سیستم مدیریت مدارک مهندسی MDR
با استفاده از سیستم مدیریت مدارک مهندسی می توان کلیه
فعالیتهای مرتبط با مدارک مهندسی را مکانیزه کرد و از اتلاف زمان و انرژی و منابع
مالی جلوگیری کرد.
در
این سیستم کلیه اعضای دفتر مهندسی و افراد مرتبط با مدارک مهندسی می توانند در هر
لحظه به مدارک مربوط به خود دسترسی داشته و فعالیتهای مجاز خود را در سیستم انجام
دهند.
با
توجه به تعریف پروژه، ابتدا لیستی از کلیه مدارکی که قرار است در پروژه تولید شوند
(Master Document Register-MDR) در سیستم ثبت شده و سپس با تعیین مشخصات هر
مدرک و منابع مورد نیاز جهت انجام آن و زمان لازم، پروسه طراحی مهندسی آغاز می
گردد.
امکانات
گوناگون گزارش گیری برنامه از قبیل تعداد کل مدارک تهیه شدنی ، تهیه شده ،در دست
تهیه ، تائید شده و ابطال شده ، منابع صرف شده و منابع مورد نیاز جهت ادامه کار
برای هر بخش، ابزار قدرتمند و مناسبی در اختیار مدیران سطوح مختلف جهت مدیریت بهتر
و استفاده بهینه از منابع فراهم می آورد.
مدیریت اسناد دیجیتال و ۵ مزیت برتر آن
دسترسی سریع و آسان
هنگام برخورد با هر نوع کاغذ یا داده، مهم است که دسترسی سریع، آسان و کارآمد به اطلاعات مورد نیاز داشته باشید. با مدیریت اسناد دیجیتال، تمام جنبه های یافتن و بازیابی داده ها به طور قابل توجهی بهبود می یابد.
جستجوها را می توان از روی دسکتاپ انجام
داد، بدون نیاز به بازدید از چندین مکان و مرتب سازی از طریق کاغذ.
ساختارهای فایل سفارشی را می توان در سطح کسب و کار ایجاد کرد. به این معنی
که کاربران می توانند هر اطلاعاتی را که ممکن است به دسترسی منظم به آن
نیاز داشته باشند، اولویت بندی کنند.
به روشی مشابه، دسترسی می‌تواند به اشکال
خاصی از داده‌ها، بر اساس نیاز، محدود شود، و اطمینان حاصل شود که همه
کارکنان می‌توانند آنچه را که قرار است بیابند، بدون خطر سرگردانی به
مناطقی که برای آنها طراحی نشده است.
همچنین می‌توان به اسناد در خارج از سایت
دسترسی داشت. به این معنی که نیاز به حمل فیزیکی داده‌ها حذف می‌شود و
امکان کار از راه دور وجود دارد.
ایجاد یک رویکرد استاندارد
هنگام برخورد با تعداد زیادی از افراد، که
همه آنها ممکن است روش‌های مختلف ذخیره‌سازی اطلاعات را ترجیح دهند،
اطمینان از اینکه همه به روشی یکسان عمل می‌کنند، اغلب دشوار است. استفاده
از مدیریت اسناد دیجیتال کمک می کند تا همه چیز را به یک رویکرد یکسان و استاندارد تبدیل کنید.
اسناد را می‌توان توسط بیش از یک نفر در
یک زمان به‌روزرسانی کرد، به این معنی که هیچ زمانی برای یافتن موارد تلف
نمی‌شود. گاهی مجبور هستید به طور بالقوه با سایر کارمندان برای شفاف‌سازی
درباره به‌روزرسانی‌هایی که ممکن است انجام داده باشند، تماس بگیرید. کنترل
نسخه با سابقه کامل برای حفظ عملیات روان ضروری است.
صرفه جویی در فضا
ایجاد فضای مورد نیاز برای ذخیره مقادیر
زیادی از اسناد مبتنی بر کاغذ می تواند مشکل ساز باشد. کسب‌وکارهای کوچک‌تر
ممکن است در محیط‌های محدود فعالیت کنند، در حالی که کسب‌وکارهای بزرگ‌تر
ممکن است تحت تأثیر حجم زیادی از داده‌هایی قرار بگیرند که باید حفظ کنند.
از آنجایی که بسیاری از آنها در مکان‌ها و
مکان‌های جداگانه فعالیت می‌کنند، مشکلاتی نیز ممکن است در مورد حمل و نقل
اسناد ایجاد شود. استفاده از یک سیستم مدیریت اسناد دیجیتال تضمین می کند که می توان از فضا استفاده بهتری کرد. حتی می تواند منجر به کاهش هزینه های فضای اجاره شود.
مکان‌های تجاری که توسط مشتریان بازدید
می‌شود می‌توانند از نظر زیبایی‌شناختی دلپذیرتر و ساده‌تر شوند، با
کاغذبازی و اسناد شلوغ‌تر شوند و از طریق تلاش هماهنگ برای کاهش مواد، بر
اعتبار محیطی آنها تاکید کنند. با راه‌حل‌های پرشین، فضای ذخیره‌سازی
تقریباً نامحدود است.
مهم نیست که چند فایل داشته باشید، فضای فیزیکی ذخیره‌سازی شما کم نخواهد شد.
امنیت اسناد
امنیت اسناد نگهداری شده همیشه در اولویت
یک کسب و کار خواهد بود و چیزی است که می توان آن را با استفاده از سیستم
مدیریت اسناد پرشین بسیار بهبود بخشید.
همانطور که قبلا ذکر شد، دسترسی به
اطلاعات را می توان برای کسانی که به آن نیاز دارند محدود کرد. به این طریق
داده ها را نمی توان به طور تصادفی یا مخرب از دست داد. اطلاعات کامل در
مورد اینکه چه کسی به چه چیزی و چه زمانی دسترسی دارد، در دسترس است. در
صورت بروز هر گونه مشکلی که نیاز به حل شدن دارد، می توان روند را دنبال
کرد.
از طریق نسخه‌سازی، هر بار که داده‌ها
تغییر یا اصلاح می‌شوند، نسخه‌های قبلی ذخیره می‌شوند و می‌توان به آنها
نگاه کرد. به این معنی که تغییرات ایجاد شده به اشتباه قابل درک و اصلاح
است.
ارسال ایمیل اطلاعات محرمانه در قالب
رمزگذاری نشده می تواند منجر به نقض امنیت شود. ضمیمه کردن یک سند PDF یا
Word به ایمیلی که حاوی اطلاعات شخصی مشتری است ممکن است توسط اشخاص ثالث
ناخواسته رهگیری شود. از این اطلاعات می توان به عنوان مثال برای فریب دادن
افراد به تحریم انتقال پول به سازمان های جنایی استفاده کرد. پورتال وب
کاملاً رمزگذاری شده از چنین فعالیت های غیرقانونی جلوگیری می کند.
توجه: یافتن این اطلاعات در بسیاری از اسناد، که به طور بالقوه در مکان‌های مختلف
مانند کاغذ، ایمیل‌ها، رایانه‌های شخصی و سرورهای متعدد پخش شده‌اند،
می‌تواند مشکل ساز باشد.
مشخصات اصلی
- تعریف MDR در
سیستم به تفکیک پروژه و زیر پروژه و امکان دسترسی پیمانکاران جزء به مدارک مرتبط
- کنترل زمانبندی تولید مدارک و اعلام اخطار در صورت تأخیر
- تعیین ویرایش داخلی و خارجی مدارک به صورت اتوماتیک جهت
جلوگیری از تکرار و یا جا افتادن یک ویرایش
- گردش داخلی مدارک بین دیسیپلین ها قبل از صدور نهایی
ترنسمیتال
- صدور و توزیع مدارک از طریق سیستم به همراه تولید
اتوماتیک ترنسمیتال
- توزیع مدارک طبق مسئولیت های تعریف شده
- بررسی و اظهار نظر روی مدارک از طریق سیستم
- محاسبه لحظه ای پیشرفت مدارک مهندسی بر اساس وزن مدارک و
مقایسه با پیشرفت برنامه ای
- آرشیو کامل مدارک و ترنسمیتال ها
- کنترل و آماده سازی اتوماتیک بسته های خرید
- اطلاع رسانی تغییرات در ضمایم بسته های خرید از طریق
سیستم های خرید کالا
مختصری درباره سیستم مدیریت مدارک مهندسی
در این سیستم، با پیش بینی و تعریف مشخصه های
مختلف برای هر سند از قبیل پروژه مربوطه، مراحل مختلف مهندسی (پایه، تفضیلی،
اجرایی و ...) امکان پیگیری اسناد در بخش های مختلف مهیا می شود. همچنین با تعیین
میزان منابع مورد نیاز ، وزن و زمان برآورد شده برای ارایه اولین نسخه هر سند، این
سیستم به عنوان ابزاری برای مدیریت مدارک مهندسی و تخصیص منابع انسانی ایفای نقش
می نماید.در ضمن با ثبت تمام واقعیات پروژه در این زمینه ها این سیستم به ابزار
بسیار کارآمدی برای ثبت دانش فنی و برنامه ریزی برای پروژه های آتی شرکت تبدیل
خواهد شد.
قابلیت تعریف تمام ارکان پروژه اعم کارفرما،
مشاور و پیمانکاران بخش های مختلف و کارشناسان مرتبط با هر یک از این بخش ها در
این سیستم وجود دارد و بر اساس وظایف محوله، دسترسی به بخش های مختلف اعطا می
گردد.با مشخص کردن زمان های مورد نیاز تهیه اسناد، این سیستم می تواند ابزار
مناسبی برای بررسی عملکرد هر بخش یا فرد خاص و مقایسه عملکرد واحد های مشابه از
لحاظ کاری باشد. همچنین
با ثبت و بایگانی گردش اسناد و تصحیح های انجام شده در هر سند از لحاظ کمی نیز
ابزاری مناسب برای بررسی کیفیت کار افراد و بخش های گوناگون می تواند باشد.
این سیستم دارای امکان بررسی نوع و شماره نسخه
مدرک در هر مرحله ای می باشد و برای نسخه های جدید تهیه شده، شماره نسخه مناسب را
پیشنهاد می کند تا از تهیه نسخه های تکراری و نامناسب در سیستم جلوگیری شود.
همچنین کلیه نسخ مدارک برای مراجعات بعدی در سیستم ذخیره می گردند.
با ثبت مشخصات افراد شاغل در پروژه و نوع شخصیت
حقوقی و جایگاه هر شخص، می توان قوانینی برای گردش اسناد در بخش های گوناگون وضع
کرد.همچنین سیستم با تلفیق مشخصات، گروه و دیسیپلین هر سند می تواند افرادی را
بعنوان گیرنده از بین کارشناسان مرتبط در شرکت های مختلف مناسب بعنوان افراد مجاز
برای دریافت این سند پیشنهاد دهد تا فرستنده بتواند گیرندگان مورد نظر خود را در
محدوده اختیارات تعریف شده برای او متناسب با هر سند، انتخاب نماید.
مطابق روال پروژه های مهندسی، هر مدرک مهندسی
یا مجموعه ای از مدارک، هنگام صدور رسمی، به پیوست برگه ای به نام ترنسمیتال
ارسال می گردند. ترنسمیتال یک سند قابل تعریف در پروژه بوده و دارای اطلاعات
عمومی مدارک موجود در آن از جمله شماره، عنوان، هدف از صدور، تعداد صفحات هر مدرک
و اطلاعاتی از این قبیل به همراه مشخصات شرکت و فرد گیرنده ترنسمیتال می باشد.این
سیستم با بهره گیری از یک لایه هوشمند، به صورت اتوماتیک ترنسمیتال های مورد نظر
را با توجه به پیش فرض ثبت شده در پروژه، تهیه نموده و به همراه مدارک به گیرنده
مربوطه ارسال می نماید.
- کنترل بررسی و اظهار نظر روی مدارک
هنگام ارسال مدارک در هر مرحله ای با توجه به
تعاریف انجام شده در سیستم ، گیرنده/گیرندگان مدرک دستور کار اولیه برای بررسی
مدرک را دریافت می نمایند. همچنین در مواردی که نیاز به پاسخ از طرف گیرنده می
باشد مهلت زمانی می تواند برای این منظور تعیین می شود. گیرنده/گیرندگان مدرک
امکان درج و الصاق اظهار نظر های خود به صورت متن یا فایل به مدرک اصلی و عودت آن
به ارسال کننده را دارا می باشند.نا گفته پیداست که ثبت تمامی این مراحل و گردش
های کاری باعث شفافیت روند تهیه و بازبینی پروژه شده و از مسایل و مشکلات ناشی از
فراموشی افراد و مفقود شدن مدارک در هر کدام از این مراحل که معمولا در پروژه ها
با توجه به پیچیدگی نظارت بر اینگونه فعالیت ها رخ می دهد، جلوگیری بعمل می آورد.
- کنترل زمانبندی صدور مدارک
همانگونه که گفته شد، در هنگام ثبت
MDR، تاریخ پیش بینی شده برای صدور اولین نسخه هر مدرک وارد سیستم
می گردد. در این صورت سیستم با کنترل زمانهای تعیین شده، به مسوولان صدور مدارک
مربوطه، نزدیک شدن به تاریخ صدور مدرک را اعلام می کند.
- محاسبه پیشرفت مدارک مهندسی
با توجه به آنچه گفته شد، سیستم با کنترل
زمانبندی اولیه صدور مدارک، زمان واقعی صدور، آخرین نسخه های صادر شده، وزن هر
مدرک و آخرین وضعیت مدارک، این امکان را در اختیار کاربران مسوول قرار می دهد تا
در هر لحظه بتوانند آخرین وضعیت مدارک را مشاهده کرده و گزارش پیشرفت مدارک را به
صورت کلی و یا نسبت به تاریخ مشخص و با امکانات گوناگون دریافت نمایند.
هر کاربری با توجه به وظایف تعریف شده در
سیستم، امکان گزارش گیری از آخرین وضعیت و میزان پیشرفت فعالیتهای خویش و مجموعه
تحت مدیریتش برخوردار بوده و می تواند با توجه به تعاریف تعیین شده در سیستم،
انواع گزارشات مورد نظر خود را استخراج نماید.از آن جمله می توان به محاسبه پیشرفت
کار، میزان منابع انسانی مصرف شده، تعداد مدارک در وضعیتهای مختلف و ... از ابتدای
پروژه یا نسبت به تاریخ معین در محدوده کل پروژه و یا در محدوده دیسیپلین و گروه
خاص اشاره کرد.
