وظیفه اصلی مدیریت پروژه
از وظایف اصلی مدیریت پروژه می توان به :
- ایجاد هماهنگی لازم در اجرای فعالیت ها برای کاربرد مناسب منابع و امکانات به منظور رسیدن به هدف نهایی پروژه اشاره نمود.
برای انجام وظایف مدیر پروژه به : برنامه ریزی ، سازماندهی ، رهبری و کنترل نیاز دارد . و از موضوعات اصلی که مدیریت پروژه همیشه باید آنها را تحت نظر داشته باشد عبارتند از:
- کمیت ها و کیفیت ها را چگونه باید تعیین نمود؟
- آیا کارایی و اثر بخشی در سازمان اجرا می شود یا نه؟
- ریسک های پروژه را چگونه می توان خنثی یا اثر بخش نمود؟
بازوی اصلی مدیریت پروژه در راستای اجرای اهداف خود واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه می باشد ، این واحد با نظارت جزء به جزء و تهیه و ارائه دقیق ترین گزارشات به مدیران پروژه منبع اصلی تصمیمات کلان سازمان می باشد.
- کمیت ها و کیفیت ها را چگونه باید تعیین نمود؟
کمیت ها
برای پاسخ به این سوال باید از ابزار و تکنیک های : برنامه ریزی ، برنامه زمانبندی ، تخصیص و تسطیح منابع و روش های آن و همچنین از روش های موازنه هزینه و زمان استفاده نمود.
کیفیت ها
بعد از تعیین کمیت ها باید معیار های کیفی مورد توجه قرار گیرد این معیار ها در قالب استاندارد ها و دستورالعمل ها برای اجرای پروژه های مختلف در دسترس می باشند که باید با توجه به نوع و شرایط پروژه تمامی الزامات آنها رعایت شود.
- آیا کارایی و اثر بخشی در سازمان اجرا می شود یا نه؟
ابتدا لازم اصل با معانی کارایی و اثر بخشی آشنا شویم:
- کارایی
به میزان منابع استفاده شده برای انجام یک فعالیت کارایی (راندمان) گفته می‌شود در این حالت افزایش کارایی به معنای کاهش اتلاف در منابع می باشد.
- اثر بخشی
به میزان همسو بودن فعالیت‌ها برای رسیدن به اهداف تعیین‌شده اثر بخشی می گویند. در این حالت افزایش اثر بخشی به معنای همسو بودن فعالیت ها به اهداف تعیین شده می باشد.
به بیان ساده تر کارایی و اثر بخشی یعنی
کار را درست انجام دهیم
کار درست را انجام دهیم
- ریسک های پروژه را چگونه می توان خنثی یا اثر بخش نمود؟
ریسک جزو لاینفک یک پروژه می باشد و باید با مدیریت صحیح و سیستماتیک با آن برخورد شود . ریسک در پروژه جنبه های منفی و وثبت دارد در واقع می توان آن را فرصت ها و تهدید ها نیز تعریف نمود .
مدیریت پروژه ابتدا باید شیوه مدیریت ریسک را تعیین نماید و در مراحل بعد از شناسایی ریسک با تحلیل درست ریسک نسبت به مدیریت آن اقدام نماید.
