معرفی سیستم مدیریت اسناد و مدارک مهندسی

امروزه فاز طراحی و مهندسی در پروژه ها بخش اعظمی از اطلاعات و مستندات مهندسی را به خود اختصاص می‌دهد. از طرفی سازمان های مهندسی و پروژه محور با چالش هایی مثل سازماندهی مستندات پروژه یا پروژه های در حال اجرا (یا آرشیو شده)، ویرایش های متفاوت از یک سند، به اشتراک گذاری آخرین ویرایش مدرک بین اعضای تیم پروژه، چگونگی برقراری ارتباط و مدیریت واحدهای مختلف در سازمان و یا بین ذی نفعان خارج از سازمان، اعتبار سنجی و امنیت اطلاعات به اشتراک گذاشته، امکان محاسبه درصد پیشرفت واقعی پروژه در هر مرحله از پروژه و … روبه رو شده اند. بنابراین برای رفع این مسائل در سازمان های مهندسی و پروژه محور، نیاز به سیستمی برای مدیریت اسناد و مدارک مهندسی است.

امروزه با پیشرفت بازارهای دیجیتال، سازمان های مهندسی نیاز دارند اسناد و مدارک مهندسی خود را در بسترهای دیجیتال سازماندهی، ذخیره سازی و بایگانی کنند.سیستم مدیریت اسناد و مدارک مهندسی (Engineering Document Management System یا EDMS) از زیر مجموعه سامانه مدیریت اسناد است که بر مستندات پروژه های مهندسی تمرکز دارد. حجم بسیار زیادی از اسناد و مدارک در پروژه های مهندسی تدوین می شود که می بایست به تصویب کارفرما یا نماینده او برسد. بنابراین پیگیری مستندات، اطمینان از گردش آخرین ویرایش، حفظ و بایگانی مدارک مهندسی از اهمیت ویژه ای برخوردار است.

سیستم مدیریت اسناد و مدارک مهندسی، ابزاری در جهت بهبود بخشیدن در اشتراک گذاری اسناد و مدارک، همکاری تیمی، آرشیو مستندات، ایجاد سطوح دسترسی، گردش کار فرآیندهای مهندسی، پیگیری اسناد و مدارک، یکپارچه سازی مستندات، حذف نسخه های منسوخ شده و استفاده کمتر از کاغذ، کاهش اتلاف انرژی، زمان و منابع مالی است.

ارتباط مرکز کنترل اسناد و مدارک (DCC) با سیستم مدیریت اسناد و مدارک مهندسی (EDMS)

مرکز کنترل اسناد و مدارک یا DCC اختصار عبارت Document Control Center است. سیستم کنترل مدارک مهندسی بصورت نظام مند روند ارسال اسناد و مدارک مهندسی، پاسخ دهی کارفرما و ساختار مدارک و نقشه های مهندسی را استاندارد سازی می کند. (توضیحات بیشتر)

گام های پیاده سازی سیستم مدیریت اسناد و مدارک مهندسی

1) کدینگ مستندات

تمامی اسناد و مدارکی که در طول پروژه تهیه می شوند، باید براساس سیستم کدینگ سازمان به آنها کد اختصاص داده شود. به عنوان مثال کد FST41-PM-LI-004 در ساختار کدینگ بیان کننده چهارمین مدرک برنامه ریزی در واحد مدیریت پروژه FS T41 است. در پروژه نیز مدارک می بایست مطابق با دستورالعمل شماره گذاری پروژه که از طرف کارفرما ارئه می شود نام گذاری شوند. (نمونه روش شماره گذاری کارفرما)

2) گردش مدارک مهندسی

مدارک مهندسی از نظر اهمیت در ارسال و نظارت کارفرما (مشاور، مدیرطرح) به پنج گروه زیر تقسیم می شوند:

1. برای تائید (Approval): بیشترین اهمیت
2. برای بازبینی (Review)
3. برای اظهار نظر (Comment)
4. برای ساخت منطبق بر نقشه تایید شده (AFC)
5. برای اطلاع (Information): کم ترین اهمیت

سامانه مدیریت اسناد مهندسی بر گردش کار (workflow) پیشرفت مدارک مهندسی، نظارت بر فرم های ترنسمیتال (Transmittal ) های داخلی و خارجی،  گردش آخرین ویرایش هر سند (Revising Control)، مدیریت بازخوردها و نظرات (Comments)  و … نیز نظارت و کنترل دارد.

حلقه گردش فرآیند مدارک مهندسی در هنگام پیاده سازی واحد کنترل اسناد مهندسی در تصویر زیر نشان داده شده است.

3) انواع اسناد و مدارک مهندسی

فرم های ترنسمیتال (Transmittal)

فرم ترنسمیتال به منظور ارسال اسناد و مدارک مهندسی در بین واحدهای سازمان (ترنسمیتال داخلی) یا بین دو سازمان (ترنسمیتال خارجی) است. فرم ترنسمیتال می بایست دارای شماره، تاریخ صدور فرم، لوگوی سازمان ارسال کننده فرم، نام و سمت سازمانی ارسال کننده و دریافت کننده فرم، اطلاعات مدارک ارسالی (نام، کد، شماره ویرایش و …)، هدف از ارسال مدارک، تعداد نسخه های فرم (الکترونیکی و کاغذی) و … باشد. نمونه فرم ترنسمیتال در شکل زیر نمایش داده شده است:

فرم های بازخورد (Comment sheet)

وقتی که مستندات مهندسی به کارفرما (مشاور یا مدیر طرح) ارسال می شوند، کارفرما بازخورد یا نظر خود به آنها را در فرم بازخورد یا کامنت شیت ثبت می کند. شکل زیر فرم کامنت شیت را نمایش می دهد:

فرم پاسخ به نظرات دریافتی (Reply Sheet)

واحد فنی و مهندسی یا پیمانکار پاسخ، توضیحات خود مبنی بر پذیرش یا عدم پذیرش فرم کامنت شیت دریافت شده را در فرم پاسخ ثبت می کند.

فرم پرسش و پاسخ فنی (Technical Queryیا TQ)

این فرم به مدیریت پرسش و پاسخ بین کارفرما و پیمانکار در زمان اجرای پروژه می پردازد. در صورتیکه روش انجام کار مبهم باشد یا طراحی نقشه دارای ایراداتی باشد که نیاز به اصلاح داشته باشد، پیمانکار آن را در فرم TQ ثبت می کند و به کارفرما ارائه می دهد.

▪️ معمولا فرم های ترنسمیتال، کامنت شیت و جوابیه در فاز طراحی و مهندسی، فرم TQ در فاز ساخت بین سایت و دفتر فنی و مهندسی کاربرد دارد.

▪️ وضعیت مدارک (Document Status) می تواند شامل تائید (Approve)، تائید با اعمال توضیحات ثبت شده (Approve As Note)، اصلاح بر اساس توضیحات درج شده (Commented) و عدم تائید (Reject) باشد.

لیست مدارک مهندسی یا MDR

در پروژه هایی که دارای بخش طراحی و مهندسی هستند، به ویژه پروژه های EPC (مهندسی و طراحی، تامین و تدارکات و ساخت،Engineering/Procurement/Construction) مدرکی به نام لیست اسناد مهندسی (Master Document Registrar یا MDR) تهیه می شود که در برگیرنده همه مستندات بخش مهندسی است. (توضیحات بیشتر)

این سند در مراحل شروع پروژه، پیمانکار در ساختار یک بانک اطلاعاتی مدارک مهندسی که در طول پروژه تهیه می کند، به همراه مشخصات آنها تدوین و به مشاور و کارفرما در راستای تائید آنها ارائه نماید. تکمیل هر یک از مدارک ذکر شده در لیست مدارک مهندسی باعث افزایش درصد پیشرفت پروژه می شود.

نمونه لیست مدارک مهندسی:

نقشه های چون- ساخت (As- Built)

نقشه هایی که در فاز مهندسی طراحی شده اند، در فاز ساخت ممکن است با توجه به شرایط کار دچار تغییراتی شوند. تغییرات ذکر شده با تائید دستگاه نظارت در نقشه ها پیاده سازی می شوند. این نقشه ها تحت عنوان نقشه های چون- ساخت شناخته می شوند و در سیستم مدیریت اسناد و مدارک مهندسی به عنوان بخشی از مستندات مهندسی تحت کنترل قرار می گیرند.

اسناد فنی تجهیزات (مستندات بهره برداری) یا Final Books

در پروژه های ساخت در کنار سایر مستندات پروژه، اسنادی مربوط به اطلاعات تجهیزات، کاتالوگ ها، کارت های گارانتی و وارانتی، دستورالعمل های بهره برداری، دستورالعمل های نگهداری وتعمیرات، سوابق تست سرد وگرم، سوابق و نتایج کنترل کیفی، دستورالعمل های بازرسی و… وجود دارند که در فاز خاتمه لازم است به عنوان تحویل شدنی های از جنس مستندات تحویل بهره بردار پروژه شوند. گاهی این اسناد در دسته بندی های جزئی تری مانند دفترچه تجهیزات مکانیکی (Mechanical Book)، دفترچه تجهیزات برقی (Electrical Book)، دفترچه بهره برداری، دفترچه نگهداری وتعمیرات  و… نیز تقسیم می شوند. این اسناد که از اهمیت ویژه ای برخوردارند در بایگانی سیستم مدیریت اسناد و مدارک نگهداری می شوند. (توضیحات بیشتر درخصوص تهیه فاینال بوک یا کتابچه نهایی پروژه)

4) کنترل ترنسمیتال و اسناد مهندسی پیوست شده

کارشناسان واحد کنترل مدارک مهندسی می بایست به ارزیابی ترنسمیتال های دریافتی و مطابقت با روش های کدینگ و کنترل مدارک مهندسی براساس چک لیست های طراحی شده در این واحد اقدام نماید. این عملیات جهت اجتناب از خطاهای احتمالی در کدگذاری، کلاس مدارک، آخرین ویرایش مدرک و … انجام می شود و می تواند شامل موارد زیر باشد:

▪️ صحیح بودن نام پروژه، لوگو مندرج در فرم ها و مدرک

▪️ صحیح بودن کد مدرک، عنوان مدرک، شماره ویرایش و POI و کلاس مدرک در فرم ها و خود مدرک

▪️ بررسی صحت تاریخ ترنسمیتال و تطیبق تاریخ شمسی و میلادی

▪️ بررسی صحت ساختار شماره ترنسمیتال، کامنت شیت، ریپلای شیت

▪️ چک کردن عدم تکراری بودن شماره ترنسمیتال

▪️ صحت پیوست های ترنسمیتال

▪️ صحیح بودن تعداد صفحات هر مدرک با فرم ها

▪️ تطابق تاریخ ترنسمیتال و تاریخ امضا ذیل ترنسمیتال

▪️ و …

5) مدیریت تغییرات در سیستم مدارک و اسناد مهندسی

در طی این فرآیند رویه های تغییرات مدارک مهندسی تدوین می گردد. این رویه ها به منظور هماهنگی و سرعت یافتن اعمال تغییرات در لیست مدارک مهندسی(MDR) با اطلاع ذینفعان پروژه انجام می شود که می تواند شامل موارد زیر باشد:

▪️ حذف مدرک از لیست مدارک مهندسی (MDR)

▪️ اضافه شدن مدرک به لیست مدارک مهندسی (MDR)

▪️ تغییر در کلاس، عنوان، کد مدرک

▪️ و …

در این مرحله اطلاعات مدارک تحویل داده شده به سایت و مدارک TQهای مربوط به هر سند مهندسی در سیستم مدیریت اسناد و مدارک مهندسی ثبت می شود.

6) محاسبه پیشرفت در سیستم مدارک و اسناد مهندسی (Progress Measurement System)

محاسبه پیشرفت مدارک مهندسی نیازمند تعریف سیستم اندازه گیری پیشرفت پروژه (Progress Measurement System یا PMS) می باشد. PMS در پروژه های مختلف بر اساس مفاد قرارداد و نیز الزامات کارفرما در پروژه و توافق نهایی پیمانکار با کارفرما تعیین می گردد. سیستم اندازه گیری پیشرفت پروژه به محاسبه درصد پیشرفت واقعی پروژه  می پردازد و مشخص می کند در هر یک از بخش های پروژه چه پیشرفت واقعی می بایست حاصل شود.

برای اندازه گیری پیشرفت در فاز مهندسی و تحت کنترل قرار دادن اقدامات آن، از لیست مدارک مهندسی یا MDR استفاده می شود. وضعیت پیشرفت تهیه اقلام قابل تحویل فاز مهندسی که از جنس نقشه و مدرک می باشد در MDR ثبت می شود. پیمانکار موظف است لیست مدارک مهندسی در پروژه، به همراه مشخصات آنها در فرم MDR را تهیه کند و جهت تأیید به مشاور و کارفرما ارائه نماید. همچنین اطلاعات مربوط به وضعیت مدارک در فایل MDR بصورت مستمر به روز رسانی شود و در هر زمان قابل ارائه به کارفرما باشد.

نحوه تخصیص پیشرفت به فعالیت های فاز مهندسی پروژه

به عنوان نمونه تخصیص پیشرفت به فعالیت های فاز مهندسی در یک پروژه می تواند به صورت زیر باشد:

▪️ تخصیص پیشرفت 20% به فعالیت در MDR

مسئول ثبت مستندات در سیستم مدیریت اسناد و مدارک مهندسی با اولین دریافت مدارک ارسال شده توسط پیمانکار به کارفرما ارزش وزنی معادل 20% فعالیت ارزش تکمیل نهایی مدرک در MDR اختصاص می دهد.

▪️ تخصیص پیشرفت 70% به فعالیت  در MDR

پس از رفع کلیه کامنت های کارفرما توسط پیمانکار و اعلام تایید کارفرما نسبت به مدرک مهندسی تهیه شده، مسئول ثبت مستندات در سیستم مدیریت اسناد و مدارک مهندسی در خصوص فعالیت مرتبط در MDR درصد پیشرفت 20% را به درصد پیشرفت 70% تغییر می دهد. این درصد تا زمانیکه تمام کامنت های مشاور رفع نگردد تخصیص نخواهد یافت.

▪️ تخصیص پیشرفت 100% به فعالیت در MDR

پس از ثبت مهر تائیدیه کارفرما بر روی مدرک مهندسی، مسئول ثبت مستندات در سیستم مدیریت اسناد و مدارک مهندسی، درصد پیشرفت 70% را به درصد پیشرفت 100% در خصوص فعالیت مربوطه در MDR تغییر می دهد.

در سامانه مدیریت اسناد و مدارک مهندسی می توانیم تخصیص منابع انسانی و تاریخ نخستین ویرایش هر مدرک را به صورت زیر پیش بینی کنیم:

▪️ با برآورد و تعریف شاخص های متفاوت برای هر مدرک مانند فازهای مهندسی (پایه، تفضیلی، کارگاهی و …)، نوع پروژه و …، امکان رهگیری مدارک در مراحل مختلف فراهم می شود.

▪️ تخمین منابع مورد نیاز، وزن دهی و تاریخ پیش بینی به هر مدرک.

7) محاسبه تاخیرات در فاز مهندسی

در سیستم مدیریت اسناد و مدارک مهندسی باید تاخیرات صورت گرفته در ارسال و نهایی سازی مدارک در سازمان مورد بررسی قرار گیرد. ارزیابی تاخیرات مستندات مهندسی در جلسات مختلف با حضور مشاور پروژه و اعضای دپارتمان برنامه ریزی و کنترل پروژه و مدیر واحد مهندسی برگزار می شود. در طی این جلسات، در صورتیکه مشاور، تاخیرات اسناد و مدارک مهندسی را تائید کند و یا بر روی آنها کامنت گذارد، عوامل تاثیر گذار در تاخیرات مدارک مهندسی شناسایی می شوند.

گزارشات هفتگی و ماهانه باید دارای بخش آنالیز تاخیرات باشد. میزان تاخیرات پیمانکار و مشاور و سهم هرکدام در میزان تاخیرات در گزارشات باید مشخص باشد. بخش تاخیرات گزارشات در اتخاذ تصمیم گیری های اثربخش در راستای حذف عوامل تاخیر کمک بسیاری می کند.

8) بایگانی (آرشیو) در سیستم مدیریت اسناد و مدارک مهندسی

در چرخه عمر پروژه و حتی بعد از بهره برداری از آن، ارکان پروژه، مالک و بهره بردار پروژه ممکن است نیاز به مستندات پروژه داشته باشند. سیستم مدیریت اسناد و مدارک مهندسی دارای آرشیو منسجمی از اسناد پروژه است. بایگانی اسناد و مدارک امکان دسترسی به تمامی نسخه های یک سند، بازخوردها و کامنت هایی که بر روی سند صورت گرفته، دارد.

https://ali-mohammadi-dcc.blogsky.com

حداقل ویژگی های یک سامانه مدیریت مدارک و مستندات

▪️ سامانه مدیریت مدارک و مستندات توانایی پیاده سازی انواع استاندارد های مستند سازی را دارد و با استفاده از امنیت بسیار بالای تعریف شده در این محیط، فضایی بسیار امن و قابل اطمینان برای اسناد سازمان ها فراهم می آورد. با استفاده از امکانات این سامانه، اسناد ذخیره سازی شده به سادگی و با توجه به فاکتورهایی از قبیل نوع سند، واحد مربوطه، تاریخ و غیره بر اساس استانداردهای موجود در سازمان به صورت خودکار کد گذاری می شوند.

▪️ این سامانه توانایی تعریف الگوریتم هایی برای اعتبار سنجی بر روی سند را دارا بوده و همچنین برای اخذ تاییدات سند جهت بارگذاری بر روی سیستم،میتواند فرایندهای متنوعی تعریف گردد. امکاناتی از قبیل توانایی تگ زدن بر روی اسناد همچنین توانایی برچسب گذاری بر روی اسناد موجب میشود. یافتن این اسناد فرایندی بسیار ساده داشته و بتوانید اسناد را بر اساس فاکتورهای مختلفی دسته بندی نمایید. همچنین مدیران این سیستم میتوانند تمامی سوابق ویرایش اسناد را به صورت کامل درکتابخانه ها ذخیره سازی نمایند تا در صورت نیاز بتوانند این اسناد را به شکل کامل به نگارش های گذشته باز گردانند و یا نگارش های مختلف را با یکدیگر مقایسه نمایند.

▪️ یکی دیگر از ویژگی های بسیار کاربردی سامانه مدیریت مدارک و مستندات، توانایی بسیار بالای آن در زمینه جستجوی اسناد می باشد. با تعریف انواع دسته بندی برای داده ها و فاکتورهایی از قبیل نوع محتوای داده ها، زمان ایجاد و ویرایش آنها، اشخاص ایجاد کننده و ویرایش کننده و همچنین تگ ها و برچسب های تعریف شده بر روی اسناد و بسیاری از فاکتورهای دیگر میتوانید به سادگی نتایج جستجوهای انجام شده را پالایش و در زمان اندکی به نتایج دلخواه خود دسترسی پیدا کنید.

▪️ در کنار سادگی کار با سامانه مدیریت مستندات و امکان جستجوی سریع در میان اسناد، شما میتوانید به سادگی ساختارهای امنیتی بسیار کارایی را بر روی محتویات اسناد ایجاد نمایید. توانایی مدیران برای ایجاد انواع گروه ها و تعریف ساختارهای دسترسی مختلف موجب می شود که برقراری امنیت در این سامانه به فرایندی ساده تبدیل شود. از سویی نتایج جستجوهای انجام شده در میان اسناد دقیقا مطابق دسترسی های تعریف شده برای کاربران سامانه می باشد.

در نهایت میتوانید با انجام تنظیمات لازم در سامانه مدیریت مستندات، اسناد را پس از طی فرایندهایی برای بایگانی به سایت مرکز اسناد ارسال نمایید. پس از ذخیره سازی اسناد در سایت مرکز اسناد هر سند به صورت خودکار و با توجه به ساختارهای تعریف شده به کتابخانه مربوطه انتقال خواهد یافت.

https://ali-mohammadi-dcc.blogsky.com

مهمترین قابلیت های سامانه مدیریت مدارک و مستندات:

▪️ امکان ایجاد ساختار درختی مدارک و مستندات پروژه

▪️ امکان بارگذاری انواع فایل

▪️ امکان ایجاد انواع دسته بندی مدارک و مستندات

▪️ امکان پیاده سازی انواع سیاست های اعتبار سنجی بر روی اسناد

▪️ امکان ایندکس گذاری انواع مدارک و مستندات

▪️ امکان جستجو در انواع مدارک و مستندات

▪️ امکان تخصیص هوشمند مدارک به فولدرها

▪️ امکان یادداشت گذاری بر روی مدارک

▪️ امکان ثبت سوابق مشاهده کنندگان سند

▪️ امکان حدف و بازگردندن اسناد

▪️ امکان تهیه نسخه های پشتیبان

▪️ امکان کدینگ پیشرفته مدارک و مستندات

▪️ امکان تنظیم انواع سطوح دسترسی و امنیت بر روی مدارک و مستندات

▪️ امکان تجمیع کلیه مستندات در کلیه زیر سیستم ها و مدیریت متمرکز آن ها

▪️ ایجاد سیاست های امنیتی بر روی اسناد

▪️ سازگاری کامل با مجموعه آفیس

▪️ تنظیم اطلاع رسانی های مختلف از طریق ایمیل و اس ام اس (پیامک) در صورت تغییر و یا ارجاع سند

▪️ دسترسی آسان به اسناد از هرکجا، حتی در صورت عدم دسترسی به بستر شبکه

▪️ ایجاد سیاست های بایگانی مناسب بر مبنای فرهنگ سازمانی

▪️ توانایی ایجاد انواع داشبوردهای مدیریتی بر روی سامانه

▪️ توانایی اتصال کامل باسامانه مدیریت جلسات  و ذخیره سازی صورت جلسات

▪️ مدیریت یکپارچگی مدارک فنی و امکان بارگذاری و مدیریت فایل های اسناد

▪️ امکان ایجاد ورژنینگ (ویرایش) بر روی اسناد (ثبت تغییرات اسناد درطول زمان)

▪️ مشاهده سوابق ویرایش های انجام شده بر روی سند

▪️ طراحی فرم های متنوع بر اساس نیاز مشتری

▪️ بروز رسانی وضعیت اسناد و گزارش گیری از آن ها در هر مرحله

▪️ امکانات مدیریت اسناد و وظایف به تفکیک پروژه ها و واحد های مرتبـط دریک سامانه متمرکز

▪️ بروز رسانی وضعیت اسناد و گزارش گیری از آن ها در هر مرحله

▪️ مدیریت جریان کار مدارک فنی و پیاده سازی انواع گردش کار بر روی اسناد

▪️ امکان کار با اسناد بصورت آنلاین و آفلاین

▪️ جستجوی بسیار آسان در میان اسناد بر مبنای عناوین و محتویات سند، فرد ایجاد کننده، تاریخ ایجاد و…

▪️ تفکیک اسناد در آرشیو سازمانی بر مبنای نوع سند

▪️ منعطف بودن و تغییر پذیری فرایند های سامانه توسط مدیریت سیستم

لطفا جهت کسب اطلاعات و توضیحات بیشتر، سری به سایر بخش های وبلاگ (برگه ها، دانلودها، پیوندها و یادداشت ها) بزنید...

با سپاس

https://ali-mohammadi-dcc.blogsky.com

صفحه اصلی