7 گام پیاده سازی ISO و اهمیت آن

گام های پیاده سازی ISO

1- قدم اول: توجیه مدیریت ارشد سازمان نسبت به مزایا و مراحل کار و همچنین نقش مدیریت ارشد در مراحل مختلف استقرار تا اخذ نتیجه : از آنجائیکه در ویرایش 2008 استاندارد ایزو 9001 نقش مدیریت و به ویژه مدیریت منابع از الزامات اصلی می باشد، بنابراین مرحله توجیه مدیریت و کسب اعتقاد و همراهی وی و پشتیبانی مستمر او از اهم فعالیتهای آغازین می باشد. در صورت کمرنگ شدن تعهد و پشتیبانی مدیریت، استقرار ایزو اثر بخش نخواهد بود. برای اطمینان از اجرای اثر بخش سیستم کیفیت، مدیریت یک نفر از مدیران اجرایی را به عنوان نماینده مدیریت معرفی می نماید. این فرد زیر نظر مدیریت فعالیت داشته و وظیفه نظارت بر اجرای نظام مدیریت کیفیت را بعهده دارد.

2- قدم دوم: برنامه ریزی منابع مورد نیاز برای استقرار سیستم مدیریت کیفیت: توصیه می شود یک روش اجرایی برای استقرار سیستم تعریف و نقش تمامی افراد درگیر در پروژه مشخص شود و افرادی که بعنوان کمیته های راهبری، اجرایی، مستند سازی، ممیزی داخلی در مراحل استقرار خواهند داشت و نقش سایر واحد ها از قیل واحد های اداری و مالی در برقرار تسهیلات از جمله تامین امکانات اداری، چاپ، تکثیر و تامین نیروی انسانی مورد نیاز مشخص گردد.

3- قدم سوم: برگزاری آموزش های عمومی و تخصصی: این آموزش ها شامل برگزاری سمینارهای عمومی مدیریت کیفیت، کلاس های آشنایی با الزامات و نیازمندی های استاندارد، مستند سازی و ممیزی خواهد بود.

4- قدم چهارم: شناسایی فرآیند ها و اهداف و تدوین مستندات مربوطه: این مستندات می تواند شامل نمودار های فرآیند ها، نظامنامه ، روش های اجرایی، دستورالعمل های کاری و هر گونه فرم های مورد نیاز نظام کیفیت باشد.

5- قدم پنجم: اجرای مستندات و برنامه های رسیدن به اهداف: از آنجائیکه اجرای برنامه های رسیدن به اهداف تعریف شده توسط مدیریت در تمامی واحد ها لازم  الاجراء می باشد، لذا این قدم می بایست با نظارت مدیریت ارشد سازمان یا نماینده مدیریت انجام و منابع مورد نیاز تخصیص داده شود.

6- قدم ششم: ممیزی داخلی و اندازه گیری فرآیند ها: اندازه گیری فرآیند ها از طرق مختلف انجام می شود. یکی از راه های ارائه شده در استاندارد انجام ممیزی داخلی است. ممیزین داخلی از درون سازمان هستند که مسئولیت کنترل و نظارت بر اجرای برنامه های به اهداف را مطابق روش اجرایی ممیزی داخلی بر عهده خواهند داشت. در صورتیکه گزارش ممیزین داخلی نشان دهنده عدم اجرای برنامه ها و مستندات باشد، در این صورت مدیریت باید نسبت به رفع موانع اقدام نموده و با برگزاری جلسات با مدیران واحد ها نسبت به توصیه اقدامات اصلاحی و اعلام حمایت و پشتیبانی خود اقدام نماید. در صورتیکه گزارش ممیزین داخلی مواردی را در خصوص عدم انطباق نشان ندهد در این صورت سازمان برای ممیزی خارجی( قدم بعدی) آماده می باشد.

7- قدم هفتم: انجام ممیزی خارجی: این مرحله ، آخرین مرحله استقرار نظام مدیریت کیفیت است. در این مرحله ممیزین شرکت گواهی کننده پس از آمادگی اولیه نسبت به حضور در محل سازمان متقاضی اقدام نموده و نسبت به ممیزی نظام مدیریت مطابق با استاندارد درخواستی اقدام می نمایند. در صورتیکه برنامه های لازم مطابق استاندارد تدوین، اجراء و اثبات شود در این صورت سازمان برای اخذ گواهی توصیه شده و گواهینامه خود را دریافت خواهد کرد و در غیر این صورت می بایست در زمان مقرر نسبت به اصلاح خود اقدام نماید. گواهینامه صادر شده سه سال اعتبار داشته و در طول این مدت سالی یک یا دوبار به منظور اطمینان از تداوم رعایت الزامات استاندارد نسبت به ممیزی های مراقبتی اقدام خواهد شد.

اهمیت پیاده سازی ISO

پیاده سازی استاندارد ایزو 9001  (ISO 9001) به صورت کاربردی و درست، باعث افزایش بهره وری در سازمان شما می شود. پیاده سازی درست سیستم مدیریت کیفیت (ایزو 9001) اطمینان می دهد که امور کاری در سازمان تحت کنترل است و تنها مدارکی همچون دستورالعمل ها و روش های اجرایی برای سخت تر شدن کار تدوین نشده اند بلکه آنها برای تسهیل فرآیندهای کاری و شفاف شدن رویه های آنها ساخته شده اند.

با پیاده سازی ISO 9001 سازمان بر روی اهداف خود تمرکز می کند و قادر خواهد بود که کارکنان و ذینفعان را پشتیبانی کند و رضایت مشتریان را افزایش دهد. 

اخذ گواهینامه ایزو 9001 تنها برای سازمان های بزرگ مفید نیست بلکه تجارت های کوچک با پیاده سازی کارای ایزو 9001، مزایای زیادی بدست می آورند و باعث صرفه جویی در زمان، هزینه، بهبود بهره وری و در نهایت بهبود روابط مشتریان با تجارت می شود.

برخی از مزایای پیاده سازی ایزو 9001 برای سازمان/تجارت:

• در اختیار قرار دادن یک چهارچوب سیستم مدیریتی موثر برای مدیریت ارشد.
• شفاف سازی مسئولین انجام امور سازمانی.
• تمایز میان رقبای شما.
• افزایش بهره وری سازمانی و ذخیره زمان.
• کشف عیوب فرآیندهای کاری.
• کاهش هزینه های ناشی از انجام نادرست امور کاری.
• فراهم کردن زمینه ای برای ارزیابی مستمر و بهبود فعالیت های کاری.
• افزایش فرصت رقابت در بازار.

همچنین برخی مزیت های پیاده سازی ISO 9001 برای مشتریان:

• افزایش سطح خدمت به مشتریان و رضایتمندی آنها.
• تحویل خدمات و محصولات به موقع.
• ایجاد نگرش مثبت در برخورد اول با تجارت.
• کاهش خدمات/ محصولات مرجوعی.

مستند سازی استاندارد برای محصول یا خدمات به صورت خلاصه:

ساختار سازمانی

- نمودار سازمانی توسط مدیریت ارشد مشخص‌شده و بخش کنترل کیفیت به صورت مجزا در ارتباط با مدیریت ارشد در ساختار سازمانی مشخص شود.

نمونه چارت سازمانی، تهیه شده مطابق با الزامات استاندارد برای شرکت پوشش نیرو منور گستر (تولید کننده سینی و نردبان کابل و سیستم ساپورتینگ):

تدوین روش کنترل مدارک و سوابق

- ساختار کدگذاری مدارک تعریف‌شده و نحوه تهیه، بررسی، تأیید، تصویب، تجدید نظر و توزیع مستندات و چگونگی کنترل آن در قالب روش اجرایی کنترل مدارک و سوابق تشریح شود.(تهیه دستورالعمل برای کدگذاری کلیه مدارک و مستندات، نظیر نامه های اداری و ...)

- فهرستی از مستندات مرتبط با مستندسازی استاندارد ملی تدوین شود.(تهیه لیست مدارک)

شرح مسئولیت‌ها و اختیارات

- برای تمامی کارکنان دخیل و مؤثر بر کیفیت، شرح مسئولیت‌ها و اختیارات توسط مدیریت ارشد مشخص شود.

- مسئولیت و شرایط احراز کارکنان بخش کیفیت باید مطابق با الزامات مشخص‌شده توسط اداره استاندارد مشخص شود.

خط مشی

- خط مشی بیان‌کننده سیاست‌های کلی مدیریت ارشد سازمان در خصوص کیفیت می‌باشد این خط مشی در قالب بیانیه‌ای توسط مدیریت ارشد تدوین می‌شود.

اهداف

- اهداف سازمان در راستای خط مشی توسط مدیریت ارشد تعیین می‌شود.

- اهداف باید قابل اندازه‌گیری بوده و مدت زمان و مسئول انجام مشخص شود.

فرآیند تولید

- فرآیند تولید از طریق دستورالعمل‌های تولید یا نمودار فرآیند عملیات OPC تشریح شود.

نمونه نمودار OPC، مربوط به یک شرکت تولید کننده محصولات فولادی:

- تدوین مشخصه‌های فنی، نقشه‌ها و استاندارد کارخانه‌ای.

- تدوین فرم‌های عملیاتی تولید.

- تدوین طرح بسته‌بندی محصول نهایی.

- تمامی مدارک مورد نیاز جهت تحقق محصول که در بالا آمده، می‌تواند در قالب مدرک طرح کیفیت مستند شود.

نمونه طرح کنترل کیفیت (QC Plan) مربوط به یک شرکت تولیدی محصولات فولادی:

- چنانچه جهت ردیابی محصول الزامی وجود دارد، سیستم ردیابی محصول در سازمان تدوین و اجراء شود.

فرآیند نگهداری محصول

- روش چیدمان و انبارش محصولات در تمامی مراحل تحقق محصول و در انبار مشخص شود این موضوع می‌تواند در قالب دستورالعمل نگهداری محصول تشریح شود.

- فرم‌های کنترل ورود و خروج محصول در انبار نظیر رسید انبار، حواله انبار و کاردکس انبار تدوین شود.

فرآیند کنترل کیفیت

- تجهیزات کنترلی  و امکانات آزمایشگاهی متناسب با محصول تأمین شود و این تجهیزات توسط مراکز تأیید شده، کالیبراسیون شود.

- فرم های کنترل کیفیت مواد اولیه ورودی، مواد نیمه ساخته، محصول نهایی در سازمان تدوین شود.(تهیه تست ریپورت های مختلف برای مراحل مختلف کاری)
- سیستمی جهت ثبت و تعیین تکلیف محصول نامنطبق تدوین شود.

مدیریت ارتباط با مشتری

- سیستم رسیدگی به شکایت مشتری در سازمان تدوین شود.

- سیستم رضایتمندی از مشتریان تدوین شود و از طریق فرم های نظرسنجی، نظرات مشتری دریافت و تحلیل شود.

آموزش

- پرونده آموزشی برای تمامی کارکنان مؤثر بر کیفیت تدوین شود در این پرونده سوابق آموزشی و سوابق کاری نگهداری شود.

- استاندارد آموزشی مشاغل مطابق با نمودار سازمان تعریف شود.
- برنامه زمان‌بندی مشخصی جهت برگزاری دوره‌های آموزشی برای کارکنان مؤثر بر کیفیت تدوین شود.

بهبود مستمر

- به منظور جلوگیری از بروز عدم انطباق‌های تکراری و تعیین علل بروز این عدم انطباق‌ها، سیستم اقدام اصلاحی و پیشگیرانه در سازمان تعریف شود.

- از فنون آماری نظیر نمودار استخوان ماهی جهت تحلیل دادها استفاده شود.
- تحلیل داده‌ها بر روی محصولات، فرآیند، شکایت مشتری، رضایتمندی مشتری و… انجام شود.