سیستم مدیریت اسناد مهندسی در پروژه های EPC

هر سازمانی بسته به نوع ساختارش و نحوه کسب و کار خود نیازمند آن است که از MIS (Management Information System) مرتبط با خود بهره گیرد تا بتواند با اتوماسیون فرآیندهای اصلی اش، خروجی هایی قابل رصد را فراهم کند.

برای سازمان های پروژه محور MIS اصلی که فرآیندهای مرکزی سازمان را پوشش می دهد، نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین خواهد بود. این نرم افزار تحت عناوینی چون PMIS (سامانه اطلاعات مدیریت پروژه ها) و یا نرم افزار EPM (نرم افزار مدیریت پروژه سازمانی) نیز شناخته می شود.

یک PMIS می تواند از اجزای مختلفی تشکیل شود که معمولاً بر اساس فرآیندهای مدیریت پروژه شکل می گیرند. هر کدام از اجزا، بخشی از این فرآیندها را احتمالا بر اساس استانداردهای مدیریت پروژه از جمله PMBOK و PRINCE2 پوشش می دهند.

نرم افزار مدیریت پروژه IPMP این امکان را فراهم می کند که با در اختیار داشتن یک هسته مدیریت پروژه تمام فعالیت های پروژه ای خود را انجام دهد و وضعیت آن ها را در سطح پروژه، سبد پروژه ها و سازمان رصد کند. در کنار این هسته که یک نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین است، ماژول های تخصصی نیز به کمک سازمان می آیند. یکی از مهمترین ماژول ها، EMDS و یا سیستم مدیریت مدارک مهندسی است.

در پروژه هایی که فاز مهندسی دارند علی الخصوص پروژه های EPC، معمولاً اسنادی که باید در این فاز تولید شوند در قالب یک فایل اکسل تحت عنوان MDR (Master Document Registrar) یا MDL(Master Document List) تدوین می شود.

هر کدام از ردیف های این اکسل، متناظر با یک سند است و هر یک از اسناد وزنی در پروژه دارند. به عبارت دیگر با تکمیل و نهایی شدن هر سند (Final Issue/Issue For Construction) درصد پیشرفت واقعی پروژه افزایش می یابد.

در کنار هر MDR (لیست مدارک مهندسی) روشی نیز مابین کارفرما و پیمانکار (طراح) تدوین می شود تا بتوان مشخص کرد که در هر مرحله از مراحل فرایند تولید چه پیشرفت واقعی ای مورد پذیرش است. به این روش که در واقع یک دستورالعمل است، PMS (Project Measurement System) گفته می شود.

علاوه بر دو مورد فوق که به عنوان اساس کار مدیریت مدارک مهندسی کار می کنند، این سیستم باید ویژگی هایی دیگری نیز داشته باشد که برخی از آن ها عبارتند از:

• امکان تعریف جریان کار پیشرفت مدارم مهندسی
• مدیریت ترنسمیتال (Transmittal) های داخلی و خارجی
• مدیریت نظرات و پاسخ ها (Comment Sheet, Reply Sheet)
• کدگذاری چندگانه سیستم
• کنترل نسخ (Version Control)

در انتها باید به این نکته اشاره کرد که از آنجایی که مدیریت اسناد مهندسی و مدیریت پروژه دو فعالیت مدیریت در هم تنیده هستند و با عنایت این موضوع که تعداد سازمانی هایی که در این فرآیندها دخیل اند بسیار هستند و توزیع جغرافیای نیز دارند، یک نرم افزار تحت وب که بتواند هر دو فرآیند را به صورت یکپارچه فراهم کند، از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.