تفاوت اتوماسیون اداری با سیستم ERP

با رواج سیستم های نرم افزاری سازمانی مدیریت مکاتبات اداری و فعالیت های واحدهای مالی، فروش، منابع انسانی، انبار، اموال و غیره از طریق نرم‌افزار گسترش یافت. اما در سال‌های ابتدایی تحولات دیجیتال این سیستم‌ها و نرم افزارها به صورت جزیره‌ای و جدا از هم پیاده‌سازی شده بودند و ارتباط آنها به سختی انجام می‌شد. نیاز به مدیریت یکپارچه این سیستم ها باعث توسعه نسل جدیدی از نرم افزارهای یکپارچه سازمانی شد که ERP نامیده می‌شوند.

برنامه‌ریزی منابع سازمانی (Enterprise resource planning) (به اختصار ERP)، شامل طیف وسیعی از فعالیت‌ها است که از طریق سیستم های نرم افزاری به بهبود عملکرد یک سازمان منتهی می‌شود. آنچه نرم افزار ERP خوانده می‌شود، مجموعه ای از زیر سیستم های یکپارچه است که تمام داده‌ها و فرایندها را در قالب یک بانک اطلاعاتی مدیریت می‌کند.

اتوماسیون اداری به این مفهوم بخش مهمی از ERP است. خصوصا در سازمان های دولتی و بخش عمومی که فاقد سیستم های مدیریت تولید و حسابداری زنجیره تامین هستند. در اغلب سازمان‌های عمومی و دستگاه‌های دولتی تا سال‌ها انجام امور مربوط به درخواست‌های حوزه های لجستیک، مالی و منابع انسانی از طریق سیستم مکاتبات اداری و در غالب نامه در سازمان گردش داشت. با توسعه نرم افزارهای خاص منظوره این حوزه‌ها و امکانات مهمی که برای گزارشات اختصاصی ایجاد می‌کردند، اتوماسیون اداری به چرخه مکاتبات رسمی محدود شد.

بسیاری ازERP های موفق ایرانی بر پایه یک نرم افزار پرقدرت اتوماسیون اداری شکل گرفته اند و از بانک اطلاعات یکسانی برای تعاریف کاربران، دسترسی‌ها و اطلاع رسانی‌های درون سازمان بهره می‌گیرند. یکپارچگی سیستم‌های مختلف و امکان تهیه گزارشات تجمیعی از آنها منابع زیادی برای سازمان ایجاد می‌کند و با بهره‌برداری بهینه منابع سازمانی، موجب بهره وری، سودآوری و موفقیت سازمان می‌شوند.