مرکز کنترل اسناد و مدارک پروژه (DCC) - تهیه فاینال بوک
کنترل اسناد یک حرفه مدیریت اسناد است که هدف آن اجرای فرآیندها و شیوه های کنترل شده برای ایجاد، بررسی، اصلاح، صدور، توزیع و دسترسی به اسناد می باشد.
مرکز کنترل اسناد و مدارک پروژه (DCC) - تهیه فاینال بوک
کنترل اسناد یک حرفه مدیریت اسناد است که هدف آن اجرای فرآیندها و شیوه های کنترل شده برای ایجاد، بررسی، اصلاح، صدور، توزیع و دسترسی به اسناد می باشد.کارشناس کنترل مدارک
انجام کلیه امور مربوط به تولید و گردش مدارک مهندسی، تهیه فینال بوک پروژه های نفتی , گازی, پتروشیمی، نیروگاهی و ... ، آموزش کامل DCC ، مستندسازی و تولید انواع مدارک مهندسی، کنترل کیفیت، دستورالعمل ها و کنترل پروژه ، پیاده سازی سیستم های بایگانی مکانیزه و کاغذی، آموزش و پیاده سازی سیستم ها و نرم افزارهای مدیریت اسناد و مدارک در پروژه ها و سازمان ها و ... به صورت دورکاری ، پروژه ای و مشاوره.
09339461500 محمدی
ادامه...
روش تهیه مدرک نهایی FINAL DATA BOOK
تهیه مدرک نهایی فاینال دیتا بوک (Final Data Book)
یکی از مهمترین وظایف بخش DCC در انتهای هر پروژه انجام می پذیرد، که با توجه به کلیه مدارکی که طی پروژه تولید و تایید شده است، مدرکی تحت عنوان کتابچه نهایی (Final Data Book / Vendor Data Book) در فرمت پروژه تهیه و ارائه می نماید. کتابچه نهایی پروژه متشکل از تمامی مدارک تولید شده و تصویب شده در تمامی فازهای (مهندسی، طراحی، کنترل کیفیت و ...) یک پروژه می باشد که در انتهای هر پروژه به صورت هاردکپی"Harad Copies" (پرینتی) و سافت کپی "Soft Copies" (الکترونیکی) در تعداد نسخ خواسته شده (اعلام شده در قرارداد خرید و یا اسناد و مدارک پروژه) به کارفرمای پروژه ارائه و تحویل می گردد.
پس از ارسال و دریافت ها در فرمت پروژه و اخذ تاییدیه تمامی مدارک موجود در لیست های MDR و VPIS مدرک Final Data Book Index مطابق با دستورالعمل پروژه (Final Data Book Procedure/ Handling Procedure/ Documentation Handling Procedure/ ...) و فرمت ارائه شده (معمولا فایل Excel) تهیه و ارسال خواهد شد. در نهایت پس از تایید ایندکس، مدارک مطابق با فهرست تایید شده در قالب مدرک فاینال دیتا بوک به کارفرما ارائه خواهند شد.
نکته: لازم به ذکر است علاوه بر مدارک عنوان شده در MDR و VPIS مدارک دیگری نظیر: Test Reports & Lab. Test ,SRN, Packing List ,IVR, IRN، MCC، MTC, ریپورتها، گواهینامه ها، مدارک حمل، گزارشات بازرسی و ... (با توجه به ITP پروژه و توافقات و ایندکس تایید و بسته شده) به صورت مستقیم در ایندکس و کتابچه نهایی جایگذاری و ارائه خواهند شد.
نکته: با توجه به تعداد و حجم مدارک (تعداد صفحات) ممکن است یک کتابچه نهایی (فاینال بوک) در قالب دو زونکن با نام های Volume No.: 1 of 2 و Volume No.: 2 of 2 و یا به صورت Book 1 of 2 و Book 2 of 2 ارائه گردد. (که با توجه به درخواست و دستورالعمل پروژه هر زونکن می بایست دارای فهرست جداگانه باشد.)
نکته: نمونه لیبل رو و پشت و کناریی زونکن ها که حاوی اطلاعات و مشخصات پروژه و کتابچه نهایی هستند، به نام های Binder Front Cover و Binder Side Cover می باشند و می بایست قبل از تهیه نسخه هاردکپی و چاپ در فرمت ارائه شده (در صورت وجود) تهیه و به تایید کارفرما و مشاور پروژه برسند (می توان در قالب یک ایمیل تاییدیه آن را گرفت).
نکته: بین هر مدرک با مدرک بعدی و بین تمامی بخش های فاینال دیتا بوک (نسخه هارد کپی) می بایست از جداکننده های مقوایی (Divider) جهت تفکیک و جداسازی استفاده نمود؛ همچنین نام هر مدرک بر روی لیبل های کوچکی چاپ شده و روی لبه های جداکننده ها چسبانده خواهد شد (جهت دسترسی سریع و مناسب به هر مدرک)
نمونه هایی از موارد گفته شده در تصاویر زیر مشخص می باشد.
- تصاویر از نمونه فاینال بوک های تایید شده (نسخ هارد کپی)
نکته : هر پروژه نسبت به کارفرمای خود دستورالعملی تحت عنوان Final Data Book Procedure یا Handling Procedure دارد که در ابتدای هر پروژه به تمامی سازندگان (Sub Vendors/ Vendors) و زیر مجموعه های خود ارائه خواهد داد.
- برخی از نمونه دستورالعمل هایی که جهت تهیه کتابچه نهایی توسط کارفرمایان مختلف مورد استفاده قرار می گیرد در قسمت دانلودها و برگه ها آورده شده است.
- همچنین نمونه هایی از فایل های الکترونیک فاینال بوک های تهیه شده را می توانید در قسمت دانلودها مشاهده و ذخیره بفرمایید...
لیست برخی از مهمترین مدارکی که میبایست در تهیه FINAL BOOK پروژه آورده شود (در بالا هم نام برخی دیگر از مدارک عنوان گردیده است) :
۱-بسته های خرید MR
۲-برنامه زمان بندی
۳-MDR (مدارک طراحی)
۴-Basic Design
۵-Detail Design
۶-Vendor Documents
۷-Manuals
۸-Vendor Design Book
۹-Manufacturing Data Report
۱۰-Construction Procedures/Specification
۱۱-ITP & QCP
۱۲-Welding Documents
۱۳-Material Documents
۱۴-Technical Queries/Site Queries/NCR
۱۵-Permits and Work Delivery Check Lists
۱۶-As built Drawings
۱۷-Civil -Structure -Piping -Mechanical -Electrical -Instrument -Telecommunication -Safety -Commissioning -All Supervisory reports -DATA
۱۸- هر مدرک فنی دیگر
۱۹-تمامی روی های طراحی – خرید – اجرا و کدینگ
۲۰-گواهینامه ها – گزارشات تست و بازرسی و صورتجلسات
۲۱-فرم های مربوطه
و ...
برای مثال، در پروژه ساخت، مدارک تست‌های آزمایشگاهی، گزارشات بازرسی مواد اولیه، فهرست بسته‌بندی تجهیزات و گواهینامه‌های کیفیت مواد مصرفی همگی در کتابچه نهایی جایگذاری می‌شوند.
به عنوان مثال مستندات نهایی می تواند دارای پنج پرونده و بخش باشد که در جدول زیر توضیح داده شده است
https://ali-mohammadi-dcc.blogsky.com
https://ali-mohammadi-dcc.blogsky.com
در ادامه ترجمه ای از یک روش تهیه کتابچه نهایی ارائه شده است (در بخش های دیگر انواع دستورالعمل های تهیه کتابچه نهایی جهت دانلود ارائه شده است)
۱. مقدمه در روش تهیه FINAL BOOK پروژه
- ۱.۱ هدف: اطمینان از تحویل صحیح و کامل مستندات پروژه به ذینفعان.
- ۱.۲ دامنه: این مدرک برای پروژه XYZ کاربرد دارد.
- شناسایی مدارک مورد نیاز: شناسایی تمامی مدارک مورد نیاز براساس لیست‌های MDR (Master Document Register) و VPIS (Vendor Print Index Schedule).
- دریافت مدارک از پیمانکاران و تأمین‌کنندگان: جمع‌آوری مدارک از تمامی پیمانکاران و تأمین‌کنندگان، شامل نقشه‌ها، محاسبات، گزارشات، تأییدیه‌ها و غیره.
- بررسی و تطابق مدارک: بررسی مدارک دریافتی و اطمینان از تطابق آنها با الزامات پروژه و قرارداد.
- بر روی گزارش Cover Sheet قرار گیرد.این برگه های جلد روی برگه های رنگی و در رنگ های مربوط به هر پرونده چاپ می شود.
۲. تعاریف و اصطلاحات در روش تهیه FINAL BOOK پروژه
- ۲.۱ تعاریف کلیدی:
- مستندات نهایی (Final Documentation): کلیه مستندات که باید پس از پایان پروژه تحویل داده شوند.
- ۲.۲ اصطلاحات رایج:
- ذینفعان (Stakeholders): افرادی که مستندات به آنها تحویل داده می‌شود.
- تهیه ایندکس نهایی: تهیه ایندکس نهایی براساس دستورالعمل پروژه (Final Data Book Procedure) و در فرمت ارائه شده (معمولاً فایل Excel).
- ارسال ایندکس برای تأیید: ارسال ایندکس نهایی به کارفرما و مشاور پروژه برای تأیید نهایی.
۳. مسئولیت‌ها در روش تهیه FINAL BOOK پروژه
- ۳.۱ نقش‌ها و مسئولیت‌ها:
- مدیر پروژه: نظارت بر فرآیند تحویل مستندات.
- تیم مستندسازی: تهیه و بسته‌بندی مستندات.
- ذینفعان: دریافت و تأیید مستندات.
۴. فرآیند تحویل مستندات در روش تهیه FINAL BOOK پروژه
- ۴.۱ لیست مستندات نهایی:
- لیست کامل مستندات که باید تحویل داده شوند.
- ۴.۲ بررسی و تأیید مستندات:
- تمام مستندات باید قبل از تحویل نهایی بررسی و تأیید شوند.
- ۴.۳ فرمت‌ها و استانداردها:
- مستندات باید بر اساس استانداردهای تعیین‌شده تهیه شوند.
- ۴.۴ بسته‌بندی و شماره‌گذاری مستندات:
- مستندات باید به طور مناسب بسته‌بندی و شماره‌گذاری شوند.
- کلاسورهای پلاستیکی با بهترین کیفیت (ضد آب) رنگ سفید با ۴ سوراخ جهت ارسال پرونده نهایی. برای ابعاد کلاسورها به تصویر زیر مراجعه کنید
- بیش از ۸۰ درصد ظرفیت کلاسورها نباید پر شود
- مجموعه سی دی رام حاوی تمام اسناد/طراحی ها به فرمت های Acrobat “PDF” باشد
- تمامی فایل های قابل ویرایش در CD قرار گیرد
- فهرست نقشه های ساخته شده باید برای تایید توسط پیمانکار در طول فاز مهندسی برای کارفرما صادر شود و تمام موارد در شاخص تایید شده حتی در صورت عدم تجدید نظر از AFC تولید شود.
- تمام نقشه ها باید در اندازه اصلی خود باشند. هنگامی که آنها اندازه A3 هستند، باید به اندازه A4 تا شوند. هنگامی که اندازه A2 و بزرگتر هستند، باید تا شوند و در پوشش های پلاستیکی (پوشش های ۴ سوراخ) قرار داده شوند.
۵. روش‌های تحویل
- ۵.۱ تحویل الکترونیکی:
- مستندات به صورت فایل‌های PDF از طریق ایمیل یا سیستم مدیریت مستندات تحویل داده می‌شوند. یا CD
- ۵.۲ تحویل فیزیکی:
- مستندات به صورت پرینت شده در پوشه‌های مخصوص تحویل داده می‌شوند. -زونکن های مرتبط
- ۵.۳ نحوه تحویل و زمانبندی:
- زمان و مکان تحویل مستندات باید از قبل تعیین شود.
- دسته‌بندی مدارک بر اساس فازهای پروژه: دسته‌بندی مدارک براساس فازهای مختلف پروژه مانند مهندسی، طراحی، ساخت، کنترل کیفیت و غیره.
- استفاده از جداکننده‌های مقوایی: استفاده از جداکننده‌های مقوایی (Divider) بین مدارک مختلف برای تفکیک و سازماندهی بهتر.
۶. کنترل کیفیت در روش تهیه فاینال بوک پروژه
- ۶.۱ فرآیندهای کنترل کیفیت:
- مستندات باید بر اساس چک لیست‌های تعیین‌شده بررسی شوند.
- ۶.۲ چک لیست‌های تحویل:
- استفاده از چک لیست‌های مخصوص برای هر مستند.
- ۶.۳ بررسی نهایی:
- تأیید نهایی توسط مدیر پروژه.
۷. تحویل نهایی و پذیرش در روش تهیه FINAL BOOK پروژه
- ۷.۱ امضای تحویل:
- دریافت امضای ذینفعان هنگام تحویل مستندات.
- ۷.۲ مستندات پذیرش:
- تهیه فرم‌های پذیرش مستندات.
- ۷.۳ تأییدیه‌های نهایی:
- دریافت تأییدیه‌های نهایی از ذینفعان.
- لیبل مدارک به صورت زیر باشد
۸. نگهداری و آرشیو مستندات در روش تهیه فاینال بوک پروژه
- ۸.۱ روش‌های نگهداری:
- مستندات باید به صورت الکترونیکی و فیزیکی نگهداری شوند.
- ۸.۲ دسترسی به مستندات:
- تعیین نحوه دسترسی به مستندات برای ذینفعان.
- ۸.۳ آرشیو و بایگانی:
- آرشیو مستندات در سیستم‌های بایگانی مشخص.
۹. پیوست‌ها و ضمائم
- ۱۰.۱ چک لیست‌های تحویل
- ۱۰.۲ فرم‌های تحویل
- ۱۰.۳ جداول شماره‌گذاری مستندات
- ۱۰.۴ سایر مستندات تکمیلی
- شامل ترنسمیتال ها
۱۰. تهیه زونکن‌ها و لیبل‌ها
- تهیه زونکن‌ها: آماده‌سازی زونکن‌ها و تقسیم مدارک در زونکن‌های مختلف در صورت نیاز (مثلاً Volume No.: 1 of 2 و Volume No.: 2 of 2).
- تهیه و تأیید لیبل‌ها: تهیه لیبل‌های روی، پشت و کناری زونکن‌ها (Binder Front Cover و Binder Side Cover) و اخذ تأییدیه از کارفرما.
جهت تهیه انواع کتابچه نهایی برای انواع پروژه های بزرگ EPC (نفتی، گازی، پتروشیمی، نیروگاهی و ...) در زمینه های مختلف تولیدی، تامین و اجرا به صورت دورکاری و پروژه ای با ما تماس بگیرید.
