لایحه تاخیرات در پروژه و نقش مستندات در تهیه آن

لایحه تاخیرات چیست؟
در صورت وقوع هر یک از مواردی که موجب افزایش مدت اجرای کار شود (با توجه به شرایط قرارداد)، پیمانکار می‌تواند درخواست تمدید مدت پیمان را بنماید. پیمانکار مجموعه‌ای مستند از علل تاخیر در پروژه را تهیه می‌نماید تا به کمک آن بتوان سهم هریک از طرفین قرارداد در بروز تاخیر را تعیین نماید. با توجه به قوانین عمومی رایج در کشور به میزانی که پیمانکار تاخیر مجاز داشته باشد، پیمان جهت تکمیل موضوع قرارداد تمدید خواهد شد. لایحه تاخیرات و یا گزارش تاخیرات در زبان انگلیسی معادل عبارت Delay Report می باشد.
لایحه تاخیرات از دو دسته اصلی تاخیرات فنی و تاخیرات مالی تشکیل شده است.
برای نوشتن لایحه تاخیرات می بایست ابتدا مستندانی که ممکن است نشان دهنده بروز تاخیر در پروژه باشند دسته بندی نمود. سپس برای محاسبه تاخیرات فنی با استفاده از یکی از روشهای رایج تحلیل تاخیرات فنی، مستندات تاخیر را روی برنامه زمانبندی اثر می دهیم. با توجه به روش مورد استفاده عوامل تاخیر روی برنامه زمانبندی اضافه، کاهش و یا مقایسه می شوند. برای محاسبه تاخیرات فنی از بخشنامه های ۵۰۹۰ و ۱۳۰۰ استفاده می شود. در نهایت پس از تعیین تاخیرات فنی و مالی، همپوشانی تاخیرات کاسته شده و نتایج در قالب لایحه تاخیرات منعکس می شود. لایحه تاخیرات از دو بخش لایحه یا گزارش تاخیرات و مستندات تشکیل می شود.
تاخیرات فنی به تاخیراتی گفته می شود که ناشی از علل فنی ایجاد شده است. مهم ترین تاخیرات فنی تاخیر در تحویل زمین کارگاه، تاخیر در ابلاغ نقشه ها و مستندات پروژه، تاخیر در ابلاغ دستورکار، معارض در محل پروژه و…. می باشد.

تاخیرات مالی به تاخیراتی گفته می شود که ناشی از علل پرداختها و مطالبات مالی ایجاد شده است. مهم ترین تاخیرات مالی تاخیر در پرداخت صورت وضعیتهای ماهانه و تاخیر در واریز پیش پرداخت می باشد.
بر اساس مفاد بند ج ماده ۳۰ شرایط عمومی پیمان: در پایان مدت اولیه پیمان یا هر تمدید مدت پیمان اگر کار به اتمام نرسیده باشد، مهندس مشاور با کسب نظر پیمانکار و با توجه به موارد تعیین شده در بند الف، علل تاخیرکار را بررسی می کند و میزان و مدت مجاز و غیر مجاز آن را با توافق پیمانکار تعیین می نماید و به کارفرما گزارش می کند سپس نظر کارفرما را در مورد میزان مجاز یا غیر مجاز کار به پیمانکار اعلام می کند و معادل مدت تاخیر مجاز، مدت پیمان را تمدید می نماید.
هر عامل تاخیر دارای یک زمان شروع تاخیر و یک زمان پایان تاخیر است. جهت اثبات تاخیر رخ داده نیاز به ارائه مستنداتی جهت زمان شروع تاخیر، زمان پایان تاخیر، زمان آگاه سازی کارفرما و در صورت لزوم مدت تاخیر می باشد.

مستندات مورد نیاز برای تهیه لایحه تأخیرات

تهیه یک لایحه تأخیرات دقیق و قانونی مستلزم ارائه مستنداتی است که به صورت مستدل و قانع‌کننده، دلایل تاخیر و میزان خسارت وارده را اثبات کند. این مستندات به عنوان شواهدی محکم در مراجع قضایی یا داوری مورد استفاده قرار می‌گیرند.در ادامه به برخی از مهم‌ترین مستندات مورد نیاز برای تهیه لایحه تأخیرات اشاره می‌شود:
-    قرارداد اولیه و الحاقات آن
-    محدوده کار: تعریف دقیق از کارهای قراردادی و تغییرات احتمالی در آن.
-    مدت زمان قرارداد: تاریخ شروع و پایان اولیه پروژه.
-    شرایط پرداخت: نحوه و زمانبندی پرداخت‌ها به پیمانکار.
-    شرایط عمومی پیمان: شامل بندهای مربوط به تاخیر، خسارت، و روش‌های حل اختلاف.
-    مکاتبات
-    نامه‌ها و ایمیل‌ها: تمام مکاتبات بین کارفرما، پیمانکار و مشاور در خصوص تاخیرها و دلایل آن‌ها.
-    یادداشت‌های جلسه :صورت‌جلسات جلسات کارگاهی، فنی و هماهنگی که در آن به موضوع تاخیر پرداخته شده است.
-    درخواست‌های کتبی :درخواست‌های کتبی پیمانکار برای تمدید زمان، افزایش هزینه و یا سایر درخواست‌های مرتبط با تاخیر.
-    پاسخ‌های کارفرما :پاسخ‌های کتبی کارفرما به درخواست‌های پیمانکار.
-    انواع گزارش‌ها:
-    گزارش‌های پیشرفت کار:  گزارش‌های روزانه، هفتگی یا ماهانه که پیشرفت فیزیکی پروژه را نشان می‌دهند.
-    گزارش‌های فنی: گزارش‌هایی که مشکلات فنی، تغییرات در طرح و یا سایر مسائل فنی را مستند می‌کنند.
-    گزارش‌های بازرسی: گزارش‌های بازرسی که توسط مهندس مشاور یا ناظر تهیه شده و نواقص یا مشکلات پروژه را نشان می‌دهند.
-    گزارش‌های هواشناسی: در صورت تأثیر شرایط آب و هوایی بر پروژه، گزارش‌های هواشناسی مربوطه.
-    انواع صورت‌ وضعیت‌ها:
-    صورت وضعیت‌های پرداخت نشده: صورت وضعیت‌هایی که کارفرما به آن‌ها پرداخت نکرده است.
-    صورت وضعیت‌های اصلاحی: صورت وضعیت‌هایی که به دلیل تغییرات در پروژه یا سایر دلایل اصلاح شده‌اند.
-    انواع نقشه‌ها و دستورکارها:
-    نقشه‌های اولیه و اصلاحی: نقشه‌های اولیه پروژه و هرگونه تغییری که در آن‌ها ایجاد شده است.
-    دستورکارهای کارگاهی: دستورکارهای صادر شده توسط کارفرما یا مهندس مشاور.
-    سایر مستندات نظیر:
-    عکس‌ها: عکس‌هایی که از مراحل مختلف اجرای پروژه گرفته شده و تغییرات در پروژه یا وقوع حوادث را نشان می‌دهند.
-    فیلم‌ها: فیلم‌هایی که از مراحل مختلف اجرای پروژه گرفته شده و می‌توانند به عنوان مدرک استفاده شوند.
-    گواهینامه‌ها و مجوزها: گواهینامه‌های فنی، مجوزهای ساخت و سایر مجوزهای لازم برای اجرای پروژه.
به طور مختصر برخی دیگر از مهم ترین مستنداتی که در تهیه لایحه تاخیرات استفاده می شود عبارتند از: قرارداد اولیه، صورتجلسات، صورت وضعیتها، گزارشهای روزانه، مجوزهای کاری، مکاتبات ارسالی و دریافتی، دستورکار، پرسشهای فنی و… می باشد.
1.    خلاصه اطلاعات قراردادی پروژه و ضمایم
2.    خلاصه آخرین وضعیت پیشرفت پروژه به همراه نمودارها و عکسها و تعیین میزان تاخیر صورت گرفته (ازپایان قرارداد) تا لحظه تهیه گزارش (اعم ازتأخیرات مجازوغیرمجاز)
3.    برنامه زمانبندی اولیه پروژه
4.    مکاتبات صورت گرفته بین طرفین
5.    گزارشات
6.    مستندات مربوط به زمان و میزان مصالح وارده (درتعهد کارفرما) به کارگاه

 توضیح برخی از اصطلاحات و مراحل تهیه مستندات جهت تهیه لایحه تاخیرات پروژه

تاخیر در تحویل کارگاه، ابلاغ دستور کارها یا نقشه ها
به منظور استفاده از تاخیر در تحویل کارگاه، ابلاغ دستور کارها یا نقشه ها در لایحه تاخیرات می بایست این موارد بصورت صحیح و در قالب مایلستون در برنامه زمان بندی تفصیلی MSP یا Primavera  و مصوب پروژه اعمال شود.
 چرا که تاخیر ابلاغ دستور کارها و نقشه ها به شرطی در تاخیرات لحاظ می گردد که پیمانکار با توجه به برنامه زمانی تفصیلی، آنها را در از مهندس مشاور درخواست کرده باشد. نکته اینجاست که در صورت عدم بروزرسانی منظم برنامه زمانبندی، ممکن است براساس برنامه زمانی تفصیلی، موعد درخواست موارد فوق رسیده باشد اما در واقعیت هنوز عملیات اجرایی به مرحله درخواست این موارد نرسیده باشد.
این موضوع می تواند در زمان ارائه لایحه تاخیرات و رسیدگی به تاخیرات مجاز و غیر مجاز به یکی از کلیم های مشاور و کارفرما تبدیل شود.
خلاصه ادعاهای پیمانکار
1- برنامه زمانبندی به روز شده بر اساس ادعاهای پیمانکار یا نمودار همپوشانی تأخیرات ۲- جدول محاسبه تأخیرات مالی ناشی از تاخیر در پرداخت صورت وضعیتها و پیش پرداختها ۳- لیست مکاتبات انجام شده توسط پیمانکار جهت دریافت نقشه ها یا دستور کارها یا جزییات اجرایی- ۴- لیست روزهایی که به دلیل مشکلات جوی خارج از استاندارد ۲۰ سال گذشته کارگاه تعطیل بوده است. ۵- لیست هر گونه ادعایی که موجب تطویل زمان اجرای یک فعالیت یا تاخیر در شروع یک فعالیت شده است. ۷- عدم تحویل قسمتی از پروژه یا عدم گشایش جبهه های کاری ۸- تأخیرات در تحویل مصالح درتعهد کارفرما نکته مهم: بیان کلی لیست موجب سر در گمی مشاور در زمان بررسی شده و تصمیم گیری را برای مشاور سخت و به نتیجه رسیدن کلیم توسط پیمانکار را آسان می کند لذا درصورتی که شما در مقام پیمانکار در حال تهیه گزارش هستید لیست را با جا انداختن برخی مکاتبات تهیه نمایید.
مستندات بخش ادعاهای مالی لاحیه تاخیرات
۱- نامه تحویل صورت وضعیت به دستگاه نظارت ۲- روکش صورت وضعیت تأیید شده توسط کارفرما ۳- کپی چک پرداختهای صورت گرفته یا هر سند مالی دیگر که مورد تأیید طرفین بوده و تاریخ دقیق پرداخت کارفرما را تعیین نماید (مانند گزارش ذیحسابی پروژه) ۴- کپی نامه ارسال ضمانتنامه برای کارفرما ۵- کپی نامه تأیید پرداخت پیش پرداخت توسط مشاور
مستندات بخش ادعاهای غیر مالی
۱- نامه دستور توقف کار توسط کارفرما یا مشاور ۲- گزارشات روزانه (شرایط نامساعد جوی) ۳- نامه درخواست ابلاغ نقشه یادستور کار توسط پیمانکار به مشاور ۴- نامه ابلاغ نقشه ها یا دستور کارها توسط مشاور ۵- نامه درخواست تأیید ابلاغ قیمت جدید ۶- نامه تأیید قیمت جدید ۷- نامه درخواست رفع مشکل نقشه ۸- نامه اصلاحیه (ویرایش) نقشه ها

چند تکنیک ساده برای جمع آوری مستندات تاخیرات پروژه

1- هر گاه به شما از طرف کارفرما،‌ مشاور و یا دستگاه نظارت به صورت شفاهی دستوری مبنی بر تغییر ابلاغ شد و حاضر نیست آن را به شما کتباً ابلاغ کند، حتماً شما به ایشان یک نامه زده و در آن قید کنید که باتوجه به دستور شفاهی جنابعالی مبنی بر تغییر و یا هولد شدن آن قسمت از کار فلان اتفاق افتاده و یا صرفاً جهت اطلاع به ایشان نامه بزنید تا با این روش بتوانید برای پایان پروژه مستندات تهیه کنید.
2-  در گزارشات روزانه و در قسمت موانع و مشکلات حتماً دستورات شفاهی نظارت را ذکر کنید وسعی کنید آن را در اولین فرصت صورتجلسه کنید.
3- دستور کارهای جدید را در صورت موازی بودن با فعالیت های دیگر با سرعت پایینی انجام دهید و میتونید۱۰% باقی مانده کار را هر روز در گزارشات روزانه قید کنید (حتی بعد از اتمام کار)
4- در صورتیکه قسمتی از کار توسط نظارت یا کارفرما هولد می باشد ، به هیچ عنوان اگر در آن قسمت کار می کنید نباید در گزارشات روزانه آن را درج نمایید.
5- در صورت کوچکترین تغییرات در نقشه ها آن را بزرگ نمایی کنید طی نامه ای صرفاً‌ جهت اطلاع به مشاور و کارفرما اطلاع دهید و مراقب باشید از ذکر کردن چیزی به اسم تاخیر در نامه اکیداً‌ خودداری کنید چرا که سریعاً‌ مشاور مقاومت می کند…

لایحه تاخیرات در قراردادهای EPC

تهیه لایحه تاخیرات در قراردادهای EPC تفاوت هایی با نشریه ۴۳۱۱ دارد که از آن جمله می توان به موارد ذیل اشاره نمود:
براساس شرایط عمومی پیمان، یکی از مواردی که در صورت تأخیر غیرمجاز بر اساس شرایط عمومی پیمان بر عهده پیمانکار قرار می‌گیرد مبلغ بیمه است. در مقابل در پیمان‌های EPC طبق بند ت ماده ۱۸-۱، اگر در شرایط خصوصی به گونۀ دیگری تعیین نشده باشد، هزینۀ تهیه و برقرار نگه‌داشتن بیمه‌نامه‌ها، ازجمله پرداخت حق بیمه و فرانشیز، به عهده پیمانکار است، درنتیجه تاخیرات اثری روی آن ندارد.
ازجمله عوامل دیگر که طبق شرایط عمومی پیمان جزء تاخیرات مجاز پیمانکار محسوب می‌شود، تأخیر کارفرما در تحویل نقشه‌ها یا تغییر نقشه‌ها و مشخصات فنی طبق دستور مشاور یا کارفرما است، ولی در قراردادهای EPC این مورد وجود ندارد زیرا طراحی بر عهده خود پیمانکار است و کارفرما صرفاً به اعلام خواسته های خود می پردازد.
در ماده ۵۰  شرایط عمومی پیمان، میزان جریمه روزانه مشخص‌شده و در انتهای ماده گفته‌شده در مواردی که اخذ خسارت تأخیر بیش از ارقام درج‌شده در این ماده ضروری باشد و در اسناد و مدارک پیمان، میزان آن پیش‌بینی‌شده باشد، خسارت تأخیر را بر اساس آن محاسبه می‌کنند؛ بنابراین در این نوع قراردادها خسارت درج‌شده در شرایط خصوصی نمی‌تواند کمتر از میزان اعلامی در شرایط عمومی‌باشد. اما در قرارداد طرح و ساخت تعیین میزان جریمه به شرایط خصوصی پیمان واگذار شده است.
یکی از مواردی که سبب مجاز شدن تاخیرات می‌شود شرایط استثنایی نامساعد آب و هوایی است. برخلاف شرایط عمومی پیمان‌که شرایط ۲۰ ساله اخیر آب و هوایی را مبنا قرار داده است، طبق بند پ ماده ۸-۴ قرارداد همسان طرح و ساخت مبنایی برای شرایط آب و هوایی نامساعد در نظر گرفته نشده است، بنابراین می‌توان به عرف منطقه استناد کرد.
هرگاه در قرارداد همسان طرح و ساخت کارفرما ظرف مدت مقرر طبق ماده ۱۴-۷ پرداخت‌های لازم را انجام ندهد، طبق بند ۱۴-۸ جریمه خواهد شد ولی طبق بخشنامه ۵۰۹۰ که به‌منظور تکمیل شرایط عمومی پیمان در مورد موعد پرداخت مطالبات پیمانکاران صادرشده است، دیرکرد در پرداخت موجب تمدید مدت پیمان خواهد شد.

نمونه ای از چارچوب یک لایحه تاخیرات در پروژه:

1.     مقدمه و معرفی پروژه
اطلاعات کلی پروژه: نام پروژه، محل اجرا، طرفین قرارداد (کارفرما و پیمانکار)، تاریخ انعقاد قرارداد، تاریخ شروع و پایان قرارداد طبق برنامه اولیه.
هدف از تهیه لایحه: بیان روشن و واضح هدف از تهیه لایحه تاخیرات (مثلاً درخواست تمدید مدت قرارداد، محاسبه خسارت و …)
مروری بر وقایع: ارائه یک مرور کلی بر وقایع مهمی که منجر به تاخیر در پروژه شده است.
2.    شرح تاخیرات
فهرست تاخیرات: ارائه یک فهرست جامع از تمامی تاخیرات رخ داده در پروژه به همراه تاریخ شروع و پایان هر یک.
علل تاخیرات: برای هر یک از تاخیرات، ذکر علل دقیق و مستند ایجاد تاخیر (مثلاً تاخیر در تأمین مصالح، تغییرات در نقشه‌ها، شرایط آب و هوایی نامناسب، وقوع حوادث غیرمترقبه).
اثرات تاخیرات: توضیح اثرات هر یک از تاخیرات بر پیشرفت کلی پروژه، هزینه‌ها و سایر جنبه‌های اجرای پروژه.
مستندات: ارائه مستندات لازم برای اثبات ادعاهای مطرح شده در مورد تاخیرات (مثلاً نامه‌ها، گزارش‌ها، عکس‌ها، نمودارهای گانت)
3.    تحلیل علل تاخیرات
طبقه‌بندی تاخیرات: طبقه‌بندی تاخیرات به دو دسته اصلی قابل پیش‌بینی و غیرقابل پیش‌بینی.
تعیین مسئولیت: مشخص کردن اینکه کدام یک از طرفین قرارداد یا عوامل خارجی مسئول ایجاد هر یک از تاخیرات هستند.
ارزیابی تأثیر عوامل خارجی: در صورت وجود عوامل خارجی، ارزیابی تأثیر این عوامل بر مدت زمان تاخیر و امکان پیش‌بینی آن‌ها.
4.    محاسبه خسارت
روش محاسبه: انتخاب روش مناسب برای محاسبه خسارت‌های ناشی از تاخیر (مثلاً روش هزینه‌های اضافی، روش ارزش زمانی پول).
هزینه‌های اضافی: محاسبه دقیق هزینه‌های اضافی ناشی از تاخیر، مانند هزینه‌های نیروی کار اضافی، هزینه‌های نگهداری تجهیزات، جریمه‌های دیرکرد و …
ارزش زمانی پول: محاسبه ارزش زمانی پول از دست رفته به دلیل تاخیر در اجرای پروژه.
سایر خسارات: محاسبه سایر خسارات وارده به دلیل تاخیر، مانند از دست دادن فرصت‌های تجاری یا کاهش ارزش پروژه.
5.    نتیجه‌گیری و پیشنهادات
خلاصه نتایج: ارائه یک خلاصه جامع از یافته‌های تحلیل تاخیرات.
نتیجه‌گیری: بیان نتیجه‌گیری کلی در مورد دلایل اصلی تاخیر و مسئولیت هر یک از طرفین قرارداد.
پیشنهادات: ارائه پیشنهاداتی برای جلوگیری از تکرار تاخیرات مشابه در پروژه‌های آینده.
6.    ضمایم
کلیه مستندات: ضمیمه کردن کلیه مستندات مرتبط با لایحه تاخیرات، مانند نامه‌ها، گزارش‌ها، نمودارها، عکس‌ها و …

چرا تهیه به موقع لایحه تأخیرات اهمیت دارد؟

حفظ حقوق پیمانکار: تهیه به موقع لایحه تأخیرات به پیمانکار کمک می‌کند تا بتواند به موقع حقوق خود را مطالبه کند و از بروز اختلافات طولانی‌مدت جلوگیری کند.
مستندسازی دقیق: هرچه زمان بیشتری از وقوع تاخیر بگذرد، مستندسازی دقیق‌تر و کامل‌تر تاخیرات دشوارتر خواهد بود.
جلوگیری از انقضای مهلت قانونی: در صورت عدم رعایت مهلت قانونی برای ارائه لایحه، ممکن است پیمانکار حق مطالبه خسارت را از دست بدهد.

نکات مهم در مورد زمان تهیه لایحه تأخیرات

توجه به شرایط عمومی پیمان: همیشه به شرایط عمومی پیمان پروژه مراجعه کنید تا از زمان دقیق تعیین شده برای ارائه لایحه مطلع شوید.
مستندسازی مداوم: از همان ابتدای پروژه، تمامی وقایع و اتفاقاتی که ممکن است منجر به تاخیر شوند را مستند کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا در صورت لزوم، به سرعت لایحه تأخیرات را تهیه کنید.

مطالب مرتبط: تاخیرها و اثرات آن در پروژه‌های نفت و گاز

بازگشت به صفحه اصلی

https://ali-mohammadi-dcc.blogsky.com

https://ali-mohammadi-dcc.blogsky.com