مزایای مستند سازی

تعریف مستند سازی: مستند سازی شامل ثبت و ضبط چگونگی اجرای گام به گام یک پروژه و فرآیند یک کار است.

در مدت اجرای پروژه، وقایع و رویدادها، ابتکارها، خلاقیت‌ها،تنگناها و مشکلات فنی و حقوقی و اجرایی و مالی اتفاق می‌افتد و برای هریک راه حل‌ها و تدابیری اتخاذ می‌شود. چنان چه این تدابیر مستند شوند کمک موثری به پرهیز از دوباره کاری و تجربه‌گرایی در اجرای طرح‌ها و پروژه‌ها می‌شود.

مهمترین مزایای مستند سازی

• شفاف‌سازی و بیان دقیق ایده‌ها و رویه‌ها و تحکیم آنها برای طراحان و برای دیگران
• ثبت اطلاعات پروژه؛ نگهداری سوابق در مورد موضوعات مهم مربوط به فعالیت‌های گذشته برای اصلاحات و تطابق بیشتر برای رفع اشکالات
• برای جلوگیری از پراکندگی و پرهیز از تکرار غیر لازم کارها
• افزایش بهره‌وری شما (نویسنده مستندات(
• استفاده از مستندات به عنوان مرجع
• مشارکت در گسترش داده‌ها و منابع موجود حول یک موضوع
• افزایش دقت و کاهش خطا ها و اشتباهات.
• قادر ساختن افراد به بررسی و کنترل کیفیت برنامه‌های اجرا شده ایجاد اعتماد در بیرون از سازمان
• حفظ منابع اطلاعاتی مورد استفاده در طرح یا پروژه : منابع اطلاعاتی که با توجه به اهداف پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرند چنانچه در هر مرحله مستند سازی شوند از دوباره کاری جلوگیری می‌کنند و باعث تکمیل آمار و اطلا‌عات دوره بعد می‌شوند.
• تطابق هزینه‌های حقیقی با هزینه‌های برآوردی: عدم تطبیق هزینه‌های برآوردی با هزینه‌های واقعی یکی از مسایل مبتلا به اجرای پروژه‌ها به شمار می‌آید. مستندسازی علل این امر می‌تواند منجر به اتخاذ تصمیمی صحیح برای سایر پروژه‌ها شود.
• آشکار کردن نقص‌ها و نیاز های آماری و اطلاعاتی: همواره آمار و اطلاعات یکی از نیاز های اساسی هر پروژه و طرح به شمار می‌آید و اغلب کمبود آمار و اطلاعات موضوعی دست‌اندرکاران مطالعه و اجرای پروژه‌ها را با مشکل روبه‌رو کرده است. با مستندسازی نقص‌های اطلاعاتی و آماری و جمع‌بندی آنها در نظام برنامه‌ریزی سازمان می‌توان به صورت نهادینه این مشکل را حل کرد.
• مستند کردن مشکلات و تنگناها: برنامه‌ریزی بر اساس آنچه سازمان نیازمند آن است، یک امر اجتناب‌ناپذیر محسوب می‌شود و در این بخش مستند کردن مشکلات  و تنگناها و راه حل‌های اتخاذ شده در برون رفت از آنها، از جایگاه خاصی برخوردار است.
•  هر یک از افراد/گروه‌ها می‌تواند پاسخگوی مجموعه فعالیت خود باشد
• امکان شناسایی فرآیندها و تعامل بین آنها.
• امکان به اشتراک گذاشتن منابع آموزش
• امکان محاسبه و تحلیل شاخص های عملکردی فرایند. کنترل تهیه عملیات ،امکانات و تجهیزات.
• امکان شفاف سازی و جلو گیری ازهر گونه ابهام در خصوص نحوه عملکرد فرایندی .
• امکان هدایت ،حمایت و نظارت مطلوب سازمان توسط مدیران ارشد و معیاری جهت سنجش عملکرد سازمان.
• انجام مرحله جمع‌آوری داده‌ها و آماده‌سازی سیستم‌ها برای اتوماسیون و در نتیجه صرفه‌جویی هنگفت در زمان و هزینه‌های مادی
• انتقال لایه لایه‌ی اطلاعات بین همکاران سازمانی،  افزایش سطح آگاهی و تخصص کارمندان (بهبود ارتباطات و شفاف سازی)
• تحرک بخشیدن به کارمندان و ایجاد انگیزه در آنان جهت بهینه‌سازی کارها و افزایش کار مفید کارمندان و در نتیجه افزایش بهره‌وری ایشان و عدم لطمه به ساختار درصورت غیبت افراد.
• تأمین امکان نظارت جمعی بر اجرای قوانین و رویه‌ها( ضمانت اجرای سیستم.)

مشکلات ناشی از عدم مستند سازی

• عدم تجربه‌اندوزی و استفاده از تجارب دیگران؛ در نتیجه عدم ایجاد ارزش افزود
• عدم بهینه‌سازی کارها و پیشرفت در امور
• عدم به روز رسانی قوانین و رویه‌ها و در نتیجه قدیمی و از رده خارج شدن شان 
• ایجاد روحیه انحصارطلبی و گسترش این روحیه
• پاسخ‌گو نبودن مسئولین اجرایی

صفحه اصلی