‌ها

صفحه اصلی

نکته: اولین گام در استفاده از نرم افزار EDMS جمع آوری و دیجیتالی کردن یا اسکن اسناد از جمله اسناد کاغذی و فایل‌های دیجیتالی است. هنگامی که اطلاعات به طور موثر اسکن و ذخیره شد، نوبت EDMS است که به شما کمک کند اطلاعات خود را سازماندهی، تجزیه و تحلیل و استفاده کنید تا گردش کار و فرآیندهای سازمانی خود را بهبود بخشید.

صفحه اصلی

https://ali-mohammadi-dcc.blogsky.com/