قابلیت های نرم افزارهای کنترل مدارک مهندسی (Abilities of EDMS Software)

نرم افزار کنترل مدارک مهندسی یا EDMS (Engineering "Data" Or "Documents" Management System) یک سیستم جامع برای مدیریت اطلاعات و کنترل مدارک در فاز مهندسی پروژه‌ها می‌باشد. این سیستم تمامی مقوله‌هایی که به نوعی در یک پروژه در ارتباط با مدارک می‌باشد را در بر می گیرد.

حوزه EDMS از یک طرف با تحقق مسائل رایج در هر پروژه، به وضعیت گردش مدارک و تعاملات مربوط به آن در سازمان پرداخته و از طرف دیگر منابع انسانی پروژه و به تبع آن به مقوله‌های مدیریت پرسنل، ساختار سازمان، ساختار پروژه و Resource Plan را مدیریت می‌کند و در نهایت با تلفیق این دو مقوله و قابلیت تعریف برنامه زمانبندی، با ارائه گزارشات متنوع به بخش کنترل پروژه مرتبط می‌شود.

علاوه بر این مباحث، کنترل مدارک مهندسی (EDMS) برای مدیریت کامل‌تر یک مجموعه مهندسی، مباحث دیگری همچون آرشیو فنی برای مدیریت مکاتبات و صورت جلسات، گزارش کارکرد پرسنل یا تایم شیت برای مدیریت منابع انسانی و بررسی کارکرد واقعی نیروی شاغل در یک پروژه را نیز در خود جای داده است.

قابلیت های نرم افزار کنترل مدارک مهندسی (DCC)

• امکان تعریف پروژه های مهندسی.
• امکان تعریف رویه هماهنگی پروژه و انجام تنظیمات توسط کاربر ادمین.
• امکان تعریف Numbering  پروژه جهت شماره گذاری خودکار.
• امکان انتقال (Import) اطلاعات داکیومنت لیست (MDR) از اکسل به سیستم.
• امکان تعریف فیلدهای سفارشی برای مدارک مطابق با شرایط هر پروژه.
• نمایش لیست مدارک در قالب شکست فعالیت‌های پروژه های.
• امکان ثبت ترانسمیتال با تخصیص خودکار شماره ترنسمیتال، وضعیت (Status) مدارک و رویژن.
• قابلیت آپلود فایل های Issue شده در سیستم.
• امکان تولید برگه ترنسمیتال بر اساس فرمت مصوب پروژه.
• نمایش مدارک بر اساس ترنسمیتال‌ها.
• امکان رزرو شماره ترنسمیتال برای صدور بعدی.
• قابلیت ثبت توضیحات تکمیلی بر روی مدارک.
• امکان ثبت کامنت شیت صادره از سوی کارفرما با قابلیت شماره گذاری خودکار.
• قابلیت تشخیص صدور کامنت بیش از یک بار و امکان ثبت دوباره کاری و مسئول آن جهت استخراج اضافه کاری ها.
• امکان نمایش و دسته بندی مدارک بر اساس کامنت شیت های صادره.
• قابلیت تولید کامنت شیت و کاورشیت مربوط به آن بر اساس فرمت مصوب پروژه.
• قابلیت ثبت Reply Sheet با امکان ثبت نوع پاسخ پیمانکار به کامنت صادره از سوی کارفرما.
• امکان ثبت پاسخ کارفرما بر روی Reply Sheet صادره (Conclusion).
• امکان تولید Reply Sheet در فرمت مصوب پروژه.
• امکان ثبت اطلاعات مربوط به مدارک Hold.
• امکان برقراری ارتباط بین مکاتبات و مدارک و مستندات در کلیه بخش های نرم افزار کنترل مدارک مهندسی (EDMS).
• سیستم یادآوری و هشدار جهت آگاهی از تاخیرها.
• سیستم نوتیفیکیشن (Notification) برای تراکنش ها.

گردش داخلی مدارک مهندسی

• امکان تعریف فرآیند دست گردانی اسناد و مدارک با دو رویکرد تهیه مدارک در تیم طراح یا بررسی مدارک در تیم کارفرما یا مشاور.
• قابلیت تعریف موجودیت های مختلف و نقش های درگیر در فرآیند بررسی و تهیه مدارک.
• ابزار قدرتمند گرافیکی برای ترسیم فلو (فرآیند) دست گردانی.
• امکان تعریف فرآیند Issue و دست گردانی مدارک در تیم طراحی مهندسی.
• قابلیت تعریف فرآیند بررسی مدارک تهیه شده توسط تیم کارفرما یا مشاور.
• قابلیت تعریف اکشن های مختلف در مسیر تعریف فرآیند.
• امکان تعریف ماتریس توزیع به ازای هر مدرک به صورت جداگانه و با رعایت سطح دسترسی در خصوص مدارکی که در بررسی یا تهیه آنها بیش از یک واحد دخیل می باشند.
• امکان انتقال یکباره (Import) ماتریس توزیع پروژه از طریق نرم افزار اکسل.
• امکان تعریف سطوح دسترسی در مسیر فرآیند و به ازای هر یک از نقش های تعریف شده.
• ارائه کارتابل کاربری مجزا به ازای هر نقش کاربر.
• تشخیص زمان مجاز برای تهیه یا بررسی مدارک وارد شده در فرآیند بر اساس برنامه زمانبندی و زمان مجاز برای پاسخگویی.
• امکان تعیین زمان مجاز در زمان تخصیص یک مدرک از یک مرحله به مرحله بعد.
• امکان آپلود فایل ها در هر مرحله از فرآیند مطابق با تعریف ادمین در زمان ترسیم فلوی گردش کار.
• امکان ثبت تایم شیت در مسیر دست گردانی مدارک.
• ابزار تجمیع نظرات و کامنت های ارائه شده در قالب یک کامنت واحد.
• امکان مشاهده جزئیات گردش مدارک در هر مرحله از کار و در هر بخش از سیستم.
• امکان مشاهده زمان صرف شده برای کار روی هر مدرک و مسئول یا مسئولین بروز تاخیر پاسخگویی یا تهیه مدرک.
• قابلیت ارائه نوت و پیغام های خارج از فرآیند بر روی اسناد و مدارک.
• قابلیت مشاهده مدارک در دست اقدام و آخرین وضعیت آنها.
• سیستم نوتیفیکیشن (Notification)، آلارم.
• اطلاع رسانی و نوتیفیکیشن (Notification) از طریق سیستم ایمیل خودکار.

کنترل پروژه و مدیریت منابع در نرم افزار EDMS

• امکان تعریف سناریوی Issue مدارک و POI (Purpose Of Issue) به ازای هر مدرک و تعیین سناریوی تخصیص پیشرفت به آنها.
• امکان ثبت یا Import اطلاعات مربوط به درصد وزنی مدارک (Weight Factor) و فعالیت های پروژه.
• قابلیت محاسبه خودکار درصد پیشرفت مدارک و فعالیت ها بر اساس سناریوی پیشرفت تعریف شده.
• امکان محاسبه خودکار پیشرفت واقعی (Actual) پروژه بر اساس پیشرفت محاسبه شده و درصد وزنی وارده شده به ازای تک تک مدارک و فعالیت های پروژه.
• قابلیت انتقال (Import) برنامه زمانبندی پروژه در قالب فایل اکسل.
• امکان ثبت برنامه زمانبندی پیمانکاران دست دوم و تفکیک مدارک و برنامه زمانبندی با اوزان مختلف به ازای هر پیمانکار.
• امکان محاسبه تاخیر در Issue مدارک و انحراف از برنامه زمانبندی.
• امکان محاسبه پیشرفت پلان (Plan) پروژه بر اساس برنامه زمانبندی و مقایسه آن با پیشرفت واقعی (Actual).
• امکان محاسبه پیشرفت و تاخیر هر یک از پیمانکاران بر اساس برنامه زمانبندی تعریف شده.
• امکان ثبت زمان کارکرد نفرات پروژه بر روی مدارک در مسیر فرآیند دست گردانی مدارک.
• قابلیت ورود اطلاعات تایم شیت در بخشی مجزا به غیر از مسیر فرآیند.
• قابلیت تعریف نفر ساعت پیش بینی شده برای هر مدرک (Plan).
• قابلیت محاسبه درصد وزنی مدارک بر اساس نفر ساعت وارده شده.
• قابلیت و تعریف نفر ساعت داخلی پیش بینی شده برای مدارک در تیم مهندسی علاوه بر نفر ساعت پیش بینی شده در پروژه.
• قابلیت محاسبه نفر ساعت واقعی وارد شده (Actual) و مقایسه آن با نفر ساعت پیش بینی شده (Plan).
• امکان برنامه ریزی هوشمند منابع انسانی بر اساس نفر ساعت پیش بینی شده به ازای هر مدرک، نفرات تخصیص داده شده در هر پروژه به ازای هر نقش،  برنامه زمانبندی، پروژه های موازی و مناسبات تعریف شده در رویه هماهنگی.
• امکان تشخیص تداخل زمانی، کار های هم زمان، مسئولیت های مختلف در زمان برنامه ریزی منابع انسانی.
• امکان ترسیم و ایجاد تقویم منابع انسانی پروژه.
• امکان ترسیم هیستوگرام منابع انسانی.
• قابلیت گزارش کمبود نیروی انسانی به تفکیک هر دیسیپلین و مشخص نمودن نفر ساعت مورد نیاز جهت جبران کمبود.
• مدیریت کارکرد تیم مهندسی (تایم شیت) به همراه گزارش های مربوطه.
• تحلیل و مقایسه منابع انسانی در پروژه ها به صورت هم زمان.
• امکان آنالیز میزان کارکرد پرسنل بر روی مدارک.
• امکان تعریف واحد ارزی پروژه.
• امکان تعریف CBS به ازای هر مدرک و فعالیت و محاسبه قیمت کل پروژه.
• محاسبه قیمت تمام شده هر مدرک بر اساس نفر ساعت صرف شده بر روی هر مدرک که در سیستم تایم شیت از کاربران اخذ می شود.
• محاسبه ارزش پولی هر مدرک بر اساس پیشرفت جاری و عدد CBS وارد شده به ازای آن.
• امکان محاسبه CBS مدارک بر اساس درصد وزنی و قیمت کل پروژه.
• امکان محاسبه صورت وضعیت دوره ای با توجه به وضعیت مدارک، درصد پیشرفت و CBS تعریف شده و به ازای هر مدرک.
• امکان ثبت صورت وضعیت نهایی و ثبت عدد تائید شده و مبلغ قابل پرداخت در صورت وضعیت.
• • امکان ثبت پرداختی های پروژه به ازای هر صورت وضعیت.

سیستم مکاتبات پروژه در نرم افزار کنترل مدارک مهندسی

• قابلیت ارتباط خودکار با نرم افزار سیستم اتوماسیون اداری پروژه ها، به صورت ماژولی مجزا ارائه می شود.
• امکان ثبت نامه های پروژه توسط منشی پروژه در صورت فعال نبودن لایسنس.
• امکان ثبت خودکار نامه توسط سیستم در بخش های مختلف سیستم و در زمان ورود اطلاعات نظیر ترنسمیتال ها، کامنت شیت ها، ریپلای شیت ها، مدارک Hold و …
• امکان برقراری اتوماتیک مدارک با مکاتبات در زمان ثبت خودکار.
• ابزار برقراری ارتباط بین مکاتبات و مدارک توسط کاربر.
• امکان دسته بندی انواع مکاتبات (نامه، صورت‌جلسه، ایمیل،…) بر اساس نوع (ورودی، خروجی، داخلی)، دیسیپلین های فنی و سایر فیلدهای اطلاعات و کلیدی در پروژه.
• امکان ثبت اکشن های مختلف بر روی هر مکاتبه و تخصیص آن به نفرات پروژه.
• امکان ثبت گزارش اقدام بر روی اکشن های تخصیص داده شده با قابلیت آلارم و یادآوری.

مدیریت مدارک مهندسی خرید و ارتباط آن با نرم افزار کنترل مدارک مهندسی

• امکان ثبت انواع مدارک خرید شامل MTO  و  MR و  TBE و  TBA و ...
• انتقال خودکار مدارک خرید تهیه شده به باکس مربوطه جهت انتقال به ماژول خرید.
• امکان برقراری ارتباط مدارک MR با مدارک فنی پروژه (نظیر نقشه ها، برگه های فنی و ….) جهت تنظیم پیوست های درخواست خرید.
• امکان ثبت جزئیات اقلام خرید (Bill of Materials) یا انتقال آن از فایل اکسل به سیستم.
• امکان ارسال درخواست های خرید به ماژول خرید جهت انجام اقدامات لازم از سوی واحد خرید و تدارکات.
• امکان دریافت پیشنهاد فنی شرکت های وندور در باکس مربوطه.
• قابلیت انجام Technical Clarification با واحد تدارکات در خصوص مدارک ارسال توسط وندور.
• امکان تولید مدارک TBE و TBA و ارسال مدارک برای بخش تدارکات.
• قابلیت مشاهده وضعیت پیشرفت فرآیند خرید به ازای هر مدرک MR.
• امکان ثبت مدارک مهندسی وندور و انجام کلیه فرایندهای مهندسی تعریف شده بر روی آنها.

گزارش ها و داشبوردها

• امکان گزارش از آخرین وضعیت مدارک.
• امکان اخذ گزارش کامل از تاریخ چه تهیه شده همه نسخه های مدارک.
• امکان مشاهده وضعیت همه مدارک پروژه اعم از تهیه شده یا تهیه نشده.
• امکان اخذ گزارش آماری از وضعیت تعدادی مدارک در پروژه.
• امکان مشاهده وضعیت دست گردانی مدارک و آخرین وضعیت هر مدرک.
• امکان مشاهده جزئیات دست گردانی مدارک با تاریخچه کامل از نحوه گردش و فایل ها یا توضیحات رد و بدل شده.
• اخذ گزارش تاخیرهای کارفرما مطابق با تعاریف انجام شده در رویه هماهنگی پروژه.
• اخذ گزارش تاخیرهای پیمانکار مطابق با تعاریف انجام شده در رویه هماهنگی پروژه.
• اخذ گزارش تاخیرهای پیمانکاران دست دوم مطابق با تعاریف انجام شده در رویه هماهنگی پروژه.
• امکان اخذ گزارش از مدارک Hold و تاریخچه توقف یا فعال شدن آنها در پروژه.
• نمودار تعدادی مدارک به تفکیک دیسیپلین های مختلف.
• گزارش پیشرفت پروژه شامل پیشرفت واقعی و پلان.
• گزارش تاخیر پروژه بر اساس برنامه زمانبندی.
• خلاصه گزارش پیشرفت به تفکیک دیسیپلین ها با محاسبه انحراف معیار و واریانس.
• امکان محاسبه پیشرفت از صد مجزا به ازای هر فیلد اطلاعاتی در پروژه.
• قابلیت محاسبه پیشرفت شرکت MC جدا از پیشرفت پروژه بر اساس رویه هماهنگ شده بین شرکت ناظر و کارفرما.
• گزارش نفر ساعت صرف شده پروژه و مقایسه با برنامه به تفکیک پروژه ها، دیسیپلین ها و سایر فیلد های اطلاعاتی دیگر..
• اخذ گزارش نفر ساعات مصرف شده به ازای هر مدرک یا مجموعه ای از مدارک.
• ارائه داشبورد پیشرفت پروژه شامل محاسبه Plan، Actual و واریانس و انحراف معیار.
• رسم S-Curve پروژه ، شامل دو نمودار Plan، Actual.
• امکان محاسبه جریان درآمدی بر اساس صورت وضعیت های صادره و مبالغ پرداخت شده.
• امکان اخذ گزارش سبد پروژه ها.

مدیریت دانش در پروژه در نرم افزار کنترل مدارک مهندسی

• امکان تعریف مدارک Feed پروژه و برقراری ارتباط بین آنها و مدارک اصلی.
• امکان تعریف مدارک مختلف پروژه (خارج از MDR) و نگهداری فایل ها اطلاعات مربوط به آنها.
• امکان ثبت Technical Sheet به ازای هر مدرک شامل توضیحات فنی، آپلود فایل های مرتبط، تعریف مدارک مرجع، ثبت مستندات و مرتبط، ثبت کلمات کلیدی با قابلیت جستجو.
• امکان ایجاد کتابخانه اطلاعات فنی با امکان دست بندی.
• امکان ثبت و بارگزاری مراجع و مستندات عمومی نظیر استانداردها، کتابچه ها، کاتالوگ ها و…با قابلیت ثبت کلمات کلیدی و تگ برای تسهیل در جستجوی موضوعات مختلف.
• امکان تعریف چک لیست تهیه و بررسی مدارک به ازای هر مدرک یا دسته مدارک و فعال نمودن آن در مسیر فرآیند جهت ورود اطلاعات عوامل پروژه در زمان تهیه مدرک.
• امکان تعریف چک لیست و دلایل تغییرات در پروژه با امکان ثبت Lesson Learn پروژه.
• امکان جستجوی پیشرفته بر روی موضوعات فنی بر اساس کلمات کلید تعریف شده.

ماژول تحت وب نرم افزار کنترل مدارک مهندسی

• امکان دسترسی عوامل خارجی پروژه به نرم افزار با امکان تشخیص هوشمند نقش و ارائه اطلاعات و ابزار بر اساس سطح دسترسی نقش تعریف شده کاربر مربوطه در پروژه.
• امکان گردش داخلی مدارک جهت تهیه یا بررسی مدارک (پیمانکار، ناظر، کارفرما،…) مطابق با فلوی تعریف شده.
• امکان بارگذاری مدارک در مراحل مختلف فرآیند دست گردانی مدارک و همینطور به صورت مجزا.
• امکان دانلود مدارک مطابق با سطوح دسترسی.
• امکان ثبت ترنسمیتال و Reply Sheet توسط کاربر طراح.
• امکان ثبت کامنت شیت توسط کاربر کارفرما و ناظر.
• مشاهده باکس ورودی و خروجی به ازای نقش های مختلف کاربر.
• دریافت گزارش های آخرین وضعیت مدارک با قابلیت دسترسی به فایل های پروژه مطابق با سطوح دسترسی تعریف شده.
• دریافت گزارش پیشرفت پروژه.
• تاخیر کارفرما یا پیمانکار بنا به تشخیص سیستم و نوع کاربر وارد شده.

Ali.Mohammadi - DCC Expert

Documents Control Center (DCC)

https://ali-mohammadi-dcc.blogsky.com/

صفحه اصلی