تفاوت‌های سیستم ERP و BPMS چیست؟

سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning) که به اختصار ERP نامیده می‌شود؛ بخش‌های مختلف یک سازمان را با یکدیگر یکپارچه کرده و باعث نظم، انسجام، تسهیل ارتباطات و تصمیم‌گیری‌های آگاهانه و هدفمند می‌شود و سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (Business Process Management System) که به آن BPMS می‌گویند؛ یک راهکار مدیریتی برای بهینه‌سازی فرایندهای کسب‌وکار از طریق تعریف، طراحی، اجرا و تحلیل فرایندها است. هر دو سیستم ERP و BPMS در راستای افزایش کارایی و اثربخشی بیشتر سازمان هستند اما تفاوت‌های اساسی با یکدیگر دارند.

آگاهی از تفاوت‌های ERP و BPMS، به شما کمک می‌کند تا با توجه به اهداف کسب و کار خود، نرم‌افزارهای مدیریتی و برنامه‌ریزی مناسبی را برای خود انتخاب و از هدر رفت وقت و هزینه جلوگیری کنید.

سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) چیست؟

ERP مجموعه‌ای از‌ نرم‌افزارهای یکپارچه‌ است که به کسب‌و‌کارها اجازه می‌دهد تا منابع انسانی، مالی، ارتباطات، زنجیره تامین و… خود را مدیریت کنند. در واقع ERP، راه‌حلی برای تعریف فعالیت‌های سطوح مختلف سازمانی (ملی، حسابداری، انسانی و…) است.

سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) چیست؟

BPMS، مجموعه‌ای از استراتژی‌ها و تکنیک‌هایی است که کار طراحی، مدل‌سازی، پیاده‌سازی، نظارت و بهینه‌سازی فرایندهای سازمانی را انجام می‌دهد. استفاده از نرم‌افزار BPMS باعث افزایش هوشمندی، کارایی و چابکی سازمان شما می‌شود.

تفاوت‌های ERP و BPMS

• یکی از تفاوت‌های ERP و BPMS، نحوه استفاده آن‌ها از هوش تجاری است. هر دو سیستم از هوش تجاری (BI) بهره می‌برند، اما ERP از هوش تجاری برای ذخیره‌سازی و مشاهده اطلاعات و BPMS برای تجزیه و تحلیل و اثربخشی فرایندهای سازمانی استفاده می‌کند.

• ERP برای سازمان‌های بزرگ مقیاس مناسب‌تر است، هزینه نصب و استقرار آن زیاد و اعمال تغییر در فرایندهای از پیش تعیین‌شده آن، زمان‌بر است در حالی که BPMS نیاز سازمان‌های با ابعاد متوسط و بزرگ را پاسخگو است، اعمال تغییرات در آن با هزینه کم و در زمان کوتاهی انجام می‌شود و امکان توسعه در آن به سادگی امکان‌پذیر است.

• رویکرد ERP در خودکار کردن فرایندهای سازمانی، BestPractice و بر اساس بهترین روش‌های موجود و تجربیات بهینه قبلی است ولی BPMS رویکرد DoPractice دارد. بدین معنی که شما می‌توانید فرایندهای سازمانی خود را شخصی‌سازی کنید. یعنی فرایندها را بر اساس تجربیات خود، تعریف، طراحی و پیاده‌سازی کنید. همچنین فرایندهایی که در  BPMS طراحی و پیاده‌سازی شده است؛ قابلیت تغییر و بهبود را دارد ولی سیستم ERP، از قبل طراحی شده است و انعطاف‌پذیر نیست و قابلیت ایجاد تغییر در فرایندهای از پیش تعیین شده آن، هم زمان‌بر است و هم هزینه بالایی دارد.

• از دیگر تفاوت‌های ERP و BPMS، سیستم اطلاعاتی یا شکل نرم‌افزاری آن‌ها است. سیستم ERP ماژولار است و نرم‌افزارهای آن از پیش ساخته شده‌اند و برای این‌که تمامی نیازهای یک سازمان را پوشش بدهند باید ماژول‌های مختلفی از آن خریداری شود. اما BPMS ماژولار نیست و برای آن در یک محیط ساده و کارپسند، به شکل نرم افزارهای سخت یا نیمه‌سخت کدنویسی می‌کنید.

• نوع پشتیبانی از داده‌ها یکی دیگر از تفاوت‌های ERP و BPMS است. BPMS برای یکپارچه‌سازی نرم‌افزارهای مختلف سازمان، به داده‌های همگن و یکسان نیاز ندارد و بیشتر برای مدل‌سازی گردش کارهایی مناسب است که نیروی انسانی و سیستم‌های نرم‌افزاری در آن درگیر است. اما سیستم ERP، به یک معماری برای ذخیره‌سازی داده‌ها نیاز دارد و از داده‌های ناهمگن پشتیبانی نمی‌کند و این پیش‌فرض، سازمان‌ها را مجبور می‌کند تا از سیستم‌های موجود به یک محیط داده‌ای استاندارد شیفت کنند.

یکپارچه‌سازی  BPMS و ERP

معمولا از هرکدام از سیستم‌های BPMS  و ERP به صورت جداگانه، انتظارات جامعی وجود دارد ولی در واقع این دو نرم‌افزار یکدیگر را تکمیل می‌کنند و می‌توانند با یکدیگر یکپارچه شوند. ادغام BPMS  و ERP باعث رفع نواقص هر کدام از آن‌ها شده و به مدیریت مطلوب‌تر منابع سازمان شما کمک می‌کند. یکی از تفاوت‌های ERP و BPMS این بود که سیستم ERP بر ذخیره‌سازی اطلاعات در یک پایگاه داده مشترک متمرکز است ولی BPMS روی بهینه‌سازی فرایندها تمرکز دارد و استفاده از این دو سیستم در کنار یکدیگر، باعث می‌شود همدیگر را تقویت کنند.

همین امر موجب شده است تا شرکت‌های ارائه‌دهنده ERP، از امکانات BPMS در ماژول‌های خود استفاده کنند و از طرف دیگر، شرکت‌های ارائه‌دهنده BPMS، به دنبال این باشند که BestPractice و PrePractice را ترکیب کنند و از مزایای ERP استفاده کنند.

پیشنهاد می‌شود برای آگاهی از مزایای استفاده از سیستم ERP، مقاله پیام گستر درباره مزیت‌های یکپارچگی CRM و ERP را نیز مطالعه کنید.

در نهایت با آگاهی از تفاوت‌های ERP و BPMS، به این نتیجه می‌رسیم که این دو سیستم نه تنها متضاد یکدیگر نیستند بلکه در کنار هم خلا‌ های موجود در سازمان را پوشش می‌دهند و در واقع مکمل یکدیگر هستند. برای مثال از نرم‌افزار BPMS به عنوان یک راهکار برای افزایش انعطاف پذیری ERP و صرفه‌جویی در وقت و هزینه استفاده می‌شود. پس استفاده هم‌زمان از این دو سیستم، باعث بهبود عملکرد و ارتقای کارایی سازمان شما می‌شود.

منبع: selecthub