سازمان‌هایی که قصد دارند صفر تا صد و یا قسمتی از فرآیند دیجیتال کردن و هوشمند سازی اسناد خود را برون‌سپاری کنند می‌توانند از خدمات ساماندهی مرکز اسناد شرکت دانش هم آرا استفاده نمایند.
این سازمان‌ها به سه دسته تقسیم می‌شوند:
- سازمان‌هایی که تاکنون اقدامی برای ایجاد سیستم مدیریت اسناد خود انجام نداده‌اند.
- سازمان‌هایی که به تازگی شروع به ساماندهی و مدیریت اسناد و مدارک خود کرده‌اند و برآورد مشخصی از هزینه‌ها، زمان و نیازهای خود در این زمینه دارند.
- سازمان‌هایی که به صورت کامل تمام اسناد کاغذی خود را در قالب یک آرشیو الکترونیک اسناد چیاده‌سازی کرده‌اند و هم‌اکنون قصد دارند با بروزرسانی نسخه‌ی نرم‌افزار بایگانی اسناد خود به یک سامانه مدیریت اسناد و مدارک هوشمند دست یابند.
خدمات قابل ارائه در بخش ساماندهی مرکز اسناد
برنامه‌ریزی کلان
برنامه‌ریزی کلان شامل طراحی فرآیندها و دستورالعمل‌های فرآیند ساماندهی مرکز اسناد به شرح موارد زیر:
- مصاحبه با مدیران واحدها و کارشناسان مرتبط به منظور تدوین برنامه کلی.
- شناسایی و اولویت‌بندی موجودیت‌های مختلف در سازمان و تعریف گروه‌های مختلف اسناد
- انتخاب واحدها و افراد مربوط به هر موجودیت برای بررسی اولیه
- تعیین نیازهای کلان در ارتباط با کارکرد دستورالعمل‌های هر بخش و تدوین سرفصل‌های آن براساس نظرات جمع‌آوری شده
- جمع‌بندی یافته‌ها و تعیین وضعیت مطلوب در هر نوع سند
- تدوین سرفصل‌های پروژه‌های مدیریت اسناد و تعریف هر یک از آن‌ها
- تعیین زمان و هزینه لازم برای انجام هر پروژه
- تهیه گزارش برنامه کلان ساماندهی مرکز اسناد
استانداردسازی فنی مرکز اسناد و ساماندهی فیزیکی و مکانیزاسیون به شرح موارد زیر:
- شناسایی مراکز فعلی نگهداری اسناد
- شناسایی اسناد از نظر تنوع محتوایی
- ارزیابی کیفیت اسناد
- برآورد حجم اسناد به تفکیک اندازه و نوع
- بررسی وضعیت کدگذاری و دسته‌بندی اسناد
- ارزیابی کیفیت نگهداری مدارک در مرکز اسناد در مقایسه با استانداردها
- ارزیابی نیازهای نرم‌افزاری، سخت‌افزاری و شبکه
- تعیین فازبندی پروژه و تقدم و تاخرها
- تدوین شرح خدمات مناسب برای استانداردسازی مرکز اسناد و ساماندهی فیزیکی و مکانیزاسیون اسناد
- برآورد هزینه و زمان مورد نیاز
- ارائه گزارش مطالعه استانداردسازی مرکز اسناد و ساماندهی فیزیکی و مکانیزاسیون
نظارت و کنترل پروژه
نظارت بر خدمات ساماندهی مرکز اسناد به لحاظ کمی و کیفی بسیار مهم و تاثیرگذار خواهد بود. با اجرای یک طرح آرشیو دیجیتال انتظار می‌رود تمام اسناد و مدارکی که قبلا به صورت نسخه کاغذی نگهداری و بازیابی می‌گردید، در قالب نسخه الکترونیک و در یک بستر نرم‌افزاری قابل دسترسی باشد. به همین دلیل در صورت وجود هرگونه اختلال و آسیب در طی روند اجرا، امکان دسترسی به مدارک حتی از روش سنتی نیز کمتر خواهد بود.
بنابراین رویکرد نظارت در مدیریت اسناد شامل دو وجه خواهد بود:
- وجه اصلاحی: دلایل عدم نتیجه‌گیری را بررسی کرده و برای بهبود روش‌ها و تسهیل ساماندهی مدیریت اسناد راه کارهایی ارائه می‌دهد.
- وجه ارزیابی: با بررسی‌های کارشناسی و روش‌های علمی بازرسی فعالیت‌های در حال اجرا، نسبت به سنجش سطح کیفی هر مقطع اقدام نموده و در صورت اختلال، مراتب را جهت اصلاح به مدیریت ارائه می‌دهد.
