سیستم مدیریت مدارک مهندسی (MDR)

مفهوم MDR

با استفاده از سیستم مدیریت مدارک مهندسی می توان کلیه فعالیتهای مرتبط با مدارک مهندسی را مکانیزه کرد و از اتلاف زمان و انرژی و منابع مالی جلوگیری کرد.

در این سیستم کلیه اعضای دفتر مهندسی و افراد مرتبط با مدارک مهندسی می توانند در هر لحظه به مدارک مربوط به خود دسترسی داشته و فعالیتهای مجاز خود را در سیستم انجام دهند.

با توجه به تعریف پروژه، ابتدا لیستی از کلیه مدارکی که قرار است در پروژه تولید شوند (Master Document Register - MDR) در سیستم ثبت شده و سپس با تعیین مشخصات هر مدرک و منابع مورد نیاز جهت انجام آن و زمان لازم، پروسه طراحی مهندسی آغاز می گردد.

امکانات گوناگون گزارش گیری برنامه از قبیل تعداد کل مدارک تهیه شدنی ، تهیه شده ،در دست تهیه ، تائید شده و ابطال شده ، منابع صرف شده و منابع مورد نیاز جهت ادامه کار برای هر بخش،ابزار قدرتمند و مناسبی در اختیار مدیران سطوح مختلف جهت مدیریت بهتر و استفاده بهینه از منابع فراهم می آورد.

مشخصات اصلی

·        تعریف MDR در سیستم به تفکیک پروژه و زیر پروژه و امکان دسترسی پیمانکاران جزء به مدارک مرتبط.

·        کنترل زمانبندی تولید مدارک و اعلام اخطار در صورت تأخیر.

·        تعیین ویرایش داخلی و خارجی مدارک به صورت اتوماتیک جهت جلوگیری از تکرار و یا جا افتادن یک ویرایش.

·        گردش داخلی مدارک بین دیسیپلین ها قبل از صدور نهایی ترنسمیتال.

·        صدور و توزیع مدارک از طریق سیستم به همراه تولید اتوماتیک ترنسمیتال.

·        توزیع مدارک طبق مسئولیت های تعریف شده.

·        بررسی و اظهار نظر روی مدارک از طریق سیستم.

·        محاسبه لحظه ای پیشرفت مدارک مهندسی بر اساس وزن مدارک و مقایسه با پیشرفت برنامه ای.

·        آرشیو کامل مدارک و ترنسمیتال ها.

·        کنترل و آماده سازی اتوماتیک بسته های خرید.

·        اطلاع رسانی تغییرات در ضمایم بسته های خرید از طریق سیستم های خرید و پیشبرد کالا.

مختصری درباره سیستم مدیریت مدارک مهندسی

 تعریف  MDR در سطوح مختلف

در این سیستم، با پیش بینی و تعریف مشخصه های مختلف برای هر سند از قبیل پروژه مربوطه، مراحل مختلف مهندسی(پایه، تفضیلی، اجرایی و ...) امکان پیگیری اسناد در بخش های مختلف مهیا می شود. همچنین با تعیین میزان منابع مورد نیاز ، وزن و زمان برآورد شده برای ارایه اولین نسخه هر سند، این سیستم به عنوان ابزاری برای مدیریت مدارک مهندسی و تخصیص منابع انسانی ایفای نقش می نماید.در ضمن با ثبت تمام واقعیات پروژه در این زمینه ها این سیستم به ابزار بسیار کارآمدی برای ثبت دانش فنی و برنامه ریزی برای پروژه های آتی شرکت تبدیل خواهد شد.

در پروژه های مهندسی (Engineering) ،اقلام قابل تحویل از جنس نقشه و مدرک می باشد که به منظور کنترل و پایش آنها از فرمتی به نام Master Document Register که به اختصار MDR می گویند، استفاده می شود.

 MDR یک بانک اطلاعاتی جامع از تمامی مدارک مهندسی پروژه می باشد که بطور معمول در نرم افزارهای     Excel, Access, Share Point   و … تهیه می شود.

این بانک اطلاعاتی باید طوری طراحی گردد که امکان فیلتر و یا جستجو مدارک بر اساس شماره مدرک و یا نام مدرک وجود داشته باشد و همچنین بتوان سوابق،تعداد رفت و برگشت مدارک  میزان پیشرفت مدارک را در آن مشاهده کرد.

نکته: تمامی محاسبات پیشرفت مهندسی بر اساس MDR صورت می گیرد و لازم است در هنگام تدوین و طراحی آن بیشترین دقت عمل انجام پذیرد تا جامع ترین حالت ممکن مستند گردد.

اطلاعات موجود در MDR

·         شماره و شرح مدارک

·         شماره و تاریخ نامه های ارسالی پیمانکار

·         شماره و تاریخ نامه های پاسخ کارفرما /مشاور

·         ‏)Document Type( نوع مدرک

·         فاکتور وزنی (W.F) مدارک

·         درصد تکمیل مدارک مطابق PMS  مهندسی

·         شماره بازنگری هر مدرک (Revision Number)

·         تاریخ تولید مدرک مطابق برنامه زمانبندی

·         تهیه، کنترل و بروز رسانی

·         و ...

‏ MDR   توسط واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه و یا واحد کنترل مدارک مهندسی DCC تهیه و بروز رسانی می شود.