معرفی نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی ERP و انواع آن

برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) آخرین راه حلی است که در فناوری اطلاعات برای استفاده در برنامه های  تجاری در نظر گرفته است, نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) در صدد ارائه راه حل هایی برای یکپارچه کردن, ساده و موثر کردن عملکرد و جریان اطلاعات شرکت برای همکاری منابع یک سازمان ( نیروی انسانی, مواد, مالی , ماشین آلات) است.

به علاوه در سالهای قبل به این صورت بوده است که اجرای نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) فقط برای شرکت های بزرگ بین المللی و شرکت های سازمانی که هزینه بالایی دارند امکان پذیر بوده است.

امروزه در هند شرکت های زیادی از نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) استفاده می کنند و انتظار می رود در آینده نه چندان دور حدود 60%  از شرکت ها از یک یا چند بسته نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) استفاده کنند تا به سود رقابتی که مورد نظر دارند برسند.

چون ملزومات تجارت به طور طبیعی پیچیده است اجرای بسته نرم افزاری برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)  به شرکت های تازه تاسیس با توانایی های عملی برای ارزیابی , مهندسی دوباره فرآیندهای تجاری (BPR ( , نقشه برداری تجهیزات تجاری و بومی سازی بسته نرم افزاری برای تجهیزات خاص و مدارک احتیاج دارد.

دیر یا زود یک شرکت مبتدی بی اطلاع از نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) احساس می کند که از دور رقابت کنار گذاشته شده است.

در این مقاله نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) از دیدگاه های مختلف و در فضا های به خصوص که برای شرکت های مبتدی مناسب هستند, بررسی می شود.

 تکامل تدریجی نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) :

برای رشد در هر محیط تجاری، نیازهای زیر مطرح می شود:

ابتکار در کنترل قیمت
احتیاج به آنالیز قیمت ها/ درآمد تولید یا درآمد پایه مشتری
انعطاف پذیری برای پاسخ دادن به تغییر تجهیزات تجاری
آگاهی زیاد برای گرفتن تصمیمات تجاری
تغییرات در راه های انجام تجارت

دشواری در گرفتن اطلاعات درست و به موقع و فضای نا مناسب برای عملکرد پیچیده تجاری مشکلات , موانعی هستند که در هر تجارت رو به رشدی وجود دارد

  سیستم های اطلاعات مدیریت   MIS
  سیستم های اطلاعاتی یکپارچه   IIS
 سیستم های اطلاعاتی اجرایی     EIS
 سیستم های اطلاعاتی شرکتی   CIS
 سیستم های کل شرکت    EWS        
برنامه ریزی منابع مواد     MRP
 برنامه ریزی منابع  تولیدی   MRP II 
برنامه ریزی منابع مواد      MRP III

دلایل نیاز به نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP):

زمان و سرعت رشد نیازهای تجاری یک برنامه یا برنامه های دیگر و سیستم های برنامه ریزی برای برخورداری با این موانع و دستیابی به رشد تجهیزات معرفی می شوند.

بیشتر سازمان های دنیا متوجه شده اند که در تغییر سریع محیط ایجاد و نگهداری بسته نرم افزاری طراحی شده قدیمی که نسخه جدید و به روز آن فراهم شده غیر ممکن است.

درک نیاز های سازمان های کاربری مربوط به تعدادی از  شرکت های نرم افزاری برجسته باعث طراحی نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) شد.

 ویژگی های  نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP):

برخی خصوصیات کلی و کارهائی که نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) می تواند  برای سیستم های تجاری انجام دهد در زیر آمده است:

نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) سیستم های اطلاعاتی که تمام فضاهای عملکرد سیستم (مثل تولید و فروش و پخش, پرداخت, دریافت) پوشش می دهند را برای کمپانی های وسیع یکی می کند.

تهیه فهرست اموال, حساب ها, منابع انسانی و غیره

نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) فعالیت های مرکزی شرکت را انجام می دهد و سرویس دهی به مشتری را افزایش می دهد و در نتیجه تصویر ذهنی شرکت را بهبود می بخشد.

 

نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) وقفه های اطلاعاتی سراسر سازمان را از بین می برد.

نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) برای یکپارچگی سیستم ها نه فقط در یک قسمت بلکه در سراسر شرکت هایی که زیر نظر یک مدیریت هستند تولید شده است.

نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) تنها راه حل برای مدیریت بهتر پروژه است.

نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) به تولیدات اتوماتیک اجازه استفاده از آخرین تکنولوژی را می دهد مثل: سرمایه انتقالی الکترونیک EFT  , مبادله الکترونیکی داده ها EDI و اینترنت و اینترانت, کنفرانس های ویدیویی و تجارت الکترونیک و غیره

نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) بزرگترین مشکلات تجاری ار قبیل کمبود مواد, سرویس های مشتری و مدیریت پرداخت و مشکلات موجود افزایش سودآوری را از بین می برد.

نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) فقط تجهیزات متداول شرکت ها را مرتب نمی کند، بلکه فرصتی برای بهبود مداوم و جدید کردن عملکرد تجاری فراهم می کند.

 نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) ابزار های هوش تجاری مثل سیستم های پشتیبانی تصمیمات DSS , سیستم های اطلاعات اجرایی و گزارشی EIS ,  جستجوی اطلاعات و سیستم های اخطار اولیه Robot برای قادر ساختن مردم برای تصمیم گیری بهتر و بهبود بخشیدن به عملکردهای تجاری را تولید می کند.

اجزای نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP):

فروش و بازاریابی
برنامه ریزی برای  کارفرمایان
برنامه ریزی تجهیزات عمده
برنامه ریزی ظرفیت تجهیزات
صورت حساب مواد
خرید
کنترل روند خرید
محاسبه پرداخت/ دریافت
محاسبات منطقی
مدیریت پذیرش
محاسبات مالی

تهیه کنندگان نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP):

تعداد زیادی تهیه کننده نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) در بازار وجود دارد .
تعدادی از شرکت های بین المللی معروف ارائه دهنده تولیدات نرم افزاری برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) عبارتند از:

BANN
CODA
D&K
IBM
JD EDWARDS
MARCARN
ORACLE
PEOPLESOFT
PLATINUM
RAMCO
SAP
SMI
SOFTWARE 2000

مهندسی مجدد فرآیند تجاری (BPR) و نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP):

مهندسی مجدد فرآیند های تجاری لازمه پیش رفتن با ابزار قدرتمند برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) است.

قبل از استفاده از نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) باید مطالعه عمیق در زمینه طراحی مجدد فرآیندهای  تجاری داشته باشید.

طراحی مجدد فرآیند های تجاری کمبود های موجود در سیستم را مشخص کرده و و برای بالا بردن بهره وری سازمان تلاش می کند و منابع انسانی را بر اساس قسمت های موجود دوباره سازمان دهی می کند.

میزان کارایی خود را تحلیل کنید: رسیدگی به بعضی قسمت های نرم افزار می تواند آسان تر از قسمت های دیگر باشد. به طور کلی , سنجش قسمت هایی که برای اتوماتیک کردن فرآیندهایی مثل چاپ برچسب های حمل کالا و آگاهی دادن به مشتریان طراحی شده اند آسان تر از برپایی benchmark است. سنجش قسمت هایی بیشتر مشکل است که نشان می دهد یک کارمند با آن نرم افزار آشنایی ندارد.برای مثال اگر بررسی ها نشان دهد علیرغم قابلیت های اتوماتیک نرم افزار پیشرفت کمی در خطاهای مربوط به حمل کالا حاصل شده است, شما ممکن است نیاز داشته باشید دوباره از کارمندان کلیدی کمک بگیرید و از آنها بپرسید تا به شما نشان دهند که دقیقا چگونه از نرم افزار استفاده می کنند. کامرون می گوید "شرکت ها معمولا در فهم تاثیر تکنولوژی جدید بر فرآیندهای تجاری با شکست مواجه می شوند". کامرون می گوید " اگر یک شرکت تکنولوزی های جدید را بکارگیرد اما این تکنولوژی تاثیری در بهبود فرآیند های تجاری نداشته باشد, برای مثال اگر به اشتراک گذاری فایل ها هنوز هم با همان روش های پیشین انجام شود و یا هنوز هم از فرآیندهای دستی به جای نوع اتوماتیکی آن استفاده شود, نشان می دهد که نرم افزار توقعات آنها را برآورد نکرده است". فرآیند های کلی راه اندازی کنید: خانم تابز نوشته " اگر سازمان شما به بن بست رسیده , یک فرآیند بسیار عالی بکار نبرده اید,  اما اگر شما فرآیند های کلی را پس از پیاده سازی نرم افزار, بکار ببرید, با اختیار پیگیری که به شما داده می شود, می تواند به افزایش کارایی سازمان شما کمک کند." حفاظ اطلاعاتی و ذخیره داده بر روی دسک تاپ(desktop) یعنی جاهائی که در مواقع ضروری نمی توانند در دسترس باشند, نمونه ضعیف دیگری از فرآیند های تجاری است. مورد دیگری که می تواند داده ها را با خطر جدی مواجه کند, به وجود آمدن ایراد دقیقا در زمان نصب نگارش جدید نرم افزار (upgrade) امنیتی و یا استفاده از رمزهای عبور (password) ساده ای است که براحتی حدس زده می شوند. فرآیند های عملی که شما معمولا از آنها استفاده می کنید در این بحث کمتر اهمیت دارند. فرآیندهای تجاری در شرکت ها متفاوت است, حقیقت این است که آنها به صورت کلی پیگیری نخواهند شد. به کارمندان اطلاع دهید که در صورت تبعیت نکردن از موارد بالا خودشان را به خطر خواهند انداخت. یک حلقه آموزشی پیوسته ایجاد کنید: اغلب شرکت ها با پذیرش آموزش پیاده سازی یک تکنولوژی گران قیمت، از میزان هزینه ها و تعداد کارمندان می کاهند. اما هنگامی که کارمندان بدلیل نداشتن آموزش های لازم, در استفاده از همه ویژگی های نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) با شکست مواجه می شوند و یا به دلیل مقاومت در برابر تغییرات ,تا زمانیکه شما فقط از یک قسمت از قابلیت های آن استفاده می کنید, مزایای نرم افزار در طولانی مدت از بین خواهد رفت. با توجه به این نکات شما باید برای محافظت از سرمایه تکنولوژی به آموزش های پایه ای برگردید. تابز می گوید "شما نیاز به یک حلقه بازخور (feedback) پیوسته دارید, به آن برگردید و با کاربر نهایی (end user) صحبت کرده و به فاصله اطلاعاتی پی برده و صحیح ترین عمل را انتخاب کنید. اگر کاربر نهایی (end user) شما احساس کند که نرم افزار اشکال دارد آن احساس واقعی است. خود را برای اشکالات امنیتی اجتناب ناپذیر آماده کنید: بیشتر شرکت ها با ایراد امنیتی در بعضی قسمت ها مواجه خواهند شد.اگر عملیات شما ناگهان متوقف شود این ایراد لزوما از تکنولوژی نیست. حوادث ناگوار طبیعی, مشکلات امنیتی و حتی یک تغییر در چرخه تجاری می تواند سیستم های سرویس دهنده و برنامه های کاربردی شما را تحت تاثیر قرار دهد, آیا شرکت شما برای رفع و رجوع این پیامدها آماده است؟ شما برای پوشش این وقایع, به یک طرح ویژه نیاز دارید. مشاور Rod Hansen تحلیل گر نرم افزار برای راهکارهای تجاری مایکروسافت شرکت Solomon می گوید " از اینجا شروع کنید که چه چیز ممکن است به وجود آورنده این وقایع باشد؟سپس شما می توانید طرحی برای آن چیزهائی که اعتقاد دارید از کنترل شما خارج شده اند مثل شرایط آب و هوائی و سرقت های احتمالی, ایجاد کنید." برای مثال "بگوئید شرکت شما داده های از دست رفته را به عنوان تنها عامل خطر مشخص کرده است." در این موارد, تهیه نسخه پشتیبان (backup) به صورت دوره ای از داده ها باید در اولویت قرار گیرد. هانسن توضیح می دهد " اگر شما نسخه پشتیبانی از داده ها تهیه نکنید خود را به خطر بزرگی انداخته اید " برای پیاده سازی ERP در شرکت به چه نکاتی توجه کنیم؟ اولین نکته ای که پیاده سازی ERP در شرکت اهمیت پیدا می‌کند وجود پشتیبانی عالی مدیریت از این کار است. مدیریت شرکت از یک پارچه سازی شرکت حمایت کند بدون آنکه نیاز داشته باشد، تک تک جزئیات تاخیر پروژه ها را بررسی کند، با استفاده از ERP می تواند مشکلات را متوجه شود و در صدد رفع آنها بر بیاید. نکته بعدی که باید در استفاده از سیستم یکپارچه سازی منابع مورد توجه قرار بگیرد آماده سازی یک لیست واضح و روشن از نیازهای فروشگاه یا مجموعه می باشد. برای این منظور شما باید دامنه پروژه های کاری خودتان را طور دقیق مشخص کنید و به ویژه بر روی فرآیندهای خاص تجاری و نیازهای سیستم خودتان توجه داشته باشید. در نظر داشته باشید برای اینکه سیستم یکپارچه سازی به خوبی انجام شود حتماً مدیریت ارشد و فناوری اطلاعات و کاربران را به خوبی با آن درگیر نمایید. اگر مجموعه شما از طریق موبایل و سیستم عامل های تلفن همراه هم کاربر دارد به هیچ وجه نباید آنها را فراموش کنید.البته برای اینکه سیستم یکپارچه سازی خودتان را بر روی تلفن های همراه هم قرار دهید توجه داشته باشید که از ایمن بودن اطلاعات خودتان در آن فضا اطمینان کامل را پیدا کنید. نکته دیگری که در مورد پیاده سازی ERP در شرکت باید مورد توجه قرار دهید این است که به هیچ وجه تعاریف مورد نیاز خودتان را به صورت ضعیف و بد بر روی سیستم اجرا نکنید. این مورد ممکن است باعث شود کاربران شما در انتخاب یک موضوع یا یک مورد دچار اشتباهات عجیب می شوند. نکته دیگری که کارشناسان ERP برای پیاده سازی این سیستم حتماً از افراد متخصصی کمک بگیرید که با صنعت شما آشنایی داشته باشند. توجه داشته باشید اگر از این نکات در پیاده سازی سیستم یکپارچه سازی منابع مدیریت به خوبی استفاده کنید، بازدهی آن به شدت بالاتر می رود و سودآوری آن هم برای شما بیشتر است. از نکات و موارد مهم دیگری که در پیاده سازی ERP در شرکت های ایرانی باید به آن توجه داشته باشید، دریافت کردن مراجع است. شما باید هنگامی که کاربر به سیستم شما مراجعه می کند، حداقل سه منبع و مرجع را از او بخواهید و در صورتی که نتواند حداقل سه مرجع را برای شما معرفی کند نباید به او اجازه استفاده از سیستم یکپارچه سازی منابع را دهید.از همان ابتدا که نسبت به پیاده سازی ERP در ایران اقدام می کنید، به این مورد توجه داشته باشید که کشور ما در تحریم به سر می برد و ارتقاء نسخه به نسخه سیستم کار آسانی نیست و حتی اگر امکان پذیر هم باشد هزینه بسیار زیادی برای شما به همراه دارد پس از همان ابتدا سفارشی سازی مورد نیاز خودتان را بر اساس شرایط شرکت برای پیکربندی و استقرار سیستم یکپارچه سازی منابع در نظر بگیرید تا در آینده نیاز به ارتقاء سیستم نداشته باشید. البته این حرف ما بدین معناست که در کنار استاندار بودن سیستم سعی کنید آن را متناسب با نیازهای شرکت خودتان طراحی کنید. یکی از ویژگی های مهمی که‏ ERP  از آن برخوردار می باشد این است که در صورت هرگونه تغییر در مرتبه سازمانی افراد و یا شرح وظایف آنها، می تواند آن ها را در سیستم یکپارچه سازی منابع به سرعت تغییر دهد اما برای این تغییر نیازمند مدیریت مناسب شما هم است. همچنین شما با استفاده از ‏ERP می‌توانید متوجه شوید که، این تغییرات اعمال شده در سازمان آیا مفید بوده یا نه. نکته بسیار مهم دیگری که در پیاده سازی ERP باید به آن توجه داشته باشید این است که، بهترین افراد خودتان را برای این کار در نظر بگیرید و تنها به سراغ بهترین متخصصین آی تی در مجموعه خودتان نروید، چراکه نرم‌افزاری که قصد یاد کردن آن را دارید باید متناسب با شرایط کل شرکت باشد در صورتی که این کار را انجام ندهید تمام انرژی و وقت و هزینه‌ای که صرف این کار کرده‌اید نتیجه مناسبی به همراه نخواهد داشت. البته برای اینکه افراد دیگر هم بتوانند به خوبی با سیستم یکپارچه سازی ERP  فعالیت کنم باید زمان و منابع و مربیان مجرب را برای آموزش آنها انتخاب کنید و یک سیستم پشتیبانی خوب هم که از متخصصین حوزه کامپیوتر و آیتی است، برای سیستم ای آر پی در نظر بگیریم تا در صورت وجود مشکلات نرم افزار و کامپیوتری بتوانند به کارمندان شما کمک کنند. متداول ترین روش های پیاده سازی ERP با توجه به کاربردهای زیادی که ERP در یکپارچه سازی منابع سازمانی ایفا می کند، روش های پیاده سازی ERP انواع مختلفی هستند و دارای تنوع زیادی می باشند. ما سعی می کنیم متداول‌ترین روش های پیاده سازی ERP را خدمت شما معرفی کنیم. اولین روشی که قصد معرفی آن را به شما داریم، روش راه حل جامع است که توسط ارنست و یانگ ارائه شده‌اند که در ۳ فاز عملیاتی می شوند. فاز اول در این روش، پیشنهاد ارزش نام دارد که برای ایجاد اطمینان از روش به کار رفته برای کسب و کار شما مناسب می باشد. دومین فاز در این شیوه، ارزیابی آمادگی سازمان برای تغییرات است در قالب چند سوال برای تخمین میزان تغییر پذیری افراد انجام می شود. آخرین فاز ارزش افزوده حاصل از پیاده سازی است که در دوره های زمانی کوتاه مدت و بلند مدت، عامل اصلی موفقیت پروژه محسوب می شود و باید روی آن دقت زیادی حاصل شود. یکی دیگر از روش های پیاده سازی ERP،  روش ASAP  نام دارد که این روش نیز در شش فاز عملیاتی می‌شود. در فاز اول ابتدا باید آماده سازی پروژه انجام شود و یک برنامه ریزی مناسب و هماهنگی در سازمان ایجاد شود. در فاز دوم این روش مدل سازی مناسب برای کسب و کار تعریف شود. در فاز سوم نیز مدل سازی آماده شده باید با واقعیت تطبیق داده شود و یک فرآیند دو مرحله ای برای پیکربندی سیستم شروع شود. در فاز چهارم هم باید، اعتبار لازم برای پیاده سازی و آزمایش مدل مشخص شود. در فاز پنجم و ششم هم آماده سازی نهایی سیستم و همچنین پشتیبانی مناسب از آن باید صورت پذیرد. اما سومین روشی که برای پیاده سازی ERP، به شما پیشنهاد می کنیم، FAST TRACK، نام دارد. این روش نیز در پنج مرحله انجام می‌شود که در فاز اول آن، پروژه و برنامه ریزی مربوط به آن باید تعریف شود. در فاز دوم، اهداف شرکت از استفاده از این سیستم باید مشخص گردد. در مرحله سوم این روش هم، نسبت به طراحی و توسعه نرم‌افزاری اقدام می‌شود. در فاز چهارم این روش از روش های پیاده سازی ERP، پیکربندی لازم برای آزمایش و یکپارچگی نرم افزار باید انجام شود و در مرحله آخر هم سیستم مورد آزمایش نهایی قرار می گیرد تا شرایط آن مورد بررسی واقع شود.