ش | ی | د | س | چ | پ | ج |
1 | 2 | 3 | ||||
4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 |
18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 |
25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 |
کنترل سوابق در تمامی استانداردهای مدیریتی نظیر ایزو 9001 ، ایزو 14001
و … الزام می باشد بدین منظور سازمان ها باید سوابق سیستم مدیریتی را
کنترل نمایند .
در تعریف استاندارد های مدیریتی ، سوابق شواهدی دال بر انجام فعالیت های می
باشد فرم هایی که در سازمان تکمیل می شود نمونه هایی از سوابق می باشد .
سوابق می تواند بصورت کاغذی باشد یا بصورت الکترونیکی
کنترل سوابق در سیستم های مدیریتی شامل :
– شناسایی سوابق
– نحوه دستیابی سوابق
– مدت زمان نگهداری فعال و راکد
– تعیین تکلیف سوابق
– محافظت سوابق
– نحوه پشتیبانی گیری از سوابق الکترونیکی
شناسایی و دستیابی سوابق
سوابق از طریق عنوان فرم / کد مدرک / شماره سریال قابل شناسایی می باشد .جهت دستیابی و شناسایی سوابق می توان از روش های زیر استفاده نمود :
– استقرار نظام آراستگی 5S
– استفاده از زونکن های رنگی جهت تفکیک سوابق
– طبقه بندی سوابق در زونکن ها و کمد ها
– طبقه بندی سوابق در رایانه
مدت نگهداری
مدت نگهداری سوابق به دو صورت ، مدت زمان نگهداری فعال و نگهداری راکد ، در سازمان تعریف می شود مدت زمانی که سوابق در دسترس مسئولین مربوطه باشد مدت زمان نگهداری فعال نامیده می شود و مدت زمانی که سوابق پس از اتمام مدت زمان نگهداری فعال در محل دیگری نگهداری شود بعنوان مدت زمان نگهداری راکد نامیده می شود .
محافظت سوابق
محافظت سوابق سیستم مدیریتی از طریق نگهداری سوابق در زونکن ها ، کاور ها و فایل ها صورت می گیرد .
سوابق الکترونیکی نظیر اطلاعات موجود در نرم افزارهای مورد استفاده سازمان ،
در دوره های زمانی مشخصی پشتیبانی گیری می شود و در محل مشخصی نگهداری می
گردد.
مثال : سوابق گزارش تولید در یک سازمان بمدت یکسال در بایگانی فعال و پس از آن به مدت دو سال در بایگانی راکد نگهداری می گردد .
تعیین تکلیف سوابق
پس از اتمام مدت زمان راکد سوابق ، تعیین تکلیف سوابق توسط مسئول مشخص شده صورت می گیرد و سوابق در صورت لزوم امحاء می گردد .
در صورتی که در سیستم مدیریت زیست محیطی در سازمان مستقر شده باشد ، در زمان امحاء سوابق به الزامات محیط زیست توجه می شود .
مثال کنترل سوابق
نام سابقه | ترتیب دستیابی | مدت نگهداری فعال | مدت نگهداری راکد | مسئول نگهداری |
سوابق آموزشی | شماره پرسنلی | تا زمان حضور پرسنل | ده سال پس از خروج پرسنل از شرکت | مدیر منابع انسانی |
گزارش بازرسی | تاریخ | یکسال | دو سال | مدیر کنترل کیفیت |
رسید انبار | شماره سریال – تاریخ | یکسال | دو سال | مسئول انبار مدیر مالی |
وضعیت کنترل سوابق شامل در دسترس بودن ، خوانا بودن ، نحوه محافظت و پشتیبانی گیری از سوابق الکترونیکی سیستم مدیریتی در ممیزی های داخلی توسط تیم ممیزی آموزش دیده و در ممیزی خارجی توسط ممیزان خارجی ، ارزیابی می شود .