شناسایی و ردیابی محصول (Traceability) مطابق با الزامات ISO 9001

شناسایی و ردیابی محصول در استانداردهای مدیریتی ازجمله استاندارد ایزو 9001 و استاندارد ملی محصول برای محصولات و خدمات الزام شده است.

سازمان‌هایی که استانداردهای مدیریت یا استاندارد محصول را استقرار داده‌اند باید الزامات مرتبط با شناسایی و ردیابی محصول را طرح‌ریزی و اجراء نمایند.

شناسایی و ردیابی محصول

الزامات استانداردهای مدیریتی

• بند 7–5–3 شناسایی و ردیابی محصول در استاندارد ISO 9001:2008
• بند 8–5–2 شناسایی و ردیابی محصول در استاندارد ISO 9001:2015

شناسایی و ردیابی محصول در استانداردهای مدیریتی بر موضوعات ردیابی محصول چنانچه الزام باشد، وضعیت محصول ازنظر الزامات پایش و اندازه‌گیری و شناسایی محصول در تمام مراحل تحقق محصول تأکید می‌نماید در ادامه این موضوعات تشریح می‌شود.

ردیابی محصول

در بسیاری از موارد، ازجمله برای جلوگیری از مخلوط شدن غیرعمدی محصولات، ایجاد سوابق، مطابقت دادن محصولات با مدرکی که آنها را تشریح می‌کند و نهایتاً آنچه که بر اساس همه فعالیت‌های افراد است، یعنی ایجاد ارتباط و شناسه محصول نقش اصلی را ایفا می‌نماید.

بدون بهره‌گیری از کد، شماره، برچسب، اسم و شکل‌های دیگر شناسایی محصول یا خدمات امکان‌پذیر نمی‌باشد
قابلیت ردیابی محصول به قصد ایجاد امکان دنبال کردن یک مورد در طول فرآیند مطرح می‌شود که ممکن است به نقطه‌ای پیش یا پس از آن مورد، در خط سیر آن منجر شود. برای رسیدن به علل ریشه‌ای بروز مسائل، نیاز به ردیابی وجود دارد اگر سوابقی که تاریخچه محصول را بیان می‌کند در دست نباشد، تکرار وقوع آنچه بر محصول گذشته، اجتناب‌ناپذیر است.

قابلیت ردیابی، کلید اقدام اصلاحی است هرچند استاندارد آن را تنها در صورت الزام بودن ( الزام از طرف مشتری، الزام قانونی یا خود سازمان)، ضروری می‌داند. ارزیابان جهت تعیین مطابقت با استاندارد، رد آن را در زنجیرهای از ممیزی جستجو می‌کنند. این روش ممیزی، تنها با استفاده از اصول ردیابی امکان‌پذیر است.

قابلیت ردیابی محصول، با کدگذاری اقلام و ثبت همان کد در سوابق ذیربط ایجاد می‌شود، به نحوی که بتوان در هر زمان از عمر آن کالا یا خدمت و با استناد به سوابق، آن را تعقیب کرد. در این جستجو اگر کالا یا خدمت موردنظر از کنترل شما خارج شود، زنجیره ان به سهولت گم خواهد شد.

به عنوان مثال اگر دستگاهی را به سازمانی امانت دهید که پس از مدتی آن را باز پس دهند، در صورتی که سابقه‌ای که گواهی کند با آنچه کرده‌اند ارائه نشود، هیچ اطمینانی از این که دستگاه باز پس داده‌شده و در واقع همان است که امانت‌داده بودید، در میان نخواهد بود، مگر این که دستگاه موردنظر از برخی از ویژگی‌های قابل‌تشخیص، برخوردار باشد. جایی که عملیات انجام‌شده برویان دستگاه گواهی نشده باشد تاریخچه بازرسی آن فاقد اعتبار خواهد بود. قابلیت ردیابی تنها زمانی مفید است که زنجیره ان کامل باشد چون کامل نگه‌داشتن زنجیره ممکن است هزینه‌بر باشد، سیستم ردیابی باید به دقت سبک و سنگین شود تا مقرون به صرفه باشد. نگهداری یک سیستم ردیابی پیچیده برای چیزی که یکبار در عمر آن اتفاق می‌افتد که بدان نیاز پیدا کنید اهمیت کمی دارد، مگر این که بقاء جامعه یا بقاء شما، به ان بستگی داشته باشد.

ممکن است دستورالعمل یا روش اجرایی جداگانه‌ای جهت برآورده سازی این الزامات توسط سازمان مدون شود.

ردیابی محصول می‌تواند از طریق روش‌های زیر صورت گیرد:

• ردیابی محصولات سفارشی از طریق شماره سفارش یا پروژه صورت می‌گیرد
• ردیابی محصولات با تولید پیوسته از طریق شماره بچ یا Lot No با کارت همراه یا کارت ردیابی و ثبت سوابق تولید و کنترل کیفی در کارت انجام می‌شود.
• ردیابی از طریق شماره بارکد
• و…

مثال: در تولید قطعات پلاستیکی در فرآیند تزریق، ردیابی از طریق سال و ماه تولید صورت می‌گیرد بدین‌صورت که ماه، سال و حتی هفته تولید در محل مشخص‌شده روی قالب با سنبه، علامت زده می شو دو سال، ماه و هفته تولید در قسمت داخل قطعات تولیدی در زمان فرآیند تزریق حک می می‌شود.

شناسایی محصول

استاندارد ایزو 9001، به شناسایی محصول در موارد مقتضی اشاره نموده است، در صورتی که محصولات آنقدر متفاوت هستند که احتمال مخلوط شدن سهوی آن نباشد، نیازی به شناسایی محصول نیست. به‌هرحال بهتر است محصول شامل مواد اولیه در انبار، محصول نیمه ساخته و محصول نهایی با نام یا کد از طریق برچسب یا کارتی شناسایی شود. در صورتی که اموال مشتری در فرآیند تحقق محصول به کار گرفته شود شناسایی اموال مشتری الزام می‌باشد.

وضعیت پایش و اندازه‌گیری محصول

این الزام استاندارد ایزو 9001، قابلیت تمیز دادن محصول منطبق از محصول نامنطبق و وضعیت تصدیق را فراهم می‌نماید
شناسایی وضعیت پایش و اندازه‌گیری محصول از روش‌های مختلف زیر می‌تواند انجام شود:

•  استفاده از برچسب یا پا پلاک‌های رنگی نظیر برچسب در انتظار بازرسی، محصول تأیید شده، ضایعات، اجازه ارفاقی و…
• تعیین وضعیت پایش و اندازه‌گیری محصول با امضاء یا مهر مجاز بر وی فرم‌های مشخص‌شده.
• استفاده از مهرهای خاص یا بارکد بجای امضاء و درج بر روی فرم‌ها یا محموله

پایش و اندازه گیری محصول در ایزو 9001

به منظور انطباق محصول با الزامات تعیین شده، روش های پایش و اندازه گیری محصول باید در سازمان تدوین شود در استاندارد های مدیریتی ازجمله ایزو 9001 بر پایش و اندازه گیری محصول تاکید شده است.
کنترل کیفیت در ایزو 9001 در مراحل ورود محصول، حین فرآیند تولید محصول یا ارائه خدمات و محصول نهایی یا ارائه خدمات کاربرد دارد.
در این مطلب سعی شده است تا به صورت مختصر، اقدامات موردنیاز جهت پایش و اندازه گیری محصول تشریح شود.

در استاندارد ایزو 9000، اصطلاح محصول، ماحصل فرآیند تعریف‌شده است بنابراین اقلام ورودی، محصول نیمه ساخته، محصول نهایی و خدمات ارائه‌شده تمامی محصول می‌باشند.
پایش و اندازه گیری محصول در ایزو 9001 دربندهای مختلفی مشخص شده است.

کنترل کیفیت در ایزو 9001 – استاندارد ISO 9001:2008

• بند 8–2–4 پایش و اندازه گیری محصول
• بند 7–5–1 کنترل تولید و ارائه خدمات
• بند 7–5–2 صحه‌گذاری فرآیندهای تولید و ارائه خدمات،
• بند 8.3 کنترل محصول نامنطبق

کنترل کیفیت در ایزو 9001 – استاندارد ISO 9001:2015

• بند 8-5-1 -کنترل تولید و ارائه خدمات
• بند 8-5-2 شناسایی و ردیابی
• بند 8-6 ترخیص محصولات و خدمات
• بند 8–7 کنترل خروجی‌های نامنطبق

ابتدا ایستگاه‌های بازرسی، معیارهای پذیرش محصول یا خدمات و … مطابق الزامات قانونی، مشتری یا الزامات درون سازمانی در طرح کیفیت محصول شامل برنامه کنترل، دستورالعمل های بازرسی مشخص می‌شود سپس بر اساس معیارهای پذیرش مشخص شده کنترل بر روی محصول و خدمات صورت می‌گیرد.

پایش و اندازه‌گیری محصول یا خدمات

پایش و اندازه گیری محصول در واحدهای تولیدی توسط کارکنان کنترل کیفیت بر اساس برنامه کنترل یا دستورالعمل بازرسی صورت می‌گیرد و در سازمان‌های خدماتی این نظارت از طریق چک لیست‌هایی توسط مسئولین انجام می‌شود.

پایش و اندازه گیری محصول و خدمات ورودی
محصولات تأمین شده توسط تأمین کنندگان باید در بدو ورود به سازمان در محل قرنطینه نگهداری شده و پس از انجام بازرسی یا آزمایش توسط کنترل کیفیت، وارد انبار شود.
تصدیق محصول ورودی می‌تواند به روش‌های دیگری نیز صورت گیرد:

•  تصدیق محصول خریداری‌شده در محل تأمین کننده
• اخذ تأییدیه های کیفی از تأمین کننده مبنی بر انطباق با الزامات تعیین‌شده، در این صورت نمی‌توانید تمام بازرسی‌ها محصول ورودی را کاهش دهید، مجوز  تنها این امکان را فراهم می‌سازد که میزان بازرسی‌ها را کاهش دهید.
• ارزیابی محصول توسط تأمین کننده معتبر یا آزمایشگاه معتبر، تصدیق مستقلی را فراهم می‌سازد که می‌تواند جایگزین بازرسی اقلام دریافتی توسط شما شود، مشروط بر اینکه تأمین کننده تحت کنترل باشد.
• ارائه داده‌های آماری از فرآیند تولید یا ارائه خدمات تأمین کننده که نشان دهند کیفیت تحت کنترل می‌باشد، تحلیل این داده‌ها بر مبنای تضمینی که از ارزیابی در محل به دست آورده‌اید، می‌تواند اطمینان کافی از کیفیت قطعه را برای اجازه ترخیص برای سازمان به وجود آورد.
• در صورتی که قادر به تصدیق برآورده شدن الزامات مشخص‌شده نمی‌باشید، لازم است شواهدی را فراهم سازید که نشان دهد یا محصول مرحله بازرسی اقلام دریافتی شما را پشت سر گذاشته یا توسط فروشنده گواهی شده است.

در زمان خرید خدمات از تأمین کنندگان وضعیت متفاوت می‌باشد، زیر دیگر نمی‌توان با خدمات همانند محصول رفتار نمود در این حالت باید اطمینان یابیم که نیروی کار با الزامات شما مطابقت دارد و سپس از آن استفاده کنید این نوع بازرسی شامل تصدیق مواردی چون صلاحیت، مهارت و دانش کارکنان و اطمینان یافتن از صحت ادعای آنها می‌باشد. این نوع بازرسی می‌تواند منوط به بررسی شواهد مکتوب مانند گواهی نامه‌ها شود ولی ممکن است تمایل به نظارت بر عملکرد نیز باشید زیرا کار افراد را خریداری نمودید نه خود کارکنان را. از این رو نمی‌توانیم به طور کامل از مناسب بودن آنان اطمینان حاصل نمایید مگر این که عملکرد آنان ارزیابی شود، لذا ضرورت دارد سوابق کارکنان و عملکرد آنها تا پایان دوره قرارداد نگهداری شود.

پایش و اندازه گیری محصول و خدمات در حین فرآیند

پایش و اندازه گیری محصول در حین فرآیند به منظور تصدیق خصوصیات و ویژگی هایی انجام می‌گیرد که پس از فرآوری یا مونتاژ از دسترس خارج می‌شوند هنگامی‌که محصولی را تولید می‌کنید که متشکل از اجزای متعدد، تعدادی زیرمجموعه، مجموعه، دستگاه، تجهیزات و زیر سیستم است. اگرچه هر یک از بخش‌های تشکیل‌دهنده در معرض بازرسی نهایی قرار می‌گیرند، به دلایلی که گفته شد ممکن است بازرسی در حین فرآیند نیز لازم باشد.

پایش و اندازه گیری محصول و خدمات در حین فرآیند از طرق زیر صورت گیرد:

• بازرسی‌های کنترل کیفیت در ایستگاه‌های بازرسی، پس از تولید محموله موردنظر با توجه به بچ تعریف‌شده صورت می‌گیرد و سپس اجازه ترخیص به مرحله بعد داده می‌شود مثلاً محصولات نیمه ساخته در داخل پالت ریخته شده و در انتهای کار به‌ صورت نمونه‌ای از بچ تولیدی نمونه‌برداری و کنترل می‌شود.
• بازرسی‌های ساعتی کنترل کیفیت بر محصولات تولیدشده
• کنترل مشخصه‌های فرآیند محصول نظیر مشخصه دما، سرعت نوار نقاله و…
• کنترل محصول تولیدی از طریق بازرسی‌های حین فرآیند اپراتورهای تولیدی
• به کار گیری روش های آماری در مشخصه‌های محصول یا فرآیند جهت پیشگیری از بروز محصول نامنطبق، نظیر نمودار کنترل فرآیند آماری X-R
  و…

پایش و اندازه گیری محصول نهایی

قبل از ارسال محصول یا پس از ارائه خدمات، پایش و اندازه گیری محصول صورت می‌گیرد بجای عبارت بازرسی محصول نهایی عبارت پذیرش محصول مناسب تر می‌باشد و بیشتر هدف بازرسی را منعکس می‌نماید نه مرحله زمان انجام آن را.

پایش و اندازه گیری محصول می‌تواند به روش‌های زیر صورت گیرد:

• آزمون عملکرد محصول می‌تواند در آزمایشگاه در درون سازمان یا توسط آزمایشگاه معتبر انجام شود.
• نتایج پایش و اندازه گیری محصول از طریق کنترل مشخصه‌های محصول.

در صورتی که محصول توسط سازمان در محل مشتری نصب می‌شود، می‌توان پس از نصب محصول نیز عملکرد محصول را پایش و اندازه‌گیری نمود. در صورتی که تعیین تکلیف محصول نامنطبق ، دوباره‌کاری باشد، محصول نامنطبق پس از اصلاح نیز باید مورد تصدیق مجدد قرار گیرد.

به منظور ثبت و نگهداری سوابق مرتبط با پایش و اندازه‌گیری محصول، سازمان باید فرم‌های مرتبط با پایش و اندازه گیری محصول ورودی، حین فرآیند و محصول نهایی را مشخص نموده و سپس بازرسی‌ها بر اساس این فرم‌ها اجراء شود.