EDMS چیست؟ معرفی سیستم مدیریت مدارک مهندسی (EDMS) - امکانات و قابلیت ها

 EDMSمخفف عبارت Engineering Document Management System به معنی مدیریت اسناد و مدارک مهندسی می باشد. سیستم EDMS ابزار مدیریت مهندسی پروژه های EPC برای مدیریت بهینه و کارای مدارک مهندسی می باشد. سیستم های مختلف EDMS وجود دارد که هرکدام از جنبه ای به مدیریت اسناد و مدارک فنی پروژه نگاه کرده و قسمتی از این فرآیند را اتوماسیون نموده است

قسمت های مختلف سیستم EDMS شامل این موارد می شود:

1.   پایگاه اطلاعاتی برای ذخیره سازی مدارک مهندسی

2.       مدیریت ترنسمیتال ها، کامنت شیت ها و شیت های پاسخگویی (Transmittal-Comment Sheet-Reply Sheet)

3.       گردش های کاری و چرخه عمر مدارک فنی پروژه

4.       سرویس های عمومی برای کنترل مدارک

معمولاً در سازمانها واحد DCC پروژه به عنوان کاربر اصلی نرم افزار EDMS معرفی می گردد و کارشناسان مهندسی کارکرد با سیستم را بر عهده دارند.

لزوم استقرار سامانه مدیریت اسناد و مدارک مهندسی پروژه (EDMS)

امروزه هدف اغلب سازمانهای بزرگ و کوچک، مدیریت اسناد بصورت دیجیتالی و حذف کاغذ بازی های رایج در سازمان می باشد.  اما عدم کنترل روی اسناد دیجیتالی در مقیاس بزرگ می تواند سازمان را دچار مشکلاتی همانند سازمانهای کاغذی کند. یک سیستم مدیریت اسناد کارا می تواند نیازهای اشتراک گذاری، همکاری تیمی روی اسناد، ذخیره سازی و آرشیو، ایجاد سطوح دسترسی مناسب و در نهایت حذف اسناد منسوخ شده را برآورده سازد.

سیستم مدیریت مدارک / اسناد مهندسی (Engineering Documents Management System)

یکی از اصلی ترین فازها در پروژه هایی که با رویکرد EPC اجرا می گردند فاز E یا همان فاز مهندسی و طراحی پروژه است که اولین فاز از فازهای سه گانه با این رویکرد می باشد. در یک پروژه مهندسی با توجه به ماهیت آن که همواره بر پایه و اساس تولید مدارک استوار است، مقوله مدیریت اطلاعات از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. در پروژه های مهندسی، خروجی و محصول  پروژه بر پایه مدارکی استوار است که نهایتا فازهای بعدی پروژه (یعنی P و C) و پس از آن (پیش راه اندازی، راه اندازی و نگهداری) را تغذیه می نماید. در این پروژه ها کلیه تعاملات پروژه بر پایه رد و بدل شدن مدارک و اطلاعات مربوط به آن و مکاتباتی استوار است که نهایتا مدیریت صحیح مجموعه بر این اطلاعات سبب پیش برد صحیح و سریع پروژه می گردد.

حجم کار بخش مهندسی در پروژه‌ها در تمام بخش‌ها از MC و GC گرفته تا شرکت مهندس مشاور، استفاده از ابزارهای تخصصی مدیریت مدارک مهندسی را به نیازی استراتژیک تبدیل نموده است. به همین جهت این سیستم (EDMS) یکی از اولین و مهمترین سیستم‌های نرم‌افزاری در بسیاری از سازمان‌های پروژه‌ای به شمار می‌رود.

تعدد مدارک مهندسی یک یا چند پروژه، نسخه‌های مختلف مدارک و دغدغه در دسترس بودن آخرین نسخه، دست گردانی داخلی، ارتباطات اطلاعاتی بین بخش یا شرکت مهندسی با سایر ذینفعان درگیر، صحت کمی و کیفی مدارک، محاسبه پیشرفت کار مهندسی و … همه و همه بخشی از نیازی است که طی کردن این مسیر را برای هر شرکت مرتبط با مهندسی متوسط و بزرگی را اجتناب ناپذیر کرده است.

سیستم مدیریت مدارک و اسناد مهندسی علاوه بر پوشش این نیازها ضمن ارتباط یکپارچه‌ای که با سایر سیستم‌ها  ایجاد نموده است مزیتی حیاتی در اجرای مجموعه پروژه را به ارمغان می‌آورد. این ارتباط‌ها به خصوص با بخش دفتر فنی مهندسی سایت پروژه، تدارکات و خرید کالا، تسریع بخشی و بازرسی کالای پروژه، کنترل کالای سایت پروژه، کنترل کیفیت، ساخت و نصب و ...  بسیار حایز اهمیت هستند.

برخی امکانات و قابلیت ها (کلیک کنید)

کنترل بر اساس فهرست پایه مدارک . (MDR)

مدیریت همزمان چند فهرست پایه‌ای مدارک (MDR) در یک پروژه.

دستیابی و مشاهده اطلاعات و سوابق همه نسخه‌های مدارک.

کنترل خودکار نسخه‌های مدارک.

محاسبه درصد پیشرفت.

فهرست توزیع مدارک و توزیع خودکار/دستی.

دست گردانی مدارک.

گزارش وضعیت لحظه‌ای دست گردانی.

محاسبه تاخیرها در گردش مدارک داخلی / خارجی.

مرکز کنترل مدارک پروژه – دبیرخانه مهندسی  (DCC).

مدیریت ترنسمیتال‌ های وارده ، صادره و داخلی.

مدیریت نامه نظرات وارده و صادره (Comment Sheets).

مدیریت مکاتبات و رفع ابهام.

دستیابی سریع به اسناد و گیرندگان یک ترنسمیتال.

تولید خودکار ترنسمیتال صادره، نامه نظرات صادره، نامه رفع ابهام صادره.

گروه بندی مدارک مهندسی.

امکان ایجاد سطوح دسترسی متفاوت و تعریف کنترل کننده های مدرک.

کنترل دسترسی مشاهده هریک از فایل‌های مرتبط به مدرک.

ارائه گزارشات و داشبورد های مدیریتی از وضعیت مدارک در سیستم.

امکان بارگذاری و ایجاد آرشیو فنی مراجع و مدارک فنی و مهندسی شامل استاندارد ها مهندسی، هندبوک ها، کتابچه و …

مختصری درباره سیستم مدیریت مدارک مهندسی

تعریف MDR در سطوح مختلف

در سیستم مدیریت مدارک مهندسی توسعه یافته بر بستر شیرپوینت با پیش بینی و تعریف مشخصه های مختلف برای هر سند از قبیل پروژه مربوطه، مراحل مختلف مهندسی ( پایه، تفضیلی، اجرایی و …) امکان پیگیری اسناد در بخش های مختلف مهیا می شود. همچنین با تعیین میزان منابع مورد نیاز ، وزن و زمان برآورد شده برای ارایه اولین نسخه هر سند، این سیستم به عنوان ابزاری برای مدیریت مدارک مهندسی و تخصیص منابع انسانی ایفای نقش می نماید.در ضمن با ثبت تمام واقعیات پروژه در این زمینه ها این سیستم به ابزار بسیار کارآمدی برای ثبت دانش فنی و برنامه ریزی برای پروژه های آتی شرکت تبدیل خواهد شد.

کنترل ارکان پروژه

قابلیت تعریف تمام ارکان پروژه اعم کارفرما، مشاور و پیمانکاران بخش های مختلف و کارشناسان مرتبط با هر یک از این بخش ها در این سیستم وجود دارد و بر اساس وظایف محوله، دسترسی به بخش های مختلف اعطا می گردد.با مشخص کردن زمان های مورد نیاز تهیه اسناد، این سیستم می تواند ابزار مناسبی برای بررسی عملکرد هر بخش یا فرد خاص و مقایسه عملکرد واحد های مشابه از لحاظ کاری باشد. همچنین با ثبت و بایگانی گردش اسناد و تصحیح های انجام شده در هر سند از لحاظ کمی نیز ابزاری مناسب برای بررسی کیفیت کار افراد و بخش های گوناگون می تواند باشد.

کنترل گردش اسناد پروژه

با ثبت مشخصات افراد شاغل در پروژه و نوع شخصیت حقوقی و جایگاه هر شخص، می توان قوانینی برای گردش اسناد در بخش های گوناگون وضع کرد.همچنین سیستم با تلفیق مشخصات، گروه و دیسیپلین هر سند می تواند افرادی را بعنوان گیرنده از بین کارشناسان مرتبط در شرکت های مختلف مناسب بعنوان افراد مجاز برای دریافت این سند پیشنهاد دهد تا فرستنده بتواند گیرندگان مورد نظر خود را در محدوده اختیارات تعریف شده برای او متناسب با هر سند، انتخاب نماید.

تعیین آخرین نسخه هر مدرک

این سیستم دارای امکان بررسی نوع و شماره نسخه مدرک در هر مرحله ای می باشد و برای نسخه های جدید تهیه شده، شماره نسخه مناسب را پیشنهاد می کند تا از تهیه نسخه های تکراری و نامناسب در سیستم جلوگیری شود. همچنین کلیه نسخ مدارک برای مراجعات بعدی در سیستم ذخیره می گردند.

صدور ترنسمیتال

مطابق روال پروژه های مهندسی، هر مدرک مهندسی یا مجموعه ای از مدارک، هنگام صدور رسمی، به پیوست برگه ای به نام ترنسمیتال ارسال می گردند. ترنسمیتال یک سند قابل تعریف در پروژه بوده و دارای اطلاعات عمومی مدارک موجود در آن از جمله شماره، عنوان، هدف از صدور، تعداد صفحات هر مدرک و اطلاعاتی از این قبیل به همراه مشخصات شرکت و فرد گیرنده ترنسمیتال می باشد.این سیستم با بهره گیری از یک لایه هوشمند، به صورت اتوماتیک ترنسمیتال های مورد نظر را با توجه به پیش فرض ثبت شده در پروژه، تهیه نموده و به همراه مدارک به گیرنده مربوطه ارسال می نماید.

کنترل بررسی و اظهار نظر روی مدارک

هنگام ارسال مدارک در هر مرحله ای با توجه به تعاریف انجام شده در سیستم ، گیرنده/گیرندگان مدرک دستور کار اولیه برای بررسی مدرک را دریافت می نمایند. همچنین در مواردی که نیاز به پاسخ از طرف گیرنده می باشد مهلت زمانی می تواند برای این منظور تعیین می شود. گیرنده/گیرندگان مدرک امکان درج و الصاق اظهار نظر های خود به صورت متن یا فایل به مدرک اصلی و عودت آن به ارسال کننده را دارا می باشند.نا گفته پیداست که ثبت تمامی این مراحل و گردش های کاری باعث شفافیت روند تهیه و بازبینی پروژه شده و از مسایل و مشکلات ناشی از فراموشی افراد و مفقود شدن مدارک در هر کدام از این مراحل که معمولا در پروژه ها با توجه به پیچیدگی نظارت بر اینگونه فعالیتها رخ می دهد، جلوگیری بعمل می آورد.

کنترل زمانبندی صدور مدارک

همانگونه که اشاره شد، در هنگام ایجاد MDR، تاریخ پیش بینی شده برای صدور اولین نسخه هر مدرک وارد سیستم می گردد. در این صورت سیستم با کنترل زمان های تعیین شده، به مسئولان صدور مدارک مربوطه، از طریق ارسال پیغام، نزدیک شدن به تاریخ صدور مدرک را اعلام می کند.

محاسبه پیشرفت مدارک مهندسی

سیستم مدیریت مدارک مهندسی با کنترل زمانبندی اولیه صدور مدارک، زمان واقعی صدور، آخرین نسخه های صادر شده، وزن هر مدرک و آخرین وضعیت مدارک، این امکان را در اختیار کاربران مسئول قرار می دهد تا در هر لحظه بتوانند آخرین وضعیت مدارک را مشاهده کرده و گزارش پیشرفت مدارک را به صورت کلی و یا نسبت به تاریخ مشخص و با امکانات گوناگون دریافت نمایند.

گزارشات

هر کاربری با توجه به وظایف تعریف شده در سیستم، امکان گزارش گیری از آخرین وضعیت و میزان پیشرفت فعالیتهای خویش و مجموعه تحت مدیریت آن برخوردار بوده و می تواند با توجه به تعاریف تعیین شده در سیستم، انواع گزارشات مورد نظر خود را استخراج نماید. از آن جمله می توان به محاسبه پیشرفت کار، میزان منابع انسانی مصرف شده، تعداد مدارک در وضعیتهای مختلف و … از ابتدای پروژه یا نسبت به تاریخ معین در محدوده کل پروژه و یا در محدوده دیسیپلین و گروه خاص اشاره کرد.

دوستان می توانید جهت مشاهده 10تا از بهترین نرم افزارهای مدیریت مدارک مهندسی پروژه سری به سایت WP ERP بزنید...

Top 10 Documents Management Systems

The Best Document Management Software and Systems of 2022

قابلیت های نرم افزارهای کنترل مدارک مهندسی (Abilities of EDMS Software)

نقش پایگاه داده در سیستم مدیریت اسناد

پایگاه داده یا دیتابیس به‌عنوان هسته اصلی نرم افزار آرشیو اسناد و سیستم مدیریت اسناد (DMS) و انواع EDMS ها عمل می‌کند و مسئولیت ذخیره‌سازی، سازمان‌دهی و بازیابی اطلاعات و اسناد را بر عهده دارد. این سیستم‌ها با استفاده از پایگاه داده ها، اطلاعات مربوط به اسناد از جمله متادیتا (مانند نام سند، تاریخ ایجاد، نوع فایل و مسیر ذخیره‌سازی) را مدیریت می‌کنند. به این ترتیب، اسناد دیجیتال به‌صورت ساختارمند و منظم در دسترس کاربران قرار می‌گیرند و فرآیندهای کاری راحت تر خواهند شد. دیتابیس نه تنها امکان ذخیره‌سازی حجم زیادی از داده‌ها را فراهم می‌کند، بلکه دسترسی سریع و ایمن به این داده‌ها را نیز تضمین می‌کند، و در هر زمان و مکان با حداکثر سرعت و دقت می توان به اسناد دسترسی پیدا نمود...

اهمیت مدیریت متادیتا Metadata (فرا داده) و قابلیت جستجوی پیشرفته

یکی از کارکردهای حیاتی دیتابیس در سیستم مدیریت اسناد، مدیریت متادیتا و تسهیل جستجوی سریع با استفاده از موتور جستجو است. متادیتا شامل اطلاعات توصیفی مانند برچسب‌ها، کلمات کلیدی، دسته‌بندی‌ها و سایر ویژگی‌های مرتبط با اسناد است که به کاربران کمک می‌کند اسناد مورد نظر خود را به‌راحتی پیدا کنند. این اطلاعات نه تنها جستجو را ساده‌تر می‌کند، بلکه امکان فیلتر کردن و مرتب‌سازی اسناد بر اساس معیارهای مختلف را نیز فراهم می‌کند. علاوه بر این، دیتابیس امکان نسخه‌بندی اسناد را فراهم می‌کند و تغییرات اعمال شده روی هر سند را به‌صورت دقیق ثبت می‌کند (بازنگری و رویژن هر مدرک). این ویژگی به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا تاریخچه کامل اسناد را ردیابی کنند و در صورت نیاز به نسخه‌های قبلی دسترسی داشته باشند (دسترسی به تمامی روِزن ها و بازنگری های قبلی).

ساختار پایگاه داده در سیستم مدیریت اسناد

ساختار پایگاه داده در نرم افزار آرشیو اسناد معمولاً شامل چندین جدول اصلی است که اطلاعات اسناد، متادیتا، کاربران و تاریخچه تغییرات را ذخیره می‌کنند. برای مثال، جدول اسناد شامل فیلدهایی مانند شناسه سند، نوع فایل، اندازه و مسیر ذخیره‌سازی است. جدول متادیتا نیز اطلاعاتی مانند برچسب‌ها، دسته‌بندی‌ها و سایر ویژگی‌های توصیفی را در خود جای می‌دهد. دیتابیس‌های رابطه‌ای برای سیستم‌هایی مناسب هستند که نیاز به ساختارهای داده‌ای پیچیده و روابط بین جداول دارند، در حالی که دیتابیس‌های غیررابطه‌ای برای مدیریت حجم زیاد داده‌های بدون ساختار یا نیمه‌ساختارمند ایده‌آل هستند.

استفاده از پایگاه داده یا دیتابیس در نرم‌افزار آرشیو اسناد مزایای متعددی را به همراه دارد. این سیستم‌ها با بهبود سرعت و دقت جستجو، مدیریت نسخه‌های مختلف اسناد و افزایش امنیت داده‌ها، به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای خود را بهینه‌سازی کنند. همچنین، با استفاده از مکانیزم‌های کنترل دسترسی، امکان تعیین سطوح مختلف مجوز برای کاربران فراهم می‌شود. این ویژگی‌ها نه تنها بهره‌وری سازمان‌ها را افزایش می‌دهند، بلکه مدیریت هوشمندانه و کارآمد اسناد را نیز ممکن می‌سازند. علاوه بر این، دیتابیس امکان یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌های سازمانی را فراهم می‌کند، که این امر به بهبود هماهنگی و جریان کار در سازمان کمک می‌کند.

آینده سیستم‌های مدیریت اسناد: تحول با Data Base

آینده سیستم‌های مدیریت اسناد به‌شدت تحت تأثیر پیشرفت‌های پایگاه‌های داده و فناوری‌های مرتبط خواهد بود. با توجه به پیچیدگی‌های روزافزون حجم داده‌ها و نیاز به دسترسی سریع و امن به اسناد، تحول در معماری پایگاه داده‌ها و مدیریت داده‌ها در این سیستم‌ها اجتناب‌ناپذیر است. تکنولوژی‌هایی همچون پایگاه‌های داده پیشرفته و بهینه‌سازی موتورهای جستجو باعث خواهند شد تا این سیستم‌ها قادر به ذخیره و بازیابی داده‌های حجیم با سرعت بالا و دقت بیشتر باشند. در آینده‌ای نه‌چندان دور، سیستم‌های مدیریت اسناد به‌طور مؤثرتری قادر به مدیریت و یکپارچه‌سازی داده‌ها خواهند بود و این امر به افزایش کارایی، سرعت و امنیت در محیط‌های کاری دیجیتال کمک خواهد کرد...

https://ali-mohammadi-dcc.blogsky.com