روش حذف و اضافه کردن مدارک و تاثیر آن بر وزن کلی مدارک و پیشرفت پروژه

روش حذف و اضافه کردن مدارک و تاثیر آن بر وزن کلی مدارک و پیشرفت پروژه

نکته: باتوجه به حذف و اضافه شدن برخی از مدارک در پروژه و تاثیر آن بر وزن کلی و درصد پیشرفت  پروژه، مراحل انجام کار ازاین قرار خواهد بود: مدارک حذف شده را در رویژن بعدی VPIS یا MDR  نمایش داده ) با رنگ قرمز و نوشتن Deleted یا ADD در قسمت توضیحات( و همراه آن یک فرم Modification تهیه و ارسال می گردد. در نهایت تقسیم وزن مدارک حذف شده در مدارک دیگر و اعمال تغییرات در روند کلی پیشرفت پروژه انجام خواهد شد.

نمونه هایی از لیست مدارک اصلاح شده (حذف و اضافه):

برای حذف یک مدرک از لیست مدارک پروژه (MDR - Master Document Register)، باید یک فرآیند دقیق را دنبال کنید تا اطمینان حاصل شود که حذف آن مدرک تأثیری بر سایر مستندات یا الزامات پروژه نخواهد داشت. این مراحل شامل موارد زیر است:

1. بررسی دلیل حذف

• دلیل حذف مدرک را مشخص کنید؛ مثلاً آیا مدرک تکراری، قدیمی، یا غیرضروری است.

• اطمینان حاصل کنید که تمامی ذینفعان مرتبط با پروژه از حذف آن مدرک مطلع هستند.

2. بررسی و تأیید

• قبل از اقدام به حذف، از تیم کنترل مستندات (DCC) یا مدیر پروژه تأییدیه دریافت کنید.

• بررسی کنید که حذف این مدرک بر فرآیندهای پروژه یا مستندات دیگر تأثیر منفی نداشته باشد.

3. به‌روزرسانی در سیستم MDR

• مدرک موردنظر را در سیستم مدیریت مستندات، مانند SharePoint یا نرم‌افزار MDR، علامت‌گذاری کنید.

• وضعیت مدرک را به "حذف شده" (Removed) تغییر دهید و دلیل حذف را در توضیحات ثبت کنید.

4. اطلاع‌رسانی به تیم‌ها

• تمامی تیم‌های مرتبط با پروژه را از حذف مدرک مطلع کنید.

• اطمینان حاصل کنید که نسخه‌های چاپی یا کپی‌های دیگر این مدرک نیز جمع‌آوری و حذف شده باشند.

5. مستندسازی فرآیند حذف

• گزارشی درباره فرآیند حذف ایجاد کنید، شامل:

  • نام مدرک

  • دلیل حذف

  • تاریخ و زمان

  • تأییدکننده‌های حذف

• این گزارش را به عنوان سابقه در پروژه ثبت کنید.

6. بازبینی مجدد MDR

• پس از حذف، MDR را بررسی کنید تا مطمئن شوید که تغییرات اعمال شده‌اند و هیچ مشکلی در لیست مستندات وجود ندارد.

نکته مهم:

همیشه به دستورالعمل‌ها و استانداردهای مدیریت مستندات پروژه پایبند باشید. اگر پروژه شما تحت الزامات قانونی یا قراردادی خاصی است، مطمئن شوید که حذف مدرک تأثیری بر این الزامات ندارد.

ALI.MOHAMMADI / DCC EXPERT

Modification فرم در مدارک پروژه به سندی اطلاق می‌شود که تغییرات اعمال‌شده بر روی مستندات یا بخش‌های مختلف پروژه را ثبت و به‌روزرسانی می‌کند. این فرم نقش حیاتی در کنترل و مدیریت تغییرات پروژه ایفا می‌کند و برای اطمینان از هماهنگی بین تمامی ارکان پروژه استفاده می‌شود. برای تهیه و استفاده از این فرم مراحل زیر را دنبال می‌کنیم:

اجزای اصلی فرم Modification:

1. عنوان مدرک (Document Title):

   • نام سندی که تغییر یافته است.

2. شماره مدرک (Document Number):

   • شماره منحصر به فرد سند برای شناسایی.

3. تاریخ تغییر (Modification Date):

   • تاریخی که تغییر اعمال شده است.

4. شرح تغییرات (Description of Modification):

   • توضیح کامل تغییرات ایجاد شده، مانند اضافه کردن، حذف کردن یا به‌روزرسانی.

5. دلیل تغییر (Reason for Modification):

   • توضیحی درباره علت نیاز به این تغییر.

6. مرجع تغییر (Reference):

   • شماره یا عنوان سایر مستنداتی که این تغییر بر اساس آن‌ها اعمال شده است.

7. مسئول تأیید (Approval Authority):

   • نام و امضای فرد یا تیمی که تغییر را تأیید کرده است.

8. نسخه جدید (Updated Revision Number):

   • شماره نسخه جدید سند پس از اعمال تغییرات.

9. نام افراد ذینفع (Stakeholders):

   • نام افراد یا تیم‌هایی که این تغییر بر روی آن‌ها تأثیر دارد.

مراحل استفاده از فرم Modification:

1. شناسایی نیاز به تغییر:

   • تیم مربوطه تغییر موردنیاز را شناسایی می‌کند و آن را در فرم ثبت می‌کند.

2. بررسی و تأیید اولیه:

   • تغییرات پیشنهادی توسط تیم کنترل مستندات یا مدیر پروژه بررسی می‌شود.

3. اعمال تغییرات:

   • تغییرات در سند اصلی اعمال شده و نسخه جدید ایجاد می‌شود.

4. بررسی نهایی و تأیید:

   • نسخه به‌روزرسانی‌شده توسط تیم‌های مرتبط بررسی و تأیید می‌شود.

5. توزیع نسخه جدید:

   • نسخه به‌روزرسانی‌شده به تمامی ذینفعان ارسال می‌شود.

6. بایگانی نسخه قدیمی:

   • نسخه قدیمی در آرشیو پروژه ذخیره می‌شود تا در صورت نیاز به آن مراجعه شود.

در ادامه، توضیحات بیشتری درباره فرم‌های Modification و چگونگی مدیریت آن‌ها ارائه می‌کنم:

راهنمای کامل استفاده از فرم Modification مدارک پروژه

فرآیند مدیریت تغییرات از طریق فرم Modification باید به گونه‌ای اجرا شود که شفافیت، دقت و ثبت سوابق پروژه تضمین شود. در اینجا جزئیات بیشتری ارائه شده است:

1. ایجاد فرم استاندارد برای ثبت تغییرات

• طراحی یک فرم مشخص که تمامی جزئیات تغییرات را شامل شود.

• استفاده از نرم‌افزارهایی مانند Microsoft Excel، Word، یا ابزارهای پیشرفته‌تر مانند SharePoint برای ایجاد فرم.

2. ساختار فرم Modification

در کنار اطلاعات اصلی که قبلاً ذکر شد، می‌توانید این موارد را نیز اضافه کنید:

• وضعیت تغییرات (Status): مثلاً "پیشنهاد شده"، "تأیید شده" یا "اجرا شده".

• اثرات تغییرات (Impact Analysis): توضیح تأثیرات تغییرات بر روی برنامه زمانی، هزینه‌ها یا کیفیت.

• تاریخ اجرا (Implementation Date): تاریخی که تغییر به‌طور رسمی اعمال خواهد شد.

3. سیستم مدیریت تغییرات (Change Management System)

• استفاده از نرم‌افزارهایی مانند SAP, Primavera, Procore یا Project Online برای مدیریت فرم‌ها و گردش کار تغییرات.

• ثبت تمامی تغییرات در سیستم MDR برای ایجاد تاریخچه مستندات.

4. تأیید و اطلاع‌رسانی

• پس از ثبت تغییرات در فرم، از تأیید مدیر پروژه و دیگر ارکان مرتبط اطمینان حاصل کنید.

• اطلاع‌رسانی به تیم‌های پروژه و بخش‌های مرتبط از طریق ایمیل، جلسات، یا استفاده از پلتفرم‌های ارتباطی مانند Microsoft Teams.

5. ارزیابی و مستندسازی نهایی

• پس از اجرای تغییرات، ارزیابی کنید که آیا تغییر به اهداف تعریف‌شده دست یافته است.

• تمامی سوابق مرتبط با این تغییر را در یک آرشیو مشخص ذخیره کنید.

نکاتی برای بهینه‌سازی فرآیند:

1. ایجاد شفافیت: برای جلوگیری از سوءتفاهم، اطلاعات تغییر را با جزئیات کافی ثبت کنید.

2. تیم‌های مرتبط: هر تغییر باید با هماهنگی همه تیم‌های ذی‌نفع انجام شود.

3. رصد و کنترل: تغییرات تأثیرگذار بر زمان‌بندی یا هزینه‌ها باید به‌دقت مدیریت شوند.

https://ali-mohammadi-dcc.blogsky.com

https://ali-mohammadi-dcc.blogsky.com

بازگشت به صفحه اصلی