تعریف منابع سازمانی ، انواع مختلف منابع سازمانی و ضرورت آن در کسب‌وکارهای امروزی

هر سازمان را می‌توان مجموعه‌ای از افراد که در گروه‌ها و بخش بندی‌های مختلف برای دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده، کنار هم قرار گرفته‌اند نامید. سازمان‌ها ویژگی‌های مشترکی دارند. این ویژگی‌ها عبارتند از:

• سازمان‌ها نهادهای اجتماعی هستند.
• سازمان‌ها ساختارهای مشخصی دارند.
• سازمان‌ها برای دستیابی به اهدافی خاص طراحی شده‌اند.
• سازمان‌ها مرزهای مشخصی دارند.
• سازمان‌ها به صورت نسبتاً دائم وجود دارند.
• سازمان‌های رسمی از دانش یا فناوری خاصی برای انجام فعالیت‌های مربوط به کارشان استفاده می‌کنند.

در حالت کلی هر سازمانی اهداف متفاوتی دارد که اقدامات روزمره‌اش در جهت رسیدن به این اهداف شکل می‌گیرد. در این میان، منابع سازمانی نیز کل دارایی‌هایی است که سازمان در راستای رسیدن به اهدافش از آن‌ها استفاده می‌کند.

منابع سازمانی شامل چه مواردی است؟

منابع سازمانی به همه‌ی دارایی‌ها و توانمندی‌های سازمانی گفته می‌شود که سازمان به کمک آن‌ها در مسیر رسیدن به اهدافش تلاش می‌کند. منابع سازمانی عمدتاً به ۴ نوع تقسیم می‌شوند.

• منابع انسانی
• منابع مالی
• منابع فیزیکی
• منابع اطلاعاتی

در ادامه به بررسی نقش دو منبع اساسی، منابع انسانی و منابع مالی، که در تعریف منابع سازمانی به آن‌ها اشاره شد، خواهیم پرداخت.

منابع انسانی در تعریف منابع سازمانی

منابع انسانی به عنوان یک منبع کلیدی در هر سازمانی شناخته می‌شوند. منابع انسانی در واقع تمامی افرادی هستند که در راستای رسیدن به اهداف سازمانی در سازمان، تلاش می‌کنند. یکی از کارهایی که برای منابع انسانی صورت می‌گیرد، توسعه نیروی منابع انسانی است. منظور از توسعه نیروی انسانی فراهم کردن چارچوبی برای کارکنان جهت توسعه صلاحیت‌ها، افزایش بهره‌وری فردی و رشد شغلی آنها است. این توسعه‌ها در واقع با هدف افزایش کارایی نیروی انسانی در راستای اهداف سازمانی صورت می‌گیرد.

در حالت معمول هنگام تدوین استراتژی سازمانی در خصوص منابع انسانی، به توسعه نیروی انسانی توجه ویژه‌ای می‌شود. چرا که هدف از این توسعه به حداکثر رساندن پتانسیل سرمایه انسانی برای دستیابی به اهداف سازمان است.

منابع مالی در تعریف منابع سازمانی

اهمیت منابع مالی در انجام فعالیت‌های مدیران و کارکنان بسیار زیاد است. از این جهت که مدیران و کارکنان بدون درک محدودیت‌های مالی نمی‌توانند مسئولیت‌های خود را به طور مؤثر انجام دهند. از آن جایی که اکثر تصمیم‌گیری‌ها توسط مدیران صورت می‌گیرد، اهمیت منابع مالی برای مدیران بسیار بیشتر است. تصمیم‌گیری بدون در نظر گرفتن بودجه و محدودیت‌های مالی ممکن است عواقب بدی داشته باشد.

پول نقش مهمی در راستای رسیدن به اهداف سازمانی ایفا می‌کند. هر چیزی به پول بستگی دارد. در صورت داشتن منابع مالی ناکافی، نیروهای متخصص خود را از دست می‌دهید و در صورت از دست دادن نیرو، کسی برای رسیدن به اهداف سازمانی تلاش نخواهد کرد. به همین دلیل بسیار مهم است که از منابع مالی خود با برنامه و درست استفاده کنید.

مدیریت منابع سازمانی چیست؟

پس از تعریف منابع سازمانی، نوبت به تعریف مدیریت این منابع می‌رسد. از آن جایی که هدف مدیریت در واقع دستیابی به اهداف سازمان است، مدیریت منابع سازمانی در واقع مدیریت هرکدام از این منابع است. پس وقتی سخن از مدیریت منابع سازمانی به میان آورده شود، منظور مدیریت تک تک منابع سازمانی موجود است. شما به عنوان مدیر یک سازمان یا کسب‌وکار تصمیم می‌گیرید که چگونه از منابعی که دارید، بهترین استفاده را بکنید. همچنین وظیفه‌ی تشخیص منابع اضافی و غیرضروری نیز از وظایف مدیر می‌باشد. مدیریت منابع سازمانی مجموعه‌ای از دانش و تخصص‌ها است که برای مدیریت هر کسب‌وکاری که بخواهد در بازار رقابت دوام بیاورد، ضروری است.

منظور از برنامه‌ریزی منابع سازمانی ( ERP ) چیست؟

برنامه‌ریزی منابع سازمانی که به آن ERP ( مخفف Enterprise Resource Planning ) نیز گفته می‌شود، تعاریف متعددی دارد.  ERP متدی برای برنامه‌ریزی و کنترل تمامی منابع مورد نیاز سازمان است. ERP به عنوان یک برنامه است که شامل تمام موارد اعم از برنامه‌ریزی، تولید، فروش و بازاریابی و … است و هدف آن یکپارچه‌سازی بخش‌های مختلف در یک سازمان است.

تعریف ERP از دید انجمن کنترل تولید و موجودی آمریکا

ERP در واقع متدی برای برنامه‌ریزی و کنترل مؤثر تمامی منابع مورد نیاز است. هدف از این کار دریافت، تولید، ارسال و پاسخ‌دهی به نیازهای مشتریان در شرکت‌های تولیدی، توزیعی و یا خدماتی است. در دهه ۱۹۹۰ میلادی، نرم‌افزارهایی تحت عنوان ERP وارد محیط‌های سازمانی شدند. این نرم‌افزارهای بسیار پیچیده، پرقدرت و گران‌قیمت در واقع سری سیستم‌های از پیش طراحی شده‌ای هستند که می‌توانند توسط مشاوران اندکی تغییر یابند.

نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع یا ERP چیست؟

ERP‌ نرم‌افزار یکپارچه‌ای است که دارای اجزا و ماژول‌هایی برای برنامه‌ریزی، تولید، فروش، بازاریابی، مدیریت منابع انسانی، مدیریت پروژه، مدیریت موجودی و مدیریت خدمات و … است. ساختار ERP بگونه‌ای طراحی شده که یکپارچگی و جامعیت اطلاعات سطح سازمانی را فراهم نموده و جریانی روان از اطلاعات بین بخش‌های مختلف سازمان ایجاد می‌کند. برنامه‌ریزی منابع سازمانی سیستم‌های کامپیوتری مستقل و قدیمی سازمان‌ها در بخش‌های مختلف مانند منابع انسانی، منابع مالی و … توسط یک برنامه نرم افزاری یکپارچه به یکدیگر مرتبط می‌کند.

مزایای اجرا و پیاده‌سازی ERP در سازمان‌ها

• هدف اصلی ERP یکپارچه سازی بخش‌های مختلف در یک سازمان است. این یکپارچه‌سازی باعث ایجاد سیستمی روان از اطلاعات شده و به برطرف کردن تمامی نیازهای سازمان کمک شایانی می‌کند.
• ارائه داده‌های بهتر و در نتیجه افزایش کارایی و بهره‌وری در فعالیت‌های سازمان

منابع سازمانی، مقوله‌ای مهم که باید بیش از پیش به آن توجه کرد!

آنچه در منابع سازمانی اهمیت بیشتری دارد، پول است. در واقع در یک سازمان بدون داشتن پول نمی‌توان به هدف رسید. چرا که بدون دسترسی به پول و سرمایه نمی‌توان منابعی داشت و بدون داشتن منابع، رسیدن به هدف ممکن نیست. منابع می‌توانند فیزیکی، انسانی و … باشند. البته همیشه داشتن پول و سرمایه کافی نیست. عدم توانایی در مدیریت پول و سرمایه به عنوان شناخته‌شده‌ترین عامل در سقوط کسب‌وکارها در طول تاریخ بوده است. پس پول و مدیریت آن یکی از عوامل اصلی در مدیریت و کنترل منابع سازمانی برای رسیدن به اهداف می‌باشد.

حال که با تعریف منابع سازمانی و برنامه‌ریزی سازمانی آشنا شدید، به نظر شما کدام کسب‌وکار در ایران توانسته است به صورت مطلوب به منابع سازمانی اهمیت بدهد؟ در صورت عدم توجه به این منابع چه مشکلاتی سازمان‌ها را تهدید خواهد کرد؟