پیش تر درخصوص انواع مدارک در سازمان و روش های مدیریت آن در بخش مدیریت مدارک و مستندات مطالبی ارائه گردیده است. لذا دراین مطلب به اهمیت مستندسازی و راهکارهای آن خواهیم پرداخت.
۱- ذخیره سازی و نگهداری مدرن از اطلاعاتی که برای مجموعه خیلی حیاتی هستند.
۲- افزایش بهره وری سازمان؛ از بالارفتن سرعت ارتباط بین کارمندان تا کاهش مراحل پیچیده انجام یک پرونده.
۳- افزایش قدرت کنترل روی زمان و مدیریت کردن آن توسط افرادی که هرکدام به نوعی با اسناد و مدارک درگیرند.
۴- کاهش هزینههای سازمان؛ از کاهش هزینه کاغذ تا هزینه نگهداری از اسناد و مدارک.
۵- دسترسی بدون محدودیت به اسناد و مدارک. به ویژه در زمانی که از یک EDMS تحت وب استفاده میشود.
۶- سادهسازی مراحل ویرایش و ایجاد تغییرات روی اسناد.
۷- بالارفتن سطح امنیت اسناد و مدارک به دلیل غیر فیزیکی شدن شیوه نگهداری و مراقبت از آنها.
چه موارد و اجزای کلیدی در یک نرم افزار مدیریت اسناد باید وجود داشته باشد؟
یک EDMS خوب باید این قابلیت را داشته باشد که کاغذ بازی را در سازمان با ساختار فایلهای دیجیتالی جا به جا کند. در واقع یک EDMS مناسب یک گردش کار دیجیتالی یکپارچه برای اسناد الکترونیکی را در اختیار سازمان قرار میدهد.
نرم افزار آرشیو اسناد خوب به جای استفاده از فرآیندهای دستی و کاغذی، همان کار را به روشی کارآمدتر و مقرون به صرفه تر و البته فضای ذخیره سازی کمتر و به کمک نرم افزار انجام میدهد. یک EDMS قابل اعتماد یک رویکرد کابینت-کشو-پوشه ارائه میدهد که به راحتی توسط کاربران قابل درک است.
یک سیستم مدیریت مستندات قوی باید به اندازه کافی ایمن و مطمئن باشد تا بتواند تمام اسناد حیاتی سازمان را ذخیره کند. نرم افزار EDMS باید بتواند از دادههای ذخیره شده در برابر افراد خارجی (افرادی که اجازه استفاده از نرم افزار را ندارد) یا هر فرد و نهادی بدون رضایت مناسب برای بررسی سیستم محافظت کند.
یک EDMS خوب باید تحت وب باشد. این موضوع باعث صرفه جویی زیادی در زمان کارمندان میشود. به ویژه برای سازمانهایی که با بخشی از کارمندان خود به صورت Remote یا از راه دور کار میکنند.
یک EDMS کاربر پسند زمانی میتواند هدف واقعی خود را در افزایش سرعت و چابکی سازمان حفظ کند که پروسه انجام کار توسط کاربر را ساده کند. یک سیستم مدیریت اسناد قوی باید بتواند به پردازش سریعتر و دقیقتر اطلاعات دست یابد و یکی از ابزارهای رسیدن به این مهم آن است که کار کردن با آن EDMS آنقدر راحت باشد که کاربر دغدغه دیگری به جز سرعت و دقت انجام امور نداشته باشد. این سیستم همچنین باید به اندازه کافی ساده باشد تا هر کارمند بتواند از آن استفاده کند.
یکی از ویژگیهای مهم در سیستم مدیریت اسناد، امنیت دسترسی به اطلاعات است. یکی از اصلیترین ویژگیهای یک سیستم مدیریت مستندات خوب این است که بتوان در آن سطوح دسترسی تعریف کرد. این سطوح دسترسی باید در تک تک جزئیات یک پرونده قابلیت اجرا شدن داشته باشد.
نباید امنیت پروندههای دیجیتالی شده به واسطه ورود آنها به یک نرم افزار به خطر بیفتد. موضوعی که به سادگی و با قابلیت سطح دسترسی اعمال شدنی است.
خیلی مهم است که بتوان از اطلاعات پروندههایی که در یک EDMS ذخیره شده، گزارشهای مستند در قالبهای متفاوت و بر اساس فیلدهای مختلف تهیه کرد.
ممکن است اینطور به نظر برسد که یک پرونده حاوی چند برگ اطلاعات است. اما ممکن است پروندههایی وجود داشته باشند که تعداد متنابهی فایل به آنها مربوط باشد. به طور مثال پروندههای پرسنلی از نظر ظاهری فقط یک برگ کاغذ با اطلاعات اصلی کارمند هستند. اما در واقع حاوی اطلاعات زیادی از جمله رزومه، پورتفولیو، عکس، نمونه کارها و … باشند. یک EDMS خوب باید امکان ضمیمه کردن تعداد زیادی فایل را داشته باشد.
مهم است که فایلهای دیجیتالی سازمان خود را به شیوهای دسته بندی کنید که برایتان راحت است. این شیوه میتواند همان شیوه بایگانی اسناد فیزیکی باشد. به هر حال چنین محدودیتی نباید در نرم افزار EDMS انتخابی شما وجود داشته باشد.
در قسمت های دیگر (نرم افزارهای کاربردی) مطالبی درخصوص معرفی برخی از این نرم افزارها ارائه شده است...
لینک ها و مطالب مرتبط:
نکته: اولین گام در استفاده از نرم افزار EDMS جمع آوری و دیجیتالی کردن یا اسکن اسناد از جمله اسناد کاغذی و فایلهای دیجیتالی است. هنگامی که اطلاعات به طور موثر اسکن و ذخیره شد، نوبت EDMS است که به شما کمک کند اطلاعات خود را سازماندهی، تجزیه و تحلیل و استفاده کنید تا گردش کار و فرآیندهای سازمانی خود را بهبود بخشید.