روش نوشتن دستورالعمل و رویه کاری (Procedure)

هدف از تدوین دستورالعمل کاری

ساختار تدوین دستورالعمل کاری ، می تواند همراه با متن، نمودارها، جداول ، تصویر و  یا ترکیبی از آن‌ها و یا هر روش دیگری، متناسب با نیازهای سازمان، کمپانی و یا محصول و هدف خاصی تعریف شود.

دستورالعمل کاری فعالیت‌هایی را تشریح می‌نماید، در هر فرآیند ممکن است یک یا چند دستورالعمل کاری (Procedure) تعریف شود.

دستورالعمل‌های کاری بایستی برای تشریح نحوه انجام تمامی کارهایی که نبودن دستورالعمل می‌تواند بر انجام آن‌ها تأثیر نامطلوب بگذارد، تهیه شود. (مانند رویه نصب و راه اندازی یا رویه بازرسی و آزمون)

ساختار، فرمت و میزان جزئیات دستورالعمل‌های کاری بایستی متناسب با نیازهای پروژه و محصول باشد و به پیچیدگی کار، روش‌های مورد استفاده، آزمون های انجام شده، مراحل کاری، ابزار و نفرات بخصوص و ... بستگی دارد و می تواند از یک دستورالعمل ساده تا یک دستورالعمل چندین صفحه ای پیچیده تهیه شود.

به‌ عنوان‌ مثال:

ساختار دستورالعمل‌های کاری می‌تواند با ساختار روش‌های اجرایی  متفاوت باشد.

گرچه برای دستورالعمل‌های کاری ساختار یا فرمت خاصی الزام نشده است ولی معمولاً بایستی دامنه کار و اهداف را بیان نمایید و به روش‌های اجرایی مدون مرتبط نیز ارجاع دهید. جدا از این‌که هر فرمت یا ترکیبی انتخاب شود، دستورالعمل کاری بایستی مطابق با ترتیب یا توالی عملیات باشد و الزامات و فعالیت‌های مرتبط را به‌دقت و به ترتیب ارائه نماید.

به‌منظور کاهش سردرگمی و عدم اطمینان، بهتر است ساختار و فرمت ثابتی برای دستورالعمل های کاری در سازمان یا کمپانی خود تعیین نمایید.

 پیشنهاد می‌شود متناسب با شرایط سازمان خود، تمامی دستورالعمل ها با پیروی از یک فرمت و کاور شیت تهیه و ارائه شوند.

ساختار تدوین دستورالعمل ایزو

در ساختار نگارش دستورالعمل ایزو، باید موضوعات زیر مدنظر قرار گیرد:

1- استاندارد نمودن ظاهر دستورالعمل:

• صفحه روی جلد دستورالعمل

صفحه روی جلد دستورالعمل با ظاهری آراسته و متناسب با موضوع و محصول یا خدمات مورد نظر، شامل اطلاعات عنوان مدرک، کد (شماره) مدرک، شماره ویرایش (Revision No)، تاریخ ایجاد، مشخصات بازنگری، مشخصات پروژه مورد نظر و ... با در نظر گیری تهیه‌کننده، تائید کننده و تصویب‌کننده (مطابق فرمت صفحه اول کاور شیت مدارک مهندسی پروژه)

• تعیین هدر و فوتر در سایر صفحات

استاندارد نمودن هدر، شامل:

• • تعیین محل قرارگیری لوگوی سازمان و سایرین (مطابق دستورالعمل پروژه و یا قرارداد، در صورت وجود).
  • تعیین محل قرارگیری عنوان سند در هدر تعیین محل قرارگیری کد مدرک ، ویرایش مدرک ، شماره صفحه و ... (مطابق کاور شیت و Title Block پروژه یا سازمان و کمپانی)

استاندارد نمودن فوتر:

• • تعیین محل قرارگیری شماره صفحه
  • تعیین محل قرارگیری مشخصات شرکت در صورت نیاز و یا محفوظ بودن حق کمپانی تولید کننده مدرک

2-شناسه منحصربه‌فرد یا کد دستورالعمل (Procedure Number)

کد دستورالعمل باید بر اساس ساختار کدینگ مستندات تعیین‌شده و کد مدرک بر روی صفحه روی جلد و در صورت نیاز بر روی هدر یا فوتر هر صفحه لحاظ شود. (مطابق دستورالعمل پروژه)
دستورالعمل‌های کاری بایستی دارای عنوان و شماره منحصربه‌فرد باشند.

3-بازنگری، تصویب و تجدیدنظر (Revision)

شواهد بازنگری، تصویب، وضعیت و تاریخ تجدیدنظر دستورالعمل بایستی مشخص شود (بوک مارک و رویژن مارک شوند) 

4- اجزای اصلی ساختار نگارش دستورالعمل کاری

هدف یا مقصود (Purpose):

مقصود از دستورالعمل بایستی بیان شود.

به‌عنوان‌مثال:

هدف دستورالعمل کار با دستگاه: تشریح تنظیمات، مراحل انجام کار، تمیزکاری و ایمنی دستگاه و هرکاری که مقرر است با این دستورالعمل به انجام برسد.

دامنه کاربرد (Scope):

دامنه کاربرد دستورالعمل بایستی حوزه‌هایی که قرار است پوشش داده شوند را مشخص نماید.

به‌عنوان‌مثال:
جهت تعیین دامنه کاربرد دستورالعمل کار با دستگاه، ذکر نام دستگاه کفایت می‌کند.

مسئولیت‌ها (Responsible)

مسئولیت انجام فعالیت‌ها، به صورت مشروح در بخش شرح فعالیت‌های دستورالعمل مربوطه مشخص شده است، در این قسمت می‌توان مسئولیت‌ها را به‌صورت مختصر ذکر نمود.

به‌عنوان‌مثال در دستورالعمل کار با دستگاه:

• مسئولیت تنظیمات دستگاه قبل از شروع کار دستگاه بر عهده مسئول تولید است.
• مسئولیت کار با دستگاه مطابق مراحل تعریف‌شده بر عهده اپراتور تولید است.
• مسئولیت تمیزکاری دستگاه در پایان روز کاری بر عهده اپراتور است.

شرح فعالیت‌ها (Methods ، Description، Activities، ...)

میزان جزئیات مندرج در دستورالعمل کاری معمولاً می‌تواند برحسب پیچیدگی فعالیت‌ها، نوع محصول، روش‌های مورد استفاده، سطح مهارت‌ها و آموزش های لازم برای افرادی که فعالیت‌ها را انجام می‌دهند و ...  متفاوت خواهد بود.

دستورالعمل‌های کاری بایستی فعالیت‌های مهم را تشریح نماید از درج جزئیاتی که منجر به کنترل بیشتر بر فعالیت نمی‌گردد اجتناب نمایید.
فعالیت‌های انجام کار، قدم به قدم (به ترتیب) و با جملات ساده و روان تشریح شود.
در دستورالعمل‌هایی که شرح فعالیت به‌صورت تصویری (عکس، نمودار یا جدول) می باشد، بهتر است روش درست انجام دادن کار یا روش اشتباه انجام دادن کار در کنار هم با تصویر نمایش داده شود.
ارائه آموزش می‌تواند منجر به کاهش نیاز به دستورالعمل کاری با جزئیات زیاد بشود، مشروط بر آن‌که اشخاص اطلاعات لازم جهت انجام صحیح کارهای خود را کسب کرده باشند.

• نحوه نگارش بخش شرح فعالیت در دستورالعمل:

1-توصیفی و نوشتاری

به‌صورت نوشتاری ، مطابق ساختار ارائه‌شده در اجزای اصلی دستورالعمل در بالا، شرح فعالیت تشریح می‌شود.

2-تصویری یا شکل

با تصویر یا شکل مراحل انجام کار در دستورالعمل تشریح می‌شود.

کاربرد دستورالعمل تصویری (استفاده از تصاویر):

• • راهنمای سریع نصب و راه‌اندازی
  • دستورالعمل‌های اپراتوری
  • دستورالعمل‌های سرویس و نگهداری
  • محتوای آموزشی و راهنمای شغلی
  • نشان دادن مراحل کاری

3- تلفیق متن نوشتاری و تصاویر

به کارگیری تصاویر به همراه توضیحات می‌تواند روشی موثر در تدوین دستورالعمل های کاری باشد.

فرمت دستورالعمل کاری متناسب با شرایط و نوع سازمان، دستورالعمل پروژه و ... مشخص می‌شود.

پیوست‌ها (Attachments)

پیوست‌ها حاوی اطلاعات پشتیبانی‌ کننده دستورالعمل از قبیل استانداردها، جداول، نمودارها، نمودارهای جریان و  نمونه فرم‌ها و ریپورت ها است که در این بخش لحاظ می‌شود، که بدین منظور فهرستی از پیوست‌های مرتبط با دستورالعمل کاری تدوین می‌شود.

- علاوه بر بخش‌های اشاره‌شده در ساختار نگارش دستورالعمل کاری می‌توان بخش زیر را نیز به ساختار تدوین دستورالعمل کاری اضافه نمود:

مستندات مرجع (Reference):

مستندات مرجع مورد استفاده جهت تدوین بخش شرح فعالیت‌های دستورالعمل کاری در این قسمت نام‌برده می‌شود نظیر نام و شماره استانداردها.