روش تهیه مدرک نهایی FINAL DATA BOOK و معرفی انواع کتابچه نهایی پروژه

تهیه مدرک نهایی فاینال دیتا بوک (Final Data Book)

یکی از مهمترین وظایف بخش  DCC در انتهای هر پروژه انجام می پذیرد، که با توجه به کلیه مدارکی که طی پروژه تولید و تایید شده است، مدرکی تحت عنوان کتابچه نهایی (Final Data Book / Vendor Data Book) در فرمت پروژه تهیه و ارائه می نماید. کتابچه نهایی پروژه متشکل از تمامی مدارک تولید شده و تصویب شده در تمامی فازهای (مهندسی، طراحی، کنترل کیفیت و ...) یک پروژه می باشد که در انتهای هر پروژه به صورت هارد­کپی"Harad Copies" (پرینتی) و سافت­ کپی "Soft Copies" (الکترونیکی) در تعداد نسخ خواسته شده (اعلام شده در قرارداد خرید و یا اسناد و مدارک پروژه) به کارفرمای پروژه ارائه و تحویل می گردد.

پس از ارسال و دریافت ها در فرمت پروژه و اخذ تاییدیه تمامی مدارک موجود در لیست های MDR و VPIS مدرک Final Data Book Index مطابق با دستورالعمل پروژه (Final Data Book Procedure/ Handling Procedure/ Documentation Handling Procedure/ ...) و فرمت ارائه شده (معمولا فایل Excel) تهیه و ارسال خواهد شد. در نهایت پس از تایید ایندکس، مدارک مطابق با فهرست تایید شده در قالب مدرک فاینال دیتا بوک به کارفرما ارائه خواهند شد.

نکته: لازم به ذکر است علاوه بر مدارک عنوان شده در MDR و VPIS مدارک دیگری نظیر:  Test Reports & Lab. Test ,SRN, Packing List ,IVR, IRN، MCC، MTC, ریپورتها، گواهینامه ها، مدارک حمل، گزارشات بازرسی و ... (با توجه به ITP پروژه و توافقات و ایندکس تایید و بسته شده) به صورت مستقیم در ایندکس و کتابچه نهایی جایگذاری و ارائه خواهند شد.

نکته: با توجه به تعداد و حجم  مدارک (تعداد صفحات) ممکن است یک کتابچه نهایی (فاینال بوک) در قالب دو زونکن با نام های  Volume No.: 1 of 2  و Volume No.: 2 of 2 و یا به صورت  Book 1 of 2 و Book 2 of 2 ارائه گردد. (که با توجه به درخواست و دستورالعمل پروژه هر زونکن می بایست دارای فهرست جداگانه باشد.)

نکته: نمونه لیبل رو و پشت و کناریی زونکن ها که حاوی اطلاعات و مشخصات پروژه و کتابچه نهایی هستند، به نام های Binder Front Cover و Binder Side Cover می باشند و می بایست قبل از تهیه نسخه هاردکپی و چاپ در فرمت ارائه شده (در صورت وجود) تهیه و به تایید کارفرما و مشاور پروژه برسند (می توان در قالب یک ایمیل تاییدیه آن را گرفت).

نکته: بین هر مدرک با مدرک بعدی و بین تمامی بخش های فاینال دیتا بوک (نسخه هارد کپی) می بایست از جداکننده های مقوایی (Divider) جهت تفکیک و جداسازی استفاده نمود؛ همچنین نام هر مدرک بر روی لیبل های کوچکی چاپ شده و روی لبه های جداکننده ها چسبانده خواهد شد (جهت دسترسی سریع و مناسب به هر مدرک)

وقتی که شما یک محصول را خریداری می‌کنید، تولید کننده یا تامین کننده ممکن است یک مجموعه از اسناد و دفترچه‌های راهنما را به همراه محصول شما ارائه دهد. این دفترچه‌ها به عنوان "final book" شناخته می‌شوند. بدین معنا که فروشنده اسناد نهایی شده مربوط به محصول که شامل اطلاعات حیاتی برای استفاده، نگهداری، پشتیبانی و تضمین محصول است را به همراه محصول تحویل می دهد. در واقع یک منبع حیاتی اطلاعاتی برای استفاده مطلوب و بهینه از محصول است که اگر این اسناد تسلیم نشود، برابر ماده ۳۶۷ قانون مدنی، خریدار متمکن ازانحاء تصرفات و انتفاعات از محصول نمی شود. بر این مبنا، این مدارک و اسناد در زمان تحویل کالا توسط سازنده یا تامین کننده در اختیار خریدار قرار می گیرد.
این مجموعه اسناد به عنوان یک منبع قابل اعتماد برای کاربران محصول عمل می‌کند و به آن‌ها کمک می‌کند تا محصولات خود را بهتر شناخته و از آن‌ها به بهترین نحو استفاده کند. ضمناً این اسناد برای خریدار برای درک نحوه استفاده صحیح و نگهداری از محصول و همچنین دسترسی به هرگونه پوشش گارانتی یا خدمات پشتیبانی ارائه شده توسط سازنده یا تامین کننده مهم هستند.
اسنادی که تشکیل دهنده فاینال بوک هستند عبارتند از :
- اطلاعات فنی: اطلاعاتی در مورد مشخصات فنی هر قطعه مانند ابعاد، جنس مواد، و سایر ویژگی‌های فنی ممکن است در این قسمت قرار داده شود. برخی از اطلاعات فنی عبارتند از:
۱. نقشه های نهایی (As built ) تک خطی – کنترل – ترمینال دیاگرام - جانمایی
۲. فهرست تجهیزات اصلی و کاتالوگ مربوطه: این کتابچه شامل یک فهرست کامل از قطعاتی است که تأمین شده‌اند، همراه با نام، شماره قطعه، توضیحات فنی، و تعداد هر قطعه.
۳. فهرست اقلام و تجهیزات اضافی و مورد نیاز در راه‌اندازی
۴. گزارش و جداول محاسباتی در صورت لزوم
۵. دستورالعمل بارگیری، حمل، نصب و تست و راه اندازی،تعمیر و نگهداری
۶. گزارش تستهای انجام شده روتین در کارخانه یا تست یا آزمونها
۷. گواهی یا صورتجلسات تست بازرس کارفرما و گواهی صدور حمل
- کتابچه راهنمای کاربر: این دستورالعمل در مورد نحوه مونتاژ، کارکرد و نگهداری و نحوه استفاده محصول را ارائه می دهد. اغلب شامل اقدامات احتیاطی ایمنی، نکات عیب یابی و سایر اطلاعات مهم است.
_ اطلاعات گارانتی: مشتریان باید از اینکه محصولی که خریداری می‌کنند، تحت چه شرایطی تحت پوشش گارانتی قرار دارد، اطلاع داشته باشند. فاینال بوک همچنین ممکن است حاوی جزئیاتی در مورد پوشش ضمانت محصول باشد، از جمله موارد تحت پوشش، مدت زمان و هر گونه شرایط یا محدودیت.
_ ثبت محصول: گاهی اوقات، سازندگان فرم ها یا دستورالعمل هایی را برای ثبت محصول برای اهداف گارانتی یا دریافت به روز رسانی یا پشتیبانی محصول ارائه می کنند.
_ اسناد اضافی: بسته به محصول، فاینال بوک ممکن است شامل اسناد دیگری مانند گواهینامه های ایمنی یا اطلاعات مربوط به انطباق، راهنمای تخلیه بسته‌بندی، یا هر نکته مهم دیگری که باید در نظر گرفته شود.باشد. این اسناد ممکن است شامل هر گونه اطلاعات اضافی مفید باشد.
_ راهنمای کاربر: این دفترچه شامل دستورالعمل‌ها و توضیحات مربوط به نحوه استفاده، نصب، و نگهداری محصول است. این شامل اطلاعات امنیتی، راهنمای رفع اشکال، و سایر اطلاعات مهم است. برای مثال، اگر شما یک دستگاه الکترونیکی مثل یک تلویزیون یا یک ماشین لباسشویی خریداری کنید، راهنمای کاربر اطلاعاتی درباره نحوه راه اندازی آن، تنظیمات مختلف، و رفع اشکال‌های ممکن را ارائه خواهد داد.
_ اطلاعات تماس و پشتیبانی: شما ممکن است اطلاعات تماس با تولید کننده یا تأمین کننده یا شرکت پشتیبانی محصول را در اینجا پیدا کنید؛ به‌طوری‌که در صورت نیاز به پشتیبانی یا سوالات فنی، به آنها دسترسی داشته باشید، مثلاً شماره تلفن یا آدرس ایمیل برای پرسش‌ها یا مشکلات فنی.
_ راهنمای مراقبت و نگهداری: این بخش ممکن است شامل نکاتی درباره نگهداری کالا، تمیزکاری، و رفع اشکال‌های کوچک باشد.
در بعضی موارد، تولید کننده یا فروشنده ممکن است هزینه ای را که برای تهیه "فاینال بوک" یا مجموعه اسناد نهایی صرف می‌شود، به عنوان بخشی از قیمت کالا در نظر بگیرد. این امر می‌تواند در مواردی که این اسناد ضروری هستند و برای مشتریان ارزش قائلند، متداول باشد. این روش می‌تواند به مشتریان اطمینان بیشتری از خرید و استفاده از محصول بدهد و ارتباط بیشتری را بین مشتری و تولید کننده ایجاد کند. به طور کلی، تضمین ارائه "فاینال بوک" یا مجموعه اسناد نهایی به عنوان بخشی از فرآیند خرید و فروش می‌تواند به چندین شکل توزیع شود:
الف- اضافه کردن به قیمت کالا: در این حالت، هزینه تهیه "فاینال بوک" به عنوان بخشی از هزینه تولید یا تأمین محصول در نظر گرفته می‌شود و به عنوان بخشی از قیمت کالا به مشتری ارائه می‌شود.
ب- هزینه جداگانه: در برخی موارد، تولید کننده یا فروشنده ممکن است هزینه تهیه "فاینال بوک" را به طور مستقل از قیمت کالا به مشتری ارائه کند. این هزینه ممکن است به صورت ثابت یا به ازای هر مورد ارائه شده محاسبه شود.
ج- هدیه یا پاداش: در برخی موارد، "فاینال بوک" به عنوان یک هدیه یا پاداش به مشتری ارائه می‌شود، به عنوان نشان از قدردانی تولید کننده یا فروشنده از خرید مشتری و جلب رضایت و وفاداری بیشتر از او.
هر یک از این روش‌ها می‌توانند به نوعی ارزش و اطمینان بیشتری را به مشتریان ارائه دهند و میزان رضایت و وفاداری آن‌ها را افزایش دهند. انتخاب روش مناسب برای توزیع "فاینال بوک" به طور عمده به نیازها و استراتژی فروشنده بستگی دارد.
یک نکته مهم که می‌توان به آن اشاره کرد، این است که تصمیم به ارائه "فاینال بوک" به عنوان بخشی از فرآیند خرید و فروش باید با دقت گرفته شود. برخی از موارد که باید در نظر گرفته شوند عبارتند از:
اهمیت محصول: در برخی موارد، محصولاتی که نیاز به راهنمایی دقیق دارند، مانند دستگاه‌های پیچیده یا محصولات با استفاده خاص، به "فاینال بوک" نیاز دارند. اما برای محصولات ساده‌تر، ممکن است این امر لزومی نداشته باشد.
هزینه و زمان: تهیه "فاینال بوک" هزینه و زمانی را ایجاد می‌کند که باید به دقت ارزیابی شود. اگر این هزینه و زمان قابل قبول نباشد، ممکن است تصمیم به عدم ارائه "فاینال بوک" یا استفاده از روش‌های دیگر توزیع این اطلاعات گرفته شود.

نمونه هایی از موارد گفته شده در تصاویر زیر مشخص می باشد.

- تصاویر از نمونه فاینال بوک های تایید شده (نسخ هارد کپی)

نکته : هر پروژه نسبت به کارفرمای خود دستورالعملی تحت عنوان Final Data Book Procedure یا Handling Procedure دارد که در ابتدای هر پروژه به تمامی سازندگان (Sub Vendors/ Vendors) و زیر مجموعه های خود ارائه خواهد داد.

 - برخی از نمونه دستورالعمل هایی که جهت تهیه کتابچه نهایی توسط کارفرمایان مختلف مورد استفاده قرار می گیرد در قسمت دانلودها و برگه ها آورده شده است.

 - همچنین نمونه هایی از فایل های الکترونیک فاینال بوک های تهیه شده را می توانید در قسمت دانلودها مشاهده و ذخیره بفرمایید...

فاینال بوک‌ها بسته به نوع پروژه و نیازهای کارفرما می‌توانند در دسته‌بندی‌های مختلفی قرار گیرند. برخی از انواع رایج فاینال بوک عبارتند از:

1. فاینال بوک مهندسی (Engineering Final Book):

   • شامل مدارک مرتبط با طراحی، نقشه‌های مهندسی، محاسبات و گزارش‌های فنی است.

   • معمولاً توسط تیم‌های مهندسی تهیه می‌شود.

2. فاینال بوک اجرا (Construction Final Book):

   • مستندات مربوط به مراحل اجرای پروژه، مانند گزارش‌های روزانه، روش‌های اجرایی و تأییدیه‌های سایت را شامل می‌شود.

3. فاینال بوک کیفیت (Quality Final Book):

   • مدارک مرتبط با کنترل کیفیت، نتایج تست و آزمایش‌ها، گواهینامه‌های کیفیت و ممیزی‌های انجام‌شده را در بر می‌گیرد.

4. فاینال بوک تأمین‌کنندگان (Vendor Final Book):

   • شامل مستندات تجهیزات و مواد تأمین‌شده توسط فروشندگان مانند گواهینامه‌ها، نقشه‌های تجهیزات و نتایج آزمایش‌ها است.

5. فاینال بوک مالی و قراردادی (Financial and Contractual Final Book):

   • مستندات مرتبط با قراردادها، هزینه‌ها، فاکتورها و گزارش‌های مالی پروژه.

6. فاینال بوک عملیاتی و نگهداری (Operation and Maintenance Final Book):

   • شامل دستورالعمل‌های بهره‌برداری و نگهداری تجهیزات، سوابق تعمیرات و راهنمایی‌های فنی.

هر پروژه ممکن است یک یا چند نوع از این فاینال بوک‌ها را بسته به الزامات خود تهیه کند.

علاوه بر فاینال بوک‌های رایج که قبلاً توضیح دادم، ممکن است در پروژه‌های خاص، انواع دیگری از فاینال بوک‌ها بسته به نیاز پروژه و صنعت استفاده شود. برخی از این فاینال بوک‌ها شامل موارد زیر می‌شوند:

1. فاینال بوک تأمین مالی (Funding Final Book):

   • شامل مستنداتی درباره تأمین مالی پروژه، گزارش‌های اقتصادی و نحوه مدیریت منابع مالی.

2. فاینال بوک بهره‌برداری (Commissioning Final Book):

   • حاوی اطلاعات و مستندات لازم برای مراحل شروع به کار یا راه‌اندازی تجهیزات و سیستم‌ها.

3. فاینال بوک زیست‌محیطی (Environmental Final Book):

   • مستنداتی که تأثیرات زیست‌محیطی پروژه و اقدامات انجام‌شده برای کاهش آن‌ها را توصیف می‌کند.

4. فاینال بوک ایمنی و بهداشت (HSE Final Book):

   • شامل مستندات مربوط به ایمنی، بهداشت و محیط زیست در طول پروژه.

5. فاینال بوک آموزشی (Training Final Book):

   • مستنداتی که برای آموزش تیم‌ها و کاربران نهایی تجهیزات یا سیستم‌ها ارائه می‌شود.

6. فاینال بوک فناوری اطلاعات (IT Final Book):

   • مرتبط با مستندات سیستم‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری مورد استفاده در پروژه

   انواع دیگری از کتابچه های نهایی در پروژه

1. فاینال بوک مهندسی (Engineering Final Book)

• شامل نقشه‌های مهندسی، مشخصات فنی، محاسبات طراحی، و سایر مدارک فنی مرتبط با طراحی پروژه.

2. فاینال بوک اجرایی (Construction Final Book)

• مستندات مربوط به مراحل ساخت و اجرا مانند گزارش‌های روزانه، روش‌های اجرا و تأییدیه‌های سایت.

3. فاینال بوک کیفیت (Quality Final Book)

• حاوی گزارش‌های تست و آزمایش، گواهینامه‌های کیفیت، و تأییدیه‌های کنترل کیفیت.

4. فاینال بوک مکانیکی (Mechanical Completion Book - MC Book)

• مربوط به تکمیل مکانیکی پروژه، شامل چک‌لیست‌ها، گزارش‌های بازرسی و نقشه‌های "As-Built".

5. فاینال بوک ایمنی و زیست‌محیطی (HSE Final Book)

• مدارک مرتبط با ایمنی، بهداشت و محیط زیست پروژه.

6. فاینال بوک بهره‌برداری و نگهداری (Operation and Maintenance Final Book)

• شامل دستورالعمل‌های بهره‌برداری، نگهداری و سوابق تعمیر تجهیزات.

7. فاینال بوک تأمین‌کنندگان (Vendor Final Book)

• مستندات مربوط به تجهیزات و مواد ارائه‌شده توسط تأمین‌کنندگان، مانند نقشه‌ها و گواهی‌های مرتبط.

8. فاینال بوک مالی و قراردادی (Financial and Contractual Final Book)

• شامل قراردادها، گزارش‌های مالی، فاکتورها، و مستندات حسابداری پروژه.

9. کتابچه پیش‌راه‌اندازی (Pre-Commissioning Final Book)

• حاوی مستنداتی درباره تست‌ها و اقدامات پیش از راه‌اندازی پروژه.

10. کتابچه راه‌اندازی (Commissioning Final Book)

• مربوط به فرآیند راه‌اندازی و شامل گزارش‌ها، دستورالعمل‌ها و تأییدیه‌های نهایی سیستم‌ها.

این کتابچه‌ها به عنوان مرجع کامل پروژه عمل می‌کنند و کاربردهای متعددی از جمله ثبت پروژه، تحلیل آینده، و نگهداری را دارند.

MC Book

MC Book یا Mechanical Completion Book در پروژه‌های مهندسی، به‌عنوان یک مدرک نهایی جهت مستندسازی تکمیل مکانیکی پروژه تهیه می‌شود. این کتابچه نشان‌دهنده آن است که تمامی کارهای مکانیکی به طور کامل و با رعایت استانداردهای تعریف‌شده انجام شده‌اند و پروژه آماده انتقال به مراحل بعدی مانند پیش‌راه‌اندازی (Pre-commissioning) یا بهره‌برداری (Commissioning) است.

اجزای کلیدی MC Book:

1. لیست چک‌های تکمیل مکانیکی (Mechanical Completion Checklists):

   • شامل مواردی است که باید بررسی شوند تا اطمینان حاصل شود تمامی تجهیزات نصب‌شده و آماده به کار هستند.

2. گزارش‌های تست و بازرسی (Inspection and Test Reports):

   • مدارکی مانند نتایج تست فشار، آزمایش‌های غیرمخرب (NDT)، و دیگر بازرسی‌های کیفیت.

3. نقشه‌های As-Built:

   • نسخه نهایی نقشه‌ها که وضعیت واقعی تجهیزات و سیستم‌ها پس از نصب را نشان می‌دهند.

4. Punch List:

   • لیستی از کارهای ناتمام یا مواردی که نیاز به اصلاح دارند، همراه با وضعیت پیگیری آن‌ها.

5. مدارک تأمین‌کنندگان (Vendor Documentation):

   • گواهینامه‌ها، دستورالعمل‌های نصب و نگهداری، و مشخصات فنی تجهیزات تأمین‌شده.

6. گواهی‌ها و تأییدیه‌ها (Certificates):

   • شامل گواهی‌های کیفیت، تأییدیه‌های کارفرما، و مدارک مربوط به انطباق با استانداردها.

7. عکس‌ها و مستندات اضافی:

   • تصاویر مراحل نصب و تکمیل پروژه برای مستندسازی بهتر.

   • ...

MC Book معمولاً توسط تیم کنترل مستندات (DCC) یا تیم مدیریت پروژه تهیه و تأیید می‌شود و یکی از پیش‌نیازهای اصلی برای تحویل پروژه به کارفرما به‌شمارمی آید.

جهت تهیه انواع کتابچه نهایی برای انواع  پروژه های بزرگ EPC (نفتی، گازی، پتروشیمی، نیروگاهی و ...) در زمینه های مختلف تولیدی، تامین و اجرا  به صورت دورکاری  و پروژه ای با ما تماس بگیرید.

 محمدی 09339461500

نمونه فاینال بوک های تهیه و تایید شده (نسخ هارد کپی)

09339461500 محمدی

در ادامه برخی دیگر از روش های تولید مدرک نهایی فاینال بوک ارائه می گردد:

پس مجددا به اختصار توضیح خواهیم داد:

در روش تهیه FINAL BOOK پروژه یا کتابچه نهایی پروژه ، تمامی مدارک تولید شده در تمامی فازهای پروژه (مهندسی، طراحی، کنترل کیفیت، خرید و اجرا و …) است که در انتهای هر پروژه به صورت هارد کپی (Hard Copies) و سافت کپی (Soft Copies) در تعداد نسخ مشخص شده (طبق قرارداد) به کارفرمای پروژه ارائه و تحویل می‌گردد. روش تهیه FINAL BOOK پروژه در مدرک  Final Documentation Handling Procedure (رویه تحویل نهایی مستندات) شامل مراحل مختلفی است که باید به دقت اجرا شوند.

لیست برخی از مهمترین مدارکی که میبایست در تهیه FINAL BOOK پروژه آورده شود (در بالا هم نام برخی دیگر از مدارک عنوان گردیده است) :

۱-بسته های خرید MR

۲-برنامه زمان بندی

۳-MDR (مدارک طراحی)

۴-Basic Design

۵-Detail Design

۶-Vendor Documents

۷-Manuals

۸-Vendor Design Book

۹-Manufacturing Data Report

۱۰-Construction Procedures/Specification

۱۱-ITP & QCP

۱۲-Welding Documents

۱۳-Material Documents

۱۴-Technical Queries/Site Queries/NCR

۱۵-Permits and Work Delivery Check Lists

۱۶-As built Drawings

۱۷-Civil -Structure -Piping -Mechanical -Electrical -Instrument -Telecommunication -Safety -Commissioning -All Supervisory reports -DATA

۱۸- هر مدرک فنی دیگر

۱۹-تمامی روی های طراحی – خرید – اجرا و کدینگ

۲۰-گواهینامه ها – گزارشات تست و بازرسی و صورتجلسات

۲۱-فرم های مربوطه

و ...

برای مثال، در پروژه ساخت، مدارک تست‌های آزمایشگاهی، گزارشات بازرسی مواد اولیه، فهرست بسته‌بندی تجهیزات و گواهینامه‌های کیفیت مواد مصرفی همگی در کتابچه نهایی جایگذاری می‌شوند.

به عنوان مثال مستندات نهایی می تواند دارای پنج پرونده و بخش باشد که در جدول زیر توضیح داده شده است

 https://ali-mohammadi-dcc.blogsky.com

 https://ali-mohammadi-dcc.blogsky.com

در ادامه ترجمه ای از یک روش تهیه کتابچه نهایی ارائه شده است (در بخش های دیگر انواع دستورالعمل های تهیه کتابچه نهایی جهت دانلود ارائه شده است)

۱. مقدمه در روش تهیه FINAL BOOK پروژه

• ۱.۱ هدف: اطمینان از تحویل صحیح و کامل مستندات پروژه به ذینفعان.
• ۱.۲ دامنه: این مدرک برای پروژه XYZ کاربرد دارد.
• شناسایی مدارک مورد نیاز: شناسایی تمامی مدارک مورد نیاز براساس لیست‌های MDR (Master Document Register) و VPIS (Vendor Print Index Schedule).
• دریافت مدارک از پیمانکاران و تأمین‌کنندگان: جمع‌آوری مدارک از تمامی پیمانکاران و تأمین‌کنندگان، شامل نقشه‌ها، محاسبات، گزارشات، تأییدیه‌ها و غیره.
• بررسی و تطابق مدارک: بررسی مدارک دریافتی و اطمینان از تطابق آنها با الزامات پروژه و قرارداد.
• بر روی گزارش Cover Sheet قرار گیرد.این برگه های جلد روی برگه های رنگی و در رنگ های مربوط به هر پرونده چاپ می شود.

۲. تعاریف و اصطلاحات در روش تهیه FINAL BOOK پروژه

• ۲.۱ تعاریف کلیدی:
  • مستندات نهایی (Final Documentation): کلیه مستندات که باید پس از پایان پروژه تحویل داده شوند.
• ۲.۲ اصطلاحات رایج:
  • ذینفعان (Stakeholders): افرادی که مستندات به آن‌ها تحویل داده می‌شود.
  • تهیه ایندکس نهایی: تهیه ایندکس نهایی براساس دستورالعمل پروژه (Final Data Book Procedure) و در فرمت ارائه شده (معمولاً فایل Excel).
  • ارسال ایندکس برای تأیید: ارسال ایندکس نهایی به کارفرما و مشاور پروژه برای تأیید نهایی.

۳. مسئولیت‌ها در روش تهیه FINAL BOOK پروژه

• ۳.۱ نقش‌ها و مسئولیت‌ها:
  • مدیر پروژه: نظارت بر فرآیند تحویل مستندات.
  • تیم مستندسازی: تهیه و بسته‌بندی مستندات.
  • ذینفعان: دریافت و تأیید مستندات.

۴. فرآیند تحویل مستندات در روش تهیه FINAL BOOK پروژه

• ۴.۱ لیست مستندات نهایی:
  • لیست کامل مستندات که باید تحویل داده شوند.
• ۴.۲ بررسی و تأیید مستندات:
  • تمام مستندات باید قبل از تحویل نهایی بررسی و تأیید شوند.
• ۴.۳ فرمت‌ها و استانداردها:
  • مستندات باید بر اساس استانداردهای تعیین‌شده تهیه شوند.
• ۴.۴ بسته‌بندی و شماره‌گذاری مستندات:
  • مستندات باید به طور مناسب بسته‌بندی و شماره‌گذاری شوند.
  • کلاسورهای پلاستیکی با بهترین کیفیت (ضد آب) رنگ سفید با ۴ سوراخ جهت ارسال پرونده نهایی. برای ابعاد کلاسورها به تصویر زیر مراجعه کنید
  • بیش از ۸۰ درصد ظرفیت کلاسورها نباید پر شود
  • مجموعه سی دی رام حاوی تمام اسناد/طراحی ها به فرمت های Acrobat “PDF” باشد
  • تمامی فایل های قابل ویرایش در CD قرار گیرد
  • فهرست نقشه های ساخته شده باید برای تایید توسط پیمانکار در طول فاز مهندسی برای کارفرما صادر شود و تمام موارد در شاخص تایید شده حتی در صورت عدم تجدید نظر از AFC تولید شود.
  • تمام نقشه ها باید در اندازه اصلی خود باشند. هنگامی که آنها اندازه A3 هستند، باید به اندازه A4 تا شوند. هنگامی که اندازه A2 و بزرگتر هستند، باید تا شوند و در پوشش های پلاستیکی (پوشش های ۴ سوراخ) قرار داده شوند.

https://ali-mohammadi-dcc.blogsky.com

۵. روش‌های تحویل 

• ۵.۱ تحویل الکترونیکی:
  • مستندات به صورت فایل‌های PDF از طریق ایمیل یا سیستم مدیریت مستندات تحویل داده می‌شوند. یا CD
• ۵.۲ تحویل فیزیکی:
  • مستندات به صورت پرینت شده در پوشه‌های مخصوص تحویل داده می‌شوند. -زونکن های مرتبط
• ۵.۳ نحوه تحویل و زمانبندی:
  • زمان و مکان تحویل مستندات باید از قبل تعیین شود.
  • دسته‌بندی مدارک بر اساس فازهای پروژه: دسته‌بندی مدارک براساس فازهای مختلف پروژه مانند مهندسی، طراحی، ساخت، کنترل کیفیت و غیره.
  • استفاده از جداکننده‌های مقوایی: استفاده از جداکننده‌های مقوایی (Divider) بین مدارک مختلف برای تفکیک و سازماندهی بهتر.

۶. کنترل کیفیت در روش تهیه فاینال بوک پروژه

• ۶.۱ فرآیندهای کنترل کیفیت:
  • مستندات باید بر اساس چک لیست‌های تعیین‌شده بررسی شوند.
• ۶.۲ چک لیست‌های تحویل:
  • استفاده از چک لیست‌های مخصوص برای هر مستند.
• ۶.۳ بررسی نهایی:
  • تأیید نهایی توسط مدیر پروژه.

۷. تحویل نهایی و پذیرش در روش تهیه FINAL BOOK پروژه

• ۷.۱ امضای تحویل:
  • دریافت امضای ذینفعان هنگام تحویل مستندات.
• ۷.۲ مستندات پذیرش:
  • تهیه فرم‌های پذیرش مستندات.
• ۷.۳ تأییدیه‌های نهایی:
  • دریافت تأییدیه‌های نهایی از ذینفعان.
  • لیبل مدارک به صورت زیر باشد

https://ali-mohammadi-dcc.blogsky.com

۸. نگهداری و آرشیو مستندات در روش تهیه فاینال بوک پروژه

• ۸.۱ روش‌های نگهداری:
  • مستندات باید به صورت الکترونیکی و فیزیکی نگهداری شوند.
• ۸.۲ دسترسی به مستندات:
  • تعیین نحوه دسترسی به مستندات برای ذینفعان.
• ۸.۳ آرشیو و بایگانی:
  • آرشیو مستندات در سیستم‌های بایگانی مشخص.

https://ali-mohammadi-dcc.blogsky.com

۹. پیوست‌ها و ضمائم

• ۱۰.۱ چک لیست‌های تحویل
• ۱۰.۲ فرم‌های تحویل
• ۱۰.۳ جداول شماره‌گذاری مستندات
• ۱۰.۴ سایر مستندات تکمیلی
• شامل ترنسمیتال ها

۱۰. تهیه زونکن‌ها و لیبل‌ها 

• تهیه زونکن‌ها: آماده‌سازی زونکن‌ها و تقسیم مدارک در زونکن‌های مختلف در صورت نیاز (مثلاً Volume No.: 1 of 2 و Volume No.: 2 of 2).
• تهیه و تأیید لیبل‌ها: تهیه لیبل‌های روی، پشت و کناری زونکن‌ها (Binder Front Cover و Binder Side Cover) و اخذ تأییدیه از کارفرما.

https://ali-mohammadi-dcc.blogsky.com/

نمونه هایی از فاینال بوک های تهیه شده (نسخ هاردکپی):

https://ali-mohammadi-dcc.blogsky.com/

https://ali-mohammadi-dcc.blogsky.com/

جهت تهیه انواع کتابچه نهایی برای انواع  پروژه های بزرگ EPC (نفتی، گازی، پتروشیمی، نیروگاهی و ...) در زمینه های مختلف تولیدی، تامین و اجرا  به صورت دورکاری  و پروژه ای با ما تماس بگیرید.

 محمدی 09339461500

https://ali-mohammadi-dcc.blogsky.com

هزینه تهیه فاینال بوک پروژه به عوامل مختلفی بستگی دارد که شامل موارد زیر می‌شود:

1. حجم مدارک:

   • تعداد و نوع مدارک موردنیاز (مانند نقشه‌ها، گزارش‌ها، گواهینامه‌ها) تأثیر مستقیم بر هزینه دارد.

2. نوع پروژه:

   • پروژه‌های بزرگ‌تر و پیچیده‌تر معمولاً به مدارک بیشتری نیاز دارند و هزینه بیشتری خواهند داشت.

3. روش تهیه:

   • اگر مدارک به صورت دیجیتال تهیه شوند، هزینه کمتری نسبت به نسخه‌های هارد کپی دارند.

   • هزینه چاپ و صحافی نسخه‌های هارد کپی نیز باید در نظر گرفته شود.

4. نیروی انسانی:

   • هزینه نیروی انسانی برای جمع‌آوری، بررسی، و سازماندهی مدارک.

   • درصورت نیاز نیروی انسانی جهت تهیه و تولید مدارک.

5. ابزارها و نرم‌افزارها:

   • استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت مستندات مانند SharePoint یا نرم‌افزارهای تخصصی Final Book  مانند انواع EDMSها ممکن است هزینه‌هایی داشته باشد.

6. الزامات کارفرما:

   • برخی کارفرمایان ممکن است استانداردها یا قالب‌های خاصی را برای فاینال بوک درخواست کنند که می‌تواند هزینه را افزایش دهد.

   • باتوجه به رویه ها و دستورالعمل های کارفرما.

بازگشت به صفحه اصلی

https://ali-mohammadi-dcc.blogsky.com