مدیریت مستندات کنترل نظاممند تمام اسناد، از لحظهٔ ایجاد و یا دریافت آنها، تا پردازش، توزیع، سازمان دهی، ذخیرهسازی و بازیابی تا تغییر وضعیت نهایی آنها است. هدف از مدیریت اسناد تحویل سند مناسب به فرد مناسب در زمان مناسب با کمترین هزینهٔ ممکن است. سند اطلاعات ذخیره شده، ایجادشده و یا دریافت شده سازمان است که حاوی مدارک عملیات سازمان باشد و برای یک دوره زمانی مشخص ارزش نگهداری داشته باشد.
معمولاً، اسناد به پنج روش عمده دستهبندی میشوند:
مدیر مستندات کسی است که مسئول مدیریت سوابق در یک سازمان است.
بخش ۴ از استاندارد ISO 15489-1: 2001 میگوید که مدیریت سوابق عبارتند از:
- تنظیم سیاستها و استانداردها.
- اختصاص دادن مسئولیتها و مقامات.
- ایجاد و انتشار مراحل و دستورالعملها.
- ارائه طیف وسیعی از خدمات مربوط به مدیریت و استفاده از سوابق.
- طراحی، اجرای و مدیریت سیستمهای تخصصی برای مدیریت سوابق.
- ادغام مدیریت سوابق به سیستمهای کسب و کار و فرآیندها.
بنابراین، تمرین مدیریت سوابق ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- برنامهریزی نیازهای اطلاعات یک سازمان.
- شناسایی اطلاعاتی که نیاز به نگهداری دارند.
- ایجاد، تصویب و اجرای سیاستها و شیوههای مربوط به سوابق، از جمله سازمان و دفع آنها.
- برنامه ذخیره اسناد، که شامل محل نگهداری کوتاه مدت و بلند مدت سوابق فیزیکی و اطلاعات دیجیتال است.
- شناسایی، طبقهبندی و ذخیرهسازی سوابق.
- هماهنگ کردن دسترسی به سوابق در داخل و خارج از سازمان، متعادل سازی الزامات محرمانه بودن کسب و کار، حفظ حریم خصوصی و دسترسی عمومی.
- شناسایی و نگهداری سوابق در یک دوره نگهداری مشخص شده.
- اجرای سیاست نگهداری اسناد در اختیار که دیگر به دلایل عملیاتی لازم نیست؛ با توجه به سیاستهای سازمانی، الزامات قانونی و سایر مقررات ممکن است شامل تخریب یا نگهداری دایمی آنها در بایگانی باشد.
اصول مدیریت اسناد و سیستمهای مدیریت اسناد خودکار در دستهبندی، طبقهبندی و مدیریت مداوم پروندهها در طول چرخه زندگی آنها کمک میکند. چنین سیستمی ممکن است مبتنی بر کاغذ باشد (مانند کارتهای شاخص که در یک کتابخانه استفاده میشود)، یا ممکن است شامل یک سیستم کامپیوتری مانند یک نرمافزار مدیریت ثبت الکترونیکی باشد.
سیستمهای مدیریت اسناد معمولاً بین پروندهها و غیر پروندهها (کپیهای راحت، پیش نویسهای خشن، تکراری) که نیاز به مدیریت رسمی ندارند، تمایز قائل میشوند. بسیاری از سیستمها، مخصوصاً برای سوابق الکترونیکی، مستلزم اسنادی هستند که به صورت رسمی به عنوان یک رکورد مشخص میشوند تا بتوان آنها را مدیریت کرد. پس از اعلام، رکورد را نمیتوان تغییر داد و تنها میتواند در داخل قوانین سیستم قرار گیرد.
رکوردها ممکن است توسط کنترلهای سطح دسترسی تحت پوشش قرار گیرند تا تنظیم کنند که چه کسی میتواند به آنها دسترسی پیدا کند و در چه شرایطی. کنترلهای فیزیکی میتواند برای حفظ سوابق محرمانه مورد استفاده قرار گیرد. پروندههای شخصی، برای مثال، که اطلاعات شخصی حساس را نگه میدارند، ممکن است در یک کمد قفل شده با یک ورودی کنترل شده برای ردیابی دسترسی نگهداری شود. سیستمهای ثبت دیجیتال ممکن است شامل کنترلهای دسترسی مبتنی بر سطح دسترسی باشد، اجازه میدهد مجوزها (برای مشاهده، تغییر و / یا حذف) به کارکنان بسته به نقش آنها در سازمان اختصاص داده شود.
همانطور که سوابق سازمان در فرمت های مختلفی قرار دارد، ذخیرهسازی سوابق نیز میتواند در سراسر سازمان متفاوت باشد. نگهداری فایل ممکن است توسط مالک، نماینده، یک مخزن ثبت یا کارمند انجام شود. رکوردها ممکن است در یک مکان متمرکز مانند مرکز ثبت یا مخزن (بایگانی) مدیریت شوند یا کنترل پروندهها ممکن است در بخشهای مختلف و مکانهای موجود در اداره بهطور غیر متمرکز باشد. سوابق ممکن است به صورت رسمی و گسسته توسط برنامهنویسی و ذخیره شده در پوشههایی که بهطور خاص برای ظرفیت حفاظت و ذخیرهسازی مطلوب طراحی شدهاند، یا بدون نشانگر ظاهری، شناسایی شوند. سازمانهایی که سوابق را اداره میکنند، دسترسی به هنگام به اطلاعات و بازیابی اطلاعات کار دشواری است. نگهداری پروندهها و ناکارآمدی سیستمهای نگهداری میتواند هزینهای را از لحاظ فضای هدر رفته و منابع صرف شده برای جستجوی پروندهها داشته باشد.
یک رکورد غیرفعال، رکوردی است که دیگر برای انجام فعالیتهای فعلی مورد نیاز نیست، اما تا زمانی که با پایان دوره نگهداری آن مواجه شود، بهطور مثال زمانی که یک پروژه به پایان میرسد، یا یک خط تولید محصول متوقف میشود، یا پایان دوره گزارش مالی رسیده باشد این سوابق ممکن است در آینده کسب و کار، قانونی، مالی یا ارزش تاریخی برای شرکت داشته باشد و بنابراین لازم است که برای مدت کوتاه یا دایمی نگهداری شود.
اسناد با توجه به برنامهٔ نگهداری، مدیریت میشوند. هنگامی که طول عمر یک رکورد مطابق با مدت تعیین شده خود باشد و لغو قانونی وجود نداشته باشد، آنگاه مجاز به معدوم سازی، انتقال یا نگهداری دایمی میباشد.
طرح بهبود فاجعه، یک اقدام نوشته شده و مورد تأیید است که پس از ایجاد فاجعهای انجام میشود که جزئیات نحوه بازگرداندن کارکردهای مهم کسب و کار و بازگرداندن سوابق آسیب دیده یا تهدید را مشخص میکند.
یک رکورد فعال، یک رکورد مورد نیاز برای انجام عملیات جاری است، با استفاده مکرر و معمولاً در نزدیکی کاربر واقع شده است. در گذشته، «مدیریت سوابق» گاهی اوقات برای اشاره به مدیریت رکوردها که دیگر در استفاده روزمره نبودند، (اما همچنان مورد نیاز بود که نگهداری شود) - سوابق در جریان یا غیرفعال، اغلب در زیرزمین یا خارج از محل نگهداری میشود. استفاده مدرن تر از این به کل چرخه عمر رکوردها مربوط میشود.
فرمت و رسانهها از پروندهها بهطور کلی برای اهداف مدیریت اسناد از لحاظ داشتن شناسایی و مدیریت سوابق صرف نظر از فرم آنها اهمیت دارد. ایزو مدیریت هر سوابق فیزیکی و الکترونیکی را مد نظر دارد همچنین بخش DL1.105 استاندارد وزارت دفاع ایالات متحده 5015.02-STD (2007) مدیریت اسناد را به عنوان "برنامهریزی، کنترل، هدایت، سازماندهی، آموزش، ارتقاء و سایر فعالیتهای مدیریتی مرتبط با چرخه زندگی اطلاعات تعریف میکند، از جمله ایجاد، تعمیر و نگهداری (استفاده، ذخیره سازی، بازیابی)
چرخه عمر پرونده شامل فازهای گسستهای است که طول عمر یک رکورد از زمان ایجاد آن تا نهایی شدن آن را پوشش میدهد. در مرحله ایجاد، رشد رکوردها توسط سیستمهای الکترونیکی مدرن بیان میشود. همانطور که سازمان را اداره میکند، پروندهها همچنان توسط سازمان ایجاد و ضبط میشوند. نامهای که مربوط به خرابی محصول برای مدیر داخلی نوشته شده است، صورتهای مالی و گزارشها برای نظارت عمومی تولید میشود، آرم شرکتهای قدیمی کنار گذاشته میشود و یک طرح جدید (از جمله طرح رنگی و فونت شرکت تصویب شده) جای خود را در تاریخ سازمان میگیرد.
نمونههایی از مراحل ثبت شامل کسانی هستند که برای ایجاد یک رکورد، اصلاح یک رکورد، حرکت یک رکورد از طریق دولتهای مختلف در حین وجود و از بین بردن یک رکورد، در طول چرخه عمر پرونده، مسائل مربوط به امنیت، حفظ حریم خصوصی، بازیابی فاجعه، فن آوری های در حال ظهور و ادغام، توسط حرفهای پرونده و مدیریت اطلاعات مسئول برنامههای سازمانی مورد توجه قرار میگیرند. متخصصان رکوردها و مدیریت اطلاعات در کنترل و حفاظت از داراییهای اطلاعات سازمان نقش مهمی دارند.
مدیران مستندات از طبقهبندی یا دستهبندی انواع رکوردها به عنوان ابزار کار با سوابق استفاده میکنند. چنین طبقه بندیهایی در ایجاد توابع، ایجاد، ذخیرهسازی، بازیابی، حرکت و تخریب سوابق کمک میکند.
در بالاترین سطح طبقهبندی، سوابق فیزیکی و الکترونیکی هستند. (این بحثبرانگیز است؛ پروندهها بدون در نظر گرفتن رسانهها تعریف میشوند. استاندارد ISO 15489 و سایر روشهای بهتر، به جای طبقهبندی مبتنی بر رسانه، توابع را به رسمیت میشناسد؛ چرا که قانون، سوابق را به عنوان نوع خاصی از اطلاعات بدون در نظر گرفتن رسانهها تعریف میکند)
سوابق فیزیکی، سوابقی هستند، مانند کاغذ، که میتواند لمس شود و فضای فیزیکی را در بر بگیرد.
سوابق الکترونیکی، که اغلب به عنوان سوابق دیجیتال نامیده میشود، آن سوابقی هستند که توسط دستگاههای فن آوری اطلاعات تولید میشوند و مورد استفاده قرار میگیرند.
طبقهبندی اسناد از طریق طراحی، نگهداری و استفاده از طبقه بندیها به دست میآید که به مدیران اسناد اجازه میدهد تا توابعی مانند طبقهبندی، برچسب گذاری، تقسیم کردن یا گروهبندی پروندهها بر اساس ویژگیهای مختلف را انجام دهند
سوابق سازمانی سوابقی را نشان میدهد که برای اکثر شرکتها، صرف نظر از عملکرد، هدف یا بخش آنها، رایج است. چنین پروندههایی اغلب در حیطه وظایف روزمره یک شرکت، مدیریت کارکنان، مشاوره یا مدیریت قراردادی، تعامل با مشتری، خرید، فروش، و قراردادها میباشد.
انواع شرکتهایی که چنین پروندههایی را تولید میکنند، فقط به شرکتهای سودآور، شرکتهای خصوصی و سازمانهای دولتی محدود نمیشوند.
بسیاری از کالجها و دانشگاهها برنامههای آموزشی در علوم کتابداری و اطلاعرسانی را پوشش میدهند که مدیریت سوابق را پوشش دهد. علاوه بر این، سازمانهای حرفهای مانند حسابداران و مدیران حرفهای اطلاعات استرالیا (RIMPA) و مؤسسه مدرسان مدارک معتبر وجود دارد که گواهینامه حرفهای و غیر متمرکز را برای متخصصان، گواهینامه مدیریت مدارک یا CRM فراهم میکند. فرصتهای تحصیلی اضافی در قالب یک برنامه گواهی نیز از AIIM International, ARMA International و از انجمن مدیریت اطلاعات و ضبط در بریتانیا و ایرلند در دسترس است. دورههای آموزش و پرورش و کارگاههای آموزشی در مورد پروندههای علمی و فنی، مدیریت کل، مدیریت عمر و استانداردهای عملکرد کیفی ثبت الکترونیکی (Q-ERPS) از سوی سیستمهای یادداشت الکترونیکی همکاری نمودهاند.
دانشگاه استرالیای جنوبی ارائه گواهی دیپلم و مدرک کارشناسی مدیریت اطلاعات کسب و کار و مدیریت کتابخانه و اطلاعات را با جریان ویژه در مدیریت سوابق ارائه مینماید. دانشگاه ملی استرالیا یک دوره آموزش الکترونیکی شش هفتهای را در مدارس الکترونیک و مدیریت مدارک ارائه میدهد. علاوه بر این، دانشگاه کلمبیا مدرک علوم خود را در مدیریت اطلاعات و مدیریت منابع دیجیتال (IDRM) ارائه میدهد.
علاوه بر اخذ مدرک تحصیلی در ایالات متحده، برنامه ۱۰۰٪ آنلاین برنامه کارشناسی ارشد معماری و ثبت (MARA)، که توسط دانشگاه ایالتی سن خوزه ارائه میشود، است. یکی دیگر از ویژگیهای مدیریت بایگانی و رکوردها است که توسط دانشکده اطلاعات دانشگاه میشیگان به عنوان بخشی از مدرک MSI (Master of Science in Information) ارائه شده است. دانشگاه دولتی وین در دیترویت یک برنامه صدور گواهینامه سطح رشته و مدیریت اطلاعات را ارائه میدهد. مدارس در کانادا نیز فرصتهای تخصصی تحصیلی در مدیریت مدارک ارائه میدهند. دانشکده اطلاعات در دانشگاه تورنتو به دانش آموزان برنامه کارشناسی ارشد اطلاعات میپردازد تا مطالعات خود را در مدیریت بایگانی و رکوردها تمرکز کنند. دانشکده مطالعات اطلاعاتی در دانشگاه مک گیل همچنین شامل جریان مدیریت بایگانی است که در کارهای مدیریت رشتههای غنی شده است. دانشگاه بریتیش کلمبیا کارشناسی ارشد مطالعات بایگانی را شامل میشود که شامل تمرکز در مدیریت اسناد میشود.بنابراین در بسیاری از دانشگاه های معتبر جهان این رشته در حال گسترش خواهد بود.
یک سیستم مدیریت اسناد و مدارک الکترونیک یک برنامه کامپیوتری یا مجموعهای از برنامههای مورد استفاده برای ردیابی و ذخیره سوابق است. این اصطلاح از سیستمهای تصویربرداری و مدیریت اسناد متمایز است که بهطور عمده در ضبط کاغذ و مدیریت اسناد تخصص دارند. سیستمهای مدیریت رکوردهای الکترونیکی معمولاً خدمات تخصصی امنیتی و حسابرسی را که به نیاز مدیران سوابق اختصاص دارد، ارائه میدهند.
اداره ملی آرشیو و اسناد ملی (NARA) استاندارد وزارت دفاع آمریکا ۵۰۱۵٫۲ را به عنوان «اصل مناسب برای رسیدگی به چالشهای اساسی مدیریت سوابق در محیط اتوماتیک که بهطور فزایندهای ایجاد و استفاده از پروندهها را مشخص میکند، تأیید کرده است.» مدیریت اسناد فروشندگان میتوانند به عنوان سازگار با وزارت دفاع 5015.2-STD، پس از تأیید از دستور فرمان تست مشترک، که پروندههای تست را ایجاد میکند، گزارشهای نهایی گزارشهای دقیق و جامعی را در مورد محصولات تأیید شده ۵۰۱۵٫۲ گواهی میکند و بازرسی از نرمافزار را انجام میدهد. آرشیو ملی در بریتانیا دو مجموعه از الزامات عملکردی را برای ترویج توسعه بازار نرمافزار مدیریت سوابق الکترونیکی (۱۹۹۹ و ۲۰۰۲) منتشر کرده است. این برنامه برای ارزیابی محصولات در برابر نیازهای ۲۰۰۲ اجرا شد. در حالی که این الزامات در ابتدا با همکاری دولت مرکزی صورت گرفت، آنها با شور و شوق بسیاری از بخشهای عمومی در انگلستان و سایر نقاط جهان روبرو شدهاند. برنامه تست بسته شده است آرشیو ملی دیگر برنامههای کاربردی برای آزمایش را قبول نمیکند. نیازهای بایگانی ملی سال ۲۰۰۲ باقی میماند.
کمیسیون اروپا در سال 2001 "MoReq"، الزامات مدل برای پروندههای الکترونیکی و مدیریت اسناد را منتشر کرده است. اگر چه یک استاندارد رسمی نیست، بهطور گستردهای در نظر گرفته شده و به عنوان یک استاندارد شناخته میشود. این بود که توسط برنامه اداره کمیسیون تأمین مالی شده بود و در نشست انجمن DLM توسعه یافت. به روز رسانی عمده MoReq، به نام MoReq2، در فوریه ۲۰۰۸ منتشر شد. این نیز توسط انجمن DLM آغاز شد و توسط کمیسیون اروپا تأمین مالی شده بود، در این مورد با برنامه IDABC (جانشینIDA [2 یک چارچوب تست نرمافزاری و یک طرح XML همراه MoReq2؛ یک رژیم آزمایش تطبیق نرمافزار در دسامبر ۲۰۰۸ در کنفرانس Forum DLM در تولوز توافق شد.
آرشیو ملی استرالیا (NAA) ویژگیهای عملکردی برای نرمافزارهای سیستمهای مدیریت مدارک الکترونیکی (ERMS) و دستورالعملهای مربوط به پیادهسازی مشخصات عملکرد برای نرمافزارهای سیستمهای مدیریت ثبت الکترونیکی را به عنوان طرحهای مواجهه در فوریه ۲۰۰۶ منتشر کرد.
آرشیو نیوزیلند در ژوئن ۲۰۰۵، استاندارد «ضمانت نامههای الکترونیکی» استاندارد (استاندارد ۵) «بهترین روش اختیاری» را منتشر کرد که تحت مجوز بخش ۲۷ قانون مجله عمومی ثبت شده است.
https://ali-mohammadi-dcc.blogsky.com/