اسناد دیجیتال چیست؟

ذخیره‌سازی و طبقه‌بندی اسناد برای هر سازمانی ضروری است. اما بایگانی دستی انبوه عظیم اسنادی که روزانه در سازمان‌ها رد و بدل می‌شوند، سرعت و زمان زیادی را از شما خواهد گرفت. برای حل این مشکل کافیست تا از نرم افزارهای سازمانی برای الکترونیکی کردن بایگانی خود استفاده کنید. به این ترتیب می‌توانید ضمن مدیریت اسناد از مزایای دیجیتالی کردن آنها نیز بهره ببرید.

مراحل ثبت اسناد و مدیریت آنها در واقع دارای یک روند طولانی می باشد که این روند از سه اصل مهم پیروی می کند : ذخیره اسناد، محافظت از آنها، امکان دسترسی به اسناد. آرشیو الکترونیک فناوری در حال تغییر و پیشرفتی است که امروزه بهره مندی از آن در حفظ امنیت و ذخیره اطلاعات بسیار ضروریست، با افزایش حجم اطلاعات الکترونیکی نیاز به سیستم جامع برای مدیریت اطلاعات افزایش می یابد چرا که رایانه های شخصی بدون داشتن شبکه و کنترل مدیریت اسناد فقط قادر به تولید، پیگیری و حذف اطلاعات هستند. به طور مثال فرض کنید در سازمان خود لوح فشرده و حافظه های جانبی بسیاری دارید که اطلاعات ثبت شده در آنها به راحتی مشخص نمی باشد و این امر سبب می شود بازیابی و دسترسی به اطلاعات و امنیت اطلاعات همیشه با تهدیداتی مواجه باشد و می توان با بهره مندی از آرشیو های الکترونیک، مدیریت اسناد و اطلاعات ارزشمند سازمان را انجام داد.

اسناد الکترونیک انواع مختلفی دارند که برخی از انواع آنها عبارتند از:

▪️ پست الکترونیک (نامه یا یادداشت)

▪️ پرونده ها، قراردادها و … در قالب تصویر یا pdf

▪️ تارگاه یا وب سایتها به صورت گزارش یا آگهى یا انتشارات

▪️ پایگاه اطلاعاتى یا دیتابیسها بصورت صفحه یا موضوعى

▪️ اسناد به صورت فایل word و صفحه گسترده و غیره

...

اجزا و عناصر تشکیل دهنده سند الکترونیکی

اسناد الکترونیکی به صورت معمول دارای چند جز اصلی می باشند، که عبارتند از:

-  محتوا

تمامی اسناد الکترونیکی دارای اطلاعات واقعی سند می باشند که فعالیت انجام شده را ثبت نموده اند.

-  زمیـنه

زمینه اسناد نمایش دهنده اطلاعاتی است که ارتباط سند را با دیگر اسناد مشخص می کند و همچنین نشان میدهد یک سند به چه صورت با فعالیت سازمان و همچنین با دیگر اسناد موجود در بایگانی مرتبط است.

-  ساخـتار

ساختار سند در واقع همان نویسه های فنی سند می باشد ؛ به عنوان مثال قالب فایل سازماندهی داده ها، نمایش ظاهری صفحه هایپرلینک ها ، سربرگ و پی نوشت ها همان ساختار سند می باشند.

بایگانی الکترونیکی به چه معناست؟

اصولاً فرآیندی است که طی آن اسناد و مدارکی که دیگر مورد استفاده قرار نمی‌گیرند، با هدف امکان دسترسی به آنها در آینده ذخیره و طبقه‌بندی می‌شوند. این فرآیند اگر به صورت الکترونیکی و دیجیتالی انجام شود، بایگانی الکترونیکی نامیده می‌شود. در روش سنتی و دستی، بایگانی اسناد در سازمان‌ها توسط واحد بایگانی یا دبیرخانه انجام می‌شد. اما با پیاده‌سازی سیستم بایگانی الکترونیکی، بیشتر مراحل آن به صورت خودکار و توسط نرم افزار انجام می‌شود.

در بایگانی الکترونیکی، اسناد برای طولانی مدت به صورت دیجیتالی ذخیره و طبقه‌بندی می‌شوند. از سوی دیگر، کلمه آرشیو نیز به مجموعه اسناد بایگانی شده گفته می‌شود. آرشیو دیجیتال نیز مجموعه اسنادی است که از طریق عکسبرداری یا اسکن به اسناد دیجیتال تبدیل شده و یا از ابتدا به صورت دیجیتال بوده و در سیستم ذخیره‌سازی شده‌اند.

چرا بایگانی الکترونیکی اهمیت دارد؟

بایگانی الکترونیکی مزایای متعددی دارد، اما آنچه باعث اهمیت آن می‌شود، ضرورت استفاده از آن در عصر دیجیتال است. با توجه به افزایش نقش کامپیوتر و دیجیتالی شدن بسیاری از کارها، استفاده از بایگانی به روش سنتی نه تنها دیگر کارآمد نیست، بلکه در فرآیند دیجیتالی انجام کارها اختلال و گسست ایجاد می‌کند. همچنین، بسیاری از محتواها و اسنادی که در سازمان‌های امروزی تولید می‌شوند، اساساً از ابتدا دیجیتال هستند و بایگانی آنها به صورت کاغذی نیازمند چاپ مجدد آنهاست. این مساله در مورد برخی از اسناد مانند پایگاه‌های داده، فیلم‌ها، فایل‌های صوتی و تصاویر عملاً غیرممکن است.

به عبارتی، دیجیتالی شدن زندگی و فعالیت‌های کاری بشر موجب ایجاد سیستم جدیدی شده است که استفاده از سیستم‌های سنتی را به مراتب مشکل‌‎تر از گذشته کرده است. بنابراین سازمان‌هایی که بر استفاده از بایگانی کاغذی اصرار بورزند، باید هزینه گزافی برای آن پرداخت کنند و بیش از پیش از رقبای خود عقب خواهند ماند. علاوه بر اینها، بایگانی دیجیتال محدودیت عمر بایگانی‌های کاغذی را نخواهند داشت و آنچه امروزه ذخیره می‌کنید در آینده‌های دور نیز در دسترس خواهند بود. بایگانی الکترونیکی همچنین، ضعف‌های بایگانی کاغذی را در برابر بلایای طبیعی ندارد و به دلیل پوسیدگی یا عدم مراقبت دائمی از بین نخواهند رفت.

البته آرشیوهای الکترونیکی نیز نیاز به مراقبت های اولیه دارند، اما آنچه ماندگاری آنها را بیشتر می‌کند، پشتیبان‌گیری راحت از آنهاست. شما می‌توانید به راحتی از آرشیو دیجیتالی خود، چندین نسخه پشتیبان تهیه کنید ولی تهیه نسخه پشتیان از بایگانی کاغذی هزینه بسیار گزافی خواهد داشت. آرشیوهای الکترونیکی امنیت مورد نیاز سازمان ها را نیز فراهم می‌کند و امکان کنترل بهتری را بر روی اسناد و دسترسی افراد به آنها فراهم می‌کنند.

بایگانی الکترونیکی چه فوایدی دارد؟

بایگانی الکترونیکی علاوه بر ذخیره‌سازی و طبقه‌بندی اسناد، فواید دیگری نیز دارد که در سیستم‌های بایگانی سنتی آنها را مشاهده نمی‌کنید. در ادامه تعدادی از این مزایا آورده شده است:

1- ایمنی داده‌ها را افزایش می‌دهد: اسناد و مدارک فیزیکی همیشه در معرض خطر و آسیب قرار دارند. آتش‌سوزی، سیل یا هر اتفاق ناگوار مشابه همیشه می‌تواند یک تهدید برای بایگانی سازمان شما باشد. اما با الکترونیکی کردن بایگانی اسناد و سوابق، می‌توانید چنین مشکلی را برطرف کنید. اطلاعات دیجیتالی را می‌توانید با خیال راحت در مکان‌ها متعددی ذخیره کنید و نگران هزینه‌های هنگفت بازیابی اطلاعات از دست رفته نباشید.

2- کارایی و سرعت بیشتری دارد: پیدا کردن یک سند در میان انبوه اسناد کاغذی ساده‌ترین راه برای اتلاف وقت و انرژی شماست! بخش قابل توجهی از ساعات کاری در واحدهای دبیرخانه سنتی، فقط برای یافتن اسناد صرف می‌شود. هرچند گاهی به دلایل قانونی، شرکت ممکن است نیاز به نگهداری نسخه کاغذی و اصلی اسناد داشته باشد، اما برای فرآیندهای داخلی سازمان خود نیازی به اسناد کاغذی نخواهید داشت. بنابراین با دیجیتالی کردن بایگانی سازمان، می‌توانید اسناد مورد نیاز خود را در عرض چند ثانیه پیدا گرده و بازیابی کنید. بنابراین هم سرعت و هم کارایی شما افزایش پیدا می‌کند.

3- به فضای کمی نیاز دارد: قیمت املاک و اجاره آنها هر روز بیشتر می‌شود. اگر قرار باشد از اسناد کاغذی استفاده کنید، میزان محیطی که برای ذخیره فیزیکی آنها نیاز خواهید داشت، نیز روز به روز افزایش پیدا می‌کند. این موضوع باعث می‌شود هزینه‌های زیادی به سازمان تحمیل شود. با الکترونیکی کردن بایگانی اسناد، تنها با استفاده از یک هارد دیسک کوچک می‌توانید تعداد بسیاری زیادی از اسناد را با ایمنی بالا ذخیره کنید و به فضای بسیار کمتری احتایج خواهید داشت.

4- بازیابی اسناد و مدارک راحت‌تر خواهد بود: الکترونیکی کردن بایگانی، بازیابی اسناد و مدارک را نیز آسان می‌کند. یکی از ساده‌ترین علت‌های آن امکان دسترسی به اطلاعات از هر زمان و مکان است. برای این کار کافیست تا یک درگاه جستجوی آنلاین برای آرشیو دیجیتالی خود داشته باشید. به این‌ترتیب از هر مکان و زمانی می‌توانید با یک جستجوی ساده، اسناد و مدارک مورد نیاز خود را بازیابی کنید.

5- در هزینه‌ها صرفه‌جویی می‌کند: شرکت‌ها و سازمان‌ها زیادی به الکترونیکی کردن سیستم بایگانی خود روی آورده‌اند. علت اصلی این موضوع نیز صرفه‌جویی در هزینه‌هاست. روش سنتی بایگانی نیازمند تعداد زیادی نیروی انسانی و حجم زیادی کاغذ است. بنابراین با الکترونیکی کردن بایگانی نه تنها به محیط زیست کمک می‌کنید، بلکه تا مقدار زیادی در هزینه‌های سازمان صرفه‌‎جویی خواهید کرد.

6- نظارت و کنترل راحت اسناد: در نرم افزار های آرشیو الکترونیک مدیران ارشد به راحتی می توانند اسناد ثبت شده را بررسی و در صورت نیاز به افزودن توضیحات و یا پاراف نمودن و درج هامش اصلاحات را بر روی اسناد ثبت شده اعمال نمایند، همچنین امکان تعریف سطح دسترسی برای رده های مختلف سازمان و جلوگیری از استفاده های غیر مجاز اشخاص نیز وجود دارد.

7-  امکان طبقه بندی و جستجو: یکی از مزایای نرم افزار های آرشیو الکترونیک طبقه بندی اسناد و پرونده ها در هنگام درج می باشد که در نتیجه امکان جستجوی سریع بر حسب متا دیتای تعریف شده از جمله نام ، نام خانوادگی، شماره پرونده اسناد و یا هر اطلاعات مورد نظری که هنگام آرشیو کردن اسناد مشخص شده باشد وجود دارد.

8- بازیابی و دسترسی سریع به اسناد: با توجه به این امر که تمامی اسناد به صورت منظم و طبقه بندی شده در نرم افزار های آرشیو الکترونیک درج می شوند و روش های جستجو در این نرم افزارها بسیار راحت و دقیق می باشد سبب افزایش سرعت دسترسی به پرونده ها و همچنین کاهش زمان پاسخگوئی به ارباب رجوع در راستای طرح تکریم ارباب رجوع می باشد.

9- انتقال راحت اطلاعات با در نظر گرفتن حفظ امنیت: در زمان انتقال اسناد وقتی که اسناد کاغذی هستند امکان گم شدن پرونده ها و دستکاری اسناد و در نتیجه عدم وجود امنیت اسناد وجود دارد اما در سیستم آرشیو الکترونیک امکان اینکه اسناد و مدارک بطور کامل گم شوند و یا دستخوش تغییر شوند وجود ندارد، چراکه در این سیستم ها امکان محدود سازی دسترسی ها و بازیابی اطلاعات فراهم می باشد.

 10- حفظ محیط زیست و صرفه جویی در کاغذ و فضای فیزیکی: با توجه به اینکه در روش سنتی، بایگانی مدارک و اسناد به صورت کاغذی انجام می شود برای نگهداری آنها نیازمند فضای زیاد هستیم ولی با استفاده از سیستم های آرشیو الکترونیک نیازمند کاغذ نبوده و البته هزینه های نگهداری و همچنین هزینه سرمایه ای فضا را کاهش می دهد و در نتیجه عدم نیاز به توسعه فضای بایگانی را در بر داشته و کاهش مصرف کاعذ را در پی خواهد داشت.

11-  آماده سازی گزارشات: در سیستم های آرشیو الکترونیک امکان استخراج گزارشهای متنوع و مختلف از پرونده ها و فرآیندهای مرتبط وجود دارد و به راحتی می توان گزارشات مختلف را بنا به نیاز سازمان ایجاد نمود که البته نکته مهم این است که نرم افزار انتخابی شما قابلیت های ایجاد انواع گزارشات از حجم اطلاعات وارد شده تا دسترسی افراد مختلف به مستندات را داشته باشد.

...

بایگانی اسناد و مدارک چیست؟

بایگانی اسناد (Document Archiving) فرآیندی است که طی آن پرونده‌هایی که راکد هستند و نیازی به آنها وجود ندارد، برای امکان دسترسی به آنها در آینده ذخیره می‌شوند. کلمه کلیدی در تعریف اسناد در اینجا “راکد” است، زیرا اسنادی بایگانی می‌شوند که ثابت بوده و تغییر نمی‌کنند. به عنوان مثال، زمانی که در حال عقد قرارداد با یک فروشنده هستید و چندین پیش‌نویس را تغییر داده و برای یکدیگر ارسال می‌کنید، با یک سند جاری سروکار دارید. اما به محض امضای قرارداد، یک سند دائمی و ثابت خواهید داشت.

تفاوت اسناد راکد و جاری، به درک تمایز میان “اسناد بایگانی شده” و “نسخه‌های پشتیبان” نیز کمک می‌کنند. اغلب مردم به اشتباه تصور می‌کنند که این 2 یک چیز هستند. درک تفاوت این 2 برای دانستن اینکه بایگانی اسناد و مدارک چیست، ضروری است.

اسناد بایگانی شده اسنادی هستند که تغییر نمی‌کنند، اما نسخه‌های پشتیبان (یا بک‌آپ‌ها) صرفا راهکاری برای ذخیره موقت اسناد هستند تا در صورت خراب یا گم‌شدن آنها، امکان بازیابی اطلاعات را برای مدیران سیستم فراهم کنند. نسخه‌های پشتیبان به صورت دوره‌ای، معمولا هر روز یا هر هفته، به عنوان بخشی از فرآیند مدیریت شبکه یا وب‌سایت شما تغییر کرده و به‌روزرسانی می‌شوند. بنابراین، آگاهی از تفاوت بین پشتیبان‌گیری از اسناد و بایگانی آنها، در مدیریت اسناد کسب و کار ضروری است.

چرا به بایگانی اسناد و مدارک نیازمندیم؟

بایگانی اسناد و مدارک مزایای زیادی داشته و نقش مهمی در موفقیت یک سازمان دارند. اهمیت استفاده از یک سیستم متمرکز و ساختاریافته برای بایگانی اسناد نیز به دلیل برخی از همین مزایاست. به عنوان مثال بایگانی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اسناد و مدارک خود را بهتر حفظ کنند و میزان گم‌شدن اسناد را به حداقل می‌رساند، امنیت اسناد را بهبود می‌بخشد و در صورت وقوع یک دعوای حقوقی یا نیاز به حسابرسی، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بتوانند مدارک قانونی و مستندات مربوطه را تهیه کنند.

علت دیگر اهمیت بایگانی اسناد، نیاز سازمان‌ها به انطباق با قوانین و مقررات دولتی است. سازمان‌ها برای انطباق با این قوانین و مستند ساختن سوابق و فعالیت‌های خود، مجبور به حفظ اسناد و مدارک می‌شوند. اما نگهداشتن این اسناد به شکل منظم و قابل استفاده، هزینه‌های زیادی برای جمع‌آوری، نگهداری، نیروی انسانی و غیره دارد. یک سیستم منظم بایگانی، به‌ویژه بایگانی دیجیتال، این هزینه‌های عملیاتی را کاهش می‌دهد و با منظم نگه داشتن آنها، کارکنان را از صرف وقت روی آنها بی‌نیاز کرده و بهره‌وری آنها را افزایش می‌دهد.

بایگانی اسناد همچنین باعث آسان‌تر شدن دسترسی به داده‌ها می‌شود. زمانی که شما از یک سیستم منظم برای بایگانی استفاده نمی‌کنید، پیدا کردن هر سند (اعم از دیجیتالی یا کاغذی) در میان انبوه اسنادی که در سازمان شما تولید می‌شود کاری چالش‌برانگیز و زمان‌بر خواهد بود. بایگانی نه تنها دسترسی به اسناد را تسهیل می‌کند، بلکه از دیگر مزایای آن تجمیع آنهاست. در هر سازمان روزانه اسناد زیادی تولید می‌شوند که نیاز به مراقبت و نگهداری دارند. جمع‌آوری دستی و نامنظم تمامی این اسناد هزینه زیادی بر دوش سازمان شما خواهد گذاشت. سیستم‌های بایگانی راهی برای ادغام این داده‌ها هستند. برخی از نرم‌افزارهای بایگانی دیجیتال حتی به شما امکان می‌دهند این اسناد و داده‌های آنها را فشرده کنید تا هزینه ذخیره‌سازی آنها هم کمتر شود.

مراحل پیاده‌سازی سیستم مدیریت مستندات در سازمان

حال که دانستید بایگانی اسناد و مدارک چیست، نوبت آشنایی با نحوه پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریت اسناد است. نرم افزار مدیریت اسناد به عنوان بخشی از اتوماسیون اداری محسوب می‌شود و علاوه بر آرشیو اسناد، مدیریت دقیق آنها را ممکن می‌کند. پیاده‌سازی چنین سیستمی هزینه‌بر خواهد بود، اما مزایای ذکر شده برای این راهکار، به راحتی این هزینه را جبران می‌کند. در ادامه، به بررسی 6 مرحله ضروری جهت پیاده‌سازی سیستم بایگانی اسناد و مدارک خواهیم پرداخت:

مرحله اول: ارزیابی وضعیت اولیه

در مرحله اول باید مشخص کنید که سیستم فعلی جهت مدیریت و رسیدگی به اسناد کدام است. آیا این سیستم ثابت، موقت یا ترکیبی از این 2 است؟ این مساله در مورد تمامی مراحل نحوه تولید، دریافت، پردازش، ذخیره‌سازی و حذف اسناد اهمیت دارد.

شما همچنین باید اسناد موجود خود را فهرست کنید تا تعداد آنها مشخص شود. همچنین لازم است کلیه اسناد را بر اساس کارکرد آنها، مانند مالی، پرسنلی، بیمه، ارسالی و دریافتی و غیره طبقه بندی کنید.

مرحله دوم: مشخص کردن هدف از بایگانی

اهداف خود از بایگانی اسناد را به صراحت مشخص کنید. آیا می‌خواهید هزینه‌های عملیاتی را کاهش دهید؟ آیا به دنبال رعایت قوانین مربوط به ثبت و امنیت داده‌ها هستید؟ آیا می‌خواهید باعث تسهیل فرآیندهای اداری روزانه شوید؟ آیا به دنبال دسترسی آسان‌تر به اسناد قدیمی از طریق بایگانی دیجیتالی اسناد هستید؟ یا صرفا می‌خواهید بهره‌وری کسب و کارتان را افزایش دهید؟ شما باید صراحتاً این موارد را اولویت‌بندی کنید تا در تلاش‌های بایگانی خود موفق باشید.

همچنین باید نقش‌های سازمانی مرتبط با سیستم بایگانی را مشخص کنید. چه کسی بر فرآیند ابتدایی بایگانی نظارت می‌کند و چه کسی آن را در آینده مدیریت خواهد کرد؟ از چه سطح مجوزهایی برای محدود کردن دسترسی به داده‌های بایگانی‌شده استفاده خواهید کرد؟ چگونه می‌توانید همکاری کارکنان را در استفاده از این سیستم افزایش دهید؟

مرحله سوم: تعیین زمان نگهداری اسناد

پس از اینکه اهداف بایگانی خود را شناسایی کرده و مشخص کردید که چه کسی این اهداف را اجرا و بر آنها نظارت می‌کند، باید زمان‌بندی نگهداری اسناد سازمانی خود را تعیین کنید. آنچه در مورد این زمان‌بندی قطعی است این است که شما باید کپی دائمی از اسنادی مانند گزارش‌ها و فعالیت‌های مالی سالانه داشته باشید، اما تقریبا هیچ سند دیگری بیش از 10 سال طول عمر ندارد.

با این وجود، یک برنامه زمان‌بندی استاندارد برای نگهداری تمامی اسناد سازمانی وجود ندارد. پیش از طراحی زمان‌بندی نگهداری اسناد در سازمان خود، باید در مورد قوانین و دستورالعمل‌های لازم‌الاجرای محلی، دولتی و یا مربوط به صنایع خاص، تحقیق کنید. این مساله به ویژه در مورد اسناد مالیاتی اهمیت بیشتری دارد.

بعد از اینکه این برنامه زمان‌بندی تعیین شد، باید تمام اسنادی را که نیازی به بایگانی ندارند یا هرگز به طور دائم ذخیره نمی‌شوند، مانند نامه‌های ناخواسته، کاتالوگ فروشندگان و کپی‌های تکراری را از بین ببرید.

مرحله چهارم: تبدیل اسناد کاغذی به دیجیتالی

با دیجیتالی کردن تمام فایل‌های کاغذی، هزینه‌ها و فضای ذخیره سازی مورد نیاز را کاهش می‌دهید و مرتب‌سازی و سهولت دسترسی به آنها را نیز بهبود می‌بخشید. در صورت تمایل می‌توانید فایل‌های کاغذی برخی از اسناد را نگه دارید، اما برای حفظ امنیت آنها، حتما یک نسخه دیجیتالی از آنها تهیه کنید. در این مرحله، استفاده از خدمات تخصصی شرکت‌های دیگر، حداقل برای تنظیم ابتدایی سیستم بایگانی شما، بسیار نتیجه‌بخش‌تر از اتکا به کارکنان خودتان خواهد بود.

همچنین توصیه می‌شود که برای تضمین دسترسی راحت به این پرونده‌ها در آینده، آنها را در فرمت‌های فایل باز مانند PDF  ذخیره کنید. اگر فایل‌ها را در فرمت‌های اختصاصی ذخیره کنید، ممکن است در آینده نتوانید از آنها به راحتی استفاده کنید. همچنین به یاد داشته باشید که برای هر فایل دیجیتالی، از فراداده (یا Metadata) برای راحت‌تر کردن کسب اطلاعات درباره محتویات آن استفاده کنید. فراداده با داشتن اطلاعاتی مانند عنوان سند، نویسنده، توضیحات مختصر، کلمات کلیدی و موارد دیگر به سازماندهی فایل‌ها و ساده‌تر شدن دسترسی بعدی به آنها کمک می‌کند.

مرحله پنجم: انتخاب روش و ابزار ذخیره‌سازی

امن‌ترین روش برای بایگانی اسناد، داشتن یک نسخه فیزیکی در خارج از محل سازمان و یا ذخیره اطلاعات آنها به صورت الکترونیکی به کمک شرکت‎‌های تامین‌کننده این خدمات است. این تاسیسات در برابر حوادث متعدد انسانی و طبیعی از جمله دسترسی غیرمجاز، سرقت، سیل و زلزله محافظت می‌شوند. استفاده از یک آرشیو امن نسبت به بایگانی در محل دفتر شرکت، روش بهتری برای نگهداری طولانی مدت از اسناد شماست.

ذخیره اطلاعات الکترونیکی با سه روش ذخیره‌سازی اصلی ممکن است: هارد دیسک، نوار و ابری. هر کدام از این ابزارهای ذخیره‌سازی، مزایا و معایب خود را دارند که مربوط به یکپارچگی، امنیت و سهولت دسترسی به آنها توسط نرم افزارهای مدیریت اسناد است.

مرحله ششم: ارزیابی عملکرد سیستم بایگانی

نگهداری و بایگانی اسناد یک فرایند مداوم است. بنابراین باید هر سال رویه‌های مربوط به بایگانی در سازمان خود را به عنوان بخشی از خط مشی کلی خود در مدیریت محتوای سازمانی، مجددا ارزیابی کنید تا از کیفیت آنها اطمینان حاصل کنید و در صورت لزوم بتوانید تغییرات لازم را اعمال کنید.

برای نگهداری و بایگانی موثر اسناد، همکاری همه کارکنان ضرورت دارد. بنابراین توصیه می‌شود برای افزایش مشارکت آنها از استراتژی‌های ارتباطی مانند آمورش خط‌‌مشی سازمان در هنگام استخدام کارکنان و دوره‌های آموزشی سالانه استفاده کنید.

همچنین لازم است تا به صورت دوره‌ای مجوزهای دسترسی و یکپارچگی و سلامت اسناد بایگانی شده خود را بازبینی و بررسی کنید. بدترین اتفاقی که می‌تواند بیفتد این است که به یک سند برای یک پرونده حقوقی یا برای حسابرسی مالیاتی و امثال اینها احتیاج داشته باشید، اما به خاطر مشکل در ذخیره و بایگانی، نتوانید به آن دسترسی پیدا کنید.

توجه: بنابراین لازم است تا خط مشی مدیریت اسناد دیجیتالی خود را تدوین و اجرا کنید. به این ترتیب نه تنها پرونده‌های بایگانی شده شما به طور ایمن ذخیره می‌شوند، بلکه هزینه‌ها را کاهش می‌دهید، خواهید توانست مقررات را بهتر رعایت کنید و به اطلاعات قدیمی دسترسی آسان‌تری خواهید داشت.

https://ali-mohammadi-dcc.blogsky.com

بازگشت به صفحه نخست

جهت مستندسازی و تهیه کتابچه نهایی پروژه با ما تماس بگیرید: 09339461500 محمدی

https://ali-mohammadi-dcc.blogsky.com