دستورالعمل ساماندهی فیزیکی و الکترونیکی اسناد و مدارک فنی

امروزه بکارگیری روش های جدید طراحی و استفاده از سیستم های کامپیوتری در کلیه زمینه های مهندسی و حجم عظیم نقشه ها و اطلاعات فنی و سایر اسناد موجود لزوم بکارگیری روشهای جدید مدیریت اسناد، به لحاظ هزینه های دسترسی از نظر زمان، مکان، کیفیت و غیره به حداقل ممکن را اجتناب ناپذیر کرده و در عوض کارایی  و بهره وری سیستم به واسطه امکان به اشتراک گذاشتن منابع از طریق شبکه های کامپیوتری بطور چشمگیری بالا می رود. از این رو بهترین روش برای مدیریت اسناد، استفاده از سیستم مکانیزه مدیریت اسناد می باشد. اسناد و مدارک جاری یا بایگانی شده یک سازمان در حقیقت تاریخ و مکتوب و مستند و دارایی اصلی آن سازمان محسوب شده و بقا و تداوم حیات سازمان نیز تا حد زیادی به آنها بستگی دارد این اسناد نباید به سادگی در معرض خطر و استفاده های غیر مجاز قرار گیرند و در عین حال در صورت نیاز باید با سرعت هر چه بیشتر در دسترس قرار گرفته و به سهولت به دیگران منتقل شود . با پیشرفت تکنولوژی در عصر ارتباطات و فراگیر شدن کامپیوتر و اسکنر، اسناد به فایل های الکترونیکی تبدیل و در بانکهای اطلاعاتی ذخیره می شوند. توانایی نرم افزارها نیز ، امکان جستجو ، دسترسی و به روز کردن اسناد را به آسانترین وجه در اختیار کاربران قرار می دهد. مدیریت متمرکز، طبقه بندی صحیح و سهولت دسترسی، گردش صحیح و پیگیری دقیق، حفاظت مطلوب از اطلاعات و اسناد ، صرفه جویی در هزینه و به روز رسانی اسناد و ... از مزایای استفاده از سیستم مکانیزه مدیریت اسناد می باشد.

1- هدف
هدف از تدوین این دستورالعمل دستیابی و تحقق اهداف ذیل می باشد:
1- ایجاد سهولت در آرشیو، طبقه بندی و دسترسی به اطلاعات.
2- کاهش حجم بایگانی و امکان ذخیره الکترونیک اسناد با استفاده از آرشیو الکترونیکی.
3-  بالا بردن ایمنی اسناد.
4-  حذف عملیات تکراری و غیرضروری.
5- از بین رفتن مخاطرات ناشی از نگهداری و جابجایی اسناد.
6- به حداقل رساندن جابجایی فیزیکی کاربران جهت دستیابی به اسناد.
7- فراهم آوردن امکان انواع جستجو بر روی متن اسناد یا فیلدهای اطلاعات.
8- دسترسی به اطلاعات با سرعت و سهولت با امکان تعریف سطوح مختلف امنیتی.
9- امکان کنترل و نظارت مدیریت بر نحوه بایگانی و نحوه دسترسی کاربران مختلف به اسناد.
10- امکان تبادل اسناد به صورت الکترونیکی جهت افزایش سرعت دسترسی، سهولت در تکثیر با حفظ ایمنی و رعایت حدود دسترسی.
11- افزایش کارایی مدیران در تصمیم گیری و سرویس دهی و اطلاع رسانی بر اساس اطلاعات طبقه بندی شده.

2- ساماندهی فیزیکی

ساماندهی اسناد فنی عبارت است از جمع آوری ، طبقه بندی ، مقایسه و تنظیم لیست، بر اساس آخرین ویرایش اسناد موجود می باشد.

3- فرآیند بایگانی آرشیو الکترونیکی اسناد و مدارک فنی

4- الزامات

4-1- سخت افزار

سخت افزارهای مورد نیاز می تواند از قبیل ذیل باشد:

- کامپیوتر
- سرور
-  اسکنر A0 تا A4
- تجهیزات پشتیبان گیری

- ...

4-2- نرم افزار

نرم افزار های مورد نیاز سیستم مکانیزه اسناد فنی می تواند از قبیل ذیل باشد:
- سیستم مدیریت اسناد (Document Management System)
شاخص های مهم فنی این نرم افزار از قرار ذیل می باشد:
• قابلیت اجرای نرم افزار در محیط وب.

• رابط کاربری به روز و کاربرپسند.

• عدم محدودیت در سطوح طبقه بندی درختی اسناد.

• عدم محدودیت در تعداد آیتم های کاربرگ داده های هر سند.

• عدم محدودیت در اختصاص های Tagهای تجهیزات به هر سند.

• قابلیت کلید واژه نویسی در نرم افزار با حداقل 10 کلیدواژه.

• قابلیت انتساب صفحات مختلف یک سند به صورت فایلهای مجزا.

• قابلیت انتساب نسخه های مختلف یک سند با فرمت و ویرایش های متفاوت.

• قابلیت کپی سازی اطلاعات از یک سند به سند دیگر.

• قابلیت ثبت فعالیتهای کاربر (Event Logging)

• قابلیت نگهداری ویرایش های قبلی هر سند.

• قابلیت تغییر فیلد داده ها توسط کاربر Admin

• قابلیت انتخاب نرم افزار باز کردن فایلهای مختلف توسط کاربر یا استفاده از پیش فرض سیستم.

• قابلیت جستجو از طریق فیلد داده ها و کلیدواژه ها با ترکیبات منطقی مختلف.

• قابلیت جستجوی متنی در اسناد (OCR) با ترکیبات منطقی مختلف.

• قابلیت گزارش گیری از اسناد موجود بر حسب نوع سند ، سایز سند و ...

• قابلیت اصلاح یا ایجاد فرمت های گزارش گیری توسط کاربر مجاز.

• قابلیت تعریف سطوح دسترسی کاربران مختلف (حداقل 4 سطح)

• قابلیت درخواست سند جدید توسط کاربر.

• قابلیت ارائه کامنت روی سند موجود توسط کاربر جهت پیگیری توسط کاربر اسناد.

• عدم محدودیت در تعریف کاربر.

- نرم افزار اتوکد

- نرم افزار فیلتر و تمیز کاری

- نرم افزار اسکنر که دارای خصوصیات کامل اسکنر نظیر برش تصویر، حذف نویز، گردش تصویر، تشخیص صفحه خالی، اصلاح پس زمینه، تغییر فرمت و ... باشد.

- نرم افزار کاهنده سایز اسناد (پیشنهاد من سایت های آنلاین نظیر I LOVE PDF می باشد.

- نرم افزار تبدیل فرمت فایلها

- نرم افزار بانک اطلاعاتی نظیر Oracle 11g

- و سایر نرم افزارها بر حسب نیاز...

5-  روش بایگانی آرشیو الکترونیکی اسناد و مدارک فنی

- تحویل گیری اسناد .

- شناخت و بازنگری ساختار موجود مرکز اسناد و بهینه سازی آن .

- آماده سازی نسخه اصلی اسناد بر اساس ساختار بهینه (بر اساس ساختار درختی موجود در اسناد و بررسی اسناد موجود در آرشیو فنی که بایستی قبلا بررسی و تهیه گردد)

- استخراج اطلاعات و نمایه سازی اسناد (لازم به ذکر است که اصلی ترین و اساسی ترین بخش مکانیزاسیون اسناد فنی بوده و تاکید زیادی بر آن شده است در این قسمت باید کلیه اطلاعات فنی اسناد و چگونگی طبقه بندی و جداسازی صفحات اسناد توسط متخصصین مربوطه استخراج و به درستی در فرم نمایه درج گردد).

- تمیزکاری دستی اسناد (شامل ترمیم پارگی ها و پاک کردن خطوط اضافی و زدودن لکها تا حد امکان) و آماده سازی جهت اسکن.

- تصویر برداری و اسکن اسناد.

- فیلتر و تمیزکاری نرم افزاری اسناد اسکن شده (این کار بوسیله نرم افزارهای رایج انجام می گیرد).

- ورود اطلاعات (Data Entry) اطلاعات استخراج شده از داخل اسناد طی یک پروسه نرم افزاری که  شامل ورود اطلاعات ، انتصاب تصویر سند وارد سیستم DMS می شود.

 - بررسی و کنترل کیفیت اطلاعات ، ورود اطلاعات ، تصویر برداری ، انتساب.

6-  راه اندازی سیستم

- آموزش پرسنل مرکز اسناد برای استفاده از سیستم مکانیزه آرشیو اسناد.

- آموزش جستجو و مشاهده اطلاعات برای تمام کاربران واقع در سایت و استفاده کنندگان از اسناد.

- تحویل نهایی سیستم.