روش تهیه مدرک منشور پروژه (Project Charter)

منشور پروژه، سندی است که دلایل انجام پروژه، الزامات، اهداف و سطوح اختیارات مدیر پروژه را مشخص و ذی‌نفعان اصلی را شناسایی می‌کند. این سند به‌عنوان راهنمای پروژه‌های آتی در سیستم مدیریت دانش سازمان ثبت می‌شود.

مدیر پروژه به کمک منشور به تیم پروژه و ذینفعان توضیح می‌دهد که چرا پروژه مورد نیاز است، در چه بازه زمانی انجام خواهد شد، منابع موردنیاز آن چیست و اجرای موفق پروژه چه میزان به رشد و ارتقإ سازمان کمک خواهد کرد. منشور پروژه یک‌بار ایجاد و پس از آن، به ندرت اصلاح می‌شود، جز در مواردی که تغییری اساسی در محیط، محدوده منابع، بودجه و یا ذی‌نفعان پروژه به وجود آید.

این سند پیش از آغاز پروژه، توسط حامی پروژه صادر و مورد تأیید قرار می‌گیرد. پس از آن، حامی پروژه منشور را به سازمان ارائه می‌دهد و تأیید مسئولان بالاتر را دریافت می‌کند. بهتر است در این مرحله مدیر پروژه مشخص شده باشد و در کنار حامی پروژه با مشارکت یکدیگر این سند را تهیه کنند.

بر اساس ویرایش ششم PMBOK منشور پروژه خروجی فرآیند توسعه منشور پروژه در حوزه مدیریت یکپارچگی پروژه است و در دسته فرآیندهای آغازین قرار می‌گیرد.

در فرآیند توسعه منشور پروژه، اسناد ورودی شامل موارد زیر می‌باشند:

اسناد کسب و کار مربوط به پروژه

این اسناد شامل موارد زیر هستند:

• مورد کسب و کار:

این سند شامل اطلاعات مهمی از نقطه‌نظر کسب و کار است، هدف آن مشخص کردن تطابق نتایج پروژه با میزان سرمایه‌گذاری موردنیاز است. بطور معمول نیاز‌های کسب و کار و تحلیل هزینه/ سود در این سند گنجانده می‌شود تا مرزهای پروژه را مشخص کند. این سند در نتیجۀ یک یا چند مورد زیر به وجود می‌آید:

1. تقاضای جدید در بازار
2. نیازهای تازه سازمان برای گسترش کسب و کار
3. تغییر نیازهای مشتری
4. توسعه تکنولوژی
5. الزامات قانونی
6. اثرات زیست‌محیطی
7. نیازهای اجتماعی

 

• برنامه مدیریت منافع:

در پی داشتن منافع متعدد، تغییرات قابل‌توجهی در پروژه به وجود خواهد آمد و روابط بین خروجی‌ها و منافع پیچیده خواهد شد. در چنین موقعیتی به برنامه‌ای نیاز است تا تعیین کند چگونه می‌توان منافع را مدیریت و روند استفاده از آن‌ها را بهینه کرد.

توافق‌نامه‌ها و قراردادها در منشور پروژه

شامل قراردادهای لازم و ضروری برای منشور پروژه می‌شود.

عوامل محیطی سازمانی در منشور پروژه

این عوامل شامل موارد زیر است:

1. شرایط بازار
2. فرهنگ سازمانی و شرایط سیاسی
3. چارچوب حکم‌رانی سازمانی
4. انتظارات ذینفعان

دارایی‌های فرآیندی سازمان در منشور پروژه

این دارایی‌های فرآیندی می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

1. روندها
2. فرآیندها
3. سیاست‌های استاندارد سازمان
4. چارچوب حکمرانی پروژه
5. طرح‌ها و پورتفولیوها
6. روش‌‌های گزارش‌دهی و نظارت
7. قالب‌ها و درس‌آموخته‌ها
8. تجربیات و اطلاعات گذشته سازمان در حوزه‌های مختلف

ابزارها و تکنیک‌ها در منشور پروژه

قضاوت کارشناسانه

این بخش شامل مواردی است که در منشور پروژه لحاظ می‌شود.

جمع آوری اطلاعات

• طوفان مغزی
• گروه کانونی/ گفتگوی گروهی متمرکز
• مصاحبه

مهارت‌های گروهی و فردی

این مهارت‌ها شامل موارد زیر است:

• مدیریت تعارضات
• تسهیل‌گری
• مدیریت جلسات

جلسات

همچنین این سند اطلاعاتی را برای اسنادی دیگر فراهم می‌کند از جمله:

1. سند ثبت ذی‌نفعان
2. برنامه مدیریت پروژه
3. برنامه محدوده پروژه
4. برنامه الزامات پروژه
5. اسناد الزامات
6. ماتریس ردیابی الزامات
7. بیانیه محدودۀ پروژه
8. برنامه مدیریت زمان
9. برنامه مدیریت هزینه
10. برنامه مدیریت کیفیت
11. برنامه مدیریت منابع
12. برنامه مدیریت ارتباطات
13. برنامه مدیریت ریسک
14. برنامه مدیریت ذی‌نفعان
15. برنامه مدیریت تدارکات

نقش منشور پروژه

• این سند به پروژه رسمیت می‌بخشد.
• حمایت مدیریت ارشد از پروژه را نشان می‌دهد.
• این تضمین را می‌دهد که مدیر پروژه، نیاز‌ها و الزامات حامی پروژه را به‌خوبی درک کرده است.
• پروژه را با اهداف سازمان سازگار می‌کند.
• به مدیر پروژه اختیارات لازم را می‌دهد تا منابع موجود را به فعالیت‌های پروژه تخصیص داده و بکار گیرد.
• مانند قرارداد عمل کرده و تمامی افراد درگیر در پروژه را موظف به انجام مسئولیت‌های خود می‌نماید.
• به‌عنوان خط مبنای پروژه، درکی مشترک برای تمامی ذی‌نفعان ایجاد می‌نماید.
• منشور پروژه همچنین ابزاری مناسب برای بهبود فرآیندهای مدیریت پروژه است.
• منجر به بهبود ارتباطات پروژه‌های سازمان، با یکدیگر می‌شود.
• نشان می‌دهد که موفقیت پروژه چگونه سنجیده خواهد ‌شد.
• از خزش محدوده جلوگیری می‌کند.

عناصر منشور پروژه

از آنجایی که منشور پروژه، ابزاری در راستای برنامه‌ریزی پروژه است، عناصر زیر برای یک منشور پروژه کارآمد ضروری هستند:

• موضوع پروژه
• نام حامی پروژه
• نام مدیر پروژه
• زمان تنظیم سند منشور پروژه
• کارفرمای پروژه
• دلایل توجیهی انجام پروژه
• هویت پروژه و شرح کلی از موضوع آن
• تحویل‌شدنی‌های مهم پروژه
• الزامات پروژه
• موانع و ریسک‌های پروژه
• اهداف پروژه و معیارهای موفقیت آن
• محدوده پروژه
• تاریخ شروع و مهلت پروژه
• بودجه و هزینه‌های پروژه
• ذینفعان درگیر پروژه و نقش‌های آن‌ها
• بازگشت سرمایه و سود مورد انتظار
• نتایج عملکردی مورد انتظار
• تاریخ‌های مورد انتظار برای دستیابی به اهداف
• منابع مورد نیاز برای دستیابی به اهداف

چه چیزهایی باید در منشور پروژه نوشته شود؟

 در این قسمت به بررسی برخی از مواردی که در منشور پروژه باید نوشته شود میپردازیم.

هدف پروژه

این بخش توضیح می‌دهد، علت اصلی شروع پروژه چیست؟ مسئله اصلی پروژه چیست؟ در این بخش می‌توان به قراردادی که منجر به شروع آن شده است و یا مسئله سازمانی که برای حل آن پروژه را شروع کرده ایم ارجاع دهیم. برای مثال ارجاع به صورت جلسه‌ای که سیستم جدید اتوماسیون تصویب شد.

 تعریف پروژه

در این بخش باید توضیح داده شود که پروژه می‌خواهد به چه چیزی دست یابد؟ برای مثال تهیه یک سیستم جدید انبارداری با قابلیت‌های کلیدی که تا الان مشخص شده است.

 اهداف قابل اندازه‌گیری وشاخص‌های موفقیت

اهداف و شاخص‌های که در زمان تعریف پروژه مشخص می‌شود را در منشور قید کنید. این بخش باعث می‌شود بدانید به طور مشخص در مورد چه چیزی صحبت می‌کنید.

 بودجه و منابع مالی

در این مرحله معمولا شناخت مناسبی از جزییات و هزینه‌های پیش رو نداریم، بنابراین نمی‌توانیم یک بودجه با جزییات دقیق در نظر بگیریم. در این بخش باید محدودیت‌های اصلی و بازه مورد توافق بودجه و همچنین منابع در دسترس را مشخص کنید.

 ریسک‌های پروژه

همه پروژه‌ها ریسک دارند. این یک نکته کلیدی است و شما باید آن‌ها را مشخص کنید. در این بخش شما باید لیستی از ریسک‌های مهم را قید کنید.

 نقاط عطف (Milestones)

اگر نقاط عطف مهم پروژه را می‌دانید در این بخش از پروژه قید کنید. بعدا می‌توانید این نقاط عطف را به گانت‌چارت منتقل کنید. هدف اصلی این است تا زمان‌های مهم پروژه را مشخص کنید.

 لیست ذینفعان کلیدی

شاید مهمترین بخش چارتر همین بخش باشد. در این بخش لیست ذینفعانی که بیشترین اثر را در پروژه دارند باید ذکر شود. این لیست به مدیر پروژه می‌گو‌ید: باید انتظارات، نیازها و خواسته‌های چه افرادی را در نظر بگیرد، از چه کسانی پول بگیرد و به چه کسانی گزارش دهد و … .

 الزامات از پیش تعیین شده

در این بخش الزاماتی که در ابتدا مشخص شده است و همچنین این که چه کسی موفقیت و شکست پروژه را تشخیص می‌دهد را باید ذکر کنید.

 سطوح مسئولیت و اختیارات

برای شفاف سازی و مشخص کردن اختیارات لیست افراد و دپارتمان‌های مهم سازمان را در این بخش و نحوه تعامل با آن‌ها را ذکر کنید. در این بخش همچنین باید ذکر شود حدود اختیارات مدیر پروژه چیست؟ و برای چه تصمیماتی باید تایید مدیران ارشد و یا سرمایه گذاران را بگیرد؟

 جمع‌بندی

داشتن یک منشور پروژه با اطلاعاتی شفاف و عاری از هرگونه ابهام، اولین گام در جهت مدیریت موفق پروژه‌ها است. می‌توان برای درک بهتر منشور پروژه، توسط افراد سندی تصویری نیز از آن ارائه داد. یک منشور پروژه صرفاً سندی حاوی اطلاعات نیست بلکه یک مکانیزم ارتباطی است که به‌عنوان مرجع عمل می‌کند و زمینه‌ای مؤثر جهت برقراری ارتباط با ذی‌نفعان و بهینه‌کردن همکاری مشارکت‌کنندگان در پروژه است. تمامی اعضای تیم پروژه باید نسبت به محتوای منشور پروژه آگاه باشند تا بتوانند در جهت موفقیت پروژه به‌درستی گام بردارند.