ساختار شکست کار (WBS) و روش تهیه آن

ساختار شکست کار (به انگلیسی Work Breakdown Structure) یا WBS است، نمایشی از محصولات و یا خدمات قابل تحویل یک پروژه است که به بخش‌های جزئی‌تری تقسیم شده است. این ساختار هم به صورت بصری  اطلاعات مفید زیادی در اختیار ما می‌گذارد و هم مرجع مناسبی برای مدیریت محدوده پروژه است و یکی از مهمترین اسناد پروژه محسوب می‌شود.

ساختار شکست کار ابزاری است که بوسیله آن مدیر پروژه می‌تواند پروژه را تعریف کند و به کمک آن پروژه را در زمان مقرر و با فعالیت‌های تعیین شده به پایان برساند. برای دستیابی به موفقیت یک پروژه، تهیه ساختار شکست کار (WBS) یکی از اساسی‌ترین و ضروری‌ترین اقدامات است بطوریکه نادیده گرفتن آن و یا تهیه یک ساختار شکست نامناسب می‌تواند یکی از عوامل شکست در پروژه‌ها باشد.

لذا در این مقاله، ابعاد مختلف مسائل WBS مورد بحث قرار گرفته است. این ابعاد شامل تعریف، اهداف، روش تهیه و سایر مسائل جانبی یک ساختار شکست کار می‌باشد.

ساختار شکست کار (WBS) چیست؟

ساختار شکست کار (WBS) یا Work Breakdown Structure یکی از اولین گام‌ها در مدیریت یک طرح و پروژه متناسب و درست است و تیم شما را در مسیر موفقیت قرار می‌دهد. نادیده گرفتن این فرآیند و یا عدم صرف زمان مناسب جهت تهیه آن می‌تواند یکی از عوامل شکست در پروژه‌ها باشد.

همانطور که پیشتر گفته شد، WBS یا ساختار شکست کار نمایشی از محصولات و یا خدمات قابل تحویل یک پروژه است که به بخش‌های جزئی‌تری تقسیم شده است. WBS نقش بسیار مهمی در مدیریت محدوده و محتوای پروژه دارد.

مزایای ساختار شکست کار

برخی از مزایا و فواید WBS عبارت‌اند از:

• برنامه‌ریزی و زمان‌بندی مطمئن تر
• تقسیم پروژه به بسته‌های مدیریت‌پذیر کاری
• تخمین دقیق تر هزینه‌های پروژه
• اطمینان از از قلم نیفتادن اقلام تحویلی مهم
• کمک به مدیر پروژه در تخصیص منابع
• ابزاری ایده ال برای طوفان فکری تیم
• بهبود انسجام تیمی

کاربرد ساختار شکست کار

WBS اینقدر در محیط های پروژه ای کاربرد زیادی دارد که می توان گفت WBS قلب مدیریت پروژه است.

در پروژه WBS یک تقسیم بندی سلسله مراتبی از تحویل شدنی‌ها است که در واقع تحویل شدنی نیز نتیجه ملموس و قابل اندازه گیری است که برای تکمیل پروژه ضروری بوده و باید به تایید کارفرما برسد.

انواع ساختار شکست کار

باید دقت کرد که مبنای شکست کار در پروژه های مختلف متفاوت است و با توجه به اهداف پروژه می توان تعداد زیادی ساختار شکست کار تدوین کرد. ما در اینجا به معرفی معروف ترین انواع ساختار شکست می پردازیم.

1. ساختار شکست مراحل انجام کار (Phase or Stage Breakdown Structure)
2. ساختار شکست براساس بخشهای سازمانی پروژه(Department Breakdown Structure)
3. ساختار شکست مونتاژ محصول نهایی(Assembly/Product Breakdown Structure)
4. ساختار شکست بر اساس پیمانکاران (Contractor Breakdown Structure)
5. ساختار شکست سیستمهای مورد نیاز پروژه(System Breakdown Structure)
6. ساختار شکست بر اساس اقلام قابل حمل و نقل (Transport Breakdown Structure)
7. ساختار شکست هزینه (Cost Breakdown Structure)

ورودی های ساختار شکست کار

برای ساخت یک ساختار شکست کار، اطلاعاتی به عنوان ورودی لازم است که توجه به آن به تیم پروژه کمک می کند WBS متناسب تری را تهیه نماید. این ورودی ها در فرایند WBS به شرح زیر می باشد:

1. شرح‌ محدودۀ پروژه:  تشریح آنچه که باید در پروژه انجام شود و آنچه که نباید انجام شود.
2. شرح نیازمندی‌ها: مستندی که جزئیات نیاز پروژه را تشریح می‌کند؛
3. دارایی فرایند سازمانی: منظور رویه ها، دستورالعمل ها، فرم ها، سیاست‌ها، راهنما‌ها، برنامه‌ها و درس‌ آموخته‌های پروژه می باشد.

خروجی های ساختار شکست کار

خروجی حاصل از فرایند WBS شامل 4 مورد به شرح زیر می باشد:

1. ساختار شکست‌ کار: (WBS) نمایشی از اقلام تحویلی برمبنای تجزیۀ محدودۀ کل پروژه؛
2. لغت‌نامۀWBS :سندی که مولفه های شکست کار را توضیح می‌دهد؛
3. خط مبنای محدوده: شامل لغت‌نامۀ WBS، WBS، شرح محدودۀ پروژه؛
4. به‌روزرسانی‌های مستند پروژه:  مستندات تغییر یافته و به روز شده پروژه.

چطور یک WBS ایجاد کنیم ؟

در پروژه‌های کوچک معمولا تهیه لیستی از فعالیت‌ها می‌تواند نیاز ما را برآورده کند اما در  پروژه های بزرگ بهتر است فعالیت‌ها را به صورت سلسله مراتبی نمایش دهیم. این سلسله مراتب به صورت زیر تعیین می شود:

• سطح اول ساختار شکست کار، باکس مادر است که نام پروژه در آن قرار می گیرد.
• در سطح دوم، باکس های اصلی پروژه قرار می‌گیرند.
• سپس زیرباکس های هر باکس اصلی تعریف می‌شوند.
• آخرین سطح ساختار شکست کار، مربوط به فعالیت‌های اجرایی پروژه‌ می باشند.

نکته: اگر به مفهوم سلسله مراتبی در تهیه WBS توجه نشود و فقط فعالیت‌های سطح آخر بیان گردد، شبکه پروژه بسیار بزرگ شده و کارایی خود را از دست می‌دهد.

معیارهای شکستن یک سطح از WBS

تعداد سطوح WBS به مواردی مانند اندازه پروژه، نوع تخصص‌های مورد نیاز، مشخصات اجزای پروژه، وسعت منطقه مورد استفاده پروژه، سطح گزارش‌دهی مورد نیاز کارفرما یا پیمانکار و … بستگی دارد و بطور کلی محدودیت خاصی در تعداد سطوح وجود ندارد.

نکات  کلیدی تهیه  WBS

• No Relationships: بین سطوح WBS  روابط پیش نیازی وجود ندارد.
• No Sequence: اجزای WBS نسبت به یکدیگر تقدم و یا تاخر ندارند.
• No Time & No Cost: عناصر WBS شامل زمان و هزینه نمی باشد.
• No Importance: عناصر و اجزای WBS نسبت به یکدیگر الویت ندارند.
• Unique: اجزای WBS نباید تکراری باشند به عبارتی، اجزا باید منحصر به فرد باشند.
• هر چه تعداد سطوح WBS بیشتر شکسته شود، برنامه ریزی و کنترل پروژهنیاز به صرف زمان بیشتری دارد.
• به آخرین سطح از WBS بسته های کاری(Work Packages) می گویند، یک بسته کاری می تواند زمانبندی شود، هزینه آن برآورد و همچنین نظارت و کنترل گردد.

نرم‌افزارهای رسم ساختار شکست کار

در صورت نیاز به رسم WBS می توانید از نرم افزارهای زیر استفاده کنید:

Visio: از نرم افزارهای آفیس می باشد و براحتی می توان جهت ترسیم WBS از آن استفاده نمود.

WBS CHART PRO: این نرم‌افزار به منظور ایجاد نمودار گردشیِ ساختار شکست کار (WBS) برای مشاهده‌ی خلاصه‌ای از اطلاعات سلسله مراتبی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

MSP: به کمک این نرم افزار تخصصی کنترل پروژه می توانید اقدام به ساخت WBS نمایید.

چرا باید ساختار شکست کار داشته باشیم؟

منطقی است که برای انجام کارهای بزرگ، ابتدا آن‌ها را به کارها و فعالیت‌های کوچک‌تر می‌شکنیم. ساختار شکست کار یکی از ابزارهای مدیریت پروژه است که پروژه را به بسته‌هایی با قابلیت مدیریت بهتر تقسیم می‌کند.

از طرفی سند ساختار شکست کار می‌تواند توافقی بین شما و ذی‌اثران پروژه در مورد محصول نهایی و فعالیت‌های پروژه باشد و هر گونه ادعا و عدم شفافیت را به حداقل برساند، تهیه‌ی ساختار شکست کار در پروژه کمک زیادی به شناسایی بهتر فعالیت‌ها‌ی پروژه می‌نماید.

ساختارشکست کار مرزهای محدوده را به‌خوبی مشخص می‌کند و می‌توان آن را به عنوان یک داشبورد برای کنترل تغییرات دامنه استفاده کرد و مانع از بروز خزش محدوده و محتوا شد. ساختار شکست کار مبنایی برای تهیه برنامه ‌زمانبندی  است و تهیه آن از به هدر رفتن زمان و هزینه در پروژه‌ها جلوگیری می‌کند و موجبات تصمیم‌گیری درست و بهنگام در مراحل مختلف می‌شود.

WBS برای تمامی دست اندرکاران پروژه یک دید مشترک ایجاد می‌کند و نمایش گرافیکی و ساده‌ای از کار ارائه می‌دهد که به‌راحتی قابل خواندن و فهم است. در نتیجه مسئولین امر به‌راحتی می‌توانند آن را مرور کرده و نکات فراموش شده را یادآوری کنند.

ساختار شکست کار قلب پروژه است!

در توضیحات آورده شده سعی در بیان اهمیت موضوع و ضرورت پرداختن به آن داشتیم، بر اساس نظر بسیاری از متخصصان امر، ساختارشکست کار پروژه همانند قلب یک پروژه است.

هدف ما در این محتوای ویدیویی آشنایی با ساختار شکستی اصولی و روش‌های تهیه ساختار شکست و انواع آن است. بعد از خواندن این ارائه دیدی جامع‌تر و نگاهی دسته‌بندی شده‌تر به این موضوع خواهیم داشت.

در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر می‌توانید به فصل پنجم کتاب PMBOK مراجعه کنید و نکات کامل‌تری را در آن پیدا کنید
همچنین لازم به ذکر است که موسسه مدیریت پروژه امریکا PMI یک استاندارد دیگر هم در زمینه WBS دارد که در آن به بیان کامل‌تری از موضوع پرداخته و مثال‌هایی از صنایع مختلف را در آن ذکر کرده است.

نمونه ساختار شکست کار یک پروژه

در ادامه چندین نمونه از WBS های تهیه شده برای پروژه های مختلف نمایش داده خواهد شد (نمونه ها مربوط به تجهیزات سینی و نردبان کابل و متعلقات می باشد)