مفهوم فرآیند، فرآیند نویسی و شاخص ها

ﻓﺮآﯾﻨﺪ:

ﮔﺮوﻫﯽ از وﻇﯿﻔﻪ ﻫﺎی ﻫﻢ  ﭘﯿﻮﻧﺪ اﺳﺖ ﮐﻪ ﺑﺎ ﻫﻤﺪﯾﮕﺮ ﻧﺘﯿﺠﻪ ای را اﯾﺠﺎد ﻣﯽ ﮐﻨﻨﺪ.

فرآیند مجموعهای مشخص و مرتب شده از فعالیتهای کاری در یک محدوده زمانی و مکانی معین است که شروع و خاتمه آن مشخص شده است و با تعریف روشنی از ورودیها و خروجیها، ساختاری برای عملکرد ارائه می دهد.

تعریف فرآیند:

1-  مجموعه فعالیتهایی است که داده ها ( ورودیها ) را به ستانده ها ( خروجیها ) تبدیل می کند .
2- یک فعالیت که با استفاده از منابع و بصورت هدایت شده در جهت کسب توانایی برای تبدیل داده ها به ستانده ها عمل می کند را می توان به عنوان یک فرایند در نظر گرفت.

تعریف نگرش:

رویکرد و زاویه ای که آدمی از روزنه و یا از طریق آن ، به تحلیل پدیده های پیرامون خود پرداخته و ارتباطات بین خود و آنها را تعیین و برقرار می سازد .

مفاهیم و واژگان:

ﻋﻨﻮان ﻓﺮآﯾﻨﺪ (Process Title)

نامی ﺍﺳﺖ ﮐﻪ ﻓﺮﺁﻳﻨﺪ ﺭﺍ ﺑﺎ ﺁﻥ ﻣﻲ ﺷﻨﺎﺳﻴﻢ .

ﺗﻮﺻﻴﻪ : ﺳﺎﺩﻩ ﻭ ﺩﺭ ﺑﺮ ﮔﻴﺮﻧﺪﻩ ﻣﻔﻬﻮﻡ ﺑﺎﺷﺪ. (طراحی ﻣﺤﺼﻮﻝ ﺟﺪﻳﺪ/ ﺧﺮﻳﺪ ﺍﻗﻼﻡ ﺗﻮﻟﻴﺪی)

ﻫﺪف ﻓﺮآﯾﻨﺪ (Process Purpose)

ﺑﻴﺎﻥ ﮐﻨﻨﺪﻩ ﻣﻘﺼﻮﺩ ﻭ ﻫﺪﻓﻲ ﺍﺳﺖ ﮐﻪ ﺍﺯ ﺍﺟﺮﺍی ﻓﺮﺁﻳﻨﺪ ﺗﻌﻘﻴﺐ ﻣﻲ ﮐﻨﻴﻢ .

ﺗﻮﺻﻴﻪ : ﮔﻮﻳﺎ ﻭ ﺷﻔﺎﻑ ﺑﺎﺷﺪ. (ﺗﺎﻣﻴﻦ ﺍﻗﻼﻡ ﻣﻮﺭﺩ ﻧﻴﺎﺯ ﻭﺍﺣﺪﻫﺎی ﺗﻮﻟﻴﺪی)

داﻣﻨﻪ ﻓﺮآﯾﻨﺪ (Process Scope)

ﻣﺸﺨﺺ ﮐﻨﻨﺪه دﻗﯿﻖ اﯾﻨﮑﻪ ﻓﺮآﯾﻨﺪ از ﮐﺠﺎ ﺷﺮوع و ﺑﻪ ﮐﺠﺎ ﺧﺘﻢ ﻣﯽ ﺷﻮد،  ﺷﺎﻣﻞ ﭼﻪ ﻣﯽ ﺷﻮد و  ﭼﻪ ﭼﯿﺰ  را ﺷﺎﻣﻞ ﻧﻤﯽ ﺷﻮد.

ﺗﻮﺻﯿﻪ : ﮔﻮﯾﺎ و ﺷﻔﺎف ﺑﺎﺷﺪ (از ورود درﺧﻮاﺳﺖ ﮐﺎﻻ ﺑﻪ ﺗﺪارﮐﺎت ﺗﺎﭼﯿﺪﻣﺎن اﻗﻼم ﺧﺮﯾﺪاری ﺷﺪه در اﻧﺒﺎر)

دروﻧﺪاد های ﻓﺮآﯾﻨﺪ (Process Inputs)
ﺁﻥ ﭼﻴﺰﻫﺎیی ﮐﻪ ﺩﺭ ﻓﺮﺁﻳﻨﺪ ﺑﻪ ﺧﺮﻭجی ﺗﺒﺪﻳﻞ ﻣﻲ ﺷﻮﻧﺪ ﻗﺎﺑﻞ ﻟﻤﺲ tangible (ﻳﺎ ﻏﻴﺮﻗﺎﺑﻞ ﻟﻤﺲ باشند)

ﻣﺜﺎﻝ : ﻣﻮﺍﺩ ، ﺗﺠﻬﻴﺰﺍﺕ ، ﺍﻃﻼﻋﺎﺕ ، ...

ﺑﺮوﻧﺪاد های ﻓﺮآﯾﻨﺪ (Process Outputs)

ﺧﺪﻣﺖ ﻳﺎ ﻣﺤﺼﻮلی ﮐﻪ ﺑﺎﻳﺪ ﺑﺎ ﺧﻮﺍﺳﺘﻪ ﻫﺎی ﺍﺯ ﭘﻴﺶ ﺗﻌﻴﻴﻦ ﺷﺪﻩ ﻣﻄﺎﺑﻘﺖ ﺩﺍﺷﺘﻪ ﺑﺎﺷﺪ. می ﺗﻮﺍﻧﻨﺪ ﻗﺎﺑﻞ ﻟﻤﺲ ﻳﺎ ﻏﻴﺮ ﻗﺎﺑﻞ ﻟﻤﺲ ﺑﺎﺷﻨﺪ.

ﻣﺜﺎﻝ : ﻗﻄﻌﻪ ﺗﻮﻟﻴﺪ ﺷﺪﻩ ، ﺩﺍﺩﻩ ﻫﺎی ﺍﻳﺠﺎﺩ ﺷﺪﻩ ، ﺳﻮﺍﺑﻖ ، ...

کنترل فرآیند (Process Control)

ﮐﻨﺘﺮل ﻓﺮآﯾﻨﺪ ﻧﻈﺎﺭﺕ ﻭ ﮐﻨﺘﺮلی ﺍﺳﺖ ﮐﻪ ﺑﺮ ﻓﺮﺁﻳﻨﺪ، ﺗﺤﻤﻴﻞ میﺷﻮﺩ. می تواند داخلی ﻳﺎ خارجی ﺑﺎﺷﺪ.

ﻣﺜﺎﻝ : ﻣﺸﺘﺮی ، ﻗﺎﻧﻮﻥ ، ﺭﻭﺷﻬﺎی داخلی ﺳﺎﺯﻣﺎﻥ ، ﻣﻤﻴﺰی ﻫﺎی داخلی ، ...

ﺍﺛﺮبخشی ﻓﺮﺁﻳﻨﺪ (Process Effectiveness)

توانایی ﻓﺮﺁﻳﻨﺪ ﺩﺭ ﺣﺎﺻﻞ ﻧﻤﻮﺩﻥ ﻧﺘﺎﻳﺞ ﻃﺮﺡ ﺭﻳﺰی ﺷﺪﻩ ﻭ ﻣﻌﻴﻦ.

ﺷﺎﺧﺺ ﻫﺎی ﻓﺮﺁﻳﻨﺪ (Process Indicator) 

ﺍﺭﺯشی ﻛﻪ می ﺗﻮﺍﻧﺪ ﺑﺮﺍی ﺗﺸﺨﻴﺺ ﺍﺛﺮبخشی ﻓﺮﺁﻳﻨﺪ ﺑﻪ ﻛﺎﺭ ﺑﺮﺩﻩ ﺷﻮﺩ.

توﺟﻪ : ﻣﻌﻴﺎﺭ ﺑﺎ ﺷﺎﺧﺺ ﻣﺘﻔﺎﻭﺕ ﺍﺳﺖ. ﻣﻌﻴﺎﺭ ﻳﻚ ﺍﻧﺪﺍﺯﻩ ﺍﺳﺖ.

فرآیند و نگرش فرآیندی:

ﻫﺮ فعالیتی ﻛﻪ ﺍﺯ منابعی ﺑﺮﺍی ﺗﺒﺪﻳﻞ ﻭﺭﻭﺩی ﻫﺎ ﺑﻪ خروجی ﻫﺎ ﺍﺳﺘﻔﺎﺩﻩ می ﻛﻨﻨﺪ، ﺑﻪ ﻋﻨﻮﺍﻥ ﻳﻚ ﻓﺮآﻳﻨﺪ ﻣﺤﺴﻮﺏ می ﮔﺮﺩﺩ. ﺳﺎﺯﻣﺎﻧﻬﺎ ﺑﺎﻳﺪ ﻓﻌﺎﻟﻴﺘﻬﺎ ﻭ ﻣﻨﺎﺑﻊ ﺭﺍ ﺩﺭ ﻗﺎﻟﺐ ﻓﺮﺍﻳﻨﺪﻫﺎی ﻣﺮﺗﺒﻂ ﺑﻪ ﻫﻢ ﻣﺪﻳﺮﻳﺖ ﻛﻨﻨﺪ.

 ﺑﻪ ﻋﻤﻞ ﺷﻨﺎﺳﺎیی ﻭ ﻣﺪﻳﺮﻳﺖ ﻧﻈﺎم مند ﻓﺮآﻳﻨﺪﻫﺎی ﻣﻮﺟﻮﺩ ﺩﺭ ﻳﻚ ﺳﺎﺯﻣﺎﻥ ﻭ ﺑﻪ ﻭﻳﮋﻩ ﺗﻌﺎﻣﻼﺕ ﻣﻴﺎﻥ ﭼﻨﻴﻦ ﻓﺮﺍﻳﻨﺪﻫﺎیی ﻧﮕﺮﺵ ﻓﺮآﻳﻨﺪی ﮔﻮﻳﻨﺪ.

نگرش فرآیندی یعنی:

توجه به پدیده های اطراف و پیرامون و نگاه به آنها در قالب شناسایی مجموعه فعالیت هایی که داده ها را تبدیل به ستانده ها می نماید . این رویکرد هم در پی تبیین ارتباطات داخلی موجود بین فرآیندهای فرعی و هم تعیین ارتباطات بین فرآیندهای اصلی است .

نگرش فرآیندی:

هر فعالیتی که منابعی را به خدمت گرفته و آنرا در جهت تبدیل ورودی به خروجی مدیریت نماید ، بعنوان فرآیند در نظر گرفته می شود.

در نگرش فرآیندی موارد ذیل شدیداً توصیه می گردد:

- شناسایی فرآیندهای موجود در سیستم
- درک ارتباط و تاثیرات میان این فرآیندها
- مستندسازی فرآیندها
- کنترل موثر عملکردها / فرآیندها

مزایای نگرش فرآیندی:

1- برای کارکرد موثر یک سازمان ، شناسایی و اداره فعالیت های به هم وابسته ضروری است.

2-نگرش فرآیندی ، به سازمان امکان می دهد تا روی ارتباط بین تک تک فرآیندهای موجود در مجموعه ای از فرآیندها و نیز ترکیب و تعامل آنها، کنترل مستمر داشته باشد.

موارد مهم در نگرش فرآیندی سیستم مدیریت کیفیت:

- درک و تامین نیازمندی ها

- شناسایی و تشریح فرآیندها در قالب واژه های ارزش افزوده

- تعیین نتایج عملکرد فرآیند و اثربخشی آن

- بهبود مستمر فرآیندها بر اساس اندازه گیری های عینی

نگرش فرآیند گرا / نگرش سازمان گرا

تمرکز بر فرآیند:

- فرآیند منشا مشکل است.

- اندازه گیری عملکرد فرآیند.

- تغییر فرآیند.

- همیشه می توان فرآیند را بهبود داد.

- از بین بردن موانع.

- توسعه افراد.

تمرکز بر سازمان:

- کارکنان منشا مشکلات هستند.

- اندازه گیری عملکرد کارکنان.

- تغییر کارکنان.

- همیشه می توان یک فرد بهتر یافت.

- افزایش انگیزه کارکنان.

- کنترل کردن کارکنان.

نحوه ثبت فرآیند:

- فلو چارت یا نقشه فرآیند

- نگارش اِنشایی

تعریف الگوریتم:

هر دستورالعملی که مراحل انجام کاری را با زبانی دقیق و با جزئیات کافی بیان نماید بطوریکه ترتیب مراحل و شرط خاتمه عملیات در آن کاملا“ مشخص شده باشد را الگوریتم گویند.

ادامه تعریف الگوریتم:

- منظور از زبان دقیق، آن است که الگوریتم دقیقا“ به همان صورتیکه مورد نظر نویسنده است اجرا گردد.

- منظور از جزئیات کافی، آن است که در طول اجرای الگوریتم عملیات ناشناخته پیش نیامده و باعث انحراف از مسیر و هدف اصلی نگردد.

- منظور از ترتیب مراحل، آن است که مراحل اجرای الگوریتم قدم به قدم و با رعایت تقدم و تأخر مشخص شده باشد.

- منظور از شرط خاتمه، پایان پذیر بودن الگوریتم می باشد و به هر حال الگوریتم باید در زمانی دلخواه و تحت شرایط یا شرایط داده شده خاتمه پذیرد.

فلوچارت (Flowchart) ، نمودار جریان:

اﺳﺘﻔﺎده از ﺟﻤﻼت ﺑﺮای اﻟﮕﻮرﯾﺘﻢ ﻫﺎﯾﯽ ﮐﻪ ﺳﺎده ﻫﺴﺘﻨﺪ و ﺗﻌﺪاد دﺳﺘﻮراﻟﻌﻤﻞ ﻫﺎﯾﺸﺎن ﮐﻢ اﺳﺖ، ﻣﻨﺎﺳﺐ و ﮐﺎرآﻣﺪ اﺳﺖ.

ﻣﻌﻤﻮﻻً درک ﯾﮏ اﻟﮕﻮرﯾﺘﻢ و دﻧﺒﺎل ﮐﺮدن دﺳﺘﻮراﻟﻌﻤﻞ ﻫﺎی آن ﺑﺎ ﺷﮑﻞ، راﺣﺖ ﺗﺮ از ﻧﻮﺷﺘﻦ آن ﺑﺼﻮرت ﻣﺘﻦ ﻣﯽ ﺑﺎﺷﺪ. ﻟﺬا اﻟﮕﻮرﯾﺘﻢ را ﺑﺎ ﻓﻠﻮﭼﺎرت ﻧﻤﺎﯾﺶ ﻣﯽ دﻫﻨﺪ.

 ﺑﯿﺎن ﺗﺼﻮﯾﺮی اﻟﮕﻮرﯾﺘﻢ.

ﻓﻠﻮﭼﺎرت:

- ﺑﯿﺎن ﺗﺼﻮﯾﺮی اﻟﮕﻮرﯾﺘﻢ.

-  ﻣﺮاﺣﻞ اﻧﺠﺎم ﮐﺎر ﺑﺎ اﺷﮑﺎل ﻫﻨﺪﺳﯽ ﻧﺸﺎن داده ﻣﯽ ﺷﻮﻧﺪ.

- ﻣﺮاﺣﻞ اﻧﺠﺎم ﮐﺎر ﺗﻮﺳﻂ ﺧﻄﻮط ﺑﻪ ﻫﻢ وﺻﻞ ﻣﯽ ﮔﺮدﻧﺪ.

ﭼﻪ زﻣﺎﻧﯽ ﺑﻪ ﻓﻠﻮﭼﺎرت ﻧﯿﺎز دارﯾﻢ:

- ﺑﺮای ﺗﻮﺳﻌﻪ درک از ﭼﮕﻮﻧﮕﯽ ﻓﺮآﯾﻨﺪ اﻧﺠﺎم ﺷﺪه اﺳﺖ.

- ﺑﺮای ﻣﻄﺎﻟﻌﻪ ﯾﮏ ﻓﺮآﯾﻨﺪ ﺑﺮای ﺑﻬﺒﻮد اﺳﺖ.

- ﺑﺮای ﮐﻤﮏ ﮐﺮدن ﺑﻪ دﯾﮕﺮان ﮐﻪ ﯾﮏ ﻓﺮآﯾﻨﺪ ﭼﮕﻮﻧﻪ اﻧﺠﺎم ﻣﯽ ﮔﯿﺮد؟

- ﺑﺮای ﺑﯿﺎن ارﺗﺒﺎط ﺑﻬﺘﺮ ﺑﯿﻦ اﻓﺮاد درﮔﯿﺮ ﺑﺎ  ﻓﺮآﯾﻨﺪ.

- ﻫﻨﮕﺎم ﺑﺮﻧﺎﻣﻪ رﯾﺰی در ﻣﻮرد ﭘﺮوژه.

ﻣﺮاﺣﻞ ﺗﮭﯿه اﻟﮕﻮرﯾﺘﻢ:

ﺑﺮای ﺗﻬﯿﻪ ﯾﮏ اﻟﮕﻮرﯾﺘﻢ ﺧﻮب و ﮐﺎرآﻣﺪ ﺑﺎﯾﺪ ﻣﺮاﺣﻞ ﺧﺎﺻﯽ اﺟﺮا ﺷﻮﻧﺪ:

1- ﺗﻌﺮﯾﻒ دﻗﯿﻖ ﻣﺴﺌﻠﻪ: ﺑﺎﯾﺪ ﻣﺴﺌﻠﻪ را ﺗﺠﺰﯾﻪ و ﺗﺤﻠﯿﻞ ﮐﺮده ﺗﺎ ﮐﻮﭼﮑﺘﺮﯾﻦ اﺑﻬﺎﻣﯽ در ﻓﻬﻢ آن وﺟﻮد ﻧﺪاﺷﺘﻪ ﺑﺎﺷﺪ.

2- ﺗﻌﯿﯿﻦ ﻋﻮاﻣﻞ اﺻﻠﯽ (ﻣﺘﻐﯿﯿﺮﻫﺎی) ﻣﻮرد ﻧﯿﺎز.

3- ﺗﻌﯿﯿﻦ ورودی و ﺧﺮوﺟﯽ ﻣﺴﺌﻠﻪ (داده ﻫﺎ و اﻃﻼﻋﺎت)

4- ﺑﺮرﺳﯽ راه ﺣﻞ ﻫﺎی ﻣﺨﺘﻠﻒ ﻣﺴﺌﻠﻪ.

5- اﻧﺘﺨﺎب ﯾﮏ راه ﺣﻞ ﻣﻨﺎﺳﺐ.

6- اﺷﮑﺎل زداﯾﯽ.

ﺳﯾﺳﺗم (SYSTEM) :

تصویر فرآیند:

روش تهیه فرآیند:

1- تصمیم در مورد اینکه چه می خواهیم بنویسیم. (چه موضوعی را می خواهیم در قالب فرآیند بنویسیم)

2- تعیین مرز فرآیند. ( از کجا و چگونه شروع می شود و چگونه و چه زمانی پایان می یابد)

3- هر آنچه که به ذهن می رسد را در جایی ثبت کنید.

4- فعالیت ها را در توالی منطقی ترتیب دهید.

5- پس از نوشتن تمام مراحل فرایند از صحت آنها و اینکه قسمتی از قلم نیفتاده مطمئن شوید.

6- فرآیند را به فرد صاحب نظر جهت تایید آن اعلام کنید.

انواع فرآیندها:

فرآیندها به چهار دسته اصلی ذیل تقسیم می شوند:

- فرآیندهای هسته ای
- فرآیندهای اصلی
- فرآیندهای پشتیبانی
- فرآیندهای مدیریتی

فرآیندهای هسته ای:

این دسته از فرآیندها هدف اصلی از تشکیل سازمان می باشند، به عبارت دیگر این فرآیندها مرتبط با محصولات تولیدی یا خدمات ارائه شده توسط سازمان هستند.
یک سازمان به تعداد محصولات یا خدمات ارائه شده به مشتریانش، فرآیند هسته ای دارد.

فرآیندهای اصلی:

این دسته از فرآیندها باعث تحقق فرآیند هسته ای می شوند، به طوری که اگر این فرآیندها وجود نداشته باشند فرآیند هسته ای محقق نمی گردد.

فرآیندهای پشتیبانی:

این فرآیندها باعث اجرای اثربخش فرآیندهای اصلی می گردند .

فرآیندهای مدیریتی:

مجموعه فرآیندهایی را گویند که در حیطه وظایف مدیریت ارشد سازمان می باشد.

مدیریت فرآیند:

بر اساس تعریف دمینگ مدیریت بر فرآیند شامل چهار بخش ذیل می باشد:
PLAN -1 طرح ریزی
DO -2 اجرای برنامه
CHECK -3 بررسی و کنترل
ACTION -4 اقدامات
- چهار مرحله فوق تحت عنوان چرخه دمینگ مطابق شکل زیر معروف شد.

نقشه فرآیند:

 نمونه شناسنامه فرآیند:

تعریف شاخص:

- استفاده از ملاک ها و اصولی که خصوصیات کیفی را در قالب کمیت بیان  کرده و آنها را قابل بررسی و ارزشیابی می کند، شاخص نام می گیرد.
- شاخص ها معمولاً از نظریه ها، نگرش ها و یا موقعیت ها سرچشمه می گیرند و  مانند علائمی که مسیر را مشخص می کند، می توانند مورد استفاده قرار
گیرند. معمولاً برای اطمینان از نتیجه گیری ها و نشان دادن شرایط و اوضاع بیش از یک شاخص را مورد استفاده قرار می دهند تا احتمال بروز خطاها
را به حداقل برسانند.

براساس شاخص ها می توان:

به تشریح وضعیت سازمانها از لحاظ برنامه ریزی و یا انجام تحقیقات علمی پرداخت و در روند تغییرات، آنها را بررسی کرد؛
شاخصها معیار مناسبی برای ارزشیابی شمرده می شوند؛
شاخصها برای پیش بینی روند کارها مورد استفاده قرار می گیرند.

شاخص های بهبود فرآیند:

معمولا ٣ نوع شاخص برای فعالیت ھای بھبود فرآیند مفید است:

١. شاخص ھای پیامد : متداول ترین آن رضایتمندی مشتریان است.
٢. شاخص ھای برونداد
٣. شاخص ھای فرآیند

.

.

.