مرکز کنترل اسناد و مدارک پروژه (DCC) - تهیه فاینال بوک

مرکز کنترل اسناد و مدارک پروژه (DCC) - تهیه فاینال بوک

کنترل اسناد یک حرفه مدیریت اسناد است که هدف آن اجرای فرآیندها و شیوه های کنترل شده برای ایجاد، بررسی، اصلاح، صدور، توزیع و دسترسی به اسناد می باشد.
مرکز کنترل اسناد و مدارک پروژه (DCC) - تهیه فاینال بوک

مرکز کنترل اسناد و مدارک پروژه (DCC) - تهیه فاینال بوک

کنترل اسناد یک حرفه مدیریت اسناد است که هدف آن اجرای فرآیندها و شیوه های کنترل شده برای ایجاد، بررسی، اصلاح، صدور، توزیع و دسترسی به اسناد می باشد.

ساماندهی مرکز اسناد



سازمان‌هایی که قصد دارند صفر تا صد و یا قسمتی از فرآیند دیجیتال کردن و هوشمند سازی اسناد خود را برون‌سپاری کنند می‌توانند از خدمات ساماندهی مرکز اسناد شرکت دانش هم‌ آرا استفاده نمایند.

این سازمان‌ها به سه دسته تقسیم می‌شوند:

  1. سازمان‌هایی که تاکنون اقدامی برای ایجاد سیستم مدیریت اسناد خود انجام نداده‌اند.
  2. سازمان‌هایی که به تازگی شروع به ساماندهی و مدیریت اسناد و مدارک خود کرده‌اند و برآورد مشخصی از هزینه‌ها، زمان و نیازهای خود در این زمینه دارند.
  3. سازمان‌هایی که به صورت کامل تمام اسناد کاغذی خود را در قالب یک آرشیو الکترونیک اسناد چیاده‌سازی کرده‌اند و هم‌اکنون قصد دارند با بروزرسانی نسخه‌ی نرم‌افزار بایگانی اسناد خود به یک سامانه مدیریت اسناد و مدارک هوشمند دست یابند.

خدمات قابل ارائه در بخش ساماندهی مرکز اسناد

برنامه‌ریزی کلان

برنامه‌ریزی کلان شامل طراحی فرآیندها و دستورالعمل‌های فرآیند ساماندهی مرکز اسناد به شرح موارد زیر:

  • مصاحبه با مدیران واحدها و کارشناسان مرتبط به منظور تدوین برنامه کلی.
  • شناسایی و اولویت‌بندی موجودیت‌های مختلف در سازمان و تعریف گروه‌های مختلف اسناد
  • انتخاب واحدها و افراد مربوط به هر موجودیت برای بررسی اولیه
  • تعیین نیازهای کلان در ارتباط با کارکرد دستورالعمل‌های هر بخش و تدوین سرفصل‌های آن براساس نظرات جمع‌آوری شده
  • جمع‌بندی یافته‌ها و تعیین وضعیت مطلوب در هر نوع سند
  • تدوین سرفصل‌های پروژه‌های مدیریت اسناد و تعریف هر یک از آن‌ها
  • تعیین زمان و هزینه لازم برای انجام هر پروژه
  • تهیه گزارش برنامه کلان ساماندهی مرکز اسناد

 استانداردسازی فنی مرکز اسناد و ساماندهی فیزیکی و مکانیزاسیون به شرح موارد زیر:

  • شناسایی مراکز فعلی نگهداری اسناد
  • شناسایی اسناد از نظر تنوع محتوایی
  • ارزیابی کیفیت اسناد
  • برآورد حجم اسناد به تفکیک اندازه و نوع
  • بررسی وضعیت کدگذاری و دسته‌بندی اسناد
  • ارزیابی کیفیت نگهداری مدارک در مرکز اسناد در مقایسه با استانداردها
  • ارزیابی نیازهای نرم‌افزاری، سخت‌افزاری و شبکه
  • تعیین فازبندی پروژه و تقدم و تاخرها
  • تدوین شرح خدمات مناسب برای استانداردسازی مرکز اسناد و ساماندهی فیزیکی و مکانیزاسیون اسناد
  • برآورد هزینه و زمان مورد نیاز
  • ارائه گزارش مطالعه استانداردسازی مرکز اسناد و ساماندهی فیزیکی و مکانیزاسیون

نظارت و کنترل پروژه

نظارت بر خدمات ساماندهی مرکز اسناد به لحاظ کمی و کیفی بسیار مهم و تاثیرگذار خواهد بود. با اجرای یک طرح آرشیو دیجیتال انتظار می‌رود تمام اسناد و مدارکی که قبلا به صورت نسخه کاغذی نگهداری و بازیابی می‌گردید، در قالب نسخه الکترونیک و در یک بستر نرم‌افزاری قابل دسترسی باشد. به همین دلیل در صورت وجود هرگونه اختلال و آسیب در طی روند اجرا، امکان دسترسی به مدارک حتی از روش سنتی نیز کمتر خواهد بود.

بنابراین رویکرد نظارت در مدیریت اسناد شامل دو وجه خواهد بود:

  • وجه اصلاحی: دلایل عدم نتیجه‌گیری را بررسی کرده و برای بهبود روش‌ها و تسهیل ساماندهی مدیریت اسناد راه‌ کارهایی ارائه می‌دهد.
  • وجه ارزیابی: با بررسی‌های کارشناسی و روش‌های علمی بازرسی فعالیت‌های در حال اجرا، نسبت به سنجش سطح کیفی هر مقطع اقدام نموده و در صورت اختلال، مراتب را جهت اصلاح به مدیریت ارائه می‌دهد.