مرکز کنترل اسناد و مدارک پروژه (DCC) - تهیه فاینال بوک

مرکز کنترل اسناد و مدارک پروژه (DCC) - تهیه فاینال بوک

کنترل اسناد یک حرفه مدیریت اسناد است که هدف آن اجرای فرآیندها و شیوه های کنترل شده برای ایجاد، بررسی، اصلاح، صدور، توزیع و دسترسی به اسناد می باشد.
مرکز کنترل اسناد و مدارک پروژه (DCC) - تهیه فاینال بوک

مرکز کنترل اسناد و مدارک پروژه (DCC) - تهیه فاینال بوک

کنترل اسناد یک حرفه مدیریت اسناد است که هدف آن اجرای فرآیندها و شیوه های کنترل شده برای ایجاد، بررسی، اصلاح، صدور، توزیع و دسترسی به اسناد می باشد.

منظور از DCC و شرح وظایف آن



DOCUMENT CONTROL CENTER (DCC)

از مهمترین بخش های کنترل مدارک پروژه می توان به فعالیت های بخش مربوط به DCC اشاره کرد.

تعداد بالای مدارک و نقشه ها در پروژه های بزرگ، بدون داشتن سیستمی برای مدیریت آنها، می تواند بحران آفرین باشد. کنترل پروژه فاز طراحی پروژه ها، بدون کنترل، ثبت و ردیابی مناسب مدارک نمی تواند انجام شود.

یکی از بخشهایی که طی سالهای اخیر در شرکتهای نفت و گاز و پتروشیمی ، فولاد و… مورد توجه زیادی قرار گرفته است بخشی تحت عنوان DCC و یا مرکز کنترل اسناد و مدارک پروژه می باشد. در حقیقت واحد DCC کلیه مراحل چرخه تولید مدارک مهندسی پروژه را از آغاز طراحی تا نهایی شدن و بایگانی آن را ثبت و نظارت می کند.

مرکز کنترل اسناد یا کنترل مدارک یا (DCC: Document Control Center)، نقش مهمی را در این خصوص، ایفا می کنند. به منظور ارتقاء بلوغ مرکز کنترل اسناد،  کارشناسان DCC، نیاز به مهارت هایی دارند تا بتوانند نقش خود را به طور مناسب ایفا نمایند.

 بخش DCC یا همان Document Control Center (مرکز کنترل اسناد و مدارک پروژه) کلیه مراحل چرخه تولید مدارک مهندسی پروژه را از آغاز طراحی تا نهایی شدن و بایگانی آن را ثبت و نظارت می کند.



اهمیت شغل کنترل اسناد و مدارک چیست؟

در پاسخ به‌ این سوال که‌ شغل DCC چیست؟ ابتدا باید بدانیم که DCC مخفف چیست و به‌ چه‌ معنایی میباشد. DCC مخفف عبارت Document Control Center،به معنای مرکز کنترل مدارک میباشد. بنابراین DCC نام یک بخش سازمانی است.
مرکز کنترل اسناد و مدارک پروژه‌، از بخش‌هایی است که طی سال‌های اخیر در شرکت‌های نفت و گاز، پتروشیمی، فولاد و… مورد توجه زیادی قرار گرفته است. این شرکت‌ها استفاده از این بخش را بر زیرمجموعه‌های خود الزامی میدانند.
واحد کنترل اسناد و مدارک کلیه مراحل چرخه تولید مدارک مهندسی پروژه را از آغاز طراحی تا نهایی شدن و بایگانی آن ثبت و نظارت میکند. بنابراین وجود بخش کنترل اسناد و مدارک برای هر شرکتی که‌ با پروژه سر و کار دارد، ضروری است.


چگونه کارشناس کنترل اسناد و مدارک شویم؟

تقریبا محدودیتی در مورد اشتغال در بخش کنترل مدارک و مستندات وجود ندارد. بنابراین انتظار میرود به‌ شرط داشتن مهارت‌های کافی مورد نیاز DCC ، هر شخصی بتواند به عنوان کارشناس بررسی اسناد و مدارک در این بخش فعالیت نماید. البته داشتن حداقل تحصیلات مقطع کارشناسی ضروری است. باتوجه‌ به‌ بررسی های انجام شده‌ در سایت ایران استخدام بر روی آگهی های استخدام کارشناس کنترل اسناد و مدارک، نتیجه گرفته شده‌ است که براساس حوزه فعالیت کارشناس DCC، رشته‌‌ مورد نیاز متغیر میباشد.


شرح وظایف کارشناس اسناد و مدارک

ازجمله‌ وظایف اصلی کارشناس کنترل اسناد در شرکت‌های پیمانکاری عبارتند از:

  • کدگذاری (شماره‌گذاری) مدارک با توجه به رویه مربوطه و با کمک دیسیپلین‌های مختلف بخش مدیریت مهندسی.
  • پیاده‌سازی سیستم‌های پردازش، توزیع و بازیابی اسناد الکترونیکی با همکاری سایر متخصصان فناوری اطلاعات.
  • ارتباط با کارشناسان تخصصی سایر بخش‌ها از جمله: فرآیند، برق، ابزاردقیق، مکانیک، پایپینگ، سازه و ایمنی.
  • دریافت کردن لیست مدارک مهندسی پروژه از دیسیپلین‌های مختلف بخش مدیریت مهندسی.
  • پیگیری کردن روند طراحی، توزیع، گردش، بررسی و تکمیل مدارک و مستندات مهندسی پروژه.
  • شرکت کردن در تهیه فرم‌های بخش DCC من جمله ترنسمیتال، برگه اظهارنظر و … .
  • طبقه‌بندی اسناد یا محتوا برای تسهیل جمع آوری، جستجو و بازیابی اطلاعات.
  • نیازسنجی برای شناسایی الزامات مدیریت اسناد بخش‌ها یا کاربران نهایی.
  • کامل کردن بانک اطلاعاتی مدارک و مستندات (MDR) فاز مهندسی پروژه.
  • آرشیو نمودن فایل‌های الکترونیکی مدارک و مستندات فاز مهندسی پروژه.
  • ارائه‌ گزارشات هفتگی، ماهانه و دوره ای کنترل فاز مهندسی پروژه.
  • ارائه پیشنهادات جهت بهبود قابلیت‌های سیستم مدیریت محتوا.
  • دریافت رویه کدگذاری (شماره‌گذاری) مدارک مهندسی پروژه.

سایر وظایف کارشناس کنترل اسناد و مدارک

  • نظارت بر فعالیت‌های عملیاتی برای اطمینان از انطباق با مقررات یا رویه های عملیاتی استاندارد.
  • ارائه توصیه‌هایی جهت اعمال تغییرات برای بهبود سیستم‌های کامپیوتری یا اطلاعاتی.
  • توسعه معیارهای عملکرد یا استانداردهای مربوط به فناوری اطلاعات.
  • تجزیه و تحلیل داده‌ها جهت شناسایی یا حل مشکلات عملیاتی.
  • اجرای اقدامات امنیتی برای کامپیوتر یا سیستم‌های اطلاعاتی.
  • مستندسازی مشخصات فنی یا الزامات.
  •  بازیابی اطلاعات از منابع الکترونیکی.
  • جمع آوری داده‌های موردنیاز مشتری.
  • نظارت بر امنیت اطلاعات دیجیتال.
  • مستندسازی رویه‌های عملیاتی.
  • تهیه دستورالعمل‌های آموزشی.

این وظایف ، در شرکت های پیمانکاری عبارتند از :

  • تهیه ساختار شکست بانک اطلاعاتی مدارک (MDR) مهندسی پروژه
  • دریافت رویه شماره گذاری (کدگذاری) مدارک مهندسی پروژه
  • مشارکت در تهیه رویه مدیریت و کنترل مدارک و مستندات مهندسی پروژه
  • مشارکت در تهیه فرم های بخش DCC از جمله ترنسمیتال ، برگه اظهارنظر و …
  • دریافت لیست مدارک مهندسی پروژه از دیسیپلین های مختلف بخش مدیریت مهندسی
  • شماره (کد) گذاری مدارک با توجه به رویه مربوطه و با کمک دیسیپلین های مختلف بخش مدیریت مهندسی
  • پیگیری روند طراحی ، توزیع ،گردش ، بررسی و تکمیل مدارک و مستندات مهندسی پروژه
  • تکمیل بانک اطلاعاتی مدارک و مستندات (MDR) فاز مهندسی پروژه
  • تهیه گزارشات هفتگی ، ماهانه و دوره ای کنترل فاز مهندسی پروژه
  • آرشیو فایل های الکترونیکی مدارک و مستندات فاز مهندسی پروژه
  • ارتباط و تعامل با کارشناسان تخصصی سایر بخش ها از جمله : فرآیند ، برق ، ابزاردقیق ، مکانیک ، پایپینگ ، سازه و ایمنی

پس از شرح وظایف کارشناس DCC بهتر است با فعالیت‌های کارشناس کنترل اسناد و مدارک آشنا شویم؛که در ادامه به این موضوع پرداخته‌ایم.

https://ali-mohammadi-dcc.blogsky.com

فعالیت‌های اصلی کارشناس بررسی اسناد و مدارک

  • تعامل و کار با رایانه: استفاده از کامپیوترها و سیستم‌های کامپیوتری (شامل سخت‌افزار و نرم‌افزار) برای برنامه‌نویسی، نوشتن نرم‌افزار، تنظیم توابع، وارد کردن داده‌ها یا پردازش اطلاعات.
  • ارزیابی اطلاعات برای منطبق سازی با استانداردها: استفاده از اطلاعات مرتبط و قضاوت فردی برای تایید مطابقت رویدادها یا فرآیندها با قوانین، مقررات یا استانداردها.
  • مستندسازی/ثبت اطلاعات: وارد کردن، رونویسی، ضبط، ذخیره یا نگهداری اطلاعات به صورت مکتوب یا الکترونیکی/مغناطیسی.
  • برقراری ارتباط و ارائه اطلاعات به سرپرستان، هم رده ها یا زیردستان از طریق تلفن، کتبی، ایمیل یا حضوری.
  • مشاهده، دریافت و جمع آوری اطلاعات.

مهارت‌های موردنیاز کارشناس کنترل اسناد و مدارک

جهت ارتقاء بلوغ مرکز کنترل اسناد، کارشناسان DCC، نیاز به مهارت هایی دارند تا بتوانند نقش خود را به طور مناسب ایفا نمایند.

آشنایی با نرم افزارهای زیر از مهارت‌های فنی موردنیاز  کارشناس کنترل مدرک میباشد:

  • نرم افزار یکپارچه سازی برنامه‌های سازمانی
  • نرم افزار سیستم مدیریت و گزارش پایگاه داده
  • نرم افزار فروش و بازاریابی مهارت‌های  فنی
  • نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)
  • کاراکتر خوان نوری OCR یا نرم افزار اسکن
  • نرم افزار طراحی به کمک کامپیوتر (CAD)
  • نرم افزار گرافیک یا تصویربرداری عکس
  • نرم افزار ایجاد و ویرایش صفحات وب
  • نرم افزار ارتباطات و انتشار دسکتاپ
  • نرم افزار‌های تحلیلی و یا علمی
  • نرم افزار ساخت و ویرایش فیلم
  • نرم افزار فشرده‌سازی داده‌ها
  • نرم افزار توسعه پلتفرم وب
  • نرم افزار گردش کار محتوا
  • نرم افزار مدیریت اسناد
  • نرم افزار محیط توسعه
  • نرم افزار مدیریت پروژه
  • نرم افزار داده کاوی

ابزارهای کار یک کارشناس مدیریت اسناد چیست؟

  • درایورهای نوری مغناطیسی
  • سرورهای رایانش ابری
  • هارددیسک کامپیوتر
  • کتابخانه‎‌های نواری
  • سرورهای محتوا
  • اسکنرها


بررسی بازار کار شغل و درآمد کارشناس DCC

درآمد و حقوق کارشناسان کنترل اسناد و مدارک از وضعیتی خوبی برخوردار است و میزان حقوق کارشناس DDC بر اساس ارشدیت متغیر میباشد یعنی هرقدر سطح ارشدیت بالاتر باشد میزان درآمد به طبع بیشتر میشود.
با توجه به اینکه تمام مراکز، اسناد و مدارک مخصوص خودشان را دارند،بنابراین هر مرکز و سازمانی نیاز به کارشناس کنترل اسناد و مدارک دارد.
تقریبا محدودیتی در مورد اشتغال در بخش کنترل مدارک و مستندات وجود ندارد. بنابراین انتظار می رود به شرط داشتن مهارت های کافی مورد نیاز DCC ، هر شخصی بتواند در این بخش فعالیت نماید. البته دارا بودن حداقل ، تحصیلات مقطع کارشناسی ضروری است.

برای تسلط بر مدیریت اسناد به‌ویژه در پروژه‌های مهندسی، باید با مفاهیم، بخش‌ها و دستورالعمل‌های زیر آشنا باشید:

  • مدارک مهم مهندسی پروژه مانند TBE، MR و غیره
  • نرم‌افزارهای کنترل اسناد و مدارک
  • Block Title مدارک و نقشه‌ها
  • مراحل فاز طراحی
  • کنترل اسناد از نظر پیمانکاران و کارفرمایان
  • دستورالعمل‌های مدیریت مدارک مهندسی
  • شماره‌گذاری مدارک
  • انواع کلاس اسناد و دیسیپلین های کاری
  • انواع فرم‌های گردش مدارک
  • فهرست مدارک مهندسی یا MDR
  • نهایی کردن و گردش مدارک بین پیمانکاران، مشاوران و کارفرمایان
  • مدیریت تغییر مدارک طراحی
  • محاسبه درصد پیشرفت مدارک
  • رسیدگی به تأخیرها در فازهای مختلف
  • شناخت Final Book و As-Built
  • آرشیو کردن دیجیتالی و فیزیکی مدارک
  • فرمول‌های کاربردی اکسل در مدیریت مدارک
  • طراحی سیستم کنترل مدارک در نرم‌افزار اکسل
  • طراحی گزارش وضعیت مدارک در نرم‌افزار اکسل
  • ....

کارشناس بررسی و مدیریت اسناد و مدارک باید بتواند با رایانه و سیستم‌های مربوطه کار کند. همچنین باید با برنامه‌نویسی، تنظیم توابع و وارد کردن و پردازش داده‌ها آشنا باشد. او باید بتواند اطلاعات را ارزیابی کرده و آنها را با استانداردهای مربوطه تطبیق دهد. در این فرایند او باید بتواند مطابقت یا عدم مطابقت رویدادها یا فرایندها را با قوانین و استانداردها تشخیص دهد.

            از دیگر وظایف کارشناس مدیریت اسناد،‌ مستندسازی و ثبت اطلاعات است. او باید اطلاعات مکتوب یا دیجیتال را وارد کند، کپی کند،‌ ضبط و ذخیره کند و از آنها محافظت کند. وی همچنین باید با سرپرستان، زیردستان و همکاران هم‌رده خود از طرق مختلف در ارتباط باشد و گزارش‌های شفاهی ارائه کند یا در پیشبرد کارها با آنها همکاری کند. گاه لازم است مشاهده، دریافت و جمع‌آوری اطلاعات لازم برای تهیه اسناد پروژه‌ای یا شرکتی را نیز انجام دهد.


کدام سازمان ها به کارشناس DCC نیاز دارند ؟

سازمان‌هایی که‌ پروژه‌‌ محور هستند، بیشترین متقاضیان مرکز کنترل مدارک و اسناد میباشند. در میان سازمان‌های پروژه محور، شرکت‌های مهندسی که نقش طراح را در پروژه‌ها دارند، در راس می باشند.

https://ali-mohammadi-dcc.blogsky.com