جدیدا عبارت‌هایی مانند EDMS و CMS توجه شرکت‌های نرم‌افزاری را به خود مشغول کره و برخی از آن‌ها مانند شرکت دانش هم‌آرا فعالیت‌های خود را برای تولید این سیستم‌ها آغاز کرده‌اند.
اما پیش از آغاز هر حرکت و تلاشی لازم است این مفاهیم در بستر فرهنگ کاری کشور به دقت مورد مطالعه قرار گیرند و شناخته شوند تا سیستمی مطابق با انتظارات و فرهنگ اداری کشور تولید شود. اما تاکنون مطالعه و تحقیقی در زمینه تکنولوژی یا علمی که در غرب به وجود آمده و استفاده می‌شود و تطبیق و هماهنگ‌سازی آن با ساز و کارهای اداری کشورمان به ندرت صورت گرفته است.
به همین علت بسیاری از این علوم و فناوری‌ها یا به درستی استفاده نشده‌اند یا پس از صرف وقت و هزینه هنگفت، برای تولید یا وارد کردن آن‌ها با شکست مواجه شده‌اند. بدین ترتیب، در این مقاله از تیم تولید محتوای دانش هم‌آرا به تعریف این دو عبارت پرداخته و تفاوت‌های آن‌ها را بیان خواهیم کرد. همچنین دلایل انتخاب و استفاده از هر یک از این سیستم‌ها برای شرکت‌ها و سازمان‌ها مورد بررسی قرار خواهد گرفت و در نهایت درباره ی پتانسیل لازم برای راه‌اندازی چنین سیستم‌هایی در کشور، نتیجه‌گیری خواهد شد.
سیستم مدیریت الکترونیک اسناد (Electronic Document Management System)
هر سازمانی دارای مستندات اداری فراوانی است که حاوی اطلاعات مختلفی‌ست. این مدارک یا به اصطلاح اسناد باید با نظم و بر اساس ساختار مشخص نگهداری شوند تا بتوان آن‌ها را در زمان لازم بازیابی و مورد استفاده قرار داد. در واقع اطلاعاتی که در این اسناد وجود دارد، در بخش‌های مختلف کاری سازمان مورد نیاز است و باید به آن‌ها مراجعه شود. سیستم مدیریت اسناد در واقع وظیفه‌ی دریافت، طبقه‌بندی، نگهداری و بازیابی این اسناد را برعهده دارد.
سیستم کامل مدیریت و آرشیو الکترونیک اسناد (EDMS) باید ویژگی‌های زیر را دارا باشد:
- هر سند را با حجم قابل قبولی ذخیره سازد.
- ارتباط لازم بین سندهای مختلف را برقرار سازد.
- با استفاده از بایگانی، تمام اطلاعات اسناد را به طور کامل یکپارچه سازد.
- تمرکز کامل بر ذخیره‌سازی و آرشیو اسناد داشته باشد.
- مبتنی بر چرخه اسناد باشد و تمام روال‌های کاری سازمان، قابل طراحی توسط موتور چرخه اسناد باشند.
- هدف سیستم، ذخیره‌سازی و بازیابی مستندات به شکل اصلی و اولیه‌ی آن‌ها باشد.
- مجهز به موتور ایجاد صفحات وب برای دسترسی به اسناد از طریق وبسایت باشد.
البته لازم به ذکر است که این خصوصیات تنها تعریف عمومی از EDMS را ارائه می دهند. بیش تر سیستم های موجود در بازار غرب توانایی ها و کارکردهای فراتری از این موارد دارند، اما در هر حال این ویژگی ها نشان دهنده ی کارکردهای معمول یک سیستم مدیریت اسناد است.
سیستم مدیریت محتوا (Content Management System)
این سیستم اساساً به منظور مدیریت و سامان‌دهی به اطلاعات در حال رشد سازمان‌ها طراحی شده است و در حقیقت، مدیریت محتوای اسناد موجود در سازمان را برعهده دارد و در سال‌های اخیر با افزایش سایت‌های اینترنتی و سایت‌های داخلی سازمان‌ها، مدیریت محتوای سایت‌های یاد شده و به روز نگاه داشتن اطلاعات آن‌ها برای سازمان‌ها، مشکل‌ساز شده است.
این سیستم، مدیریت اطلاعات موجود در این صفحات وب را برعهده دارد و به کاربر امکان ایجاد، ویرایش و حذف صفحات وب و همچنین تعیین محتوای آن‌ها را می‌دهد.
به طور خلاصه مهم‌ترین ویژگی‌های سیستم مدیریت محتوا به شرح زیر است:
- اقلام اطلاعاتی و ارتباط بین آن‌ها را مدیریت می‌کند.
- امکان تعریف هر جز (یا صفحه) و موقعیت آن‌ها بر روی سایت را در اختیار کاربر قرار می‌دهد.
- ارتباطات مورد نیاز و کامل بین صفحات و اطلاعات موجود در آن‌ها را ایجاد می‌کند.
- ایجاد و ویرایش صفحات، کارکرد اصلی این سیستم است.
- بین دسترسی و بایگانی یکپارچگی ایجاد می‌کند.
- دارای موتوری برای انتشار و ایجاد صفحات اینترنتی است.
شایان ذکر است که یکپارچه سازی سیستم مدیریت اسناد با مدیریت محتوا باعث به وجود آمدن سیستم های Enterprise CMS می‌شود که در نهایت راه رسیدن به مدیریت صحیح اطلاعات را هموار می‌سازد و به این ترتیب، می‌توان به یک مدیریت کامل دانش (Knowledge management) رسید.
مقایسه‌ی دو سیستم EDMS و CMS
EDMS و CMS برخلاف تصورات موجود کاملاً با یک دیگر متفاوت و در عین حال مکمل یکدیگر می‌باشند. با این که هم اکنون تولید کنندگان غربی این سیستم‌ها در حال تلفیق و یکی کردن آن‌ها هستند (که این خود قدم بسیار مثبتی در مدیریت اطلاعات در سازمان هاست)، باید اختلافات و ویژگی‌های هر یک از آن‌ها را به درستی درک کرد و دانست که از هر یک برای چه منظوری و در کجا باید استفاده شود.
ممکن است سازمانی نیاز به EDMS داشته باشد ولی با توجه به ساز و کارهای موجودش احتیاجی به CMS نداشته باشد و بر این اساس، برای انتخاب هر یک باید دقت کافی را به کار بست.
EDMS سیستمی است که می‌توان از آن به عنوان هسته‌ی اصلی برای CMS استفاده کرد. کار اصلی این سیستم، نظم دادن به مستندات سازمان‌ها و در دسترس قرار دادن آخرین نسخه آن‌ها برای کاربران سازمان با توجه به دسترسی‌های هر یک از کاربران است. DMS سیستم کاملی برای بایگانی و آرشیو تمام اوراق اداری سازمان‌ها با حفظ تاریخچه‌ی تغییرات هر یک از آن هاست. افزون بر این، دارای چرخه اسناد کامل برای مکانیزه ساختن روال‌های سازمانی و انتقال اسناد سازمانی بین کاربران با توجه به این روال‌هاست. در واقع، این سیستم مسئولیت ثبت و نگهداری، بازیابی و به گردش در آوردن تمام اسناد را در داخل سازمان برعهده دارد.
حال آن که CMS سیستمی است که از آن اغلب برای طراحی صفحات وب جهت استفاده در سایت‌های داخلی و یا وب سایت‌های اینترنتی بهره گرفته می‌شود. یعنی سازمان‌ها با استفاده از این سیستم به راحتی می‌توانند اطلاعات خود را به طور منظم در سایت (یا هر محیط دیگری) در اختیار کاربران قرار دهند. همچنین مدیریت این اطلاعات، ارتباط دادن آن‌ها به یک دیگر و به روز رسانی آن‌ها (ویرایش، حذف و اضافه کردن) را به راحتی انجام دهند. آن‌ها می‌توانند سایت خود را، هم برای استفاده‌ی داخلی سازمان و هم برای کاربران خارجی به روی اینترنت، به راحتی طراحی کرده و ارتباطات منطقی اطلاعات و صفحات مختلف را برقرار سازند. اطلاعات موجود در این محیط‌ها می‌تواند توسط یک سیستم مدیریت اسناد تهیه شود و در اختیار این سیستم قرار گیرد.
کاربرد EDMS و CMS در ایران
تلقی خاصی نسبت به اسناد و مدارک اداری در سازمان‌های کشورمان نسبت به دیگر کشورها وجود دارد.
اول این که در سازمان‌ها و شرکت‌های دولتی، به علت وجود بروکراسی‌های موجود، ارتباطات و مکاتبات سازمانی باید طبق قوانین بسیار دقیق و خاصی صورت پذیرد و خروج از این سلسله مراتب، برای مدیران این سازمان‌ها غیر قابل قبول است. ضمن این که در بسیاری از موارد، فعالیت‌هایی خارج از این بروکراسی‌ها به صلاح دید مدیران و افراد دیگر صورت می‌پذیرد و این خود باعث ایجاد پیچیدگی‌های فراوانی در این بروکراسی‌ها و روال‌های کاری می‌شود که دسته‌بندی دقیق آن‌ها را غیر ممکن می‌سازد.
این خود باعث می‌شود که نتوان از گردش اسناد به مفهوم واقعی آن که در این سیستم‌ها موجود است، استفاده کرد و باید چرخه سند مطابق با فرآیندهای ذکر شده در بالا و بسیار انعطاف‌پذیر طراحی و پیاده‌سازی شود.
دوم این که به علت قانونی نشدن امضاهای الکترونیکی در سطح کشور و همچنین الزام وجود فیزیک اسناد مالی و حقوقی برای بررسی‌های لازم، مشکلاتی در راه جمع‌آوری کاغذها در سازمان‌ها و در نتیجه راه‌اندازی سیستم‌هایی که منتهی به این مورد می‌شود وجود دارد. وجود این موارد، باعث می‌شود که از قرار دادن بسیاری از اسناد سازمانی در اختیار این سیستم‌ها جلوگیری شود و بدین منظور باید دسترسی‌های بسیار دقیق و تعریف شده‌ای برای این اسناد در نظر گرفته شود و این دسترسی قابل توزیع بین راهبران مختلف باشد، هر راهبر در محدوده اختیارات خود. در نتیجه باید تا حدی که امکان دارد حتی در حد پایگاه اطلاعاتی نیز، دسترسی توزیع شده اعمال شود.
بطور مثال در برخی از سازمان‌ها حتی به راهبران سیستم‌ها و مسئولین بانک‌های اطلاعاتی، که دسترسی به تمام اطلاعات را به علت ماهیت کاریشان دارند و اغلب تعداد آن‌ها به بیش از دو نفر نمی‌رسد، نیز اجازه دسترسی به چنین اسنادی داده نمی‌شود!
نکته‌ای که جای امیدواری برای راه‌اندازی سیستم‌های EDMS و CMS دارد، این است که بسیاری از سازمان ها به اهمیت وجود سیستم‌های الکترونیکی برای نگهداری و کنترل و به روز نگاه داشتن اطلاعات اسناد سازمانی خود و در اختیار قرار دادن اطلاعات سازمانی به تمام کارکنان داخلی و همچنین برای ارباب رجوعان خارجی با طراحی خروجی‌های مناسب که اغلب صفحات اینترنتی و سایت‌های داخلی‌ست که البته بخشی از وظایف سیستم‌های مدیریت محتواست، رسیده‌اند. همچنین سازمان‌ها خواهان گردش این اسناد (علاوه بر نامه‌ها) میان کارکنان به صورت سیستماتیک و اتوماتیک با استفاده از DOC Flow های قابل طراحی، و حفظ تاریخچه اسناد و به روز نگاه داشتن آن‌ها و امکان گزارش‌گیری و آرشیو الکترونیکی اسناد و مدارک سازمانی هستند.
این خود عاملی برای شرکت‌های نرم افزاری جهت ورود به بازار و ارایه‌ی سیستم‌های EDMS و CMS می‌باشد که می‌تواند آن‌ها را به سودآوری برساند، اما این عمل باید با دقت و در نظر گرفتن تمام جوانب انجام شود.
در نهایت، این سیستم‌ها باید به مرور و با پیاده‌سازی امکانات آن‌ها، از قبیل DOC Flowهای قابل طراحی، آرشیو الکترونیکی، بروز نگهداشتن اسناد و امکان گزارش‌گیری از محتویات آن‌ها و منطبق بر ساز وکارهای اداری کشور وارد بازار شوند تا به این ترتیب، بتوانند با گذشت زمان تحولی در فرهنگ اداری سازمان‌ها بوجود آورند و راه را برای تولید و راه‌اندازی سیستم‌های مدیریت اسناد و محتوا در آینده هموار نمایند. در غیر این صورت، راه‌اندازی این سیستم‌ها در سازمان‌های دولتی، به مانند آنچه در غرب استفاده می‌شود، با صرف وقت و هزینه‌ی بسیار بالایی همراه خواهد بود. بعلاوه اینکه، ریسک مورد استفاده قرار نگرفتن آن‌ها نیز، به علت عدم هماهنگی با ساختارهای مکاتباتی کشور و عدم وجود بستر مناسب ارتباطی برای راه‌اندازی چنین سیستم‌هایی و اتصال تمام سازمان‌ها در قالب آن‌ها، وجود خواهد داشت.
